Горячая линия: Налог на прибыль: нормированные расходы

— Наша компания оплачивает расходы работников на мобильную связь. Разрешено ли списывать суммы возмещения при исчислении налога на прибыль? В каком порядке можно установить лимит на такие затраты и есть ли нормативные ограничения?

 — Затраты на мобильную связь могут быть учтены в числе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно пункту 25 статьи 264 Налогового кодекса. Однако для отнесения данных затрат на уменьшение налоговой базы необходимо документальное подтверждение их экономической обоснованности (п. 1 ст. 252 НК). По мнению Минфина, для признания затрат на услуги сотовой связи обоснованными расходами нужно наличие следующих документов: утвержденного руководителем организации перечня должностных лиц, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо пользоваться сотовой связью, договора с оператором на оказание услуг связи и детализированных счетов оператора (письмо от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15). Как показывает судебная практика, для подтверждения обоснованности «мобильных» расходов указанных документов должно быть достаточно (постановления ФАС Московского округа от 18 июня 2007 г. № КА-А40/5308-07 и от 27 февраля 2006 г. № КА-А41/14217-05).

Что касается установления лимита расходов на сотовую связь, превышение которого подлежит возмещению фирме сотрудником за счет собственных средств, то компания имеет на это полное право. В таком случае также понадобится приказ руководителя с указанием ограничения использования услуг мобильной связи каждым работником в течение месяца в соответствии с занимаемой им должностью (письмо Минфина от 13 октября 2006 г. № 03-03-04/2/217). При этом затраты компании на оплату услуг связи можно принять в уменьшение налоговой базы по прибыли лишь в пределах зафиксированных в данном приказе лимитов.

Как правило, перерасход лимита вносится работником в кассу предприятия или удерживается из его зарплаты. Превышение данных сумм может быть учтено в составе прочих расходов после того, как сотрудник компенсирует организации соответствующие затраты. При этом уплачиваемое возмещение придется отразить и в доходах от реализации (письмо Минфина от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/275).

— Работник был отправлен в служебную командировку за границу на семь дней. Пользуясь возможностью, он взял отпуск на четыре дня, чтобы побыть там подольше. По приезде он передал документы за неделю командировки в бухгалтерию. Фирма возместила расходы на проживание и дорогу. Как списывать сумму компенсации за обратный билет, ведь сотрудник, по сути, возвращался из командировки, а не из отпуска?

— Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса, к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. При этом опять-таки потребуется документальное подтверждение экономической обоснованности этих расходов (п. 1 ст. 252 НК).

Документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является командировочное удостоверение, унифицированная форма которого (форма № Т-10) утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26. Именно на основании отметок в данном документе (о дне прибытия в пункт командировки и выбытии из него) определяется фактическое время пребывания сотрудника в командировке. При этом дата отбытия работника из командировки должна совпадать с отметкой в командировочном удостоверении.

Поскольку работник после выполнения служебного поручения не возвращается, а остается для проведения отпуска, днем окончания его командировки следует считать последний день перед отпуском. Соответственно, в рассматриваемом случае работодатель не должен оплачивать его обратный билет от места проведения отпуска. Если же аванс на оплату проезда был выдан сотруднику еще до командировки, то сумма денежных средств за минусом стоимости билета к месту проведения командировки подлежит возврату в бухгалтерию организации.

Если работодатель в подобных обстоятельствах все-таки оплатил сотруднику обратную дорогу, то данные затраты не будут являться обоснованными, а значит, уменьшить на них базу по налогу на прибыль организаций нельзя.

— Для наладки и запуска сложного импортного оборудования и обучения персонала работе с ним компания пригласила иностранного специалиста по срочному трудовому договору. Расходы по его переезду, обустройству и проживанию фирма берет на себя. Уменьшают ли такие затраты налогооблагаемую прибыль? Если да, то есть ли какие-либо ограничения в объемах?

— Расходы на оплату жилья сотрудников уменьшают налогооблагаемую прибыль только в том случае, если обязанность работодателя предоставлять жилье закреплена в трудовых договорах (письмо Минфина от 14 марта 2006 г. № 03-03-04/2/72). При этом, согласно статье 131 Трудового кодекса, доля заработной платы, выплачиваемой работникам в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленного месячного заработка. Таким образом, расходы, связанные с предоставлением жилья иностранным работникам, при условии их документального подтверждения, учитываются для целей налогообложения прибыли на общих основаниях в составе расходов на оплату труда

в размере, не превышающем 20 процентов от суммы заработной платы (письмо Минфина

от 22 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/115).

Однако у налоговых органов существует и противоположная позиция, согласно которой расходы на аренду квартир для работников не учитываются при исчислении налога на прибыль независимо от того, предусмотрена оплата жилья трудовыми договорами или нет (письмо УФНС по г. Москве от 14 марта 2007 г. № 20-08/ 022129). Таким образом, данный вопрос решается неоднозначно и в случае возникновения спора фирме, очевидно, придется отстаивать свою позицию в суде.

Затраты на переезд сотрудника на работу в другую местность, а также на его обустройство на новом месте жительства (так называемые подъемные) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах законодательно установленных норм (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК). Те же суммы затрат, которые превышают утвержденные нормы, в целях исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 37 ст. 270 НК).

— Часть своих обязанностей работники выполняют, используя собственные автомобили. Можем ли мы компенсировать им затраты на бензин в полном объеме по приказу руководителя и включать их в расходы организации?

— Затраты на компенсацию за использование для служебных поездок личных автомобилей причисляются к расходам на содержание служебного автотранспорта и относятся в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в пределах норм, установленных законодательством (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). В данном случае следует руководствоваться нормами, утвержденными постановлением Правительства от 8 февраля 2002 г. № 92. Однако обратите внимание, что они применяются исключительно в целях налогообложения прибыли, а не для установления размера выплаты компенсации работнику.

 — Фирма занимается розничной торговлей через магазины самообслуживания. Можно ли отнести к материальным расходам для целей налогообложения прибыли суммы образующейся недостачи в торговых залах на основании норм, установленных приказом Минторга СССР от 23 марта 1984 г. № 75?

— В соответствии с подпунктом 2 пункта 7 статьи 254 Налогового кодекса, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных постановлением Правительства от 12 ноября 2002 г. № 814. Для правоотношений, возникших с 1 января 2002 года, но не урегулированных данным нормативным актом, разрешено применять нормы естественной убыли, утвержденные ранее соответствующими федеральными органами исполнительной власти.

Названный вами приказ Министерства торговли СССР от 23 марта 1984 г. № 75 устанавливает примерные дифференцированные размеры списания потерь непродовольственных и продовольственных товаров в магазинах самообслуживания, если при проведении инвентаризации установлена недостача (после списания естественной убыли и боя товаров). Иными словами, указанные в данном документе потери возникают в силу специфики реализации товаров, а не вследствие естественного изменения их биологических или физико-химических свойств. Поэтому предусмотренные приказом № 75 потери товаров не являются естественной убылью и руководствоваться положениями этого документа в указанной ситуации нельзя.

Минфин в письме от 8 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/783 указал, что организациям розничной торговли, в том числе осуществляющим продажу в форме самообслуживания в супер— и гипермаркетах, следует применять нормы естественной убыли, приведенные в письме Минторга РСФСР от 21 мая 1987 г. № 085 «О нормах естественной убыли продовольственных товаров в торговле».