Горячая линия: Вопросы применения трудового законодательства

В трудовой книжке наименование компании указывают полностью

– Название нашей компании при заполнении трудовых книжек мы пишем сокращенно, то есть ООО. Детальную расшифровку организационно-правовой формы мы никогда не приводили. Считается ли это ошибкой?

– Да, правила заполнения трудовых книжек требуют указывать как полное, так и сокращенное наименование компании работодателя. Это следует из пункта 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. – Примеч. ред.).

– Недавно мы приняли на работу сотрудника, который до этого пять лет проработал у предпринимателя, и в трудовой книжке весь этот период приведен. Но насколько я знаю, предпринимателей обязали оформлять трудовые книжки только года два назад. Здесь нет ошибки? Каким числом должна быть датирована запись?

– Запись в любом случае должна датироваться фактической датой заполнения трудовой книжки. Заполнять трудовую книжку предприниматели действительно должны только начиная с 6 октября 2006 года. Поэтому, если сотрудник был принят на работу раньше, время его работы у предпринимателя, а именно дату его приема, в трудовой книжке не отражают.

– Как же он тогда сможет подтвердить время работы у него?

– Другими документами, например трудовым договором.

– В нашем конкретном случае в трудовой книжке указано, что сотрудник был принят на должность старшего техника с 12 января 2004 года. Такая запись считается нарушением?

– Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по их заполнению таких сведений не предусматривают. Однако Минздравсоцразвития России в письме от 30.08.06 № 5140-17 такую запись ошибкой не считает.

Чтобы заверить книгу учета движения трудовых книжек, обычная печать не подойдет

– Обязательно книгу учета движения трудовых книжек скреплять сургучной печатью или опломбировать?

– Да, книга должна быть не только пронумерована, прошнурована и заверена подписью руководителя организации, но и скреплена сургучной печатью или опломбирована. Такой порядок установлен пунктом 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225. – Примеч. ред.).

– А каким именно способом проводить такое скрепление или опломбирование?

– Этот вопрос Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по их заполнению четко не урегулирован. Поэтому компания вправе сама решить, какого способа оформ­ления придерживаться. Главное, чтобы он обеспечивал целостность книги и исключал возможность ее раскрепления. На практике сургучную печать обычно ставят таким образом, чтобы она захватывала обложку, часть листа бумаги, на котором проставлена заверительная надпись, и выступающие из-под него концы шнура. Если же вместо нее используется пломба, то ее ставят на выступающие из-под бумаги концы шнура.

– А если мы просто поставим печать организации или отдела кадров? Это допустимо?

– Нет, Правила ведения и хранения трудовых книжек права использовать такие печати в данном случае не дают.

Когда можно внести исправления в трудовую книжку за бывшего работодателя

– В трудовой книжке сотрудника, которого мы недавно приняли на работу, прежний работодатель вместо того, чтобы завести вкладыш, сведения о работе продолжил указывать в разделе о награждениях. Считается ли это нарушением?

– Да, конечно. В данном случае вкладыш в трудовую книжку нужно будет завести вам. А чтобы у сотрудника в будущем не возникло проблем с подтверждением страхового стажа при назначении пенсии, стоит еще исправить неверно внесенные записи.

– Разве мы вправе вносить подобные исправления?

– По общему правилу исправления вносятся по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Однако исправить ошибку может и новый работодатель. Правда, только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

– Что это должен быть за документ? Справка 2-НДФЛ?

– Нет, справка составляется прежним работодателем в произвольной форме, и в ней должны быть указаны время, которое сотрудник там проработал, должность, которую он там занимал. А также должны иметься ссылки на номер и дату документов, на основании которых он был принят на работу, переведен на другую должность и уволен.

– Нам проще направить будущего сотрудника в прежнюю организацию, чтобы ему там внесли необходимые исправления. Мы можем так поступить?

– Так безопасно сделать, если он еще не принят к вам на работу. Иначе может быть такая ситуация. Вы отдадите сотруднику трудовую книжку, которую вправе выдать ему только при увольнении, а он ее потеряет. Тогда вам не только придется ее восстанавливать, но и грозит штраф за нарушение трудового законодательства. Ведь ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на работодателе. Об этом сказано и в письме Роструда от 18.03.08 № 656-6-0.

– А как быть, если прежний работодатель уже не ведет деятельность и с ним невозможно связаться? Или он уже ликвидирован?

– Чтобы получить необходимую информацию, можно обратиться в архив. Если нужных сведений там не окажется и связаться с прежним работодателем вы не сможете, то никакие исправления вы, естественно, вносить в книжку не должны.

Трудовой договор с руководителем – единственным учредителем не нужен

– Руководитель нашей компании является также ее единственным учредителем. Нужно ли было в этом случае заключать с ним трудовой договор или нет? И если нужно, то каким образом?

– Нет, в этом случае обязанности заключать трудовой договор с генеральным директором как с работником Трудовой кодекс не предусматривает.

– А из чего это следует?

– Из статьи 273 Трудового кодекса, где говорится, что нормы, касающиеся регулирования труда руководителя организации, не распространяются на случай, когда руководитель организации является ее единственным учредителем. Кроме того, по данному вопросу имеются разъяснения Роструда, которые содержатся в письме от 28.12.06 № 2262-6-1.

Предприниматель сам с собой трудовой договор не заключает

– Я веду кадровый учет у предпринимателя. Нужно ли вносить время работы в его трудовую книжку?

– Этот вопрос трудовым законодательством не урегулирован. Однако трудовой договор индивидуальному предпринимателю с самим собой логичнее не заключать. И соответственно никаких записей в трудовую книжку о приеме на работу лучше не вносить.

– Но, допустим, трудовой договор уже был заключен и в трудовую книжку внесены соответствующие записи. Грозят ли нам в этом случае какие-либо штрафные санкции?

– Нет, штрафные санкции за подобные действия законодательством не предусмотрены.