График отпусков организации на 2014 год

В соответствии с положениями ст.114 Трудового кодекса, всем сотрудникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней.

Согласно ст.122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

В соответствии со ст.123 ТК РФ, очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем (с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, если такая имеется) не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Обратите внимание: График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Наличие и правильность составления графика отпусков часто интересует трудовую инспекцию при проведении проверки соблюдения требований трудового законодательства.

Ответственность за несоблюдение трудового законодательства (при отсутствии либо некорректном заполнении графика) предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.

В соответствии с п.1 ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране трудавлечет наложение административного штрафа:

на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей;
на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица - от 1000 до 5000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц - от 30000 до 50000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Чтобы не подвергать компанию риску быть оштрафованной, необходимо своевременно составлять график отпусков в соответствии с требованиями ТК РФ.

При этом необходимо помнить, что отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных положениями ТК РФ и иных федеральных законов, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Так, например, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

В нашей статье будет рассмотрен порядок составления и оформления графика отпусков на 2014 год в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Преимущества, которые дает наличие в компании графика отпусков

Кроме выполнения требований действующего трудового законодательства, составление графика отпусков сулит определенные преимущества работодателю, его составившему. Так, компания может заблаговременно подготовить документы для оформления отпусков сотрудников, а так же запланировать отпускные выплаты. Кроме того, заранее зная, когда какой сотрудник уходит в отпуск, можно определиться с заменяющими сотрудниками.

Так же компании не составит труда отслеживать своевременность и полноту предоставления отпусков сотрудников, не допуская накопление неиспользованных дней отпуска.

В случае, если у сотрудника неиспользованные дни ежегодного отпуска за предыдущие периоды работы все таки накопились, то их так же можно включить в график отпусков на очередной календарный год, так как право их использования сохраняется за сотрудником. Если же такие дни в график отпусков включать по каким-либо причинам неудобно, в этом нет ничего страшного. Предоставить такой отпуск сотруднику работодатель может по соглашению с работником.

Такой позиции придерживается Роструд в своем Письме от 01.03.2007г.№473-6-0.

Составление графика отпусков

Перед началом составления графика отпусков, нужно проанализировать особенности хозяйственной деятельности компании:

наличие условий, дающих право на дополнительный отпуск в соответствии с действующим трудовым законодательством,
порядок взаимозаменяемости сотрудников во время отпуска.

Так же учитывается срок работы сотрудника у данного работодателя:

В соответствии с положениями ст.122 НК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Сотрудники по требованию компании предоставляют информацию о планируемых датах отпусков и на основании этих сведений компания составляет график отпусков.

Составленный график подписывается руководителем кадровой службы и заверяется подписью руководителя компании.

Напоминаем, что хранить график отпусков необходимо 1 год в соответствии со ст.693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. №558).

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников в графике необходимо указать:

Дополнительные отпуска,
Отпуска, неиспользованные сотрудниками в течение года и перенесенные на следующий год.

Отпуска, предоставляемые сотрудникам, без сохранения заработной платы в графике отпусков указывать не нужно.

Чтобы отразить в графике отпусков данные об отпусках совместителей, необходимо запросить у них информацию о датах их отпусков по основному месту работы. Такая информация может быть представлена в виде:

справки с основного места работы,
выписки из графика отпусков с основного места работы,

содержащей информацию о датах запланированного отпуска.

При этом, не зависимо от дат, указанных в графике, работодатель должен будет предоставить отпуск совместителю в соответствии со ст.286 ТК РФ:

Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.

Соответственно, если совместитель перенесет свой отпуск по основному месту работы, компания, в которой он работает по совместительству, должна будет предоставить ему отпуск вне зависимости от дат, указанных в графике отпусков.

Кроме того, в случае, когда сотрудник, не являющийся совместителем, хочет изменить даты отпуска, установленные графиком отпусков, он может попросить организацию-работодателя о таком изменении.

Такая просьба оформляется в письменном виде – сотрудник пишет заявление о предоставлении ему отпуска на те даты, когда он хочет уйти в отпуск.

Однако работодатель при этом вовсе не обязан выполнять пожелание сотрудника, хотя и может пойти ему навстречу.

В графике отпусков организации необходимо отражать следующую информацию:

Запланированные даты отпусков.
Фактические даты отпусков (по мере поступления информации).
Количество календарных дней причитающегося сотрудникам отпуска.
Фамилию, имя, отчество работников.
Название должностей сотрудников в соответствии со штатным расписанием.
Название подразделения организации, в котором работает сотрудник.
Табельные номера сотрудников (в случае их наличия).
Информацию о перенесении отпуска (если такие случаи имели место) – дату и основание переноса.

Так как согласно ст.123 ТК РФ, график отпусков должен быть утвержден руководителем не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года, то дату составления графика отпусков разумно выбрать в пределах 14 декабря (раньше – можно, позже – нет).

Если в компании действует выборный профсоюзный орган, то на графике отпусков нужно внести данные о «мнении выборного профсоюзного органа» (дату и номер документа, представляющего такое мнение).

Когда в график отпусков вносятся изменения и дополнения

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004г.№1, в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это:

при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения.

Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ (ст.124 ТК РФ), на основании документа, составленного в произвольной форме.

Так же изменения вносятся при отзыве сотрудника из отпуска в соответствии со ст.125 ТК РФ.

При этом в графике отпусков необходимо отразить:

наименование документа-основания для переноса отпуска,
дату, с которой отпуск прерывается,
дату предполагаемого отпуска.

Кроме того, график отпусков можно дополнять данными об отпусках сотрудников в случае, если эти сотрудники были приняты на работу после того, как график отпусков уже был утвержден.

Порядок и необходимость внесения таких дополнений действующим законодательством не урегулированы, поэтому компании самой следует выбрать приемлемый для нее вариант и закрепить его в своей учетной политике.

Так, например, организация для отражения данных об отпусках по новым сотрудникам может составить дополнительный график отпусков и утвердить его, как приложение к основному графику, заверив подписью руководителя.

Но можно пойти и по другому пути – дополнительных графиков не составлять, так как законодательство этого не требует.

В этом случае отпуска новичкам будут предоставляться на основании их заявлений и приказа руководителя.

Оформление графика отпусков

До 01.01.2013 года все организации должны были применять унифицированные формы первичных документов.

Унифицированная форма графика отпусков №Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г. №1.

Однако, начиная с января 2013 года, унифицированные документы перестали быть обязательными.

Такие разъяснения дала Федеральная служба Труда и Занятости в своем Письме от 14.02.2013 г.№ПГ/1487-6-1:

«Требования к оформлению первичных документов должны соответствовать положениям законодательства о бухгалтерском учете.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон №402-ФЗ).

Согласно ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Таким образом, считаем, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов (в том числе формой №Т-2), разработанными ими самостоятельно.

При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Федерального закона №402-ФЗ.

По Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)»

Соответственно, на сегодняшний день компании могут использовать форму графика отпусков, разработанную самостоятельно.

Однако, самостоятельная разработка новых форм требует определенных временных затрат, поэтому вполне разумным представляется продолжать использовать уже привычные унифицированные формы (кроме того, их можно «доработать под себя»).

Если организация примет решение использовать унифицированную форму графика отпусков, то такое решение необходимо закрепить в учетной политике общества.

Работники, имеющие право на досрочное предоставление отпуска

Как уже отмечалось выше, право на ежегодный оплачиваемый отпуск в соответствии с положениями ст.122 ТК РФ возникает у сотрудника не с 1го дня работы, а только по истечении 6 месяцев.

При этом, в соответствии со ст.121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.76 ТК РФ,
время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Однако, есть категории сотрудников, которым отпуск предоставляется до того, как они наработают стаж 6 месяцев.

В соответствии со ст.122 ТК РФ, до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него,
работникам в возрасте до 18 лет,
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев.

На основании ст.123 ТК РФ, по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя.

В соответствии со ст.286 ТК РФ – авансом предоставляется отпуск совместителям одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основному месту работы.

Так же предоставление отпуска в удобное для сотрудников время гарантируется следующим категориям сотрудников:

супругам военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих) согласно п.11 ст.11 Федерального закона от 27.05.1998 г.№ 76-ФЗ «О статусе военнослужащих».

Гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие чернобыльской катастрофы на основании п.5 ст.14 Закона РФ от 15.05.1991г.№1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС».

Ветеранам и инвалидам войны в соответствии с положениями закона от 12.01.1995г.№5-ФЗ «О ветеранах».

Гражданам, получившим суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) согласно п.15 ст.2 Федерального закона от 10.01.2002г.№2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне».

Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы на основании Федерального закона от 09.01.1997 г. №5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы».

Героям Советского Союза, Героям России, кавалерам Ордена Славы в соответствии с п.3 ст.8 Закона РФ от 15.01.1993 г. №4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы».

Почетным донорам России на основании ст.23 Федерального закона от 20.07.2012 г. №125-ФЗ «О донорстве крови и ее компонентов».

Соответственно, вышеперечисленным категориям сотрудников, организация обязана предоставлять отпуск по их заявлению в удобное для них время.