Как известно, клиент всегда прав. И с этим не поспоришь в тех случаях, когда в вашем магазине покупают шубу или в вашем салоне делают прическу. Но вот в бухгалтерском аутсорсинге, от результатов которого зависит, сколько клиент отдаст денег государству, в эту формулу стоит внести некоторые поправки.
Есть точка зрения: работа бухгалтерской компании с конкретным заказчиком должна полностью зависеть от его потребностей. Но дело в том, что потребности клиента в разные периоды времени могут резко изменяться. Сам он к такому обстоятельству может быть не готов, и более того, оно может вызывать у него раздражение, которое перекинется на аутсорсера.
В самом деле, когда клиент только приходит в бухгалтерскую компанию и договаривается об условиях обслуживания, он хочет как можно меньше возиться с документами и как можно меньше платить налогов.
Но если на его голову сваливается выездная проверка, взгляд клиента на события прошлого моментально становится другим.
Раньше он думал: зачем мне вся эта возня с первичкой, сбор документов от контрагентов, почему я должен платить налогов больше, чем мой хитрый конкурент?
Теперь он говорит аутсорсеру: почему ты не настоял на том, что мне нужно собрать все эти документы? Почему ты не подготовил их сам и не дал мне на подпись? Почему ты вообще не объяснил мне все риски, которые меня ждут? За что я плачу тебе деньги, если теперь я попал на здоровенный штраф?
И вот попробуйте убедить его в том, что он сам виноват. Да и большой еще вопрос, виноват ли. Что же делать? Как избежать подобных неловких ситуаций?
Когда взгляд на деловые отношения с двух сторон диаметрально противоположен: аутсорсер обрабатывает только те документы, которые ему дали, а предприниматель считает, что внешняя бухгалтерия должна сама обо всем заботиться – вряд ли это приведет к чему-то хорошему. С самого начала в отношениях бухгалтера-аутсорсера с клиентом лучше навести полную ясность.
Сторонам стоит письменно зафиксировать, кто из них что делает, и кто за что отвечает. Причем распределение обязанностей и ответственности должно быть напрямую увязано со стоимостью работ внешней бухгалтерии. Если сбором первички занимается аутосорсер, стоимость одна, если сам заказчик - другая. Про возможное содержание такого договора мы писали ранее.
Полезно, если клиент заранее будет в курсе ожидаемого объема квартальных налогов. Их размер можно сопоставить с предыдущим кварталом или тем же кварталом прошлого года.
Аутсорсер может предположить, что сумма несколько увеличится, и предупредить заказчика, чтобы в отчетные сроки тот оставил нужные средства на расчетном счете. Лучше, когда бухгалтер заранее намечает для себя фактический (реальный, а не нормативный) конец отчетного периода, чтобы ни у него, ни у заказчика не было спешки и нервотрепки. Кстати, сделайте так, чтобы налогов получилось чуть меньше, чем было запланировано, а отчетность была подготовлена за несколько дней до конца квартала, чтобы было время исправить ошибки.
Хороший внешний бухгалтер всегда найдет ключ к сердцу заказчика. Когда вы что-то объясняете заказчику, лучше ссылаться не на нормативные акты: мол, та-то инстанция требует ту-то бумажку. Лучше демонстрировать предпринимателю подводные камни на примерах из его практики и практики его коллег.
И будьте готовы к тому, что вам придется консультировать клиента, возможно, в чем-то даже опекать. Его успех – это ваш успех, так что придется потрудиться неформально. Зато разорвать вашу связь будет намного сложнее.
Источник: «Лорес Консалтинг»
Начать дискуссию