Аутсорсинг идет в школу (и не только)

Несмотря на то, что аутсорсинг в российском образовании (и вообще в бюджетной сфере) был вещью малознакомой и польза его была не очевидна, в 2009 году федеральные власти решили, что настала пора бюджетным организациям познакомиться с ним вплотную и научиться извлекать из этого пользу. Сначала передача непрофильных функций специализированным организациям была обозначена Посланием Президента Федеральному собранию, а уже летом 2010-го это было отражено в Программе правительства по повышению эффективности бюджетных расходов. Соответственно, тем же школам пришлось привыкать к новой для них реальности.

Очевидно, что переход на новый уклад и реализация правительственной программы встретились с сопротивлением на местах, поскольку руководители изначально восприняли новшество с недоверием и были категорически против внедрения аутсорсинга в бюджетных учреждениях. Тем не менее, после ряда успешно реализованных проектов аутсорсинг в глазах бюджетников стал переходить из категории «нам опять навязали сверху» в категорию «с этим можно иметь дело».

В конце 2011 года первый пилотный проект был запущен нами, т.е. компанией Интеркомп ЦБУ, на базе Восточного административного округа при поддержке Департамента образования города Москвы (ДОгМ). Нам были переданы на обслуживание 20 образовательных учреждений, и там мы столкнулись, естественно, с существенными проблемами. Во-первых, в них требовалось срочное и серьезное восстановление бухгалтерского учета. А во-вторых, руководители ряда учреждений ожидаемо устраивали саботаж, пытаясь сорвать проект.

Тем не менее, благодаря профессиональному подходу сотрудников Интеркомп ЦБУ, мы успешно преодолели все трения, и в 2013 году показали наивысшие результаты по сдаче годовой отчетности, чем заслужила уважение и доверия Департамента образования г. Москвы. В том же году наша компания начала тиражировать этот опыт, а также успешно реализовала проект по переводу учреждений различных учетных систем (Аверс, Эпсилон, МСС, Парус, Галактика и так далее) на автоматизированную систему учета 1С. Позже,

в 2014 году, мы приняли активное участие в реализации городского проекта по переводу бухгалтерии образовательных учреждений в общегородское облачное решение.

В чем состоит специфика аутсорсинга бюджетных учреждений

• Основное отличие – бюджетный план счетов (приказ №183Н министерства Финансов РФ от 23.12.2010);
• Предоставление нерегламентированной отчетности – порядка 15 ежемесячно и плюс 5 ежеквартально;
• Применение льготного налогообложения;
• Привязка к 44 ФЗ при заключении договоров;
• Согласно Инструкции 33Н дополнительно формируется 26 отчетов (часть ежемесячно и полный пакет ежеквартально);
• Жесточайший контроль (как внешних, так и внутренних контролирующих органов) за целевым использованием бюджетных ассигнований, что влечет за собой не только административную, но и уголовную ответственность руководителей;
• До 30% рабочего времени, затрачиваемого на учреждение, уделяется коммуникациям.

В силу этой специфики в Интеркомп ЦБУ нет деления на направления бухгалтерского учета (АСС) и расчета зарплаты (Payroll), а также установлен двойной контроль по проверке совершенных операций и обрабатываемых документов, а также введен институт кураторства.

Это значит, что для каждого клиента определен куратор, в обязанности которого входит организация коммуникаций, курирование процессов связанных с выполнением доработок и изменением состава услуг, договорной работой и поддержка клиентов при внешних и внутренних проверках, вплоть до участия в судебных разбирательствах.

Такой подход   существенно улучшает коммуникации как с клиентами, так и внутри компании и как следствие повышает качество предоставляемой услуги. За два последних года мы получили уже более 300 благодарственных писем и положительных отзывов со стороны клиентов и Государственного распорядителя бюджетных средств.

Какие виды услуг можно передать на аутсорсинг для оптимизации затрат

На одном из семинаров-совещаний ГКУ Дирекции ДОгМ по вопросам финансово-хозяйственной деятельности образовательных организаций, был озвучен Перечень унифицированных из 58 объектов закупок услуг для образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных ДОгМ на 2016 год.

Итак, как выглядит ТОП-10 из этого перечня:

1. Услуги по ведению бухгалтерского учета
2. Услуги по техническому обслуживанию систем оповещения
3. Услуги по обслуживанию инженерных систем
4. Услуги по очистке и дезинфекции вентиляции
5. Услуги по разработке проектно-сметной документации
6. Услуги по вывозу ТБО и ГКМ
7. Услуги по уборке внутренних помещений
8. Услуги по уборке прилегающей территории
9. Услуги по мойке окон с применением промышленного альпинизма
10. Услуги по дезинсекции и дератизации.

Обратите внимание, что бухгалтерский учет (с которым почти всегда масса сложностей в бюджетных учреждениях) возглавляет этот импровизированный перечень.

К слову сказать, что круг передаваемой на аутсорсинг деятельности постепенно расширяется. Например, Интеркомп ЦБУ изначально предоставляла только два вида услуг, а на сегодняшний наш список услуг представляет собой полный комплекс поддержки финансово–хозяйственной деятельности бюджетного сектора и включает порядка восьми основных позиций, плюс дополнительные. В первую очередь это бухгалтерское обслуживание, кадровое делопроизводство, юридическое сопровождение, консультационные услуги по закупочной деятельности и работе с системами торгов, инвентаризация и так далее.

Если же детально проанализировать тот список, то будет видно, что в перспективе на аутсорсинг будет передаваться все, что не относится напрямую к учебному процессу. Что, кстати, и принято в развитых странах.

Можно выделить три основных блока услуг, которые реально востребованы образовательными учреждениями:

• АУТСОРСИНГ УЧЕТНЫХ ПРОЦЕССОВ И АДМИНИСТРАТИВНЫХ ФУНКЦИЙ
• АУТСОРСИНГ В ОБЛАСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
• АУТСОРСИНГ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ФУНКЦИЙ (уборка, ремонт, охрана и т.д.)

В разрезе данной статьи нас больше всего интересует аутсорсинг учетных процессов и административных функций. Данное направления аутсорсинга охватывает критически важные процессы учреждений:

• Обеспечение бухгалтерского и кадрового учета с учетом требований законодательства в области бюджетного учета и поддержания планово-экономической деятельности
• Расчет заработной платы для сотрудников и стипендий для учащихся
• Юридическое сопровождение деятельности учреждения
• Обеспечение закупочной деятельности
• Инвентаризация имущества учреждения
• Поддержка работ в единых информационных системах.

К слову сказать, мощный толчок развитию аутсорсинга учетных функций в образовательных учреждениях дала как раз успешная реализация упомянутого выше пилотного проекта, итоги которого были признаны успешными на уровне ГКУ Дирекции Департамента Образования.

Благодаря тому, что мы провели проверку состояния бухгалтерского и кадрового учета, восстановили недостающую документацию и успешно отладили все процессы учета и сдачи отчетности, пилотный проект перерос в масштабную компанию по передачи учетных процессов аутсорсинг-провайдерам.

Как оценить эффективность привлечения аутсорсинг-провайдера

Ключевым вопросом, стоящим перед руководителем учреждения, является определение целесообразности использования аутсорсинга и оценка эффективности работы подрядчика.

Целесообразность привлечения аутсорсинг-провайдера можно выяснить, оценив передаваемый процесс по нескольким критериям:

1) Формализуемость процедур передаваемого процесса

Т.е. возможность точной постановки задачи перед подрядчиком и формализованность требований по качеству, срокам исполнения и процедурам передаваемого процесса. 

2) Возможность реализации передаваемого процесса аутсорсинг-провайдером

В данном случае необходимо обратить внимание на ресурсную базу потенциального подрядчика: наличие у него необходимых технических средств для выполнения работ, квалификацию и достаточность персонала, который будет задействован на выполнении работ по договору, наличие опыта при обслуживании по передаваемым процессам у схожих учреждений.

3) Экономическая целесообразность

А именно сопоставление стоимости контракта с затратами учреждения при самостоятельной реализации процесса силами собственных сотрудников.

В данном случае необходимо учитывать не только  ФОТ сотрудников, но и налоговые отчисления, плюс косвенные затраты  которые неизбежно возникнут в процессе выполнения работ. Также необходимо учесть время руководителя, которое тратится на контроль собственных сотрудников.

Отметим, что в случае привлечения провайдера контрольные процедуры отнимают существенно меньше времени руководителя организации, которому нужно будет лишь контролировать результат выполненных работ. 

Важно! Политика Департамента образования г. Москвы предусматривает соблюдение правила: затраты на реализацию функции по ведению бухгалтерского учета не должны превышать 1% от общего объема финансирования.

4) Отсутствие юридических ограничений по привлечению подрядчика

Т.е. требований по лицензированию деятельности и наличию соответствующих лицензий у подрядчика, ограничений по доступу к документации или данным, которые могут быть использованы в процессе работы с подрядчиком.

Ключевым моментом в сотрудничестве с провайдером является условия договора обслуживания, в котором обязательно необходимо отразить детальный состав работ и расценки, по которым будут тарифицироваться услуги специалистов компании, а также сроки выполнения работ с момента направления заявки от учреждения. Кроме того, необходимо учесть требования соблюдения прав конечных потребителей и ответственность за несоблюдение условий договора.

А что говорят ведомства про аутсорсинг?

Если рассматривать на примере аутсорсинга учетных функций, то правовые основы привлечения внешней бухгалтерской компании установлены следующими нормативными документами:

• п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который позволяет руководителю организации заключать договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета
• Раздел 5 Приказа № 53 от 21.01.2011 Департамента финансов города Москвы, об утверждении порядка открытия и закрытия лицевых счетов финансовым органом г. Москвы: «В случае если ведение бухгалтерского учета передано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, третьим лицам, им также может быть предоставлено право второй подписи на основании распорядительного акта руководителя клиента».
• Получено официальное подтверждение от Комитета по бюджету и налогам Государственной думы РФ об отсутствии информации о внесении изменений в законодательство РФ, содержащей запрет либо ограничения на использование государственными учреждениями аутсорсинга.

Как видим, вывод бухгалтерского учета на аутсорсинг уже давно разрешен законодательством, и надо отметить, что вслед за Департаментом образования пилотные проекты по использованию аутсорсинга учетных функций в 2015 году были запущены уже в Департаменте культуры г. Москвы и Департаменте здравоохранения г. Москвы.

Осталось только оценить их результат, но для этого надо подождать наступления 2016 года.