Для того, чтобы сделать экспресс-анализ эффективности работы любого подразделения компании, нужно ответить на несколько простых вопросов: что, кто, почему, где, как и когда делает.
Применительно к оценке работы бухгалтерии с целью оптимизации ее работы, вопросы можно сформулировать следующим образом:
1. Что делает бухгалтерия?
Казалось бы, вопрос, ответ на который многим покажется очевидным. Однако знаете ли вы, какие именно цели стоят перед этим подразделением в контексте деятельности компании в целом и других ее подразделений в частности? Например, соответствуют ли эти цели задачам финансовой дирекции? Участвует ли бухгалтерия в реализации важных для компании проектов?
2. Кто выполняет поставленные перед этим подразделением задачи?
3. Почему именно эти сотрудники выполняют именно эти задачи?
Иными словами, позволяет ли их профессиональный уровень и опыт работы справиться с возложенными на них обязанностями? Способны ли специалисты бухгалтерии решать как срочные, так и стратегические задачи?
4. Где находится место работы этих сотрудников?
Является ли расположение офиса бухгалтерии удобным для всех подразделений компаний с точки зрения координации совместной работы и решения общих задач, требующих регулярного обсуждения?
5. Как организована работа бухгалтерии?
Этот вопрос можно рассмотреть как с точки зрения структуры всей компании и принятых в ней методов работы, так и с точки зрения качества работы самого подразделения. Например, как выстроены процессы бухгалтерского учета и соответствует ли их график графику работы всех связанных с ними подразделений компании? Как организован сбор первичных документов и документооборот? Каков уровень затрат на обеспечение деятельности бухгалтерии? Достаточно ли количество сотрудников в бухгалтерии? Каков уровень автоматизации процессов учета? Все эти факторы в совокупности влияют не только на качество работы самого подразделения, но и на эффективность его взаимодействия с другими подразделениями компании.
6. Когда работают сотрудники бухгалтерии?
Сколько времени они тратят на подготовку учета «от документа до отчета»? Своевременно ли выполняются бухгалтерские работы? Каковы временные затраты на решение бухгалтерских задач и коррелируют ли эти временные рамки с другими важными проектами и процессами в компании?
Для сбора необходимой для анализа информации можно использовать несколько методов, таких как анкетирование, интервью и последовательное отслеживание рабочего процесса с целью определения времени и ресурсов, которые необходимы при выполнении различных задач («фотография» рабочего времени), включая график движения первичных документов. Анкеты и интервью могут содержать как открытые вопросы, когда требуется детальное описание процессов, так и закрытые вопросы, когда необходимо получить ответы «да» или «нет».
На основании собранной информации можно сделать анализ, который позволит определить сильные и слабые стороны работы подразделения, а также выявить потенциальные возможности и угрозы для эффективного достижения поставленных целей. Такой анализ будет основой для определения принципов, направлений и методов оптимизации работы бухгалтерии.
По сути, процесс оптимизации работы бухгалтерии сводится к выполнению следующих шагов после обработки результатов анализа текущей ситуации:
- Постановка целей перед подразделением и (в этом контексте) перед каждым сотрудником.
- Определение организационной структуры бухгалтерии с учетом юридической, организационной и региональной (если применимо) структуры компании.
- Установление целевых показателей с учетом количества проводок, внешних и внутренних отчетов, первичных документов, а также корректировок уже сделанных проводок.
- Определение функций, не связанных непосредственно с бухгалтерским учетом, но требующих участия подразделения, таких как работа с договорами и лицензиями и участие в проектах компании (например, внедрение информационной системы или программы лояльности).
- Оценка профессионального уровня и практического опыта сотрудников бухгалтерии, а также необходимости в обучении техническим приемам и навыкам работы (например, в информационной системе компании или Microsoft Office).
- Определение оптимального количества сотрудников бухгалтерии на основании проделанной указанной выше работы и принятых в соответствии с этим решениями.
- Определение методов управления, таких как исключение дублирования функций, соблюдение принципа разграничения обязанностей, наделение ответственностью и полномочиями конкретных сотрудников.
- Определение методов контроля над выполнением поставленных задач с целью разработки плана мероприятий по возможному изменению структуры и процессов подразделения в условиях быстро меняющейся бизнес-среды компании.
- Разработка процедур и инструкций, регулирующих организацию бизнес-процессов в подразделении.
- Информирование сотрудников бухгалтерии в течение всего процесса реорганизации и оптимизации работы подразделения о том, зачем нужен анализ их работы и какие решения приняты на каждом этапе этого анализа.
Самым распространенным и традиционным методом снижения затрат в компании является сокращение персонала в обслуживающих подразделениях, в том числе, и в бухгалтерии. Зачастую такая реорганизация проводится под лозунгом оптимизации. Однако к реальной оптимизации работы подразделения это имеет прямое отношение далеко не всегда, а на самом деле предполагает лишь сокращение персонала.
Следует помнить, что работа бухгалтерии напрямую связана с такими подразделениями, как продажи, логистика, закупки, производство, отдел персонала, маркетинг и информационные системы, которые являются источником обработки первичных документов с целью учета хозяйственных операций. Поэтому любые структурные и кадровые изменения в этом подразделении, сделанные без проведения описанного выше анализа, могут негативно повлиять на работу других функций компании.
Если работа бухгалтеров построена не оптимально с точки зрения производительности и результативности, то необоснованная «оптимизация» численности ФОТ будет, скорее всего, нерезультативна для компании в целом. Любой проект оптимизации должен быть направлен, в первую очередь, на содействие достижению целей всей компании и совокупности ее подразделений в долгосрочной перспективе, а не сокращению персонала здесь, сегодня и сейчас.
Начать дискуссию