Как распознать скрытые недостатки в учете

Ошибки в отчетности встречаются достаточно часто, причин для них может быть достаточно много: это и прямой умысел, когда компания что-то хочет скрыть, и просто опечатка или технический недочет.

Ошибки могут быть связаны с тем, что у нас не совпадает бухгалтерский и налоговый учет, а также не разработана методология раздельного учета. Кроме того, ошибки часто связаны со стоимостной оценкой объекта. Важно не только выявить недостоверные сведения в отчетности, но и найти их у других, ведь от того, с кем вы имеете дело, зависит ваш успех в бизнесе.

Существует ряд существенных ошибок в учете, которые влияют на отчетность. Так, существенные ошибки влияют на финансовый результат, уплату налогов, данные о финансовой устойчивости компании. Вот, например, самые распространенные из них:

Ошибка 1

В начислении заработной платы, например, в заработной плате могут быть не отражены все выплаты, которые полагаются работнику, такие как северные надбавки»

Действия

Проверить счет 70

Ошибка 2

Расчеты с подотчетными лицами, руководители компании берут займы и оформляют их как отчеты с подотчетными лицами, при этом средства не возвращаются в кассу предприятия

Действия

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Ошибка 3

Отсутствие информации об арендованном имуществе

Действия

Забалансовые счета не ведутся или на них указываются не достоверные сведения.

Ошибка 4

Неотражение видов расходов, таких как управленческие расходы в отчетности

Действия

Необходимо провести сверку данных учета по счету 26

Ошибка 5

Отсутствие раздельного учета доходов от видов деятельности, по которым предусмотрены льготы и по которым льготы отсутствуют

Действия

Необходимо проверить учетную политику

Вместе с тем, безусловно, это не все ошибки, которые встречаются на практике. Часто ошибки можно увидеть из отчетности.

Выделим еще практические ошибки, которые очень важны для компании. Для примера мы структурируем ошибки на примере текстильных компаний. Ведь очень важно выявить не всегда свои ошибки, но и еще чужие, поскольку не всегда заключение договора может привести к экономической выгоде, а часто может привести к колоссальным убыткам.

Рост убытков, которые могут превысить уставной капитал

Наличие у общества чистых активов стоимостью менее размера уставного капитала в условиях длительного непринятия мер к увеличению их стоимости, тем более в случае, если стоимость чистых активов оказывается менее установленного для ООО минимального размера уставного капитала, формально может быть квалифицировано как нарушение закона, являющееся основанием для ликвидации общества по решению суда в силу пп. 2 п. 3 ст. 61 ГК РФ. В случае принятия такого решения на участников ООО могут быть возложены обязанности по осуществлению ликвидации общества.

Пример

ООО «Меланж-текстиль» имеет постоянные убытки, которые практически равны уставному капиталу. При этом убытки можно наблюдать в течение нескольких лет, уменьшения убытков не происходит.

В бухгалтерском учете можно видеть следующую ситуацию:

– Активы компании уменьшаются или не изменяются;

– Уставный капитал компании больше или равен активам

При этом бухгалтер по другим статьям баланса не отразил движения, например, отсутствуют запасы, а денежные средства минимальны.

Фактически такой баланс свидетельствует о том, что компания практически прекратила деятельность со значительными убытками, при этом достаточно велик риск банкротства компании. Подобная отчетность прямо свидетельствует о системных проблемах и ошибках в организации.

Что необходимо сделать?

Необходимо проверить формирование уставного капитала, уставный капитал не должен быть «эфемерной» величиной и формироваться за счет нематериальных активов, вексельных схем и т. д. Нужно также проверить, какие существуют системные проблемы в компании, которые свидетельствуют, что деятельность не ведется. Еще одной ошибкой может быть ситуация, когда просто хозяйственные операции не отражаются.

Кредиторская задолженность при отсутствии заемных средств

Кредиторская задолженность характеризует наиболее краткосрочный вид используемых предприятием заемных средств, формируемых за счет внутренних источников. Начисления средств по различным видам этих счетов производится предприятием ежедневно, а погашение обязательств по этой кредиторской задолженности – в определенные сроки в диапазоне одного месяца. Краткосрочный вид привлечения заемных средств. Таким образом, рост кредиторской задолженности при отсутствии заемных средств, отраженных в отчетности, может быть ошибкой, если, например, компания оформляет товарные и денежные займы.

Совпадение отчетности за несколько налоговых периодов

Совпадение отчетности за несколько периодов свидетельствует о неправильно составленной отчетности или о том, что компания просто «была брошена» и отчетность не отражает реальное положение дел, а просто составлена формально с целью соблюдения требования о подачи отчетности.

Отсутствие нематериальных активов

Некоторые компании не регистрируют и никак не оформляют нематериальные активы.

Пример: ООО «Дилан-текстиль» имеет подобные проблемы в отчетности.

В составе НМА могут, в частности, учитываться (п. 4 ПБУ 14/2007

• произведения науки, литературы и искусства;
• объекты смежных прав (исполнения, фонограммы и т. п.);
• программы для электронных вычислительных машин и базы данных;
• изобретения;
• полезные модели;
• селекционные достижения;
• секреты производства (ноу-хау);
• товарные знаки и знаки обслуживания;
• иные охраняемые результаты интеллектуальной собственности и средства индивидуализации, перечисленные в п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• квоты добычи (вылова) водных биологических ресурсов;
• лицензии на добычу полезных ископаемых;
• разрешения на использование радиочастот или радиочастотных каналов.

Объект принимается к бухгалтерскому учету в качестве НМА, если выполняются следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007, п. 10 Толкования Р113):

а) объект способен приносить организации экономические выгоды в будущем.

б) организация осуществляет контроль над объектом.

в) имеется возможность выделения или отделения (идентификации) объекта от других активов;

г) объект предназначен для использования в течение длительного времени.

д) организацией не предполагается продажа объекта в течение 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

е) фактическая (первоначальная) стоимость объекта может быть достоверно определена;

ж) у объекта отсутствует материально-вещественная форма.

В составе НМА учитывается также положительная деловая репутация, возникшая при приобретении предприятия как имущественного комплекса (в целом или его части) (п. 4 ПБУ 14/2007).

За рубежом компании достаточно дорожат своей деловой операцией, и нематериальные активы ценятся достаточно высоко. Таким образом, отсутствие оформленных нематериальных активов является ошибкой, ведь многие компании имеют товарные знаки, программы ЭВМ.

Рост запасов свидетельствует о том, что компания или не эффективном управлении запасами или же ненадлежащем учете запасов и материалов. Сегодня многие компании сталкиваются с неправильно организованном учете запасов и материалов, что может повлечь налоговые риски.

Пример: ООО «Дилан-текстиль» имеет подобные проблемы в отчетности.

Если даже учет запасов организован правильно, но они продолжают расти, то это может свидетельствовать о неправильном использовании запасов, отпуске в производство, а также росте расходов на содержание запасов.

Поиск технических ошибок в отчетности

Технические ошибки в отчетности менее рискованны, поскольку не приводят к доначислению налогов и сборов.

В качестве примера можно назвать различные даты в подписании отчетности. Дублирование отчетности, когда компания просто сдает отчетность по формальному признаку также является распространенной ошибкой. Она связана с схемой агрессивного налогового планирования, когда многие учредители «держали» компанию в течение 2 лет, а в дальнейшем просто ее бросали. Такую тенденцию можно наблюдать и в отношении компаний с убытками.

В различных кодах, в том числе ОКОПФ, ОКВЭД также достаточно часто делают ошибки.

Ошибки из-за методологии налогового учета

Методология налогового учета также имеет свою специфику. Например, в налоговом учете необходимо вести раздельный учет по видам применяемых налоговых режимов, а в бухгалтерском учете такой раздельный учет не ведется. Следовательно, специфику раздельного учета необходимо будет отразить в пояснительной записке. Ее отсутствие будет воспринято как ошибка.

Экспортные операции можно рассматривать в качестве налоговых льгот по НДС. Но сделать это можно только при наличии подтверждающих документов. А вот в бухгалтерском учете такой специфики нет. Принятие к вычету НДС по неподтвержденному экспорту, ранее учтенного в составе расходов, следует рассматривать как результат получения новой информации, которая не была доступна на момент признания расхода в виде начисленного по неподтвержденному экспорту НДС. 

Поскольку НДС по неподтвержденному экспорту начислен и в дальнейшем принят к вычету в одном календарном году, сумма ранее признанного в расходах НДС может быть восстановлена в учете сторнировочной записью по счетам, на которых было отражено включение суммы НДС в состав расходов. И опять же сторнирование записей, подачу уточненной налоговой декларации необходимо отразить в пояснительной записке.

Еще одна ошибка возникает в связи с тем, что в налоговом учете применяется правило 5%, а в бухгалтерском учете такое правило не закреплено. «Правило 5 процентов» позволяет принимать к вычету весь входной НДС по расходам, которые относятся одновременно к облагаемым и не облагаемым НДС операциям.

Налог на добавленную стоимость по товарам, которые используются исключительно в необлагаемой налогом деятельности, вычету не подлежит, даже если доля совокупных расходов налогоплательщика на приобретение, производство и (или) реализацию товаров, имущественных прав, операции по реализации которых не подлежат налогообложению, составляет менее 5 процентов.

Приведем пример

Общество определило, что доля его совокупных расходов на реализацию работ, операции по реализации которых не подлежат налогообложению, составляет во всех периодах менее 5 процентов. На этом основании налог на добавленную стоимость в полном объеме был принят обществом к вычету.

Однако судами отклонен как основанный на неверном толковании норм права довод общества о том, что НК РФ позволяет налогоплательщику в данном случае принять к вычету весь предъявленный налог на добавленную стоимость. К операциям по приобретенным товарам, используемым только для не подлежащих налогообложению, не могут быть применены правила, установленные абзацем 9 пункта 4 статьи 170 НК РФ.

Это правило должно быть закреплено в учетной политике и в пояснительной записке к балансу.

Данное правило распространяется и на вексельные расчеты: ценные бумаги, в том числе вексель, относятся к объектам гражданских прав.

Досрочное погашение векселя векселедателем не влечет передачи права собственности на вексель и, соответственно не является реализацией векселя.

В силу пп. 12 п. 2 ст. 149 Кодекса, определяющей перечень операций, освобождаемых от налогообложения налогом на добавленную стоимость, операции по реализации ценных бумаг не подлежат налогообложению.

В целях применения налога на добавленную стоимость передача права собственности на вексель третьего лица, в том числе в обмен на товары (работы, услуги), признается реализацией векселя, освобождаемой от налогообложения на основании ст. 149 Кодекса. Поэтому и нужно вести раздельный учет.

Если вы ведете только облагаемые НДС операции, но иногда получаете проценты по займам или расплачиваетесь векселями третьих лиц, внесите в учетную политику следующие положения:

организация пользуется «правилом 5 процентов»;

при применении «правила 5 процентов» организация определяет величину общехозяйственных расходов, приходящуюся на необлагаемые операции, пропорционально доле прямых расходов на эти операции в общей величине расходов, связанных с реализацией.

Если вы систематически ведете необлагаемые операции, то для определения доли расходов по ним потребуется организовать бухучет так, чтобы отдельно формировались следующие данные:

• о себестоимости продаж, облагаемых НДС;
• о себестоимости продаж, не облагаемых НДС;
• о прочих расходах, связанных с реализацией, облагаемой НДС (например, продажей ОС);
• о прочих расходах, связанных с реализацией, не облагаемой НДС (например, продажей ценных бумаг);
• о прочих расходах, не связанных с реализацией (например, процентах по полученным займам).

Методологическая ошибка может быть связана с отсутствием раздельного учета по процентам по займам. Проценты на сумму займов, выданных налогоплательщиком денежными средствами или ценными бумагами, освобождаются от НДС.

Поскольку операции по передаче заимодавцем заемщику суммы денег и возврату заемщиком этой суммы денег не являются объектом налогообложения, освобождение от налога на добавленную стоимость, применяется в отношении процентов, начисляемых на сумму займа, которые, следует признавать стоимостью услуг по предоставлению займа в денежной форме, оказываемых заимодавцем заемщику.

Таким образом, операции займа в денежной форме от налогообложения НАС освобождаются проценты, начисляемые заимодавцем в размере, определенном договором займа, либо проценты, начисляемые в размере, определенном исходя из ставки банковского процента (ставки рефинансирования), в случае отсутствия в договоре займа условия о размере процента.

Если наряду с их начислением налогоплательщик совершает в том же налоговом периоде операции, подлежащие обложению НДС, он должен вести раздельный учет облагаемых и освобожденных от НДС операций.

А вот в бухгалтерском учете обязанность по ведению такого раздельного учета отсутствует.

Методологической ошибкой будет неправильная корректировка данных при возврате некачественных товаров.

По общему правилу в случае изменения обязательства по договору первоначальная величина поступления и (или) дебиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего получению.

Если продажа товаров и их последующий возврат произведены в одном календарном году, возврат некачественных товаров отражается в бухгалтерском учете сторнировочными записями по счетам

Если покупатель производит возврат товара в следующем после его продажи календарном году, то в этом случае операции по корректировке ранее признанного дохода от продажи товара отражаются в периоде возврата этого товара, при этом бухгалтерские записи прошлого года по отражению выручки от продажи указанного товара не корректируются.

Стоимостные ошибки

Стоимостные ошибки могут возникнуть из-за того, что стоимость в бухгалтерском учете для целей российского бухгалтерского учета и международной системы финансовой отчетности различается. Например, приобретение основных средств по российскому бухгалтерскому учету производится по первоначальной стоимости. А вот в международной практике уместнее говорить о справедливой стоимости. В этом же ключе произошли изменения в бюджетном учете.

В бюджетном учете и коммерческом учете стоимость будет различаться, поскольку бюджетники переходят на формирование «справедливой стоимости». Справедливая стоимость – цена, по которой может быть осуществлен переход права собственности на актив между независимыми сторонами сделки, осведомленными о предмете сделки и желающими ее совершить.

Первоначальной стоимостью объекта основных средств, приобретенного в результате необменной операции, является справедливая стоимость на дату приобретения. Для определения справедливой стоимости используется метод, который наиболее применим для субъекта отчетности и позволяет достоверно оценить справедливую стоимость соответствующего объекта бухгалтерского учета (метод рыночных цен или метод амортизированной стоимости замещения). При определении справедливой стоимости используются документально подтвержденные данные о рыночных ценах, полученные субъектом учета как от независимых экспертов (оценщиков), либо сформированные.

Обратите внимание, что оценка первоначальной стоимости безвозмездно поступивших основных средств по справедливой стоимости не распространяется на объекты основных средств, полученные госучреждением от собственника (учредителя) или иной организации государственного сектора. Такие объекты подлежат признанию в бухгалтерском учете в оценке, определенной передающей стороной (собственником, учредителем) – по стоимости, отраженной в передаточных документах.

В целях гл. 25 НК РФ амортизируемым имуществом признается имущество, которое используется для извлечения доходов, стоимостью более 100 000 руб. и со сроком полезного использования более 12 месяцев (п. 1 ст. 256 НК РФ).

А вот в бухгалтерском учете этот показатель остался на уровне 40000 руб.

Но для бюджетников были внесены поправки. И амортизируемое имущество в бухгалтерском и налоговом учете будет совпадать.

Для бюджетников амортизация начисляется:

а) на объект основных средств стоимостью свыше 100 000 рублей амортизация начисляется в соответствии с рассчитанными нормами амортизации;

б) на объект основных средств стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, амортизация не начисляется. Первоначальная стоимость введенного (переданного) в эксплуатацию объекта основных средств, являющегося объектом движимого имущества, стоимостью до 10 000 рублей включительно, за исключением объектов библиотечного фонда, списывается с балансового учета с одновременным отражением объекта основных средств на забалансовом счете в соответствии с порядком применения Единого плана счетов бухгалтерского учета;

в) на объект библиотечного фонда стоимостью до 100 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию;

г) на иной объект основных средств стоимостью от 10 000 до 100 000 рублей включительно амортизация начисляется в размере 100% первоначальной стоимости при выдаче его в эксплуатацию.

Для коммерческих организаций в бухгалтерском учете амортизация начисляется на объект свыше 40 000 рублей. Таким образом, стоимостные показатели компаний, которые ведут учет по российским правилам и зарубежным отличаются, но с 2018 года отличаются и показатели, которые содержатся в учете коммерческих и бюджетных учреждений.