Мошенничество со стороны сотрудников — актуальный вопрос, с которым может столкнуться компания любых размеров и сфер деятельности. Корпоративное мошенничество выражается как в простом хищении ресурсов, к которым сотрудник имеет доступ, так и в более сложных формах — раскрытие конфиденциальной информации третьим лицам, фальсификация документов, взяточничество, а также ведение своего бизнеса при наличии конфликта интересов. Подробнее о финансовых «узких местах» бизнеса, на которые стоит обратить внимание, рассказал руководитель финансовой практики компании Rights Business Standard Владимир Красильников.
В российской практике существует ряд методик работы с каждым видом мошенничества — например, отслеживание переписки сотрудников по контрольным словам, наблюдение за перемещением работников, ограничение возможности копирования файлов на переносные носители и т.д. Эти методы обладают определённой эффективностью, но многие из них способны негативно влиять на атмосферу внутри компании и, как следствие, на её операционную эффективность.
Мы предлагаем посмотреть на обозначенную проблему более системно и сформулировали рекомендации, которые будут актуальны для широкого круга компаний.
Треугольник мошенничества
Концепция «треугольника мошенничества» была предложена американским исследователем-криминологом Дональдом Кресси (Cressey, D.R. (1951), «Why Do Trusted Persons Commit Fraud? A Social-Psychological Study of Defalcators», Journal of Accountancy, стр. 576-577). В соответствии с этой концепцией, сотрудник будет готов совершить мошенничество, если у него, во-первых, есть какая-то проблема (давление), которую он не может решить. Во-вторых, существует возможность решить эту проблему посредством мошеннических действий. И, наконец, есть оправдание (рационализация) подобных действий.
О давлении
Первый фактор можно разделить на проблемы, возникающие у сотрудника вне стен организации, и те, которые возникли на рабочем месте.
Личные проблемы сотрудников не в полной мере находятся под контролем компании-работодателя, но вы всегда можете приложить дополнительные усилия к выявлению потребностей, проблем каждого из них в отдельности: индивидуальный подход позволяет повысить лояльность каждого сотрудника в отдельности и сделать атмосферу в компании более дружелюбной. Кому-то более важна заработная плата в связи с тяжёлой финансовой ситуацией (обсудите с ним комфортный уровень зарплаты и честно дайте понять, может ли он рассчитывать на повышение зарплаты и в какие сроки), кому-то — больше свободного времени (рассмотрите возможность индивидуального графика или работы удаленно в какой-то из рабочих дней недели), кто-то — ждет новых задач.
Что касается проблем, возникающих на рабочем месте, — тут всё в ваших руках. Вы увеличиваете сотруднику каждый месяц план продаж? Директору филиала — план по прибыли каждый квартал? При этом — вы наверняка не примаете возражений, говорите ему «Не хочешь работать — найдём другого» или что-то похожее? Тогда готовьтесь не только к тому, что план не будет выполнен, но и к тому, что достоверность данных, которые эти сотрудники предоставляют, будет снижаться.
Или другая ситуация — к вам боятся прийти с проблемой или переспросить, правильно ли поняли ваше письмо? Страшатся рассказать, что совершили ошибку, так как ошибки караются штрафами, снижением зарплаты, невыплатой бонуса? Готовьтесь узнавать о проблемах слишком поздно.
По нашему мнению, давлению нет места в офисе, любые задачи должны быть определены в дискуссии, одобрены каждой стороной и, главное, — быть достижимыми. Начните с себя: атмосфера — в офисе в ваших руках, а сотрудники — прежде всего ваши партнёры в достижении целей, а не подчиненные.
Бизнес-процессы
Для того чтобы исключить второй фактор «треугольника мошенничества», и возможность решения проблемы при помощи мошеннических действий была сведена к минимуму, существуют два основных решения:
Первое — разделение полномочий (пер. с англ. Segregation of Duties, SoD). Концепция SoD заключается в том, что ни один сотрудник не может осуществить какую-либо операцию в одиночку, будь то введение нового контрагента, оплата, продажа или выставление счёта. Каждая операция должна быть подтверждена как минимум ещё одним сотрудником, работающим, желательно, в другом подразделении компании.
Определите основных рисковых бизнес-процессов и перестраивание их в концепции SoD. Для этого необходимо осуществлять ежемесячный контроль выполнения SoD. Теперь, чтобы совершить мошенническое действие, сотруднику придётся договориться с другими сотрудниками, что существенно осложнит процесс и скорее всего заставит отказаться от реализации замысла.
Второе — автоматизация бизнес-процессов. Если ваши продажи и закупки «живут» в экселе, а учётная система используется только для ведения бухгалтерского учёта операций, существует очень большая вероятность, что учёт содержит много ошибок — в том числе преднамеренных.
Постарайтесь перевести все основные бизнес-процессы в учетную систему — не обязательно интегрировать полноценную ERP-систему, достаточно нанять одного-двух программистов, которые справятся с задачей в адекватные сроки. Таким образом, все процессы будут прозрачны, а их история зафиксируется в системе. Дополнительный эффект можно получить, реализовав автоматизацию совместно с SoD.
Корпоративная культура и справедливость
У многих сотрудников есть и проблемы, и возможность решить их посредством мошеннических действий. Но решается на такие действия далеко не каждый. Что же останавливает большинство, кроме страха перед уголовной или административной ответственностью и опасений быть уволенным? Почему кто-то всё же решается, какое он находит оправдание?
Третий фактор «треугольника мошенничества» — оправдание подобных действий — связан с культурой принятия решений в компании и с их качеством.
Мы убеждены, что корпоративная культура — важная составляющая системы борьбы с мошенничеством в компании. Необходимо разработать кодекс этики, которым будут руководствоваться все сотрудники компании, включающий в себя ценности компании, декларацию об однозначно негативном отношении к мошенничеству, информацию о порядке действий, если кто-то попытается склонить сотрудника к мошенничеству или если работник заподозрит попытку мошенничества со стороны своих коллег.
Но, наверное, самой важной причиной, обеспечивающей возможность рационализировать, оправдать в своих глазах мошеннический поступок, является желание восстановить справедливость. Представьте сотрудника, профессионала, который работает по 12 часов в день, который видит, как его коллега на аналогичной должности с сопоставимой зарплатой — работает с 9 до 18, постоянно ходит курить и явно гораздо хуже разбирается в вопросах своей профессиональной деятельности. Представьте такого же сотрудника, у которого руководитель — примерно такой же, как описанный ранее коллега? Руководитель, который к тому же блокирует его карьерный рост, так как боится, что опытный профессионал будет претендовать на его место. Такой сотрудник, скорее всего, найдёт оправдание своему поступку.
Поэтому внимательно следите за тем, чтобы роли сотрудников и их вознаграждение соответствовали их способностям и реальному вкладу в деятельность компании. При этом смело избавляйтесь от «токсичных» сотрудников.
Рекомендации
Рассмотренные выше примеры и концепции можно свести к следующей рекомендации в части действий и их последовательности:
Начните со стратегии,
Определите роли, отвечающие целям, определенным в вашей стратегии,
Определите профиль сотрудников, которые вам требуются на этих ролях,
Проведите оценку сотрудников в штате, увольте или переведите на другие должности тех, кто находится на неподходящих им позициях, проведите нормализацию ФОТ, наймите новых сотрудников,
Проведите выстраивание бизнес-процессов с достаточной степенью автоматизации и внедрите SoD,
Не забудьте отдохнуть, взяв отпуск.
Полагаем, что предлагаемые мероприятия позволят не только снизить риск мошенничества внутри компании, но и улучшить атмосферу в коллективе, поднять командный дух, увеличить удовлетворенность каждого сотрудника своей работой, что в результате несомненно приведёт к улучшению результатов деятельности компании в целом.
Комментарии
1По моему в стране где власть регулярно занимается мошенничеством и обкрадывает население , используя карательные органы вопрос о корпоративном мошенничстве ставить просто странно.