Сезон простуд: как и кем временно заменить работника

Заболевший сотрудник

Захворавший сотрудник, который обратился в поликлинику за оформлением больничного листа, не может посещать офис. Дело в том, что по закону нельзя получать одновременно и зарплату и пособие по нетрудоспособности. Поэтому на это время лицо освобождается от исполнения трудовых обязанностей.

Однако если сотрудник должен выполнить срочную работу либо его отсутствие в офисе может негативно сказаться на рабочем процессе, руководитель вправе подыскать замену. В то же время по закону делать это он не обязан.

Замещение отсутствующего работника – это право работодателя. Но сделать это нужно, соблюдая гарантии, установленные как для основного работника, так и для замещающего.

Замещение работника

Временное замещение работника может происходить с помощью одного из следующих способов:

• прием на работу нового сотрудника;
• временный перевод сотрудника на должность заболевшего;
• оформление совместительства с другим лицом. Это может быть либо сотрудник компании (внутреннее совместительство), либо другое лицо, приглашенное на работу на время отсутствия основного сотрудника (внешнее совместительство);
• привлечение к выполнению обязанностей заболевшего работника сверхурочно;
• вызов для замены другого сотрудника – при работе по графику сменности.

Кем заменить

Для того чтобы начать процедуру замещения заболевшего сотрудника, надо сначала подобрать подходящую кандидатуру. Это должен быть сотрудник, обладающий достаточной квалификацией, уровнем образования и опытом работы. При этом он может трудиться на какой-либо должности внутри компании или принят со стороны.

В первом случае речь идет временном переводе на другую должность, о совмещении должностей или внутреннем совместительстве, во втором – о временном трудоустройстве нового лица на время болезни основного сотрудника либо о внешнем совместительстве.

Работодатели используют, как правило, второй вариант, если предполагается длительное отсутствие ценного кадра.

Если для замены заболевшего работодатель специально нанимает новые кадры, такое трудоустройство оформляется срочным трудовым договором. В случае если на замену привлекают коллегу, речь идет о совмещении либо о совместительстве (внутреннем или внешнем). При этом совместительство и совмещение – не одно и то же.

Вместе с тем, в ряде случаев совместительство ограничено:

• продолжительностью. Так, продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день;
• отдельным категориям лиц, которых нельзя привлекать к работе на данных условиях. Речь идет, например, о несовершеннолетних (ч. 5 ст. 282 ТК), лицах, которые трудятся на работах с вредными или опасными условиями. Они могут быть совместителями, если эта работа не связана с такими же условиями (ч. 5 ст. 282 ТК).

При совмещении для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).

При этом:

• поручаемые дополнительные функции по другой профессии могут осуществляться путем совмещения профессий;
• поручаемые дополнительные функции по такой же профессии могут осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ.

При этом совмещение не предполагает четкого разделения рабочего времени на части, в течение которых выполняются работы по той или иной профессии. Они могут выполняться параллельно, последовательно или как-то иначе – по усмотрению сотрудника.

Таким образом, при работе на условиях совмещения трудовые обязанности выполняются без освобождения от основной работы.

Совмещение отличается и от временного перевода, который означает прекращение работы по основной должности, а при совмещении сотрудник наряду с прежними обязанностями выполняет обязанности по новой должности.

В отличие от совмещения и совместительства при временном переводе у лица не появляется дополнительная нагрузка к его основной работе.

Как оформить

Оформление замещающего лица зависит от того, какой вариант замены выбрал руководитель фирмы. В случае если на замену принимают новый персонал, оформляется срочный трудовой договор. При этом должно быть оговорено, что он заключен на время, пока действует больничный лист основного сотрудника.

На основании приказа работодателя в трудовую книжку вносят запись о приеме на работу. О срочности трудового договора, в том числе о том, что работник принят для исполнения обязанностей временно отсутствующего лица, в трудовой книжке указывать не нужно (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1).

При переводе работника на другую должность требуется:

Составить дополнительное соглашение к трудовому договору о постоянном или временном переводе. В допсоглашении к трудовому договору нужно указать:

• новую должность;
• трудовые обязанности;
• срок перевода – до выхода на работу заболевшего работника;
• иные условия, если они отличаются от установленных – режим рабочего времени, размер заработной платы, т. д.;

Выпустить приказ о переводе, например, по форме № Т-5.

При этом у сотрудник может написать заявление о переводе на новую должность. Его наличие будет расцениваться как согласие. В этом случае условие об изменении условий трудового договора по соглашению сторон будет соблюдено.

В трудовую книжку (в случае ее ведения), в сведения о трудовой деятельности запись о временном переводе вносить не нужно. В них отражают только перевод на другую постоянную работу.

Различия в совместительстве и совмещении проявляются также и в порядке их оформления:

• совместительство оформляется, как и работа по основному месту, заключением трудового договора и приказом о приеме на работу. Данные правила относятся как к внутреннему совместительству, так и к внешнему;
• при работе на условиях совмещения трудовой договор не заключается. Оформление происходит путем заключения дополнительного соглашения к существующему трудовому договору.

Конкретной формы соглашения об изменении (дополнении) условий трудового договора законодательство не устанавливает. Как правило, в данном соглашении излагаются дополнительные условия, например, в случае совмещения профессий (должностей), срок выполнения дополнительной работы, ее содержание, объем, размер оплаты и прочее, о чем договорились стороны трудового договора (письмо Минтруда от 16.11.2020 № 14-2/ООГ-16940);

• в табеле учета рабочего времени отражается работа совместителей и основных сотрудников. Работа в рамках совмещения отдельно в табеле не учитывается.

Оформление приказа на выполнение дополнительной работы (совмещение) не является обязательным.

В ряде случаев, помимо дополнительного соглашения и приказа, требуется оформить и другие документы, например, если должность заболевшего сотрудника связана с обслуживанием материальных ценностей. Так, если на время болезни кассира для выполнения его функций принимают другое лицо, с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности. При отсутствии такого договора работник будет нести ответственность только в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК).

Для замещения сотрудника на время болезни можно вызвать его сменщика.

В общем случае работодатель может перевести сотрудника с одного графика на другой, только если успевает уведомить об изменении за один месяц до введения в действие нового графика. Однако при замещении заболевшего сотрудника такое условие, как правило, не выполняется. Поэтому если руководитель вызывает лицо на работу не в его смену (то есть в выходной день), то оформлять это нужно как привлечение к работе в выходной день.

Для привлечения лица требуется получить письменное согласие замещающего работника, а также издать соответствующий приказ (письмо Роструда от 28.10.2020 № ПГ/49630-6-1).

Привлечение работника к сверхурочной работе также требует издания приказа. В нем нужно указать причину привлечения работника к сверхурочной работе, дату начала работы, Ф.И.О. сотрудника, его должность и реквизиты документа, в котором работник выразил согласие на привлечение к такой работе.

Передать обязанности

На практике встречаются случаи, когда в трудовом договоре или должностной инструкции компания устанавливает обязанность лица выполнять «любые иные поручения непосредственного руководителя или работодателя», заставляя тем самым выполнять сотрудника какую угодно порученную ему дополнительную работу. Такие действия неправомерны.

Любые поручения непосредственного руководителя или работодателя могут иметь место исключительно в рамках трудовой функции работника. По общему правилу ТК запрещает требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Передача полномочий работнику, которые не предусмотрены его трудовым договором, в том числе выполнение обязанностей временно отсутствующего лица, возможна только с письменного согласия сотрудника.

Указание трудовой функции (трудовых обязанностей, выполняемых по должности, профессии) работника отнесено к обязательным условиям трудового договора. Изменение определенных сторонами условий трудового договора возможно по соглашению сторон, оформленному в письменном виде.

Нужно ли доплачивать

В случае если в трудовом договоре или в должностной инструкции, которая является неотъемлемой частью трудового договора, изначально было отражено условие о временном исполнении обязанностей другого лица в случае его отсутствия, доплату за замещение можно не устанавливать. Поскольку в этом случае речь идет о выполнении сотрудником своих обычных должностных обязанностей (письмо Минтруда от 06.04.2018 № 14-2/ООГ-2682).

В соответствии со статьей 151 ТК при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Ее размер устанавливают по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы.

Доплату за совмещение нужно отразить в допсоглашении и приказе. Она может быть как фиксированной, так и в виде процента от оклада (письмо Минтруда РФ от 20.07.2016 № 14-2/В-688).

При этом, в отличие от совмещения и совместительства, временный перевод дополнительно не оплачивается. Поскольку при временном переводе у лица не появляется дополнительная нагрузка к его основной работе, не возникает и лишний доход. Поэтому такое обстоятельство зачастую служит основанием для отказа сотрудника от временного перевода на должность заболевшего лица.

Если для замещения заболевшего вызван его сменщик, этот случай считается работой в выходной день, который в этом случае оплачивается в двойном размере.

В повышенном размере оплачивается и сверхурочная работа. При этом за первые два часа оплата производится не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. Но по желанию работника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться дополнительным временем отдыха.