Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов – итог, подведенный Минфином в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, с 30.11.2020 утверждается руководителем фирмы.

Требование о 3-дневном сроке отменено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.

Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов.

Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным.

В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется.

Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя.

Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств – дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту.

В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в 2023 году

Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации.

Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ и страхвзносы.

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм.

При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура.

Эти документы должны быть правильно заполнены.

К авансовому отчету необходимо приложить подтверждение того, что материалы были оприходованы на склад, – таковым является приходный ордер (форма М-4).

Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.

Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.

В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:

• Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.

• Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.

• Денежные средства выданы без заявления работника.

• Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.

• Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.

Итоги

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами.

Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:

• подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;

• затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;

• организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.