Рассказываем о методах и лайфхаках, которые помогут ранжировать задачи по приоритетности.
Почему стоит научиться расставлять приоритеты
Умение выбирать главное и временно забывать второстепенное делает вас почти супергероем:
вы успеваете то, что обеспечивает вам доход и комфортную жизнь, относительное душевное спокойствие и — зачастую — успешную карьеру;
вы эффективно управляете рабочей нагрузкой и добиваетесь поставленных целей без выгорания;
вы пользуетесь авторитетом у коллег, руководителей, подчиненных — потому что «не распыляетесь»;
вы экономите силы на принятии решений, потому что у вас есть условный алгоритм, которому вы ему следуете;
вы минимально тревожитесь, потому что уверены в своем выборе.
Лирическое отступление про матрицу Эйзенхауэра
Из множества задач люди чаще всего интуитивно выбирают то, что «горит сильнее». Но условии цейтнота или стоящего над душой начальника такой выбор редко оказывается верным.
К счастью, был широко растиражирован и в результате стал популярным метод приоритизации «матрица Эйзенхауэра»: если не знаешь, с чего начать, выбери самое срочное и одновременно самое важное — и будешь молодцом.
Если со срочностью (близостью жесткого дедлайна) всё более-менее понятно, то что же считать действительно важным? Звучит субъективно и лишь запутывает.
Методы, приведенные ниже, помогают избавиться от неясности или разложить решение на составляющие таким образом, чтобы у вас появилось условно-разумное объяснение.
Лайфхак № 1. Держите все задачи на виду
Прежде чем приступить к определению приоритетов, убедитесь, что видите сразу все задачи по проекту или на день. Во-первых, так проще выбирать. Во-вторых, так понятен общий объем работы.
Если список дел не умещается на развороте планера / экране компьютера или стикеры с записями, то и дело падают с рабочего стола — проще признать, что нагрузка непосильная (и это стоит обсудить с руководителем).
Методы приоритизации
1. ABCDE
Метод используется в проектном менеджменте, но может быть адаптирован для решения повседневных задач. A, B, C, D и E — это условные обозначения:
A (absolutely needs to get done) — без выполнения задачи проект не будет завершен или вы не достигнете базовой профессиональной/личной цели, например не получите зарплату;
B (better when it’s done) — невыполнение задачи будет иметь негативные последствия для проекта;
C (consequences are unnoticed) — выполнение задачи может пойти на пользу проекту, улучшить результат;
D (delegate) — задача несложная или несрочная, ее легко делегировать;
E (eliminate) — задача необязательная.
Приоритетными в условиях ограниченного времени будут задачи А и В.
2. Голосование команды
Метод удобен, когда задач много у целого коллектива и их выполнение или невыполнение одинаково отразится на всех.
Каждый участник команды называет от 1 до 3 задач, которые, на его взгляд, приоритетнее остальных. Ответы заносятся в таблицу, где каждый голос равен одному баллу. Затем составляется рейтинг задач в порядке убывания баллов, где на верхних строчках — приоритетные задачи.
3. Матрица приоритетов
Составляется по аналогии с матрицей Эйзенхауэра, но критерии отличаются: вместо срочности и важности вы оцениваете задачи по усилиям и отдаче.
Усилия — это трудоемкость задачи, а отдача — какое влияние задача окажет на результат.
4. Доступность ресурсов
Практичный и приземленный метод: приоритетной считается та задача, на выполнение которой прямо сейчас у вас имеется больше всего ресурсов (в том числе сил).
5. Модель Кано
Вообще, модель была разработана японским консультантом в области управления качеством Нориаки Кано для того, чтобы обоснованно выбирать приоритетные характеристики продукта: какую стоит быстро внедрить, с какой можно подождать.
Однако для приоритизации задач модель тоже подходит. Напротив каждой задачи проставьте условное обозначение:
О — ожидаемая задача, необходимая по умолчанию (например, указанная в вашей должностной инструкции);
Ж — желательная к исполнению (то есть та, за которую вам светит премия, бонус или хотя бы одобрительный кивок от руководителя);
Д — дополнительная, выполнять которую не обязательно (даже если это полезно лично для вас или для общего дела).
В управлении качеством приоритетной считается характеристика Ж, но в работе со списком задач логично начинать с О.
6. Условно-единственная задача
Если бы у вас были силы и время только на одну задачу — за какую бы вы взялись? Это ваш приоритет на данный момент. Завершив задачу, вновь обратитесь к списку и повторите вопрос. В результате сколько бы задач вы ни успели сделать за день — будете ощущать удовлетворение.
7. Принцип Парето
Согласно этому принципу, 80% следствий проистекает из 20% причин, или 20% задач могут принести 80% пользы и результата.
Подумайте, какие из задач приносят вам «наибольший» результат: например, за них вы получаете основную часть дохода или благодаря им вы быстрее всего приближаетесь к выполнению KPI. Они и станут приоритетом.
8. Фокус на деньги
Метод аналогичен приведенному выше и подходит предпринимателям и руководителям. Приоритетными считаются задачи, которые:
прямо или косвенно приносят компании прибыль,
позволяют компании сэкономить деньги.
9. WSJF (Weighted Shortest Job First)
Название метода можно вольно перевести как «Начинай с того, что делается быстро и минимизирует риски». Алгоритм следующий:
В таск-листе или таблице напротив каждой задачи добавьте 3 столбца.
В первом столбце, не раздумывая долго, поставьте «стоимость задержки» этой задачи по шкале от 1 до 10 — если невыполнение задачи или проваленный дедлайн навлечет на вас неприятности и создаст дополнительную работу, ставьте девять или 10 баллов.
Во втором столбце поставьте свою оценку времени, которое задача займет (в баллах от 1 до 10) — например, если задача легкая и быстрая, ставьте 2 или 3.
Третий столбец — расчетный. Поделите баллы из первого столбца на баллы из второго. Чем больше цифра — тем приоритетнее задача.
10. Здравый смысл
Раздумывая над приоритетом задачи, пройдитесь по короткому чек-листу:
Приведет ли проваленная задача к потере денег?
Может ли невыполнение/задержка навредить карьере, репутации или отношениям?
Навредит ли невыполнение задачи людям?
Является ли задача «узким горлышком» — то есть зависит ли от ее выполнения работа над другими задачами?
Решит ли эта задача другие задачи частично/полностью?
Чем больше ответов «да» — тем приоритетнее задача.
Лайфхак № 2. Выделите время на приоритизацию
Совет кажется нелогичным: и так всё горит, а тут еще надо закапываться в чек-листы, таблицы, расчеты…
На практике же предварительная расстановка приоритетов сэкономит вам время в течение дня: не придется несколько раз задумываться, чем заняться дальше (и почему именно этим).
Более того, сэкономится и ваша энергия — и вы будете лучше справляться с интеллектуальными и творческими задачами.
Важный нюанс. Время на приоритизацию задач должно быть небольшим — хватит и 15 минут. Так вы поставите себя в «полезную» ситуацию ограниченных ресурсов: под легким давлением, в условиях терпимого стресса ваши решения будут наилучшими.
Начать дискуссию