О том, где проходит граница допустимого и как обязать сотрудника использовать корпоративную почту, рассказали эксперты бухгалтерской консалтинговой компании «Простые решения».
Зачем это нужно
Регулярное просматривание рабочей почты может быть необходимо, чтобы обеспечить оперативную коммуникацию, быстрое реагирование на важные сообщения и соблюдение корпоративной политики в отношении электронной почты.
Кроме того, корпоративная почта — это источник достоверной информации о текущих процессах и возможных плановых отключениях, например, интернета.
Предупрежден? Значит успеешь подготовиться к отсутствию связи. Кроме того, использование корпоративной почты в случае спорных моментов между работником и непосредственным руководителем, поможет установить первопричину: ошибка сотрудника послужила источником сложностей или некорректно поставленная задача?
Как обязать сотрудников использовать корпоративную почту
Во-первых, это правило должно быть введено во все необходимые нормативные акты предприятия, а каждый сотрудник должен быть с приказом ознакомлен. Новые сотрудники должны расписываться в том, что обязуются следовать корпоративному регламенту в части выработанного способа коммуникации.
Во-вторых, сам регламент использования корпоративных систем электронной связи должен быть максимально подробным: установите четкие сроки для проверки почты. В том числе время и/или дни недели, когда сотрудники должны регулярно проверять и отвечать на сообщения в рабочей почте.
В-третьих, мотивируйте сотрудников использовать почту не только с помощью распоряжений, но и в виде заботы о людях.
Например, продемонстрируйте сотрудникам важность проверки рабочей почты регулярно и своевременно, регулярно организовывая небольшие корпоративные розыгрыши.
Напоминайте о необходимости прочитывать почту различными уведомлениями через другие каналы коммуникаций. Это, кстати, будет работать и на укрепление командного духа.
Важно также донести до каждого сотрудника возможные последствия, если важные сообщения остаются без внимания: компания не сможет оперативно отреагировать на запросы или проблемы клиентов и партнеров.
А руководители должны являться примером для своих подчиненных. Они сами должны регулярно проверять свою рабочую почту и показывать активность в отношении ответов на входящие сообщения.
Кстати, вопрос своевременной работы с входящими сообщениями можно включить в KPI каждого сотрудника или дополнительно премировать самых ответственных по итогам месяца. Можно также хвалить и благодарить ответственных в данном вопросе сотрудников в ходе совещаний.
Важно помнить, что необходимо создать понимание среди сотрудников о необходимости проверки рабочей почты, а не просто принудить их это делать.
Необходимо объяснять значимость и преимущества этой части рабочих задач, чтобы сотрудники стали более мотивированными и ответственными.
Если сотрудник не читает корпоративную почту
Если сотрудник не читает корпоративную почту, просматривает сообщения редко или с опозданием по срокам, важно решать эту проблему в кратчайшие сроки, иначе пострадать могут бизнес-процессы.
Казалось бы, мелочь, какое-то электронное письмо, но если начальник привык, что почта — официальный вид связи и планировщик задач, то может устно и не напомнить о том, что в почте ждет письмо. В результате – сорванные сроки и пробуксовка работы отдела.
Если почту не читает новичок в компании, то в этом случае, сотруднику необходимо не просто формально разъяснить обязанности, но и донести, что планирование рабочего времени происходит по текущим задачам, которые приходят на адрес электронной почты.
Важно донести до сотрудника, что это неотъемлемая часть его работы и она важна для эффективной работы всей компании.
Проверьте, владеет ли сотрудник всеми навыками работы в установленной системе. Многие корпоративные почтовые сервисы одновременно являются планировщиком задач, общим календарем встреч, с учетом свободного времени того или иного сотрудника, а также позволяет сортировать письма по отделам, адресатам и сотнями других способов. Если сотрудник не уверен в своих навыках работы с электронной почтой, важно помочь ему в обучении.
Если сотрудник продолжает игнорировать корпоративную почту, возможно, есть другие эффективные способы связи, такие как общение через внутреннюю чат-платформу или регулярные совещания. Однако, если работа всей компании плотно связана именно с почтой (такой подход, например, широко распространен в ритейле), это едва ли поможет.
В конечном счете, важно построить открытую и эффективную коммуникацию между сотрудниками, чтобы все могли эффективно работать вместе, либо, если сотрудник не может соответствовать требованиям компании в этой части, расстаться.
Мониторинг корпоративной почты
Некоторые работодатели могут следить за активностью и производительностью своих сотрудников, чтобы убедиться, что они выполняют свои обязанности и не тратят рабочее время на личные дела. На самом деле, многие работодатели это делают.
По данным карьерных агрегаторов, в каждой третьей компании в России за тем, что делают сотрудники в рабочее время, пристально наблюдают. Это касается и просмотра рабочей почты, и того, какие сайты посещает сотрудник.
И даже если человек подключил свой телефон к корпоративному Wi-Fi, работодатель сможет изучить историю его браузера. Предприятия поступают так, а не иначе в стремлении защитить корпоративные интересы. Например, чтобы убедиться, что сотрудники не направляют клиентам и партнерам дезинформацию, что письма не содержат оскорбительного контекста, который может нанести ущерб репутации компании.
Организации могут мониторить отправляемую и полученную почту, чтобы обнаружить и предотвратить утечку конфиденциальной информации или нарушение правил использования корпоративных ресурсов, таких как запрещенные или незаконные деятельности.
Если возникают подозрения в нарушении правил или кодекса компании, законодательства и в любых других сомнительных ситуациях, корпоративная почта может быть использована для проверки фактов и выяснения обстоятельств происходящего.
Важно отметить, что правила мониторинга корпоративной почты могут различаться в зависимости от страны, но сотрудники обязательно должны быть уведомлены о том, что их почта может быть отслеживаема.
Начать дискуссию