Как интранет помогает компаниям экономить время и зарабатывать миллионы 

Задачи и функции интранет-портала

Начнем с ответа на вопрос — а что же такое корпоративный интранет?

Интранет — это внутренний портал, своего рода безопасная сеть организации, которая предназначена для использования и обмена информацией между сотрудниками. 

Главная цель корпоративного портала — помочь бизнесу и сотрудникам работать эффективнее. Задачи, которые решает интранет-портал: 

1. Создание единого информационного пространства компании для работы и общения сотрудников.

2. Хранение всей корпоративной информации на едином ресурсе, максимально упорядоченно и с понятным интерфейсом поиска.

3. Автоматизация бизнес-процессов. Рутинные задачи, например, распределение ответственности и утверждение документов, удобнее и проще автоматизировать.

4. Внедрение инструментов для планирования и выполнения рабочих задач. 

5. Создание четкой и ясной организационной структуры в компании.

6. Интеграция с различными системами в компании (1С:ЗУП, CRM и тд).

7. Организация базы знаний, где каждый сотрудник находит нужную информацию о компании.

Преимущества для HR

HR-директор — это человек, который прежде всего хочет построить сильную команду, заинтересованную и мотивированную на решение задач компании. Хочет создать крепкий HR-бренд, который ассоциируется с социальной ответственностью, заботой о сотрудниках и другими, привлекательными для работников, характеристиками организации. 

Еще HR-директор заинтересован в снижении уровня текучести кадров и максимальной финансовой отдаче от расходов, которые компания вкладывает в обучение, развитие и мотивацию персонала, а также в высокой производительности труда. Во многом эти задачи решает именно внутренний портал компании.

Обучение сотрудников, FAQ

По исследованиям компании Hibob на адаптацию одного сотрудника в организации может уйти от 2 до 6 месяцев. Сколько это в деньгах?

Например, зарплата вашего нового работника — 30 000 руб. в месяц.

Как правило, первую неделю он ходит по кабинетам, знакомится, задает вопросы.

1 неделя = 40 рабочих часов = 7500 руб. расход.

В течение еще пары месяцев сотрудник вникает в особенности работы и иерархии, разбирается в задачах — возможно даже, что кроме текучки, ему приходится завершать задачи предыдущего работника. В это время он еще не вошел в ритм и не приносит ощутимых результатов компании.

Итого, 2 месяца = 60 000 руб. расход на вовлечение в процессы и обучение сотрудника. 

Опытные специалисты, к примеру, с зарплатой в 100 000 руб. будут ежедневно отвечать на вопросы новичка. Предположим, всего за день такие специалисты будут тратить на вопросы 2 часа своего рабочего времени.

Итого, 2 месяца = 2 часа ежедневно 40 рабочих дней = 80 часов 625 руб./час = 50 000 руб. расход.

За 2,5 месяца адаптации новый сотрудник принесет вам убытка на 117 500 руб.

Для облегчения акклиматизации новых сотрудников — используйте интранет-портал.

Вот так, например, выглядит профиль на портале Битрикс24.

В Базе знаний можно разместить регламенты, чек-листы, инструкции, которые может увидеть любой сотрудник и найти нужную ему информацию.

К тому же, интранет можно синхронизировать с ActiveDirectory/LDAP и 1С:ЗУП. Все кадровые события (прием, переводы, увольнения, отпуска, больничные и прочее) будут сразу отображаться на портале.

Развитие корпоративной культуры

Часто в организациях с сильной корпоративной культурой производительность труда выше, а текучка кадров меньше. Это сплачивает команду, создает здоровую конкуренцию, повышает лояльность и снижает процент увольнений. Помочь в создании крепкого HR-бренда и благоприятного климата в команде поможет интранет для сотрудников.

А также провести опрос, обсудить важный проект, поделиться новостями. Можно делать посты на всех сотрудников, а можно только на конкретный отдел, чтобы не спамить коллег лишним инфошумом.

Что дает корпоративный портал для сотрудников:

• Единое коммуникационное пространство — такая корпоративная социальная сеть, которая позволяет сделать общение среди коллег максимально эффективным, укрепить их отношения и сделать коммуникации по-настоящему удобными — кому и когда можно написать, не занят ли сейчас коллега переговорами или, может, вышел на обед и т.д.  

• Нематериальная мотивация. Далеко не все сотрудники работают только за денежное вознаграждение — на самом деле, многим приятно, когда коллеги узнали об успешном завершении проекта, благодаря специальному посту в ленте, упомянули в дайджесте новостей компании или поздравили с днем рождения. Ведь в интранет-портале вы можете использовать все средства нематериального стимулирования своих сотрудников и заявить об их успехах на всю компанию.

Например, чтобы мотивировать сотрудников, руководитель отдела продаж устраивает соревнования с ежедневным обновлением рейтинга заключенных сделок (привлеченных клиентов), рейтинг обновляется в режиме реального времени. Конкурс помогает компании достичь высоких продаж в этом месяце.

Оптимизация документооборота

Сколько времени теряет рядовой сотрудник, чтобы согласовать с руководителем и бухгалтерией расходы по командировке? Сколько кабинетов ему надо обойти, чтобы подписать заявление на отгул или отпуск? Как быстро можно получить со склада новый картридж для принтера или пополнить счет корпоративного мобильного? 

Любые внутренние согласования в интранете проходят в разы быстрее. Интранет для сотрудников позволит автоматизировать рутинные бумажные процессы, что значительно сократит расходы на бумагу и сэкономит рабочее время.

Еще раз коротко, за что HR ценят корпоративный портал:

• Наличие базы знаний об организации. Простая адаптация новых сотрудников.

• HR-портал и наглядная структура всей компании. Понимание корпоративной культуры и традиций.

• Внутренний портал для обмена информацией. Простая и быстрая коммуникация между персоналом и руководством.

• Автоматизация кадровых процессов и документооборота.

Внутренний портал для управления: взгляд руководителя

Руководителю важно максимально эффективно организовать работу подразделения. 

Руководитель хочет знать:

• как выполняются задачи;

• достигаются ли KPI;

• как меняются (растут или снижаются) показатели;

• что влияет на эти изменения.

В этом руководителю тоже поможет интранет. Как и в чем — разбираемся ниже.

Создание единого информационного поля

Так как интранет-портал обеспечивает единое коммуникационное пространство, то все общение концентрируется в одном месте. Чаты, планерки, календари, почта, встречи — все можно посмотреть на портале, не отвлекаясь на сторонние сервисы. 

Кроме того, в некоторых компаниях прямо запрещено использовать мессенджеры из-за рисков утечек информации или личных данных. 

Корпоративный интранет-портал позволяет быстро организовать рабочую встречу или планерку по проекту. Он значительно экономит время на организации видеозвонков, встреч и летучек. Вам не нужно искать сотрудников по разным чатам, почтовым сервисам и мессенджерам, все уже здесь, стоит только тегнуть их в переписке. 

Эффективная работа над проектами

Руководитель заинтересован в том, чтобы задачи и проекты его направления выполнялись качественно, в срок и с минимальными дополнительными ресурсами. Все это легче сделать, когда действия команды происходят в интранете. В нем управленец может обеспечить максимально прозрачное планирование, координацию проектов и систему отчетности. 

Например, команда проекта может создать группу в интранете Битрикс24, где будут храниться все необходимые документы, файлы и задачи. Каждый участник команды будет иметь доступ к этой группе и сможет легко получить необходимую информацию.

В интранете можно увидеть полную картину по загрузке сотрудников и делегировать поручения равномерно. Это поможет легко спланировать трудозатраты, оценить время работы команды и проконтролировать выполнение KPI.

Автоматизация процессов и отчетности

Сколько времени руководитель тратит на рутинные операции? Тут — уточнить статус по проекту, здесь — поменять ответственного, а еще… напомнить об отчете, организовать рабочую группу, ввести в курс дела всех участников процесса… Сначала это кажется мелочью, но дьявол, как говорится, всегда в деталях. В среднем такие операции могут отнимать от получаса до 2 рабочих часов в день, что совершенно не выгодно для компании.

Вместо ежедневного «пуша» сотрудников и ручных итераций руководитель мог улучшить стратегию, найти точку роста для отдела и улучшить бизнес-показатели. В конце концов, именно этого от него и ждут. 

Это ускорит работу и самих сотрудников: появится больше ясности и прозрачности в текущих задачах, а значит вы минимизируете ошибки и увеличите производительность коллег.

Внутренний портал для управления: взгляд гендиректора

Генеральный директор максимально заинтересован в масштабировании бизнеса и росте прибыли. Но увеличить прибыль компании можно двумя путями:

• рост объемов производства, увеличение объемов продаж;

• снижение затрат, оптимизации производства, увеличение выручки, приходящейся на одного сотрудника.

Как интранет может помочь генеральному директору достичь его целей?

Во-первых, за счет экономии на рутинных операциях. Чем больше процессов стандартизированы и автоматизированы, тем меньше времени уходит на работу с ними. Это освобождает время, которое сотрудники могут потратить на непосредственное производство или иную работу, приносящую доход.

Пример: менеджер по рекламе запускает рекламную акцию и хочет оплатить счет на запуск рекламы на радио. Без интранет-портала ему бы пришлось сначала пойти к руководителю согласовать расходы, потом в бухгалтерию, согласовать счет, внести правки, еще раз прийти, потом пойти к директору подписать заведение оплаты, потом снова в бухгалтерию и так далее. А в интранете можно сделать автоматизированный бизнес-процесс на оплату счета, просто запустить и он пойдет ко всем остальным участникам процесса. В этом сценарии мы сэкономили время как минимум у четырех людей. А сколько таких процессов у компании...если компания большая, то таких процессов тысячи…

Во-вторых, за счет прозрачности бизнес-процессов. Постановка стратегических задач и контроль их исполнения полностью на виду у гендиректора. 

Сокращение расходов

Как уже говорили выше, постараться их автоматизировать. Но не просто отдельно по отделам, а провести автоматизацию в целом по компании. 

Это значит, что 50% зарплаты ваших сотрудников уходит на оплату неотстроенных внутренних процессов. Это просто гигантские расходы «в никуда».

Какие процессы вы точно можете сделать быстрее и проще:

• Разработка и контроль проектной документации.

• Согласование документов.

• Заведение типовых бизнес-процессов (сначала, конечно, нужно определить, что для вас типовые процессы).

• Получение справок из бухгалтерии или отдела кадров.

• Работу с нормативными документами, которые регламентируют деятельность организации (размещение, ознакомление сотрудников, изменение и т.п.).

Уверены, что к этому перечню вы можете добавить не один десяток важных процессов для своей компании.

Масштабирование бизнеса

Что такое масштабирование по сути? Это расширение компании, появление новых направлений, производств, открытие новых офисов и торговых точек, выход на новые рынки. Сам по себе корпоративный портал не может такие процессы провести, а вот помочь ими управлять и контролировать — запросто.

Сотрудники могут работать в интранете из дома — особенных технических или иных ресурсов такая система не требует.

Можно удаленно набрать команду, подключить ее к выполнению проектов, переключать сотрудников между разными задачами, измерять их эффективность и общаться в едином онлайн-офисе даже из разных городов.

Внедрение интранета — дорого? Миф!

Корпоративный портал стоит не дороже, чем каждая из разрозненных систем в организации по отдельности. 

Используя Битрикс24, вы сразу получите:

• интранет-портал;

• HR-портал для управления кадрами;

• проектный офис;

• базы знаний;

• автоматизацию рутинных процессов;

• CRM для продаж и работы с клиентами;

• социальную сеть компании;

• корпоративный мессенджер;

• видеоконференции;

• возможность настроить интеграцию и управление сайтами и интернет-магазинами

Платформа выдерживает высокие нагрузки

Мы провели полномасштабное нагрузочное тестирование, в рамках которого проверили производительность системы на крупном предприятии с 100-200 тыс. сотрудников, при этом портал обеспечил одновременную работу 30 тысяч пользователей. 

Максимальное время отклика составило около 1 секунды — это отвечает запросам большинства корпоративных клиентов. 

Битрикс24 легко интегрируется в IT-ландшафт компании

Битрикс24 интегрируется с другими различными инструментами и программами в вашей компании.

Внедрение корпоративного портала Битрикс24 можно реализовать в крупных организациях и небольших компаниях. А экономию вы ощутите уже с первых месяцев использования!

Получить расчет стоимости

Реклама: ООО «1С-БИТРИКС», ИНН 7717586110, erid: LjN8K62Qt