Рост рутинных процессов при масштабировании компании
Когда аутсорсинговая компания выходит на большие объемы работ, например, на обеспечение курьерами или сборщиками заказов для маркетплейсов и служб доставки, то бухгалтер аутсорсингового агентства сталкивается с кратным ростом нагрузки по оформлению документов с сотнями исполнителей.
А также с увеличением времени на проведение выплат каждому из них.
Бумажный документооборот увеличивает время на подписание необходимых документов с исполнителями, получение от них актов и (в случае с самозанятыми) чеков после оплаты.
Зачастую бухгалтер и менеджер проектов тратят на оформление всех бумаг больше времени, чем исполнитель выполняет заказ.
Процесс | Вручную | Автоматически |
|---|---|---|
Заполнение и оформление договоров | Заполнение бумажных договоров, вручную копирование или внесение контактных данных и платежных реквизитов каждого исполнителя, отправка почтой или курьером. Особенность: затраты времени — по несколько часов дополнительно на бумажную переписку, риск ошибки при копировании данных | Автоматическое подставление данных из проверенной анкеты исполнителя, возможность исправить в два клика, если данные изменились. Особенность: затраты времени — несколько минут, актуальные и верные данные в договорах и платежных реквизитах, экономия ресурсов на обмене бумажными документами |
Подписание документов | Физическое подписание и каждого экземпляра документов с исполнителями. Особенность: затраты времени — по несколько часов на исполнителя (согласование времени, когда он может подъехать в офис или организация отправки почтой), организованное хранение сотен и тысяч бумаг | Подписание онлайн при помощи электронной подписи, моментально в личном кабинете сервиса или через Телеграм. Особенность: затраты времени — несколько минут на подписание онлайн, нужна электронная подпись как юрлицу, так и каждому исполнителю. Сервис выпускает такую подпись (УНЭП) автоматически в момент подключения клиента. Все подписанные документы хранятся в сервисе и не потеряются. |
Подписание актов | Ожидание от исполнителя, физическое подписание и обязательное хранение у обеих сторон на случай проверки из ФНС. Особенность: затраты времени — несколько часов в месяц на напоминание исполнителям необходимости предоставить и подписать акт, проверка наличия и правильности документа перед выплатой, невозможность проконтролировать хранение экземпляра у исполнителя. | Электронное подписание с возможностью автоподписи. Хранение всех экземпляров в сервисе с доступом 24/7 Особенность: затраты времени — пару минут, есть автоподписание актов, сокращение бумажной волокиты перед выплатами, ускорение процесса оплат, снижение потенциального риска при проверке ФНС. |
Эксперты сервиса «Мои самозанятые» проанализировали опыт своих клиентов из сферы аутсорсинга и нашли причины, вызывающие резкий рост трудозатрат компании при попытке расширить бизнес.
Большинство причин связаны с разрозненными процессами, которые ведутся в отдельных сервисах или на бумаге:
Кадровое делопроизводство (договоры и акты) вручную на бумаге или через сбор подписанных сканов от исполнителей.
Сбор закрывающих документов от самозанятых в мессенджерах и эл.почте.
Распределение заказов между работниками и отчеты в чатах Telegram.
Анкеты исполнителей с реквизитами для оплат и реестры в таблицах Excel.
Выплаты через 1С.
Такие способы могут быть оправданы в небольших компаниях. Но когда число самозанятых в аутсорсинг-агентстве превышает 1000+ человек, количество экземпляров бумаг может доходить до 14 000.
Чтобы успевать с заполнением платежных документов для выплат, бухгалтерии приходится проводить оплаты с большими интервалами – увеличивать их до 5-14 дней. И вместо того, чтобы оплачивать каждый заказ, наоборот, собирать мелкие выплаты в несколько крупных.
Такое решение влечет демотивацию со стороны исполнителей. Так как самозанятые не обязаны работать только с одной компанией, есть риск что курьеры и комплектовщики выберут конкурентов, которые платят чаще.
Тогда под угрозой срыва окажутся договоренности с клиентами, что негативно отразится на бизнесе в целом.
Решение через автоматизацию рутинных процессов
К автоматизации приходят все компании, желающие масштабировать бизнес.
Кейс:
В сервис «Мои самозанятые» обратилась аутсорс-компания, работающая с маркетплейсами по России. На старте компаний обеспечивала сборщиками заказов и курьерами склады в одном городе, вести управление исполнителями вручную не составляло особых хлопот.
Но с расширением бизнеса на всю Россию аутсорсер стал работать с 7000 самозанятых исполнителей, количество бумаг (договоры, заявки, задания и акты), которые оформлялись ежедневно, выросло.
Операционка парализовала работу менеджеров-кураторов, количество проектов, которые мог взять аутсорсер одновременно, стремительно падало.
Благодаря автоматизации через сервис «Мои самозанятые» аутсорсер смог в 3 раза сократить время на управление исполнителями и увеличить в 5 раз количество самозанятых без расширения штата кураторов и бухгалтеров.
Это позволило на 50 % снизить издержки на администрирование и брать большее число заданий от клиентов.
Чтобы штатному персоналу не тратить десятки часов при расширении компании и работе с сотнями исполнителей, нужно автоматизировать самые ресурсоемкие массовые процессы:
оформление договоров;
автоматическое подписание сторонами Актов выполненных работ;
проверки самозанятых перед выплатами;
массовые выплаты по СБП, на любые счета и карты;
получение чеков.
Мы подготовили для вас инструкцию, как оптимизировать управление исполнителями за счет автоматизации. Метод применили уже 100+ компаний-аутсорсеров и смогли втрое сократить трудозатраты на документооборот и выплаты. Скачайте по ссылке.
Автоматизировать все бизнес-процессы по работе с внештатными исполнителями можно в сервисе «Мои самозанятые»
В сервисе «Мои самозанятые» аусторс-компании получают:
Подключение самозанятых к единому сервису документооборота и выплат.
Простой выпуск электронной подписи для договоров и актов.
Маршрутизацию заявок через внутренний маркетплейс исполнителей.
Максимально доступное подписание документов даже людям без навыков компьютерной грамотности.
Автопроверку статуса каждого самозанятого перед оплатой.
Автовыплаты в реальном времени после принятия работ.
Получение чеков от самозанятых через сервис сразу после выплаты.
Аутсорсер не упускает из фокуса важные процессы управления внештатным персоналом, но больше не тратит время на рутину и администрирование.
Преимущества сервиса «Мои самозанятые» перед ручными процессами
1. Контроль 24/7
Полный доступ к документам и их статусам.
2. Массовые выплаты тысячам исполнителей моментально
Работники получат оплату сразу после смены без дополнительных действий.
3. Оптимизация ресурсов штатных сотрудников
Менеджеры больше не тратят время на бумажный документооборот, сбор закрывающих документов или контроль проведения выплат.
Работаете с сотнями курьеров, грузчиков или другими внештатными бригадами? Сократите в 3 раза время на оформление и выплаты им.
Менеджер проведет демо и покажет, как это сделать при помощи сервиса «Мои самозанятые».
Чтобы убедиться в удобстве функционала, пользуйтесь сервисом бесплатно. Подключайтесь по акции «3 месяца весь сервис бесплатно»: ЭДО за 0 рублей и выплаты без комиссии.
Реклама: ООО «ЦБП», ИНН 7706456380, erid: LjN8KRcfZ
Комментарии
2Добрый день!
А почему вы аутстаффинг называете аутсорсингом? Это разные понятия. И разное правовое регулирование.
Аутстаффинг – это временное усиление собственной команды сторонними специалистами, не требующее оформления их в свой штат, а аутсорсинг – передача каких-либо задач своей компании сотрудникам другой.
Аутстаффинг — по сути, это заемный труд, который запрещен. Возможна такая форма только если у Аутстаффинговой компании есть аккредитация.
А подмена трудовых договоров договорами ГПХ - тоже, так себе история.
У меня такое понимание вопроса.
Поясните, пожалуйста, какая у вашей компании правовая позиция Аутстаффинну
В статье не рассматривается правовое поле и законность отраслей ни аутсорсинга, ни аутстаффинга. Мы говорим о том, что аутсорсинговые компании, действующие на вполне на законных основаниях, при расширении бизнеса могут испытывать сложности с кратным увеличением ручного администрирования процессов документооборота и выплат исполнителям. И предлагаем способы, как можно сократить время за счет автоматизации данных процессов в нашем сервисе.
Речь идет об оказании услуг самозанятыми аутсорсинговой компании. При этом, аутсорсинговая компания при заключении договора возмездного оказания услуг с заказчиком может привлечь как штатных сотрудников, так и самозанятых для оказания услуг в рамках договора, особенно это удобно для краткосрочных проектов.