Казалось бы, бухгалтеры и финансисты максимально системные люди. Они выполняют процессные задачи и уж точно не нуждаются в напоминаниях, «пушинге» от руководства и прочих фишках проектного менеджмента. Но рано или поздно даже в самом системном отделе возникают проблемы: ответственных не найти, сроки горят, сотрудники делают не то, что нужно.
Расскажем про 7 наиболее частых проблем в ведении проектов в финотделе и способах их решения.
Проблема 1. Вы потерялись в объеме задач и больше не видите реальной загрузки внутри команды
Пиковый аврал финансового отдела обычно выпадает на отчетные периоды. Вы не можете контролировать каждого сотрудника, потому что сами выполняете большое количество задач, и времени просто не хватает. В результате сложно оценить, кто выполняет двойную работу, а кто не делает нормы.
Решение — единое пространство для коммуникации
Чтобы держать все под контролем и быть в курсе событий, пригласите коллектив в единое пространство для коммуникаций. Важно, чтобы там вы смогли общаться по видео и в чатах, вести совместный календарь, ставить задачи со сроками выполнения отдельным сотрудникам или целой группе, редактировать документы, хранить их на диске с общим доступом.
Онлайн-сервис Битрикс24 удобен тем, что объединяет сразу десятки различных инструментов для работы компании. Сотрудники будут работать, взаимодействовать и решать рабочие вопросы в едином месте, а не в куче разных приложений.
Проблема 2. Не понимаете, какая задача срочная, а какая может подождать
Задач насыпалось, как снега зимой, и какую выполнять в первую очередь – непонятно?
Решение — учимся расставлять приоритеты
Когда задач становится очень много и удержать в голове все сразу становится сложно, поможет фокусировка внимания.
Система фокусировки внимания:
помогает следить за задачами и проектами;
выбирает, что важно именно вам в зависимости от роли в задаче;
поднимает в верх списка задачи и проекты, в которых нужно ваше участие прямо сейчас.
Это поможет значительно ускорить работу, так как не придется делать ничего вручную, задачи будут «загораться» и напоминать о себе автоматически.
Кликнув по каждой конкретной задаче, можно посмотреть ее историю: когда она была поставлена, кто над ней работал, как велось обсуждение, и на каком этапе выполнения она сейчас находится.
Расставляя приоритеты на задачи, вы разбиваете их на короткие и непродолжительные циклы, в методологии Скрам их еще называют спринты. Именно из-за своей краткосрочности и точности такие цели ясны и достигаются быстро.
Например, можно сложный отчет разделить на несколько спринтов, назначить ответственных, расставить дедлайны и приоритетность выполнения.
Тем самым вы структурируете работу команды, даете понять, что сейчас важно сосредоточиться на этом результате, а через неделю переходить к новой задаче. Это поможет команде лучше ориентироваться в задачах и корректно расставлять приоритеты в своей ежедневной рабочей рутине.
Кроме того, использование Скрама облегчает контроль на каждом этапе работы, ведь если приоритеты расставлены, цели понятны, то ясно, что подлежит контролю в первую очередь.
Работа с помощью коротких спринтов позволяет избежать ошибок и дает возможность меньше исправлять и переделывать, если ошибка все же появится.
В Битрикс24 есть возможность собрать команду и расставить задачи по Скрам. Все задачи — в едином месте. Большой плюс в том, что в сервисе сразу же будут доступны и другие инструменты для ежедневной коммуникации в скрам-проектах.
В нем есть видеозвонки для онлайн-планерок, общий календарь, в котором легко забронировать время для встреч даже с большим количеством участников, диск для хранения общих документов и чаты для уточнения оперативных данных.
Все инструменты для совместной работы интегрированы между собой.
Проблема 3: Вы старательно работаете, но результата трудов не видите
Еще одна проблема, с которой сталкиваются как руководители, так и сотрудники отдела — работаешь много, домой вовремя не уходишь, а никто не замечает результатов твоих стараний.
Например, перед вашим отделом поставлена задача: разработать систему премирования. Ее итогом должно стать положение о премировании, которое предусматривает все возможные производственные ситуации и содержит все необходимые расчеты.
Но, чтобы его подготовить, необходимо собрать, проанализировать и просчитать множество данных, согласовать каждый пункт с юристами, кадровиками и руководством и т. д.
Задача постоянно застопоривается на согласовании, обрастает новыми данными, откатывается на внесение правок и переделок уже готовых блоков. Конечная дата завершения проекта неизвестна, у вас опускаются руки, а вашего вклада в общее дело никто не видит.
Решение — разбиваем объемные задачи на небольшие
Проектный менеджмент включает в себя такой метод как съесть «слона по кусочкам».
Чтобы выполнить глобальную задачу нужно разделить ее на несколько мелких, проранжировать, делегировать подчиненным. Выполняя такие небольшие поручения, можно будет наблюдать, как медленно, но верно вы идете к поставленной цели.
Как с этим работать?
Добавляйте задачи в Бэклог — колонку со списком всех намеченных работ по проекту.
Формируйте из них короткие итерации — спринты.
Руководителю будет видно, как движется команда, сколько задач она берет в спринт и сколько успевает закрывать. Скрам-мастер (в терминологии Скрама именно он отвечает за производительность и успех команды) может оставить свой комментарий под любой задачей и показать, что он видит работу сотрудников и мотивировать их к дальнейшим действиям.
Проблема 4. Не знаете, как отследить рутинные задачи
Мы уже разобрались, как нестандартно подойти к организации работы финотдела с использованием среды управления проектами. Но вот что делать с рутинными задачами, которые ежедневно выполняют ваши сотрудники? В финансовом отделе таких задач полно, они не всегда видны руководству, но у сотрудников зачастую отнимают до 50% времени и часто приводят к выгоранию. Как отследить их и как помочь сотрудникам тратить на них поменьше времени?
Решение — автоматизировать процессы
Давайте посмотрим на некоторые задачи, которые выполняют в финотделе, помимо стандартных планов, расчетов и смет:
подготовка документов для получения кредита или открытия кредитной линии;
заключение договоров (типовых, например на аренду посещения, интернет, уборку и т. п.);
подготовка актов сверок взаиморасчетов;
проведение мероприятий по повышению финансовой грамотности и финансовой дисциплины на предприятии;
рассмотрение обращений и писем граждан по вопросам деятельности службы и т.д.
Как видно, большинство из перечисленных задач достаточно рутинны —договоры имеют типовой характер и заключаются ежегодно одинаковые, меняются только сроки; письма граждан тоже могут быть схожими, по одной и той же проблеме или же пакет документов на кредит, тоже сильно не изменяется.
Но все эти задачи отнимают много времени у исполнителей, поэтому лучше их автоматизировать:
Создавайте шаблоны для повторяющихся задач. Битрикс24 поставит задачу за вас в нужное время.
Настройте автоматическую отправку писем, смену ответственного или статуса задачи.
Следите за эффективностью сотрудников через систему специальных отчетов. Используйте ее для расчета KPI и премиальной системы в компании.
Автоматизация входит в платные тарифы Битрикс24.
Проблема 5. Не видите, какая задача будет следующей и не понимаете, к чему готовиться
Итак, уже понятно, как расставить задачи в порядке их приоритетности, как отслеживать их выполнение, но вот как сделать, чтобы стало ясно, какая задача будет следующей? Какие ресурсы могут понадобиться для ее выполнения?
Решение — визуализировать процессы
Диаграмма Ганта — это отличный инструмент для планирования и эффективного управления разными задачами.
Сама по себе диаграмма Ганта представляет собой несколько полос между вертикальной осью с перечнем задач и горизонтальной осью со временем их выполнения.
Как и в любых проектах, в финансовом отделе некоторые задачи могут выполняться параллельно друг другу, а некоторые исключительно после завершения предыдущей.
Например, можно собирать план-смету на будущий год и параллельно готовить отчет по исполнению за текущий год или подписывать договор о сотрудничестве с новой компанией, т.к. данные задачи не связаны между собой.
Однако, чтобы подготовить отчет об исполнении плана за текущий год вам потребуется собрать данные со всех отделов, систематизировать их и собрать в единый документ. Вот задачи по «сбору данных» и «формировании отчета» будут идти строго друг за другом, но как понять, когда начнется то самое формирование отчета?
Из диаграммы Ганта будет видно, что, например, до 1 декабря собираются данные, а с 1 декабря из всех собранных данных начнется формирование отчета.
Проблема 6. Во время командировок не получается отслеживать выполнение работ
Не только руководитель предприятия может ездить в командировки, но и руководители финотделов. И иногда, их командировки затягиваются, а чтобы не было, как в поговорке «кот из дома — мыши в пляс», управлять проектами можно и нужно онлайн.
Решение — управление проектами онлайн
Битрикс24 доступен со всех мобильных устройств, поэтому руководителю доступно управление проектами онлайн.
В режиме реального времени можно отслеживать:
Выполнение задач.
Назначение ответственных.
Переписку.
Какие сотрудники реально работали над задачей;
Проблема 7. Не знаете, как работать со сторонними компаниями
Представьте, что ваша компания выполняет совместный проект с другой организацией. Или же вы хотите нанять субподрядчика. Как наладить процесс коммуникации друг с другом, как обмениваться документами? В электронной почте можно потерять много важных писем. Несмотря на то, что в почте можно пометить письмо как важное, структурировать их по папкам, поток информации там огромен.
Решение — единое пространство для внешних коммуникаций
Можно пригласить подрядчика или партнера в ваше рабочее пространство для коммуникации. Достаточно просто отправить ему приглашение на электронную почту.
Вы сможете ставить ему задачи так же, как и сотрудникам компании. Он получит доступ только к этой задаче и сможет участвовать в обсуждении. Другие проекты и деятельность вашей компании внешний коллега не увидит.
Он будет ограничен только задачей, в которой он принимает непосредственное участие, а вам будет удобно, ведь все ваши коммуникации, переписки, документы находятся в едином информационном пространстве, а не в сторонних мессенджерах.
Искусственный интеллект в помощь
Чтобы рутины и скучных задач было поменьше, а работа приносила удовольствие, делалась быстрее и была разнообразнее и креативнее — можно прибегнуть к нейросетям.
В Битрикс24 есть помощник на базе искусственного интеллекта Битрикс24 CoPilot. С его помощью можно значительно ускорить работу, мыслить масштабнее и вдохновиться новыми идеями.
С чем он может помочь?
Поможет придумать. Предложит вам новые идеи для регламента работы с расходными документами или сгенерирует для вас новые решения как упростить рабочий процесс. Кроме того, он оценит ваши идеи, а если надо — улучшит их, чтобы вы могли получить наилучший результат.
Поможет доработать текст. Он сформулирует мысль понятнее, красивее и грамотнее, что очень важно для финансового отдела. Кроме того, AI-помощник поможет выделить главное. Если у вас есть большой текст, который нужно прочитать, но времени нет — нейросеть сделает это за вас и расскажет суть покороче.
Поможет поставить задачу. Он опишет, структурирует, добавит чек-лист или подзадачи. Например, если вам нужно составить бюджет на следующий год, AI-помощник поможет вам описать все этапы и подготовить все необходимые инструкции для других департаментов.
В итоге AI-помощник Битрикс24 CoPilot может значительно упростить работу финансового отдела любой компании.
Итоги
Навести порядок в отделе, и выстроить рабочий процесс не так сложно, как кажется. Сделайте первый шаг. Попробуйте организовать управление задачами и проектами в Битрикс24. Онлайн-сервис поможет:
Не потеряться в рутинных задачах.
Видеть загрузку команды.
Достигать поставленных целей.
Автоматизировать процессы.
Сделать свою жизнь и жизнь сотрудников легче.
Начните использовать бесплатный Битрикс24 уже сейчас.
Реклама: ООО «1С-БИТРИКС», ИНН 7717586110, erid: LjN8KDAZE
Комментарии
6Не могу окончательно наладить свою работу в задачах Битрикса. Оч жду функционала, когда уведомления по задачам и уведомления из чатов будут сыпаться не в один колокольчик) Но вообще Битрикс - спасение! Оч нравится
в настройках можно убрать уведомления из чатов, тем более их и так прекрасно видно. И тогда будет порядок с уведомлениями по задачам)
Смотрю на картинку. Больно ))))
Картинка - зачет)