Почему обязательный КЭДО — это уже наше завтра, чем пугают кадровиков и работников и какие документы на бумаге держать приятно

Сервисом Easy Docs пользуются уже более 200 компаний, команда проекта объединяет экспертизу профессионалов с опытом работы в телекоме, финансах, собственном бизнесе и государственном управлении.

Корреспондент «Клерка» беседует с Денисом Куликовым, генеральным директором компании-создателя сервиса Easy Docs для КЭДО.

— Расскажите, пожалуйста, что сейчас происходит в сфере кадрового электронного документооборота, какие тренды в бизнесе в этой сфере, и как вы, вообще, решили перейти в это направление и заниматься КЭДО?

— Как ни удивительно, но лидером этого тренда в России является государство. Оно задает общее направление на цифровизацию всех процессов, где в том или ином виде до сих пор используются бумажные документы.

В этом движении важно отметить следующие ключевые этапы. Сначала происходит цифровизация процессов, при которой бумажные документы и их скан-копии заменяются электронными документами. На втором этапе автоматизируются рутинные операции с определенными алгоритмами над данными и документами находящимися в информационных системах. И уже третьим этапом идет автоматизация работы конкретных пользователей системы с применением алгоритмов искусственного интеллекта в виде электронных помощников и ассистентов.

Переходя к электронным документам надо привыкнуть к тому, что такие документы живут вместе со всеми своими данными в информационных системах, а не в сейфах или шкафах, их не всегда можно распечатать и нельзя подписать задним числом.

Уверенно можно сказать, что большинство компаний если еще не внедряет кадровый электронный документооборот сейчас, то предчувствует такую необходимость в самом ближайшем будущем.

Почти всегда компании, с настороженностью глядя на единичных «инноваторов», полностью отказавшихся от бумаги, принимают решение начать внедрение с небольшого по численности персонала подразделения (юридического лица) и в случае достижения успеха развивать решение на весь холдинг.

На практике компания «X» утверждает, что внедрила КЭДО, но пользуются им здесь от силы от 10 до 100 сотрудников. Так что, если смотреть на рынок КЭДО с точки зрения трудоспособного населения, использующего электронные документы в кадрах, рынок занят фактически не более чем на 2–5%.

EasyDocs не всегда был платформой для КЭДО.

С учетом нашего «печального опыта» и проведенного custdev’a, мы посчитали, что рынку нужно решение, которое позволит скрыть от пользователя существование множества систем электронного документооборота и всех связанных с этим проблем (много операторов, кривой роуминг) и упростить процесс подписания документов квалифицированной электронной подписью. При этом руководителю предприятия не надо будет отдавать свою подпись бухгалтеру, чтобы «не мучиться», а подписывать самому.

Сделали платформу по обмену электронными документами с удобным подписанием — генеральных директоров и компаний, для которых такое решение было бы востребованным, оказалось очень мало.

В 2018 году кто-то из потенциальных клиентов спросил: «А вы можете сделать так, чтобы можно было обмениваться кадровыми электронными документами, а не бумажными?» Мы были настолько очарованы именем и размером компании, что сделали для них решение по КЭДО.

Параллельно мы принялись изучать эту тему как с точки зрения нормативного законодательства, так и с точки зрения технического решения. Оказалось, что у нас технологически все было почти готово. Мы сформировали ценовое предложение и запустили рекламу. Пошли клиенты.

Как технологически, так и с точки зрения продукта мы реализовали в платформе весь необходимый для перехода на КЭДО функционал. Все, что мы дорабатываем или ставим в планы на будущее — это или требования законодательства, или результат наложения нашего стратегического видения на просьбы клиентов.

Мы не занимаемся кастомизацией системы под клиента, не берем за это деньги, но делаем бесплатно то, что, считаем, может быть нужно всем.

— Как я понимаю, кадровый документооборот в электронном виде — это такая история по желанию, то есть кто хочет, тот внедряет, кто не хочет, тот отказывается. А как вы считаете, станет ли он обязательным, и когда это может произойти?

— Сейчас — по желанию. Не очень важно, как мы считаем. Вещи, которые зависят от государства, происходят всегда очень неожиданно. Не поверю ни одному человеку, который утверждает, что знает будущее в этом вопросе.

Когда выйдет очередное постановление правительства, тогда можно будет что-то говорить. А так может быть что угодно. Важно, что у государства есть действительно активный тренд на цифровизацию всего.

Действующий председатель правительства имеет за спиной очень успешный проект цифровизации налогообложения. Я не специалист по уплате налогов в других юрисдикциях, но во многих странах люди, которые платили налоги, (например, в США), считают: то, как выстроена сейчас цифровизация налогообложения в РФ, — это номер один в мире.

Можно ожидать, что и до кадров это дойдет. Вполне возможно, и КЭДО станет обязательным, но тут есть нюансы.

Самый вероятный сценарий — это тот, при котором компании получат право установить своим внутренним локальным актом обязательное использование электронного документооборота в кадрах. При трудоустройстве сотрудник сразу соглашается на такую форму документооборота.

Обязать граждан каким-то образом использовать исключительно электронные документы — это из области фантастики. Это должна быть обязанность и ответственность работодателя.

Возможно, работодателей обяжут это делать.

Другой пример цифровизации — отрасль здравоохранения. Здесь внедрили понятие структурированного электронного медицинского документа.

Внедряя этот подход, Министерство здравоохранения разрабатывает виды различных электронных документов (например, документы — электронная медицинская карта, результаты лабораторного анализа), стимулирует дорабатывать информационные системы на поддержку таких документов, обязывает врачей и клиники переходить на использование таких электронных документов, в итоге делая доступными данные документы для пациентов на едином портале государственных и муниципальных услуг.

Напрашивается такой вывод: государство еще может заставить бизнес что-то делать в части цифровизации, а вот граждан заставить что-то делать в этом направлении гораздо сложнее.

— Давайте разберем это на примере электронной подписи физлиц.

Электронная подпись — это либо смартфон, либо компьютер. Не все работники имеют смартфоны, компьютеры, а кто-то до сих пор пользуется кнопочным телефоном. Как в такой ситуации обязать граждан использовать электронные документы в кадрах — большой вопрос.

Кто-то должен взять на себя затраты, выдать всем смартфоны. Процесс цифровизации становится довольно-таки затратным.

Ускорить его можно достаточно просто: законодатели должны заинтересовать работодателя, чтобы он уже на своем уровне решал задачу цифровизации своих сотрудников.

— Каковы, по вашему мнению, главные преимущества кадрового электронного документооборота для компаний? И еще: удобно ли с ним работать и что это дает?

— Хранить бумагу, печатать на ней и работать с ней дороже, чем с электронным документом. Для сравнения вспомните, сколько сейчас стоит электронная книга — около 300 рублей. При этом ее бумажный аналог продается за 1000 рублей. Однако вопрос цены не является определяющим фактором при переходе на КЭДО.

Самый важный фактор здесь — внедрение современного и удобного механизма взаимодействия между компанией и сотрудниками в части обмена кадровыми документами.

По большому счету, мы все уже давно живем в цифровом мире личных кабинетов различных информационных систем, только кадровый учет — один из последних, кто заходит в эту историю.

Кадровый электронный документооборот является инфраструктурным связующим звеном между кадровой службой, учетной системой компании и сотрудником.

Вот теперь перейдем на самом деле к важным интересным вещам.

Первая ключевая история — это собственно документы. При использовании информационных систем в кадровом документообороте для создания того или иного кадрового документа для конкретного сотрудника достаточно одного нажатия кнопки.

Ошибки — никаких ошибок здесь не будет, потому что система генерирует из шаблона правильный красивый документ, и мы будем всегда уверены в том, что у нас все кадровые документы в порядке.

Согласование документов — стандартная операция для системы электронного документооборота, но такие системы используются для оформления и согласования договоров, первички, служебных записок. Кадровые документы в них согласовывать не принято. В КЭДО эта функция реализована с учетом специфики кадровых документов.
Массовое подписание документов. Вы наверняка сталкивались с кадровыми документами, с которыми внезапно надо всем ознакомиться и подписать. Для работника кадровой службы это кошмар. Сделать это с использованием систем КЭДО, во-первых, просто, а, во-вторых, сразу включен контроль исполнительской дисциплины.

Нажав одну кнопку, вы можете узнать, что сотрудник Вася с документом еще не ознакомился, а Петя и весь его отдел уже все сделали.

Когда возникает необходимость массового подписания каких-либо документов, КЭДО сильно упрощает эту задачу.

Теперь поговорим о больших «плюшках» из-за которых хочется пользоваться КЭДО.

Формат или режим работы. Формат взаимодействия с сотрудником сейчас очень сильно изменился. Появился удаленный режим работы. При таком режиме использование электронных документов — единственно правильный путь, который многие выбрали в период ковида.

Для людей, работающих из дома, оказалось возможным осуществить массовые подписания документов, ознакомления с приостановкой работы в офисе, подписание трудовых договоров, заявлений на отпуск, ознакомление с приказами. Все это оказалось классной и своевременной историей.

Заявление на отпуск — наиболее массовый документ, который живет в кадровом документообороте с самого его появления. Для такого популярного документа мы сделали очень удобную красивую историю с визуальным отображением графиков отпусков.

Все могут смотреть свои графики. Функция оказалась очень востребована.

— У вас есть уже много кейсов, когда компании переходят на КЭДО. А насколько этот процесс трудоемок, особенно для компании, где раньше все кадровые документы велись только на бумаге? Сколько примерно времени занимает такой переход?

— Если в компании живет культура проектного подхода вне зависимости от того, к каким процессам он применяется, проект по внедрению реализуется быстро. Компания любого размера может перейти на КЭДО за месяц

Внедрение состоит из нескольких этапов.

Сначала появляется потребность в каком-то приложении для ведения КЭДО. Перед тем, как начать им пользоваться, нужно издать локальный нормативный акт — Регламент КЭДО.
Затем с ним всех надо ознакомить. На первые два этапа уйдет примерно половина времени.
Потом потребуется время на объяснения, обучение и подготовку документов для КЭДО.

Фактически основное время на внедрение КЭДО уходит на подготовку Регламента и некоторую просветительскую работу о том, как это все будет дальше работать.

У сотрудников вообще нет никакой отсталости в этом процессе, с точки зрения технологий, скорее, наоборот.

Процессы перехода на КЭДО в крупной компании и в маленькой в целом идентичны. Но в маленькой компании почти всегда нет проектного подхода, там все очень сильно завязано на первое лицо компании или на того, кто реально контролирует деятельность.

— Вы упомянули, что кадровому электронному документообороту нужно обучаться. Что должны знать сотрудники, которые будут этим заниматься?

— Я бы не сказал, что КЭДО требует особой подготовки и обучения. Скорее всего, здесь есть две группы вопросов.

Первое, с чем сталкиваются сотрудники, это незнание и неумение постановки подписи в документе. 90% людей не понимают, что они делают в этот момент. С бумажным документом проще: его просто приносят на подпись, не задаваясь какими-либо вопросами.

За электронной подписью скрывается очень важный момент — просветительский. Нужно снять у сотрудников страхи. Потому что в СМИ существует отдельное направление по запугиванию граждан всякими разными электронными кошмарами. Из серии «за вас кто-нибудь и где-нибудь все подпишет, все украдет и отнимет».

В СМИ всегда кто-то рассказывает истории про нехорошие дела из-за кражи чужой электронной подписи. Но никто не ведет статистики и сравнения, сколько нехороших дел было сделано с использованием поддельных бумажных документов.

Аккуратным нужно быть с любыми документами. Существуют определенные уровни внимания и гигиены работы с любыми цифровыми сервисами, которые всем надо знать. Мы же понимаем, что, получив непонятно от кого левую ссылку, по ней переходить не надо, потому что, может быть, это какие-то хакеры пытаются украсть данные.

— Вы говорили о заявлении на отпуск как об одном из самых популярных документов. Можете рассказать, что нужно делать сотруднику, чтобы отправить электронное заявление на отпуск или на увольнение своему работодателю посредством КЭДО?

— Все зависит от того, как процессы устроены в компании. В КЭДО обычно это просто пара кликов. Количество действий может зависеть от того, например, принят в компании график отпусков или не принят.

Рассмотрим классический пример.

Процесс начинается с составления графика отпусков. У нас в системе этот электронный процесс отлично реализован, по сравнению с офлайн мероприятием по обсуждению графика.

В сервисе можно просто посмотреть, кто и когда идет отпуск, кто с кем пересекается.

В офлайн сложнее договориться и увидеть пересечение отпусков. Визуальная картинка сразу подсвечивает критичные точки.

Когда собираешься в отпуск в соответствии с графиком отпусков, у тебя просто выскакивает уведомление, с которым нужно ознакомиться.

В нашем решении есть интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом. Кадровик работает в своей учетной системе, а сотрудник — в личном кабинете. Даже без участия кадровика заявление полетит на согласование, по которому в 1С создается приказ.

КЭДО отправляет приказ сотруднику и руководителю, все его подписывают. Документооборот завершен. При этом, что важно, все документы, которые появились в результате электронного подписания, автоматически прикрепляются к соответствующему документу в 1С:ЗУП.

Поэтому отпуск — это пара кликов. Если нужен перенос отпуска, значит выбираем шаблон заявления на перенос отпуска. Заявление опять же проходит по маршруту согласования. После согласования меняется график отпусков. Скорректировали график отпусков — и уведомление об отпуске сформируется уже в новые даты.

— Раз вы начали говорить о сервисе, расскажите, какие еще функции он представляет, чем отличается от других подобных?

— Давайте я расскажу, чем мы гордимся.

Первое, о чем мы серьезно подумали, это система маршрутов согласования в компании. Маршрут согласования должен соответствовать кадровой структуре в компании. Создание такого маршрута для любой системы электронного документооборота — краеугольный камень.

Очень важно, чтобы система поддерживала актуальную штатную расстановку в компании. Поскольку мы интегрируемся с учетными системами, то мы научились извлекать из них данные об организационной структуре и использовать их при построении маршрутов.

Можно сказать, что мы переизобрели алгоритм создания маршрутов согласования.

Если в крупной компании вы хотите сделать какой-то маршрут согласования, то достаточно один раз его создать, а дальше он будет сам перестраиваться по необходимости, в зависимости от того, как будет меняться ваша компания.

Например, вместо начальника Иванова стал начальник Петров, система это учтет. Вы не заметите, просто автоматически поменяется ответственное лицо. Если у вас сократился отдел, то да, вам придется поменять информацию о подразделении в 1С. Но с точки зрения настроек маршрутов вам ничего делать не надо.

Вторая история, которую мы начали довольно давно, но долгое время не находили ей достойного применения, это конструктор шаблонов для документов.

У вас есть документ со своей печатной формой и у вас есть шаблон этого документа, т.е. фактически у вас уже имеются некоторые основы для создания документа. Мы встроили в свою систему простой редактор, который позволяет такие шаблоны создавать.

Кроме этого, у нас в сервисе, как у всех, есть все необходимые виды электронных подписей, которые можно использовать в кадровых документах: квалифицированные и неквалифицированные электронные подписи и простые.

Тот же график отпусков мы сделали в виде красивого календаря, который его визуализирует. Мы сделали очень удобную и простую интеграцию с 1С:ЗУП для того, чтобы этот процесс для сотрудников кадровой службы вообще не занимал много времени.

Мы сделали хорошую историю, связанную с массовым ознакомлением сотрудников с локальными нормативными актами. Это пригодится для ситуаций, когда вам необходимо ознакомить одновременно всех сотрудников с новым ЛНА. В системе вы можете не только это сделать, но и проконтролировать всех.

— Сейчас будет такой волнительный для бухгалтеров вопрос. Многие из них беспокоятся, что электронные документы нужно как-то сохранять, при этом срок действия подписей, которыми заверяют электронные документы, ограничен. Есть ли здесь какие-то трудности?

— Когда ты подписал документ и на нем есть электронная подпись, то она действует сколько угодно. Другое дело, что сертификат электронной подписи живет 12 или 15 месяцев, и если вы попытаетесь проверить электронную подпись после окончания срока действия сертификата, которая связана с этой подписью, то в результате проверки получите ошибку, что «сертификат не действителен».

Здесь в самом деле существует недостаток в технологии проверки электронной подписи.

Есть определенные программные продукты, которые занимаются переподписанием электронных документов электронными подписями с актуальными сертификатами, но эти продукты не нашли широкого применения на практике из-за своей сложности и дороговизны.

Если вам потребуется какой-то документ для суда, то вы можете обратиться к нотариусу и сделать нотариальную копию электронного документа на бумажном носителе.

Из нашего опыта могу сказать, что сейчас многие нотариусы умеют работать с электронными документами и, в том числе, умеют разбираться со сроками действия сертификатов, в частности, проверяют актуальность сертификата на дату подписания электронного документа по реестру отозванных сертификатов.

Как человек, занимающийся цифровизацией, электронными документами и электронными процессами, могу сказать, что с электронными документами работать гораздо удобнее, чем с бумагой.

Какой вопрос действительно беспокоит, так это как суды и проверяющие органы будут относиться к электронным документам? Поймет ли суд, например, что этот документ, подписанный электронной подписью, существует на самом деле.

Уже есть примеры, когда судам удавалось разобраться даже в некоторых технологических ошибках при использовании информационных систем в кадрах. Они понимали, что какие-то цифровые процессы были реализованы неправильно. В целом и комиссии, и суды хорошо научились разбираться с электронными документами.

Если у суда возникнут затруднения или сомнения в юридической значимости электронного документа, то суд может обратиться за экспертным мнением сервиса электронного документооборота, удостоверяющего центра или другого независимого эксперта.

— Что ж тогда делать с бумажными документами? Ведь их тоже нужно хранить. Многие переводят их в электронный вид, хранят и на бумаге, в оцифрованном виде.

— Тут проблемы никакой на самом деле нет. Если людям нравится бумага, они ею пользуются, что с этим поделаешь. Пользуются, хранят, арендуют склады, может быть, ангары, где всю эту документацию хранят. Абсолютно уверены, что если пропадет электричество, то у них будут документы для работы. Не знаю, как в темноте их читать, но, по крайней мере, они будут в шкафу лежать.

Но есть документы, которые действительно держать на бумаге очень приятно.

— А какие?

— В государственных органах хорошим тоном считается, что какой-нибудь министр или служащий высокого ранга на документе рукой напишет, например, «С уважением». Бумага дает важный эмоциональный момент.

При этом уверен, что моим детям это не будет важно, они уже не пишут ничего. Лет через 50 не будет бумаги. Пожалуй, уже даже через 25 лет не будет.

— Расскажите о типичных ошибках, которые совершают работодатели при внедрении электронного документооборота в кадрах?

— Если мы что-то цифровизируем, проводим внедрение КЭДО, то ключевой момент такой: а как все было организовано «до»?

Кто не умел правильно построить процессы раньше, у того будут проблемы и с КЭДО. У того, кто умел, все будет нормально работать.

Но есть один важный момент. Электронные документы заставили все компании и государства задуматься о правах субъекта на свои персональные данные и их защиту.

Если у компании с бумажными документами и процессами было все в порядке, то в целом, если она нормально подготовит локальные нормативные акты и в соответствии с ними переведет всех на цифровизацию, и с персональными данными все будет в порядке.

Здесь как раз можно допустить ошибку, причем такую, которую нельзя выявить сразу. Полгода что-то делал неправильно — и можешь так и не узнать об этом вплоть до ближайшей проверки.

За плохую работу с персональными данными на бумаге никого не наказывали, а вот за нарушения в работе с электронными документами в части персональных данных всех уже наказывают.

Мир изменился и уровень ошибок тоже. Раньше люди могли выкинуть пачку бумаги с копиями паспортов в помойку или еще чего-то сжечь или уничтожить. Это было сплошь и рядом. С электронными документами так не получится. Поэтому надо повысить экспертизу компании при переходе на электронные кадровые документы в части защиты персональных данных и кибербезопасности.

— Еще немного о сотрудниках. Помогаете ли вы своим клиентам выстраивать линию поведения с персоналом? Объясняете, как убедить сотрудников, что КЭДО — это удобно и безопасно? Вот мы затрагивали момент, что не у всех есть смартфоны, на электронные трудовые многие не перешли. Как таких убедить?

— Года два назад мы на это много времени тратили, сейчас работодатели справляются почти без нас. У нас есть экспертиза по обучению, но она требуется все меньше и меньше. Большинство компаний в содружестве с IT-службами сами справляются.

— То есть, получается, КЭДО внедряют в добровольно-принудительном порядке?

— Ну почему, это же не какая-то вещь, которая людям сложно дается. Это другой пользовательский опыт, безусловно, но не критичный. Такси уже давно стали цифровизированными. Люди уже миллионы вещей делают, так же как и вызывают такси в приложении. Так же просто будет подать то же заявление на отпуск.

— Как через КЭДО взаимодействовать с внештатниками, самозанятыми, ИП или просто физлицами в плане нетрудовых договоров?

— В некотором смысле это же для компании просто внешний контрагент. Наш сервис фактически вышел из системы, которая изначально была акцентирована на работу с внешними контрагентами.

Договор ГПХ — значит ГПХ. Просто еще один договор, который попадает в документооборот. Для нас не принципиально, с кем этот договор — с внештатниками, самозанятыми.

— Вначале вы говорили об электронных документах в медицине, в том числе и в государственных учреждениях. Для исполнительной власти проходит эксперимент, с 1 июня 2023 года он начался и закончится 31 мая 2024 года. Эксперимент по внедрению электронных документов в кадровой работе. Что вы знаете об этом проекте, и насколько успешно он проходит именно в госучреждениях?

— Я знаю, что он должен закончиться в мае, и, что в нем участвуют четыре ведомства. Эксперимент делается на основании их традиционно используемой в кадрах федеральной государственной информационной системы кадрового учета. Как это все проходит, никто особо не расскажет.

Мы знаем, что есть эксперимент, это о чем говорит?

О том, что на уровне государства есть полная готовность переходить на электронные кадровые документы. Эксперимент — это просто некая апробация, нулевой этап внедрения.

Государство для четырех своих ведомств организовало фактически нулевой цикл внедрения КЭДО. Сам по себе этот факт достаточно крутой и говорит о том, что этот паровоз бежит быстрее бизнеса.

Я думаю, что в Минцифры сидят люди с очень светлыми умами, которые понимают, что делают. С нетерпением жду, чем закончится эксперимент.

Я думаю, что в итоге мы вернемся к теме обязательности кадрового документооборота, и цифровизация государственных служащих будет успешно продолжаться.

— Спасибо вам за беседу! Может, у вас есть какие-то пожелания, напутствия тем, кто хочет перейти на КЭДО?

— Мне кажется, вы хотите, чтобы я сказал — не бойтесь, прыгните в эту воду со страшной силой, даже не надо учиться плавать, все само придет. Но, если честно, мне бы очень хотелось, чтобы у руководителей предприятий и у тех, кто финально отвечает за принятие решения по КЭДО, появилось понимание, что электронные документы — это хорошая история.

История, которая, на самом деле, убирает один большой кусок головной боли.

Может быть, руководитель и не замечал, что он есть. Думал, что это с ним навсегда, так сказать, что эта часть здания является несущей, и без нее никак. А потом выясняется — она не нужна, и это здорово.