Фриланс, аутстаффинг, аутсорсинг: что это за модели и как бизнесу выбрать подходящую

Вместе с Юлией Батальцевой, директором по маркетингу EasyStaff, компании-разработчика IT-решений для фрилансеров, рассмотрим основные аспекты моделей и поможем сделать осознанный выбор.

В чем разница между фрилансом, аутстаффингом и аутсорсингом

Фриланс, аутстаффинг и аутсорсинг — это три разных подхода к организации работы, которые могут быть использованы бизнесом для достижения определенных целей.

Фриланс

Фриланс — это форма занятости, при которой человек работает независимо от какой-либо организации или принимает заказы от работодателей по мере необходимости.

Характеристики:

• фрилансеры обычно используют самозанятость или ИП и работают на себя;

• они могут работать на разных проектах и с разными клиентами одновременно;

• оплата за работу происходит на основе выполненных задач по часам или по другим согласованным условиям с клиентом.

Примеры успешного применения:

• Создание контента для маркетинговых кампаний: фрилансер написал серию статей о туристических направлениях для турагентства, что привело к росту трафика на их сайте и увеличению числа бронирований.

• Дизайн: специалист разработал креативный логотип для стартапа, который выделяется среди конкурентов и помогает бренду привлекать внимание клиентов.

• Разработка веб-сайтов: фрилансер создал интерактивный и удобный веб-сайт для бронирования жилья, что помогло привлечь новых постояльцев и увеличить объем продаж.

Аутстаффинг

Аутстаффинг (Outstaffing) представляет собой модель организации трудовых отношений, при которой компания арендует сотрудников у посредника (аутстаффинговой компании), которая затем выступает в качестве работодателя этих сотрудников.

Характеристики:

• сотрудники аутстаффинговой компании работают на клиентов по контракту;

• компания-клиент контролирует работу аутстаффинговых сотрудников, но не является их работодателем;

• оплата за услуги осуществляется обычно на основе определенной ставки за каждого аутстаффингового сотрудника.

Примеры успешного применения:

• Разработка программного обеспечения: компания-заказчик аутстаффила команду разработчиков для создания новой платформы для онлайн-продаж, что позволило существенно сократить время разработки и уменьшить затраты на обслуживание персонала.

• Кадровое администрирование: фирма привлекла аутстаффинговую компанию для управления всеми аспектами человеческих ресурсов, что позволило сосредоточиться на основной деятельности и повысить эффективность бизнес-процессов.

• Бухгалтерские услуги: организация использовала аутстаффинг для обеспечения финансовой отчетности и налогового учета, что позволило снизить затраты на содержание внутреннего бухгалтерского отдела и повысить точность отчетности.

Аутсорсинг

Аутсорсинг — это передача определенных бизнес-процессов или функций третьей стороне, чаще всего другой организации.

Характеристики:

• компании, занимающиеся аутсорсингом, обычно специализируются на определенных услугах или процессах;

• аутсорсинг может включать передачу как операционных, так и вспомогательных функций, таких как IT-поддержка, бухгалтерия, маркетинг и т. д.;

• обычно заключаются долгосрочные контракты, регулирующие обязательства и ожидания относительно качества и сроков выполнения работ.

Примеры успешного применения:

• Финансовое и кадровое администрирование: компания аутсорсирует бухгалтерские услуги финансовой фирме, что позволяет последней точно и своевременно вести учет, снижая риски ошибок и уменьшая нагрузку на собственный персонал.

• IT-инфраструктура: крупная корпорация аутсорсит управление своей IT-инфраструктурой специализированной компании, которая обеспечивает непрерывную работу систем, сокращает время простоя и обеспечивает защиту от киберугроз.

• Клиентский сервис: онлайн-ритейлер аутсорсит обработку звонков своим клиентским сервисным партнерам, что позволяет им обрабатывать больший поток запросов и обеспечивать быстрое и качественное обслуживание клиентов во время пиковых нагрузок.

Все модели предоставляют бизнесу разные возможности и подходы к решению задач.

Но какие у подходов плюсы и минусы?

Фриланс: преимущества и недостатки

Плюсы

1. Доступ к специализированным навыкам: фрилансеры часто специализируются в «узких» областях, что позволяет им предлагать высококачественные услуги. Например, веб-разработчик с фокусом на создании мобильных приложений может иметь более глубокие знания в области GameDev, чем полноценная веб-студия.

2. Экономия на зарплате и офисных расходах: фрилансеры не требуют постоянной зарплаты, ДМС, пенсионных и т. д., а также не нуждаются в офисном пространстве или оборудовании.

3. Масштабируемость: благодаря фрилансерам бизнесы могут быстро расти или сокращать свою деятельность в зависимости от текущих потребностей. Например, интернет-магазин цветов и подарков может временно нанять фрилансера для управления контентом в социальных сетях в период праздников или распродаж.

4. Интернациональность: благодаря доступу к глобальному рынку труда фрилансеры могут работать с клиентами со всего мира, что позволяет им расширять свой опыт и навыки. 

Минусы

1. Неустойчивость: фрилансеры могут внезапно изменить расписание работы или даже прекратить сотрудничество без предупреждения. Это может привести к задержкам в проектах и нестабильности в бизнесе.

2. Коммуникация: иногда возникают проблемы с общением из-за разных часовых поясов, языковых барьеров или просто недостаточной доступности фрилансера.

3. Зависимость от одного поставщика услуг: если бизнес слишком сильно зависит от одного специалиста, это может быть рискованно. В случае его недоступности или ухода работа компании сильно затормозится.

Аутстаффинг: преимущества и недостатки

Плюсы

1. Интеграция с бизнес-процессами: при аутстаффинге компании могут интегрировать внешних специалистов в свои бизнес-процессы, обеспечивая эффективное взаимодействие с инхаус командами. Например, крупная компания в сфере информационных технологий аутстаффит (пользуется услугами) небольшую команду разработчиков для создания нового ПО.

2. Сокращение административных обязанностей: внешние поставщики услуг обычно берут на себя определенные административные функции, такие как учет рабочего времени, управление налогами и выплаты заработной платы, что освобождает компанию от этого бремени. Например, небольшой стартап пользуется услугами бухгалтерской компании для ведения налогового учета. Внешний поставщик берет на себя все административные задачи, связанные с учетом рабочего времени, выплатами заработной платы, подготовкой налоговых деклараций.

3. Высокая конкурентоспособность: аутстаффинг позволяет компаниям быстрее реагировать на изменения в рыночной среде, внедрять инновации и запускать продукты или услуги. К примеру, маркетинговое агентство аутстаффит агентство по аналитике данных для проведения глубокого анализа рынка и поведения потребителей. Полученные данные позволяют компании лучше понимать тренды в отрасли и адаптировать свои стратегии для повышения конкурентоспособности.

4. Доступ к специализированным технологиям: через аутстаффинг компании могут получить доступ к передовым технологиям, которые могут быть недоступны или требуют значительных инвестиций в обучение сотрудников. Например, производитель автомобилей аутстаффит консалтинговую фирму, специализирующуюся на разработке электронных систем управления двигателем, для улучшения топливной экономичности своих автомобилей.

Минусы

1. Риск утечки конфиденциальных данных: передача чувствительной информации третьим сторонам в рамках аутстаффинга может создавать риск утечки конфиденциальных данных или нарушения безопасности. Недостаточные меры защиты информации могут привести к серьезным последствиям для компании.

2. Непостоянство качества услуг: качество услуг, предоставляемых аутстаффинговой фирмой, может варьироваться в зависимости от квалификации и опыта персонала, который работает над проектом. 

3. Сложности в управлении проектом: управление процессами и координация деятельности между внутренними и внешними командами может быть сложной задачей. Недостаточное управление проектом может привести к задержкам выполнения задач и перерасходу ресурсов.

4. Риск потери интеллектуального капитала: при завершении контракта с аутстаффинговой фирмой компания может столкнуться с риском потери опыта и знаний, которые они получили от внешней команды в рамках проекта. Это может затруднить будущую работу или развитие бизнеса.

Аутсорсинг: преимущества и недостатки

Плюсы

1. Снижение рисков: внешние поставщики услуг могут взять на себя определенные обязательства и задачи, что позволяет снизить риски для самой фирмы. Например, фармацевтическая компания аутсорсит клинические испытания новых лекарственных препаратов специализированным исследовательским организациям, чтобы снизить риски, связанные с оперативными и регуляторными аспектами исследований.

2. Быстрая реакция на изменения: профессиональные поставщики услуг могут обеспечить более быструю и гибкую реакцию на изменения в рыночных условиях или внутренние потребности бизнеса. Например, технологический стартап аутсорсит тех.поддержку своего мобильного приложения внешней компании, что позволяет быстро реагировать на изменения запросов рынка и внедрять улучшения.

3. Оптимизация ресурсов: аутсорсинг помогает совершенствовать использование ресурсов фирмы, направляя их на более стратегически важные задачи и проекты. Например, международная корпорация аутсорсит часть операций в страны с низкой стоимостью рабочей силы, что максимизирует применение ресурсов и снижает общие затраты на производство и обслуживание.

4. Концентрация на основной деятельности: аутсорсинг позволяет организациям сосредоточиться на своем основном бизнесе, а не тратить время и ресурсы на неключевые функции, такие как IT-инфраструктура или бухгалтерия. К примеру, крупная IT-компания аутсорсит обслуживание бухгалтерии через CRM-систему, принадлежащую другой компании. Таким образом, можно сфокусироваться на разработке новых продуктов и улучшении сервиса для клиентов.

Минусы

1. Сложности в управлении изменениями: передача определенных функций или процессов внешнему поставщику услуг может создать сложности во внедрении новых стратегий или направлений развития бизнеса.

Например, консалтинговая компания решила передать на аутсорс управление своим отделом маркетинга, чтобы сосредоточиться на основном направлении. Однако, когда рынок потребовал адаптации к возникшим трендам, фирма столкнулась со сложностями в координировании изменениями.

2. Потеря внутреннего опыта и контроля качества: это происходит, поскольку компания больше не полностью контролирует процессы выполнения задач. Например, после передачи своих ферм за рубеж, международная организация по производству молока (базирующаяся в России) столкнулась с потерей контроля качества продукции, так как не имела возможности отслеживать процесс и следить за его соответствием стандартам.

3. Ограниченная гибкость в настройке: в некоторых случаях внешний поставщик может предлагать ограниченные возможности настройки услуг под конкретные потребности компании.

К примеру, фабрика производства мебели решила передать на аутсорс свою систему управления персоналом. Однако у фирмы были специфические требования, которые внешний поставщик не учел. В результате выстроенная система руководства пострадала.

4. Сложное завершение сотрудничества: при завершении сотрудничества с внешним поставщиком услуг могут возникнуть трудности с переносом данных и процессов обратно.

Например, предприятие, специализирующееся на производстве электроники, решило завершить партнерство с внешним поставщиком по сборке компонентов. Однако при окончании контракта возникли затруднения с переносом процессов обратно внутрь компании из-за различий в системах управления и стандартах качества.

Что же выбрать

Представим, что вы — IT-стартап, специализирующийся на облачных сервисах. Вам требуется хорошая маркетинговая стратегия, чтобы выйти на рынок и зарекомендовать себя.

Рассмотрим, какие шаги нужно предпринять, чтобы определиться — кому все-таки передавать задачу: фрилансеру-маркетологу, на аутсорс или через аутстаффинг.

1. Определите потребности маркетинговой кампании:

• Сформулируйте цели и задачи стратегии продвижения: что это будет? Узнаваемость бренда, привлечение новых клиентов, больше продаж или все вместе?

• Идентифицируйте целевую аудиторию: какие компании или отрасли вам интересны, какие рыночные сегменты вы хотите охватить.

2. Изучите свои ресурсы:

• Оцените наличие внутренних маркетинговых ресурсов: есть ли у вас специалисты по маркетингу, копирайтеры, дизайнеры и т. д.

• Рассмотрите доступные бюджетные возможности для реализации маркетинговых инициатив (разумеется, если вы стартап, бюджет невысок).

3. Проанализируйте риски:

• Рассмотрите потенциальные риски, связанные с выбранными стратегиями, например, низкая конверсия, недостаточное вовлечение целевой аудитории и т. д.

• Разработайте план действий для минимизации рисков.

4. Оцените специализацию:

• Определите, какие виды маркетинговых услуг требуются вашей IT-компании: контент-маркетинг, поисковая оптимизация (SEO), реклама в социальных сетях, email-маркетинг и т. д.

• Изучите рынок и выберите специалистов или агентства, специализирующиеся в нужной области (для фрилансеров идеально подойдут крупные биржи по типу, UpWork, EasyBusy, Freelance.ru).

5. Учтите гибкость:

• Учтите возможность изменения стратегии продвижения в зависимости от реакции аудитории и рыночных трендов.

• Рассмотрите использование гибких методов и инструментов, таких как A/B-тестирование и маркетинговая автоматизация (сможете ли сделать это сами или готовы отдать задачи?).

6. Сравните затраты:

• Сравните затраты на внутреннее развитие маркетингового отдела с затратами на аутсорсинг и аутстаффинг услуг. Спойлер: аутсорсинг значительно дороже, т. к. над проектом работает большая группа людей, никак не связанная с вами.

• Учтите потенциальную выгоду и возврат от инвестиций в маркетинг.

7. Примите решение:

• Исходя из анализа потребностей, ресурсов, рисков и затрат, примите решение о том, будете ли вы разрабатывать маркетинговую стратегию внутри фирмы или обратитесь к внешним специалистам или агентствам. Но не забывайте, всегда можно попробовать все модели и не ограничиваться единственным вариантом.