Как главному бухгалтеру управлять коллективом? 5 шагов для роста бизнеса

Рекомендации дает Оксана Каверина, совладелец аутсорсинговой компании «Уполномоченная Бухгалтерия» и лицензированной «Школы Бизнеса «ЮЛБИ».

Какова роль главного бухгалтера в компании

Роль главного бухгалтера в компании, особенно в малом бизнесе, очень значима, так как это второе лицо после генерального директора и его правая рука. Кроме того, в малом бизнесе часто отсутствует такая штатная единица, как финансовый директор, и главный бухгалтер совмещает ответственность как за бухгалтерию и налоги, так и за финансы компании в целом.

В функционал главного бухгалтера входит:

• Управление коллективом отдела бухгалтерии: ведение бухгалтерского и налогового учета, соблюдение методологии и методическая поддержка сотрудников.

• Разработка учетной политики и конкретных мер по ее реализации (отдельно по бухгалтерскому и по налоговому учету).

• Контроль за финансовыми потоками и активами компании.

• Контроль за документооборотом, правильностью оформления и хранения документов, в том числе передачи их в архив.

• Контроль за денежными расчетами, в том числе по заработной плате, и налоговыми отчислениями.

• Формирование отчетности.

• Внедрение в работу бухгалтерии компьютерных программ и технологий.

• Контроль за предупреждением недостач и других видов незаконного использования ресурсов компании, в том числе через проведение инвентаризации и документальное оформление ее результатов.

• Организация привлечения кредитов и размещения свободных денег компании на депозитах, контроль своевременности платежей по кредитам и займам.

• Экономический анализ деятельности компании и выявление фактов ухудшения финансового состояния компании.

• Взаимодействие с другими подразделениями компании.

Безусловно, в зависимости от компании, ее специализации и организационной структуры функционал главного бухгалтера может меняться, — это усредненный набор обязанностей.

5 шагов по управлению коллективом для роста бизнеса

Четко поняв свои обязанности, можно перейти к структуризации работы коллектива. Вот 5 шагов для эффективного управления бухгалтерией.

1. Скоординировать работу бухгалтерии внутри компании

В первую очередь, необходимо описать регламенты работы, а именно — процесса производства бухгалтерской услуги, и выстроить бизнес-процессы как внутри самой бухгалтерии, так и с другими подразделениями.

Достаточно распространенная проблема, которую я вижу в компаниях, когда бухгалтерия существует сама по себе: продажники, маркетологи, менеджеры, производство — это единый процесс, а бухгалтерия никак с ними не связана.

Это чревато как организационными, так и финансовыми последствиями. Например, раньше документы составляли продажники, затем это поручили внутренним менеджерам, а бухгалтерия узнала об этом в последнюю очередь. В результате документы составляются неправильно, потому что сотрудников этому не обучили.

2. Грамотно подобрать и расставить кадры по участкам работы

После того, как составили регламенты и описали бизнес-процессы, вы понимаете, какой будет необходим штат. Главный бухгалтер формирует требования к вакансии по профессиональным качествам, навыкам, степени обучения и т.д., учитывая, на какие участки необходимо обеспечить специалистов. Например, на первичную документацию, кассу или банк.

Поэтому, например, в нашей компании при заявлении на отпуск или на административные дни обязательно прописывается в приказе, кто в это время исполняет обязанности отсутствующего сотрудника.

3. Организовать слаженную работу штата бухгалтерии

Не должно быть такого, что каждый выполняет свою работу и не видит картину в целом. Командных игроков всегда отличает то, что они не только выполняют текущие задачи в своей зоне ответственности, но и понимают конечную общую цель.

Помимо этого, в крупных компаниях обязательно должен быть человек, который выполняет задачи дежурного бухгалтера, например, у нас в бухгалтерии есть обязанность подписывать документы, и обычно они формируются на конец рабочего дня. Однако, в течение дня также могут производиться разовые отгрузки клиентам, и, чтобы всех не отвлекать, назначается дежурный бухгалтер, который находится рядом с менеджерами и подписывает документы.

Кроме того, важно обозначить требования к рабочему месту, например, 2 монитора — на одном обязательно открыт 1C, на другом — таск-трекер, где бухгалтер видит поступающие задачи и дедлайны. Также на втором мониторе могут быть открыты справочные системы для того, чтобы сразу правильно формировать те или иные операции, если они носят спорный характер.

Дисциплина — это основа эффективной работы.

4. Внедрить технологии в бизнес-процессы

Еще один важный шаг для управления бухгалтерией, который сильно влияет на рост бизнеса и оптимизацию бизнес-процессов бухгалтерской службы, — это автоматизация. И главный бухгалтер должен быть тем человеком, который в первую очередь заинтересован в этом.

Например, в нашей компании установлена программа по обработке первичной первичной документации — она позволила нам не принимать двух новых сотрудников на этот участок и сократить расходы на ведение таких рутинных операций.

Это значимый результат, т.к. во-первых, сложно найти квалифицированных бухгалтеров для этого, они часто не хотят работать с первичной документаций. Во-вторых, это очень рутинная работа, на которой быстро выгорают и не хотят работать, поэтому данный участок работы нужно автоматизировать в первую очередь.

Также, если в компании установлено несколько различных учетных программ, допустим, «1С:Торговля и склад», «1С:Розница», то должна быть обеспечена синхронизация с «1С:Бухгалтерия», чтобы сократить время на повторный ввод одних и тех же документов, которые уже введены кладовщиками, закупщиками и продавцами. То же касается и синхронизации данных с кассами, с банком и т.д., чтобы максимально сократить ручной труд для устранения и ошибок, и расходов на персонал, и выгорания сотрудников на рутинных операциях.

5. Регулярно повышать квалификацию команды

Очень важный аспект, о котором забывают главные бухгалтера, — это обучение сотрудников.

Так как знания, полученные в институте, и даже знания, полученные год назад, очень быстро, в связи с изменениями в законодательстве, в российской практике устаревают. И чтобы минимизировать риски неправильного ведения учета, искажения бухгалтерской, налоговой отчетности и полностью обеспечить достоверность данных, необходимо регулярно обучать команду.

Четкое разделение зон ответственности, координация работы отдела с другими подразделениями, автоматизация и регулярное обучение — все это позволяет собрать сплоченную команду в бухгалтерии, которая работает на порядок лучше и качественнее.