Особенности расчетов по корпоративным картам
Корпоративную карту можно использовать двумя способами: снимать наличные или расплачиваться картой. При этом не нужно оформлять заявления на выдачу денег и другие документы, проводить эти деньги через кассу, применять ККТ.
Выдача карты сотруднику не означает, что он получил деньги под отчет. Деньги считаются выданными, когда сотрудник снял с карты наличку или оплатил картой товары, работы или услуги. О том, какая сумма подотчетных денег числится за работником, можно узнать из банковской выписки.
По банковской выписке снятие наличных и оплата картой может отражаться на несколько дней позже.
При оплате корпоративной картой не нужно соблюдать ограничение по расчетам наличными в 100 тыс. руб. Но банк-эмитент обязан установить максимальную сумму наличных, которую можно снимать с корпоративной карты в течение дня. Центробанк рекомендует лимит в 100 тыс. руб. в день — п. 2.5 Положения ЦБ № 266-П от 24 декабря 2004 года.
Чтобы подотчетные работники не потратили больше, чем запланировано, для каждой карты можно настраивать свои лимиты на снятие наличных.
Разобраться с нюансами учета по подотчетным лицам поможет Клерк.Премиум — ежедневная экспертная поддержка и обучение бухгалтера в одной подписке.
Читайте и слушайте разборы по теме:
Смотрите записи вебинаров:
Проходите онлайн-курс:
По отдельности такой комплект стоит 6 197 руб. Подписка Клерк.Премиум на месяц — всего 2 499 руб. Подписка ежедневно наполняется новым контентом для бухгалтеров, кадровиков и предпринимателей, а эксперты «Клерка» отвечают на вопросы по применению законодательства. С Клерк.Премиум вы сможете быстро находить решение любых рабочих проблем и профессиональных задач!
Как составить авансовый отчет
Сдавать авансовые отчеты на каждую покупку по корпоративной карте не нужно. Закон не запрещает выдавать подотчетные деньги работнику, который еще не отчитался по предыдущим суммам.
Периодичность и порядок сдачи авансового отчета работодатель устанавливает самостоятельно в локальных актах. Например, можно указать, что подотчетный работник, который занимается закупкой канцтоваров для офиса, обязан отчитываться раз в две недели.
Исключение — командировочные расходы. За них работник должен в любом случае отчитаться в течение трех рабочих дней со дня выхода на работу после возвращения из командировки — п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства № 749 от 13 октября 2008 года.
Авансовый отчет по расходам с корпоративной карты составляется в общем порядке по форме № АО-1 или по самостоятельно разработанной. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие покупку товаров, работ, услуг и их оплату. Тут есть несколько особенностей.
Работник снял наличные с корпоративной карты. Чек банкомата он сдает в бухгалтерию, но реквизиты чека и его сумму не указывает в авансовом отчете в качестве расхода. В качестве документов, которые подтверждают оплату, работник прикладывает чеки ККТ, бланк строгой отчетности (БСО).
Работник платил картой через банкомат. Подтверждающими документам будут квитанции электронных терминалов — слипы.
Работник оплатил покупку на сайте. Кассового чека может не быть, так как покупатель и продавец — юрлицо или ИП, а оплата происходит с использованием корпоративной платежной карты без ее предъявления. В этом случае продавец может не применять ККТ согласно п. 9 ст. 2 закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 года. Тогда подтверждением оплаты и самих расходов будет товарный чек или другой платежный документ со всеми реквизитами. Если же подотчетный работник только оформил на сайте заказ, а при получении расплатился корпоративной картой через терминал, у продавца возникает обязанность пробить чек — письмо Минфина № 30-01-15/64228 от 10 июля 2023 года.
Работник оплачивал покупки в магазине на кассе через POS-терминал. В качестве подтверждающих документов будут слипы, чеки электронных терминалов.
Чтобы подтвердить покупку товаров, работ, услуг, работник прикладывает к авансовому отчету товарные чеки, расходные накладные, акт выполненных работ, акт об оказании услуг.
Если же подотчетный сотрудник предъявил продавцу доверенность от имени работодателя, покупка оформляется на организацию или ИП. Тогда к авансовому отчету нужно приложить товарную накладную и счет-фактуру или УПД.
Бухгалтерский учет покупок по корпоративной карте
Корпоративная карта учитывается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», так как она принадлежит банку, который ее выпустил.
Выдача карты работнику, как и возврат от него, не отражаются на счетах бухучета. Это можно регистрировать в журнале учета приема и выдачи корпоративных карт. Формы такого журнала нет, нужно разработать ее самостоятельно.
Учет расчетов по корпоративной карте зависит от того, к какому банковскому счету она привязана:
к основному расчетному счету — счет 51 «Расчетные счета»;
к отдельному карточному счету — счет 55 «Специальные счета в банках».
Второй вариант удобнее для учета расчетов. К счету 55 обычно открывают субсчет 55.4 «Корпоративные карты». Если карт несколько, для каждой можно открыть по отдельному субсчету.
Пополнять спецсчет можно с расчетного счета. Зачисление денег отражается проводкой:
Дт 55.4 Кт 51 — с расчетного счета перечислены денежные средства на специальный карточный счет.
Когда работник снимает деньги с корпоративной карты или оплачивает с нее товары, работы или услуги:
Дт 71 Кт 55.4 — выдан аванс подотчетному лицу.
Дт 91.2 Кт 55.4 — списана на прочие расходы комиссия банка.
Если по банковской выписке снятие наличных или оплата отражаются не в этот же день, используйте счет 57 «Переводы в пути». К нему можно открыть субсчет «Операции по корпоративной карте». На основании чека из банкомата сделайте проводку:
Дт 71 Кт 57 — подотчетный работник снял наличные деньги.
Вторая проводка будет на дату списания денег с банковского счета:
Дт 57 Кт 55 — снятие наличных прошло по банковской выписке.
На основании авансового отчета можно делать проводки:
Дт 10 (20, 26, 41, 60, 76 ...) Кт 71 — отражены расходы, оплаченные подотчетным работником. Счет по дебету зависит от вида деятельности компании — производственная или торговая, а также какие конкретно затраты понесены.
Если работник использовал не всю наличку и должен ее вернуть в кассу, деньги можно внести через банкомат:
Дт 55.4 Кт 71 — неизрасходованный остаток наличных денег внесен на корпоративную карту.
Налоговый учет расходов по корпоративной карте
Расходы для целей расчета налога на прибыль и УСН отражаются по общим правилам:
затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены документами;
дата признания таких затрат зависит от их вида и метода учета доходов.
Пример. Офис-менеджер Ирина 28 декабря 2023 года расплатилась за канцтовары корпоративной картой. На следующий день она сдала в бухгалтерию чеки ККМ и товарные накладные, но по банковской выписке оплата за канцтовары еще не прошла. Деньги списались со счета только 9 января 2024 года.
Организация, в которой работает Ирина, применяет УСН «Доходы минус расходы». По кассовому методу канцтовары можно отнести к налоговым расходам только после фактической оплаты. При оплате банковской картой канцтовары будут считаться оплаченными, когда списание денег отразится в выписке банка. Поэтому стоимость канцтоваров нужно учесть в расходах января 2024 года.
На ОСНО комиссию за открытие и обслуживание корпоративных карт можно учесть:
в прочих расходах, связанных с производством и реализацией по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК;
в составе внереализационных расходов по пп. 15 п. 1 ст. 265 НК.
На УСН «Доходы минус расходы» комиссию банка можно включить в состав затрат по пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК.
Начать дискуссию