Как заполнить ЕФС-1 с учётом последних изменений. Конспект вебинара с видео и тестированием

Сейчас вы прочитаете конспект и посмотрите видео вебинара от эксперта. Конспекты вебинаров — это часть подписки Клерк.Плюс, которая также включает разборы (экспертные статьи) и мини—курсы (2-3 минутные видео).

Подписка Клерк.Плюс платная — 299 рублей в месяц, но мы решили открыть один из конспектов и показать вам, какой это крутой контент и насколько он полезен для бухгалтера и кадровика. Больше конспектов вы найдете здесь.

В ближайшее время выйдут конспекты на темы:

• Какие риски несет работа с самозанятыми: первые итоги новых проверок Минтруда.

• Ответ на требование ФНС: сроки, документы, ответственность.

• Патентная система налогообложения: инструкция для ИП и бухгалтеров на 2024-2025 года.

Вебинар провела Елена Пономарева — консультант, кадровый аудитор, преподаватель по управлению и кадровому учету.

Новая форма ЕФС-1 утверждена Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281, вступила в силу с 1 января 2024 года. Изменен порядок заполнения формы, но в целом структура осталась прежней.

Состав формы ЕФС-1:

1) Титульный лист;

2) Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию»;

3) Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Форма ЕФС-1 включает в себя четыре отчета. В организации назначаются специалисты, ответственные за заполнение и сдачу того или иного подраздела формы ЕФС-1.

На законодательном уровне не распределяется за что отвечают кадровики, а за что бухгалтера. Поэтому организация должна расписать зоны ответственности либо приказом по основной деятельности, либо в должностных инструкциях. 

У организации нет обязанности подавать одну единую форму со всеми заполненными подразделами сразу. То есть подразделы можно направлять в разное время (бухгалтер или кадровик отправляет в своем темпе). В целый документ СФР соберет самостоятельно.

Заполнение подраздела 1 «Сведения о трудовой деятельности» является обязательным – сведения о застрахованном лице. Если мы направляем подразделы 1.1, 1.2, 1.3, всегда идет титульный лист и сведения о работнике, по которым идет отчет.

При предоставлении раздела 2 подразделы 2.1, 2.3 обязательными для заполнения являются всеми страхователями. В случае отсутствия показателей для заполнения этих подразделов пустые формы не предоставляются.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» содержит:

• Подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)».

• Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

• Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже».

Подраздел 1.2 заполняется в качестве годового отчета только на работников по определенному списку, то есть не на всех. Также этот подраздел направляем, если с работник уходит в отпуск по беременности и родам, и в отпуск по уходу за ребенком.

• Подраздел 1.3 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений».

Подраздел 1.3 заполняют только государственные муниципальные учреждения, которые попадают под эту отчетность. 

• Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии».

Подраздел 2 направляется только вместе с подразделом 1.2, то есть они как единое целое уходят в СФР.

• Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя».

Подраздел 3 направляем в случае соответствующих взносов. 

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» содержит:

• Подраздел 2.1 «Расчет сумм страховых взносов».

• Подраздел 2.1.1 «Сведения об облагаемой базе для исчисления страховых взносов».

• Подраздел 2.2 «Сведения, необходимые для исчисления страховых взносов».

• Подраздел 2.3 «Сведения о результатах проведенных обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров».

Выберите правильный ответ из вариантов ниже.

Подраздел 1.1. ЕФС-1 «Сведения о трудовой деятельности»:

Эта форма уходит как разовый отчет, то есть по мере необходимости. 

Направляем подраздел 1.1 на работников по трудовому договору (в том числе совместили, дистанционные) и договорников по договору ГПХ.

Срок сдачи этого подраздела:

• При приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня.

То есть сегодня приняли на работу – сегодня или завтра направляем ЕФС, заключили договор оказания услуг – сегодня или завтра направляем ЕФС.

• При переводе, переименовании работодателя, установлении (присвоении) класса, разряда, категории, запрете занимать должность (дисквалифицировали и запретили заниматься каким-то видом деятельности) — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Если мы 19 января перевели работника на другую должность, то сведения об этом подаем к 25 февраля.

Подраздел 1.3 ЕФС-1 «Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений»:

• Ежемесячный отчет подраздел 1.3 подается по установленным видам деятельности по списку Минтруда – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.

Подраздел 1.2 ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже, совместно с подразделом 2»:

В качестве годового отчета направляется только по установленному перечню работников:

1) выполняли работу (осуществляли деятельность), дающую право на досрочное назначение страховой пенсии;

2) работали в сельском хозяйстве по списку работ;

3) Чернобыльцы и др. категории;

4) государственные и муниципальные служащие;

5) работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;

6) работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;

7) имели периоды простоя или отстранения от работы;

8) имели периоды гособязанностей;

9) получали пособия по безработице (на таких граждан центр занятости направляет эту отчетность, не работодатель);

10) находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения заработной платы.

11) Имели приостановление трудового договора на основании ст. 351.7ТК РФ (мобилизованные).

По остальным работникам данные о страховом стаже СФР получает из подраздела 1.1, когда направляется о приеме на работу. СФР на сайте опубликовал, что даже если вы эту отчетность направите по прежней форме и отчитаетесь по всем работникам, то претензий у социального фонда не будет, они сами разберутся.

Подраздел 1.2 необходимо направлять ежегодно до 25 января следующего года.

В определенных случаях, например, когда работник уходит в отпуск по беременности и родам, в отпуск по уходу за ребенком, подраздел 1.2 тоже должны направить с типом «Пособие по общему социальному страхованию», то дата рекомендуется не позднее следующего дня.

Подраздел 2 ЕФС-1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии»:

Как годовую отчетность, направляем одновременно с подразделом 1.2, если есть работники, имеющие право на досрочное назначение пенсии. 

Подраздел 2 необходимо направлять ежегодно до 25 января следующего года.

Квартальные отчеты:

• Подраздел 3 ЕФС-1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислили дополнительные взносы на накопительную пенсию»

Направлять только по тем работникам, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию.

Подраздел 3 необходимо направлять ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Раздел 2 ЕФС-1 «Сведения о начисленных страховых взносах на травматизм»:

Заполняется всеми всеми работодателями, нанимающими лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Раздел 2 необходимо направлять ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Выберите правильный ответ из вариантов ниже.

Титульный лист обязателен к заполнению с любым подразделом.

В графе «Регистрационный номер» указывается действующий регистрационный номер страхователя в СФР или ПФР. 

В поле наименование организации указывается «Полное или сокращенное (при наличии) наименование организации, обособленного подразделения» в соответствии с учредительными документами.

Если страхователь является индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянско-фермерского хозяйства, физическим лицом, не признаваемым индивидуальным предпринимателем, указывается его фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность. 

Далее идут графы с соответствующими кодами организации для того, чтобы ее можно было безошибочно идентифицировать. 

В графе «ИНН» указывается идентификационный номер налогоплательщика.

Для юридического лица, по месту нахождения на территории РФ.

Для физического лица ИНН по месту жительства на территории РФ.

В графе «ИНН», состоящем из 12 знакомест, показатель ИНН налогоплательщика, имеющий 10 знаков, записывается в первых десяти знакоместах, в двух последних ставится прочерк. 

КПП заполняют только юридические лица.

В графе «КПП» указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации в РФ.

КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается по месту нахождения обособленного подразделения на территории РФ.

КПП должен состоять из 9 цифр либо отсутствовать (для физических лиц). 

Юридические лица в графе «ОКФС» указывается цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр.

В эту графу мы проставляем только коды: государственная собственность, собственность субъекта Российской Федерации, муниципальная собственность. Возможные варианты: «12», «13», «14».

Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе символов пробела и переноса).

То есть графу «ОКФС» проставляют только бюджетные организации, частные компании оставляют графу незаполненной.

Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1. 

В графе «ОКОГУ» указывается цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр.

Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе символов пробела и переноса). 

Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1.

В графе «ОКПО» указывается цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. 

В случае если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением, то указывается ОКПО головной организации. 

Необходимо вводить только цифры без иных символов (в том числе без символов пробела или переноса).

Поле обязательно для заполнения при представлении сведений, предусмотренных подразделом 1.3 формы ЕФС-1. 

В графе «Код по ОКВЭД» указывается код согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) по основному виду экономической деятельности страхователя.

В графе «ОГРН (ОГРНИП)» указывается основной государственный регистрационный номер в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.

При заполнении ОГРН юридического лица, который состоит из тринадцати знаков, в зоне из пятнадцати ячеек, отведенных для записи показателя ОГРН, в первых двух ячейках следует проставить нули (00). 

На титульном листе с 1.01.2024 года появилась новая графа, в которую нужно проставить «Код категории страхователя - физического лица», указывается код по классификатору. 

Классификатор утвержден Приказом СФР:

Например, у индивидуального предпринимателя в этой графе будет стоять ИП01.

Юридические лица эту графу не заполняют, оставляем ячейки пустыми.

В графе «Номер контактного телефона» указывается городской или мобильный номер телефона страхователя/правопреемника или представителя страхователя с кодом города или оператора сотовой связи соответственно.

Цифры заполняются в каждой ячейке без применения знаков «тире» и «скобка». 

В графе «Адрес электронной почты» указывается адрес электронной почты страхователя/правопреемника или представителя страхователя. Адрес заполняется без пробелов,  запятых и других знаков препинания, допускаются только точки или тире. 

На титульном листе раздел 2 сведения о страхователе, за которого представляются сведения. То есть текущий работодатель может за предыдущего какие-то сведения направлять. 

Реквизиты раздела заполняются в том же порядке.

В полях «Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)», «Подпись», «Фамилия, имя, отчество (при наличии)», «М.П.», «Дата» указывается должность руководителя организации, индивидуального предпринимателя, физического лица, представителя страхователя, проставляется подпись страхователя/правопреемника либо его представителя, фамилия, имя, отчество (при наличии) руководителя организации, индивидуального предпринимателя, физического лица, представителя страхователя и дата подписания формы. 

В случае подачи формы организацией – ставится печать (при ее наличии). 

Раздел 1 подраздел 1 – по какому работнику идет отчет.

В графе «СНИЛС» указывается страховой номер индивидуального лицевого счета зарегистрированного лица (далее - СНИЛС), в отношении которого представляется форма ЕФС-1. СНИЛС должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX.

Графы «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» заполняются на русском языке в именительном падеже полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами. Поля «Фамилия» и (или) «Имя» обязательны для заполнения. Заполняется «Дата рождения».

Сведения должны соответствовать сведениям, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Раньше СНИЛС выдавался на пластиковом зеленом носителе. В 2019 году такой носитель отменили и оставили только запись в федеральном реестре. Теперь гражданину в личный кабинет на портале Госуслуг направляется выписка из реестра – это форма АДИ-РЕГ, которую он может распечатать.

И при приеме на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет либо пластиковую зеленую карточку, либо распечатку АДИ-РЕГ. 

По работнику данные должны соответствовать записям в АДИ-РЕГ, то есть из этого документа мы переносим себе в отчеты. 

Графа «ИНН» указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

ИНН с позиции кадрового учета спорная информация, потому что ст. 65 ТК перечисляет какие документы лицо, поступающее на работу, обязано предъявить и ИНН в этом перечне нет.

При этом ч. 3 ст.65 ТК запрещает требовать от лица поступающего на работу, документы, не предусмотренные трудовым законодательством.

Обратите внимание! Федеральный закон об ИНН и несколько раз письмами налоговая служба обращала на это внимание, что если у гражданина заполнены иные данные (СНИЛС, паспортные данные), то заполнение графы ИНН не обязательно. 

То есть социальный фонд у себя в регистрационной системе этого человека найдет, а вот налоговая давала такое разъяснение, что требования территориальных органов федеральной налоговой службы об обязательном заполнении графы ИНН неправомерны. 

Поэтому, обращаю ваше внимание, что во всех отчетах у графы ИНН в скобках стоит «при наличии».

В графе «Код категории ЗЛ» указывается один из следующих кодов по классификатору. Классификатор утвержден Приказом СФР.

Классификатор для заполнения графы «Код категории ЗЛ»:

Графа «Гражданство (код страны)» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (ОКСМ).

РФ – 643

Для лиц без гражданства в графе «Гражданство (код страны)» указывается код «000». 

Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) утвержден Постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст.

Первая графа – цифровой код. Мы находим нужную нам страну и из первой ячейки этот трехзначный код указываем в форме ЕФС-1.

ПРИМЕР

Постоянно проживающий гражданин Узбекистана:

Код категории ЗЛ – ПЖИГ

Гражданство (код страны) – 860

Если работник отказывается от бумажной трудовой книжки и переходит только на электронную, он должен подать заявление с просьбой формировать на него сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 ТК. Форма заявления утверждена Министерством труда.

В течение 3 рабочих дней в бумажную трудовую книжку вносится запись (ее образец утвержден Министерством труда), выдаем работнику на руки и к 25 числу следующего месяца должны направить в ЕФС с указанием даты отказа от бумажной трудовой книжки.

В подразделе 1.1 в графе «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» мы проставляем дату заявления. 

В поле «Дата подачи» указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Поле заполняется тем страхователем, которому подано соответствующее заявление.

В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений в соответствующей строке указывается ранее указанная дата, и в поле «Признак отмены» проставляется знак «X».

Выберите правильный ответ из вариантов ниже.

Подраздел 1.1 подраздела 1 заполняется и представляется страхователями в территориальный орган Фонда на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе), с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и другие), а также в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК либо о представлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК.

Сроки сдачи отчета:

• по основным кадровым мероприятиям — не позднее следующего рабочего дня за датой приказа или трудового договора; 

• остальные не столь значимые кадровые мероприятия – до 25 января следующего месяца.

Графа 1 «№ п/п» таблицы заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию и (или) по каждому договору гражданско-правового характера.

Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ»: дата кадрового мероприятия.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» указывается мероприятие по классификатору. Наименование мероприятия указывается большими буквами без кода.

Классификатор мероприятий в приказе СФР:

Обращаю ваше внимание! С 1 января 2024 года расширили состав лиц у которых, приостанавливаем действие трудового договора теперь не только лица, которые подписали контракт добровольцем с министерством обороны, но и с росгвардией. То есть работник может уйти добровольцем в росгвардию и с ним тоже приостанавливаем действие трудового договора, и должны направить в ЕФС не позднее следующего дня.

Если работник после приостановления договора вернулся на работу, возобновил трудовые отношения, то не позднее следующего дня за датой от приказа о возобновлении договора направляем в ЕФС мероприятия – начало договора ГПХ и окончания договора ГПХ.

Графа 4 заполняется в отношении зарегистрированных лиц, осуществляющих работу (в том числе по договорам ГПХ) в районах Крайнего Севера/работу в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

В графе 4 указывается один из следующих кодов:

Обращаю внимание на то, что эта графа с подразделом 1.2 расходится. 

В подраздел 1.2 мы проставляем больше кодов: территориальные условия (высокогорные, безводные, пустынные местности), зона отчуждения, зона отселения. В подраздел 1.2 вместе с кодом мы проставляем размер районного коэффициента, в подразделе 1.1 районный коэффициент не ставится. В подразделе 1.1 этих кодов нет, только РКС и МКС.

В графе 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» указываются наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор). 

Заполняется через запятую, без сокращений, в точном соответствии штатное расписание, трудовой договор, приказ о приеме, если издаете и все отчетные формы, в том числе ЕФС.

Если у вас бюджетная организация, внебюджетные фонды, госкомпании, госкорпорация, организация не менее 50% госучастием или, если по этой должности, вредные, опасные условия труда, есть какие-то запреты, ограничения или, наоборот, льготы гарантии (например, медицинская деятельность, педагогическая деятельность), наименование должностей во всех учетных формах (штатное расписание, трудовой договор, приказы, бумажная электронная трудовая книжка) должны соответствовать либо классификаторам, либо профстандартам. Наименование должности берем из ОКПДТР, ЕТКС или профстандарта. 

Теперь в графу 5 мы должны проставить код вида трудового договора:

Получается в графе 5: Должность, подразделение, код – 0.2

Графа «Код выполняемой функции» обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ». 

В графе 6 «Код выполняемой функции» указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате «XXXX.X», где:

• первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ); 

• пятый знак – контрольное число. 

Общероссийский классификатор занятий придумали для того, чтобы было понятно, независимо от названия должности по профилю, кем человек является.

«ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий»

 В классификаторе приняты следующие основные группы:

1 – Руководители.

2 – Специалисты высшего уровня квалификации.

3 – Специалисты среднего уровня квалификации.

4 – Служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием.

5 – Работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности.

6 – Квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства.

7 – Квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий.

8 – Операторы производственных установок и машин, сборщики и водители.

9 – Неквалифицированные рабочие.

0 – Военнослужащие.

Общая схема кодирования в ОКЗ имеет вид: XXXX X

Контрольное число рассчитывается по формуле, но мы сами не считаем, мы из классификатора выбираем код уже вместе с контрольным числом.

Выбрать этот код по классификатору – это субъективно.

В 2019 году, когда эти коды ввели, кадровики сели и вычитывая этот классификатор, подобрали код каждой должности. Получается правильность кода на совести кадровика, то есть нет никаких критериев выбора.

В классификаторе есть две части. В первой части можно просто ориентироваться по списку кодов, если четко в название вписываемся. А вторая часть классификатора – это описание группы подгрупп. То есть, если сходу не можем найти код, надо открыть вторую часть классификатора с описанием сидеть и читать, сравнивая с должностными обязанностями.

Но есть еще более простой вариант выбора кода. 

У каждого профстандарта бухгалтера есть титульный лист, на котором указываются коды.

С 1 января 2024 года помимо кода классификатора занятий в графе 6 «Код выполняемой функции» проставляются коды особенности трудового договора:

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» указывается наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее): приказа (распоряжения), иного документа. 

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ: дата документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений.

В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» указывается номер приказа (распоряжения), иного документа без указания знака «№». 

В графе 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья ТК РФ, федерального закона» указывается код причины увольнения в соответствии с классификатором. 

Классификатор утвержден Приказом СФР.

Например, при увольнении по собственному желанию:

• Код (без пробелов и точек): п3ч1с77тк

• Расшифровка кода (берем в классификаторе): Трудовой договор расторгнут по инициативе работника

Классификатор идет как приложение к порядку заполнения ЕФС:

• из первой графы – берем код; 

• из третий графы – берем причину. 

Выберите правильный ответ из вариантов ниже.

Принимаем на основное место бессрочно:

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата начала работы; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0 (основное место бессрочно);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

Принимаем в районе Крайнего Севера на срок 1 год:

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата начала работы; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – РКС;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0.2 (срок свыше 6 месяцев);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

Принимаем внешнего совместителя на 1 год, полставки:

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата начала работы; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 1.2 (один совместитель + срок свыше 6 месяцев);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0) и так как на полставки ставим код НЕПД (неполный рабочий день);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

Приняли внешнего совместителя бессрочно на дистанционную работу:

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата начала работы; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 1 (совместитель бессрочно);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0), код ДИСТ (дистанционно) и код НЕПД (неполный рабочий день);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

Переводим работника на другую должность:

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• наименование новой должности; 

• мероприятия – ПЕРЕВОД; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность (новая), подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0) по новой должности;

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Если у нас ранее был временный перевод, например, 3 года назад мы временно перевели работника на период декрета начальника отдела, но декретница без выхода на работу уволилась. И весь этот временный перевод признается постоянным, но с 1 числа, то есть с даты начала временной работы.

То есть 3 года прошло, а мы только сейчас будем направлять форму ЕФС о переводе.

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата начала временного перевода; 

• мероприятия – ПЕРЕВОД; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность (новая), подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – указывается два приказа (о временном переводе и о признании временного перевода постоянным): приказы, даты, номера.

Направляем до 25 числа следующего месяца, не смотря на то, что прошло три года.

В законе прописана такая возможность, что если временный перевод признали постоянным, неважно сколько лет прошло, в бумажную и в электронную трудовую книжку вот таким образом вносится запись задним числом.

Если мы работника переводим на неполный рабочий день.

С точки зрения Трудового законодательства это не является переводом.

Например, женщина работала полный день, потом в связи с необходимостью ухода за ребенком в возрасте до 14 лет (например, из садика надо забирать), она просит перевести ее на неполное рабочее время.

Раньше в СФР мы не направляли эту информацию, а теперь с 1 января 2024 нам нужно направлять ЕФС к 25 числу следующего месяца с мероприятием «ПЕРЕВОД».

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПЕРЕВОД; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0) и код НЕПД;

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – можем указать дополнительное соглашение к трудовому договору, дата, номер.

Ситуация, когда приняли на работу сроком на 3 месяца.

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0.1 (менее 6 месяцев);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

Потом решили продлить этот договор еще на 4 месяца.

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПЕРЕВОД; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0.2 (более 6 месяцев);

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – дополнительное соглашение к трудовому договору, дата, номер.

Приняли на основное стационарное место постоянно.

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПРИЕМ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – трудовой договор, дата, номер.

А потом работник переходит на неполный рабочий день в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет.

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПЕРЕВОД; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0) и код НЕПД;

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – дополнительное соглашение к трудовому договору, дата, номер.

Присвоение (установление) профессии или категории.

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата присвоения; 

• мероприятия – УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ); 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – должность (каменшик), подразделение (4 разряда), код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Направляем в ЕФС до 25 числа следующего месяца.

Если реорганизация страхователя (переименование у работодателя).

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ с указанием номера работодателя в СФР. Если присвоен новый номер – указываем прежний и новый, если номер остался без изменений – указываем номер дважды (изменения с 1 января 2024 года); 

• графа 4 – не заполняется;

• в графе 5 делается запись – ООО «Ромашка» с 00.00.0000 (даты) переименованного в ООО «Василек»;

• графа 6 – не заполняется;

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приказ (устав, свидетельство), дата, номер.

Приостановление трудового договора (мобилизованные, добровольцы).

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ; 

• графа 4 – не заполняется либо при необходимости;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Направляем ЕФС либо в дату приказа, либо на следующий рабочий день.

Возобновление бессрочного трудового договора (мобилизованные, добровольцы).

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ВОЗОБНОВЛЕНИЕ; 

• графа 4 – не заполняется либо при необходимости;

• графа 5 – должность, подразделение, код – 0;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Направляем в ЕФС не позднее следующего рабочего дня.

Прекращение трудового договора (увольнение).

1. Заполняем сведения о застрахованном лице 

2. В табличной части:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – УВОЛЬНЕНИЕ; 

• графа 4 – не заполняется либо при необходимости;

• графа 5 – не заполняется;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – код причины увольнения (п3ч1с77тк) и расшифровка (Трудовой договор расторгнут по инициативе работника);

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Направляем в ЕФС не позднее дня следующего за датой приказа об увольнении.

Дисквалификация и увольнение.

Если сначала была дисквалификация, например, лишили права заниматься какой-то деятельностью, мы должны работнику предложить перевод, если нашли подходящую должность, мы его переводим. А если работник отказался от перевода либо просто у нас нет вакансий, то одновременно с этим идет увольнение. 

Делаем ЕФС с двумя записями.

Первая запись – запрет занимать должность:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ); 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – лишение права заниматься (например) лечебной деятельностью на 1 год с 00.00.0000 (дата). Конкретный вид деятельности указывается по судебному решению;

• графа 6 – не заполняется;

• графа 7 – не заполняется;

• в «Основание» – приговор, дата, номер.

Вторая запись – увольнение:

• номер по порядку; 

• дата; 

• мероприятия – УВОЛЬНЕНИЕ; 

• графа 4 – не заполняется;

• графа 5 – не заполняется;

• графа 6 – код по классификатору занятий (0000.0);

• графа 7 – код причины увольнения (п8ч1с83тк) и расшифровка;

• в «Основание» – приказ, дата, номер.

Если нам надо запись исправить – неправильно указали дату, мероприятие, должность и тд., то есть неважно что, но обнаружили ошибку.

Необходимо сделать исправительную запись.

Еще раз делаем форму ЕФС-1, в табличной части дублируем неверную запись и в графе 11 проставляем крестик (Х) – признак отмены.

И второй строкой делается верная запись без ошибки.

Подраздел 1.1 подраздела 1 представляется также страхователями в отношении застрахованных лиц, заключивших:

• договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг);

• договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности;

• издательские лицензионные договоры;

• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

На вознаграждение по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Подается только если у вас гражданско-правовой договор с физлицом не оформленным в налоговой в качестве предпринимателя.

Сведения о застрахованном лице заполняем в том же порядке, который выше уже разобрали.

В табличной части графа 1 «№ п/п» заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается записи по каждому кадровому мероприятию и (или) по каждому договору гражданско-правового характера. 

Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений. 

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ»: 

• дата начала периода работы по договору ГПХ;

• дата окончания периода работы по договору ГПХ.

В графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» указывается мероприятие по классификатору. Наименование мероприятия указывается большими буквами без кода.

Графа 4 (РКС или МКС) заполняется при необходимости.

В случае заключения договора ГПХ графа 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» не заполняется.

Графа 6 «Код выполняемой функции» по ОКЗ обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия принимает значение «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» и также указывается один из кодов по классификатору.

Классификатор кодов утвержден приказом СФР.

Классификатор для договоров ГПХ в графе «Код выполняемой функции»:

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» указывается наименование договора ГПХ.

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ: 

• дата заключения договора ГПХ (подписания договора ГПХ обеими сторонами договора); 

• дата прекращения договора ГПХ.

В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» указывается номер договора ГПХ без указания знака «№». 

В случае прекращения договора ГПХ графа 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» не заполняется.

При окончании договора ГПХ в «Основание» может стоять акт выполненных работ. То есть, если у нас в договоре срок окончания не прописан, только по закрывающему акту, то дата окончания будет дата подписания акта и в основании делаем ссылку на акт выполненных работ, дата, номер.

Направляем ЕФС не позднее дня следующего за датой заключения договора ГПХ или акта выполненных работ.

Выберите правильный ответ из вариантов ниже.

Для того, чтобы нам правильно заполнять ЕФС нам первоначально нужно:

1) Заполнить классификатор Трудовые функции:

Настройки → Классификаторы → Трудовые функции → Создать → Код по ОКЗ → Выбрать нужный код → Заполнить наименование → Заполнить коды по ОКПДТР, профстандарту → Записать и закрыть.

Трудовые функции – в этом классификаторе уже предзаполнены коды для гражданско правовых договоров. Нужно заполнить классификатор трудовыми функциями, которые будем использовать по классификатору занятий.

По клавише Создать открывается дополнительная форма Трудовая функция, нажимаем на графу Код по ОКЗ, проваливаемся и открывается классификатор занятий, выбираем соответствующий код. 

Когда вы выбираете код по ОКЗ, наименование группы занятия само не подтянется в графу Наименование. Поэтому, чтобы не прописывать вручную, после того как выбрали нужный код, просто скопируйте наименование групп занятий и вставьте в графу Наименование.

Заполняете коды по ОКПДТР и профстандарту.

Вид поручаемой работы – оставляйте для себя комментарии, как напоминание, что здесь работник должен делать.

Записать и закрыть.

2) Справочник Должности: В графе Трудовая функция выбрать нужную из классификатора.

Настройка → Предприятие → Должности → Создать.

Открываем карточку ввода должности, вписываем Наименование и обязательно в графе Трудовая функция из ранее заполненного классификатора мы эту функцию выбираем. И тогда к должности у нас подтягивается код по классификатору занятий.

3) При приеме на работу, постоянном переводе, увольнении: на вкладке Главное в графе Наименование документа установить вид документа, например, приказ. 

Проставить флажок Отразить в трудовой книжке. Это нужно для того, чтобы потом по этому мероприятию сформировать ЕФС, если у вас флажок не будет проставлен, то ЕФС по этому мероприятию сформировать не сможете. При приеме и увольнении он проставляется автоматически, просто нужно проконтролировать, а при переводе он автоматически не ставится. Потому что, если перевод временный, то флажок ставить не надо, а если постоянный – вручную ставите флажок.

Устанавливаете трудовую функцию для того, чтобы подтянулись коды по ОКЗ.

Для того, чтобы в ЕФС подтянулся код дистанционной работы, нам надо проставить флажок Работает дистанционно.

Такой же флажок ставите при переводе, когда заполняете перевод.

Чтобы в ЕФС подтянулся код по сроку договора:

В карточке Прием на работу → на закладке Трудовой договор → ставится флажок Срочный трудовой договор → дата окончания → заполняется основание договора.

Например, абз. 8 ч. 2 ст. 59 (руководители организации, его заместители, главный бухгалтер).

В разделе Зарплата → Договоры (в т. ч. авторские) → создать Договор (работы, услуги) → проставить флажок Отразить в трудовой книжке (чтобы сформировалась ЕФС, без этого флажка формироваться не будет). 

Устанавливаете трудовую функцию для того, чтобы подтянулись коды по ОКЗ.

Далее создаем форму ЕФС-1.

Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД.

Устанавливаем дату отчета → Заполнить → Приемами и увольнениями или Всеми мероприятиями.

Если выбираем Приемами и увольнениями сформируются только эти мероприятия, а если выбираем Всеми мероприятиями, то сформируются все, что есть на эту дату для отчета.

После того, как установили соответствующую команду и тогда графы формы заполняются автоматически. Для проверки нужно провалиться в мероприятие.

Проваливаемся мероприятие по ссылке и откроется форма мероприятия.

В табличной части проверяем правильность заполнения.

По клавише «Печать» → выбираем ЕФС-1.

Программа заполняет титульный лист организации с кодами и подраздел 1.1.

Программа сама подтягивает код исходя из наших заполненных данных:

• приняли бухгалтера на срок 1 год;

• поставили флажок Срочный трудовой договор;

• дату окончания. 

Программа поняла, что договор срочный, срок более 6 месяцев и подтянула код 0.2 (основное место, срочный договор, свыше 6 месяцев).

Основное место, бессрочный трудовой договор, дистанционная работа.

Когда мы поставили флажок Работает дистанционно, коды тоже сами подтянулись.

• в графе 5 – код 0 (бессрочный трудовой договор, на основное место);

• в графе 6 –  код по классификатору занятий и дистанционная работа (ДИСТ).

Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать → Сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД → Заполнить → Всеми мероприятиями.

Открывается мероприятие Гражданско-правовые договоры.

Ситуация, когда у нас в один и тот же день происходит начало и окончание договора ГПХ, то создается сразу два мероприятия:

• первая строка – начало договора ГПХ;

• вторая строка – окончания договора ГПХ.

Автоматически встают соответствующие коды, договор, дата, номер.

Для внесения изменений в ЕФС-1:

1) Кадры → Электронные трудовые книжки → Регистрация трудовой деятельности → Изменить → выбрать нужную запись → провалиться в карточку мероприятия.

По клавише «Изменить» открывается список мероприятий, по которым мы ранее направляли форму ЕФС-1.

Выбираем сотрудника, по которому идет изменение.

В окне справа открывается список мероприятий, по которым мы уже отчитались, выбираем нужное.

Например, 12 февраля перевели сотрудника, направили ЕФС о переводе 12 февраля, а оказалась дата неверная, на самом деле надо 13 февраля.

2) Внести нужные изменения (например, изменена дата перевода) → Провести и закрыть.

Выбираем этот перевод, по которому мы ранее отчитались и проваливаемся в карточку мероприятия.

Здесь будет две записи:

• На первой строке, бледно-серым будет запись, которую мы отправили в ЕФС.

• На второй строке будет продублирована эта же запись для того, чтобы внести изменения.

Внесли изменения, нажимаем Провести и закрыть.

3) Создаем новую ЕФС-1.

1) Кадры → Электронные трудовые книжки → Создать СЗВ-ТД → Всеми мероприятиями → Провести и закрыть.

В табличной части отразится двойная запись мероприятия (прежняя и новая).

4) По клавише «Печать» → ЕФС-1 → откроется форма с признаком отмены.

По клавише «Печать» сформируется ЕФС-1 с двумя мероприятиями, но по первой строке будет стоять крестик (Х) – признак отмены.

Таким образом, мы с вами разобрали заполнение ЕФС-1 со всеми изменениями на начало 2024 года по графам, с различными ситуациями.

Клерк.Плюс — это подписка для бухгалтера, кадровика, предпринимателя, которым важно получить понятные инструкции для работы, разобраться, что для них меняет новый закон, как понимать очередное письмо Минфина, как заполнить отчет или уведомление по ЕНП или уволить без проблем сотрудника.

В подписку входят три блока:

• Разборы — экспертные короткие статьи с инструкциями о самом важном для работы, а главное, написанные понятным, неканцелярским языком. К разборам прилагаются полезные материалы: чек-листы, образцы документов, бланки, памятки и т.д. Выходят 5 раз в неделю, ежедневно.

• Мини-курсы — короткие видео на 2-3 минуты, в которых раскрывается узкая тема по бухгалтерскому, налоговому, кадровому или воинскому учету, даются полезные рекомендации и советы. Выходят 5 раз в неделю, ежедневно.

• Конспекты вебинаров — это комбо из видео, большого конспекта и тестов для глубокого изучения вопросов по учету, кадрам, налогам, отчетности. Выходят 4 раз в месяц, раз в неделю.

При оформлении подписки вы получаете доступ не только к новым выпускам, но и к огромной базе уже вышедшего контента: более 1500 материалов.

Стоимость подписки: 299 рублей в месяц.

Подписаться