Рейтинг сервисов КЭДО: обзор программ, как внедрить

КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это система, которая консолидирует все документы компании в одном месте. В КЭДО можно подписывать локальные документы организации: должностные инструкции, договоры, приказы, уведомления. Простыми словами кадровый электронный документооборот – это способ автоматизации всех кадровых процессов.

Внутри системы хранятся документы, которые легко можно отправить на подпись одному или нескольким сотрудникам. При этом КЭДО снижает временные затраты — сервисы предлагают подписывать документы с помощью УКЭП и УНЭП, а значит, документы имеют юридическую силу. КЭДО выступает подвидом ЭДО — позволяет хранить кадровые документы. 

С изданием ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ, в ТК были внесены изменения, которые позволили работодателям в полной мере использовать системы КЭДО.

КЭДО работает так: работодатель загружает в систему документы, потом выбирает получателя или нескольких получателей, и документы автоматически направляются выбранным людям. Затем они подписывают документы, которые позже возвращаются к руководителю. В КЭДО можно настроить перемещение документов по цепочке в случае, если согласование и доработка необходимы на каждом этапе.

Чтобы выбрать систему КЭДО, нужно проанализировать все варианты. Мы предлагаем при выборе ориентироваться на эти характеристики:

Цепочка согласования. В некоторых организациях приняты определенные маршруты для документа — например, бухгалтер перенаправляет документы руководителю отдела, а руководитель уже отправляет их генеральному директору на утверждение. В некоторых КЭДО можно автоматизировать эту цепочку.

Возможность массового подписания. Если нужно ознакомить всех сотрудников отдела с одним документом, то можно настроить пересылку документов по сотрудникам или выбрать конкретных людей. А для руководителя есть возможность подписать все документы одним кликом.

Наличие шаблонов. В некоторых системах кадрового электронного документооборота уже есть типовые шаблоны — например, договоры или согласие на обработку персональных данных. Хорошо, если в системе есть простой конструктор для создания собственных шаблонов — это существенно упростит работу отделу кадров. Чем проще конструкция, тем быстрее пройдёт адаптация сотрудников, работающих с документами.

Сканер бумажных документов. Для компаний, переходящих с бумажного документооборота, будет явным плюсов наличие сканера, который распознает бумажные документы и переносит их в электронный вид. Также это может пригодиться для документов, которые по закону должны храниться в бумажном формате — можно сделать сканы и сохранить копии в электронном формате.

Мониторинг статуса документов. В некоторые системы КЭДО встроена система отслеживания статуса. Например, если документ не был подписан в определенный срок, система отправляет уведомление с напоминанием. Это особенно удобно, когда необходимо срочно передать документ и ознакомить сотрудника с изменениями.

Использование различных форматов. У многих сотрудников бывают ситуативные задачи, которые необходимо решить здесь и сейчас. В таких случаях помогает мобильное приложение и удобный интерфейс, позволяющий подписать документ в любой ситуации прямо с телефона.   

Автоматическая проверка данных. Некоторые платформы КЭДО обладают функцией проверки правильности и полноты данных. Это помогает сэкономить время на проверке документов. Если сотрудник не заполонит какое-то поле или введет ошибочные данные, то система сообщит ему об этом. Это снижает человеческий фактор — человек по невнимательности мог бы пропустить документ с недостоверными данными, и ущерб бы понес не только он, но еще и компания. 

Элемент корпоративной культуры. В некоторых системах кадрового электронного документооборота можно настроить фирменную кастомизацию. Так можно сделать программу КЭДО частью корпоративного стиля компании и дополнительно замотивировать сотрудников.

Возможность выбора подписей. Для некоторых систем можно использовать все виды подписей, а для других только УКЭП (усиленную квалифицированную подпись) и УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись). Ориентируйтесь на то, какую подпись собираетесь использовать.

Наличие удостоверяющих центров. У некоторых сервисов КЭДО есть удостоверяющие центры, позволяющие ускорить выпуск электронных подписей. Если у КЭДО нет таких центров, то придется самостоятельно делать подписи, а это — дополнительные затраты.

Хранение данных. Имейте в виду, что данные могут храниться в двух форматах — в облачном хранилище или на локальном сервере компании. Если вы хотите хранить данные на отдельном сервере, то подготовьтесь к дополнительным тратам.

Интеграция с бизнес-системой. Сервис КЭДО может интегрироваться с 1С – это упрощает работу кадровика и бухгалтера, так как все данные будут находиться в одном и том же месте. 

Однако не все так легко, как может показаться на первый взгляд. У систем КЭДО есть как преимущества, так и недостатки. Мы сделали таблицу, которая поможет проанализировать КЭДО:

Пока что законом не установлена обязанность перехода на КЭДО. Однако нормативно-правовая база по вопросам электронного документооборота продолжает пополняться. 

Переходить на КЭДО или нет — личное дело каждой организации. И в случае если организация совершит переход на КЭДО, а ее контрагенты нет, возникнут сложности.

Мы составили небольшой рейтинг систем КЭДО, который поможет вам определиться с выбором сервиса.

Астрал iКЭДО — облачный сервис системы КЭДО. Система обеспечивает полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов.

Функционал

• модуль онлайн-трудоустройства с автополучением данных по физическим лицам в 1С;

• подписание ЛНА до приема;

• дистанционный выпуск подписи для сотрудников с любого устройства в рамках лицензии;

• гибкие маршруты согласования документов и возможность коррекции перед подписанием;

• автоматическое создание документов в 1С на основе заявлений;

• журнал контроля в 1С по документообороту на этапе согласования;

• формирование УНЭП, использование УКЭП, УНЭП и ПЭП;

• возможность запроса дополнительных данных на маршруте без отклонения документа;

• нативный модуль в 1С — работа из привычной программы без переключения на веб-версию;

• цифровизация любых процессов (не только кадровых) - авансовые, расчетные листки, выдача СИЗ и т.д

• самостоятельное администрирование процессов (без обращения в разработку или техническую поддержку);

• уведомления обо всех изменениях в Telegram, смс и на почте.

Интеграция

Сервис предлагает расширенную интеграцию с версиями 1С:

• 1С: Зарплата и управление персоналом, с версии 3.1.23.68; 

• 1C: ERP Управление предприятием, с версии 2.5.9.106;

• 1С: Комплексная автоматизация, с версии 2.4.14.164;

• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, с версии 3.1.27.90;

• 1С:Фреш (программа 1С:Зарплата и управление персоналом);

• 1С: КАМИН, с версии 5.0.

  

  Кому подходит

• бухгалтерам на аутсорсе, которые ведут несколько компаний в 1С:ЗУП;

• организациям с дистанционными сотрудниками или с работой разъездного характера;

• организациям с большим штатом и текучкой;

• организациям, которые планируют оптимизировать затраты на кадровое делопроизводство и автоматизировать процессы.

Стоимость

Есть бесплатный тренажер, а для крупных компаний возможно договориться в индивидуальном порядке на тестовый период.

850 руб. за 1 лицензию сотрудника, а за первичную настройку сервиса и расширения 1С — 15 000 руб.

По промокоду klerk_iKEDO20 предоставляется скидка 20% на лицензии Астрал iКЭДО.

Узнать больше

КЭДО от Контура — сервис, который внедряет документы более 12 лет для компаний разного масштаба.

Функционал

• настройка маршрутов согласования документов;

• возможность подписания кадровых документов с сотрудниками по ТД и ГПХ;

• настройка прав доступа к документу;

• выпуск УНЭП, работа со всеми видами ЭП: от ПЭП до УКЭП;

• наличие модуля с задачами, необходимыми для выполнения пользователем;

• ознакомление с кадровыми документами в интерфейсе системы;

• формирование и отправка кадровых документов сотрудником;

• подписание и согласование документов в интерфейсе системы;

• наличие резервного копирования;

• доступность технической поддержки 24/7;

• возможность обмениваться внутренними (не кадровыми) документами;

• автоматический перевыпуск сертификатов НЭП при окончании срока действия;

• возможность самостоятельной кастомизации интеграционного модуля 1С;

• возможность автоматически разбивать списочные приказы 1С на индивидуальные для рассылки в КЭДО;

• защита от изменения документов после подписания;

• наличие инструмента для самостоятельного управления типовыми бизнес-процессами;

• наличие возможности установить уникальный бизнес-процесс для каждого подразделения по одному типу документа.

Интеграция

Доступны коробочные интеграционные модули для работы с 1С УПП, 1С ЗУП 2.5, 1С ЗУП 3.1, 1С ERP, 1С БП, 1С КА, SAP.

Полноценные интеграционные модули позволяют пользователю учетной системы работать в одном окне, не переключаясь между интерфейсами интеграции и Веб-интерфейсом. Есть возможность индивидуальных доработок интеграционного модуля для бизнеса.

Для самостоятельной интеграции в свои информационные системы предоставляем API интерфейс с подробной технической документацией. При необходимости специалисты оказывают консультационную поддержку разработчиков заказчика.

Кому подходит

• компаниям с разной численностью персонала;

• компаниям с внештатными и штатными исполнителями.

Стоимость

Компания предоставляет полноценный тест-драйв сервис на срок до 1 месяца, с неограниченным количеством сотрудников и документов.

Лицензия на сотрудника — от 500 руб. (зависит от количества сотрудников). Внедрение, формирование НЭП, доступа к системе, кабинета кадровика и техподдержка предоставляется без доплат.

Модуль 1С подключается за 1 руб. при покупке от 100 лицензий по запросу клиентов. API-лицензия предоставляется за 1 руб. при покупке от 100 лицензий по требованию клиентов.

Узнать больше

LDM.КЭДО — полнофункциональная система кадрового электронного документооборота с возможностью масштабирования и самостоятельной доработки на базе платформы по управлению корпоративным контентом LDM. Продукты LDM вошли в ИТ-холдинг LANSOFT в 2024 году.

Функционал

• использование любой ЭП: ПЭП, УКЭП, УНЭП;

• настройка любых маршрутов согласования документов;

• гибкая настройка бизнес-процессов;

• обмен кадровыми документами с работниками в разветвленной сети отделений;

• брендирование в цветовую схему заказчика и возможность настройки различных интерфейсов;

• запрос справок в личном кабинете сотрудника; 

• электронное личное дело;

• ознакомление с ЛНА;

• выгрузка документов в форматах, соответствующих требованиям Минтруда;

• типовые и настраиваемые печатные формы;

• оформление и составление графика отпусков, управление отпусками (интерактивный календарь);

• отправка уведомлений на электронную почту и в Telegram-боте;

• учет сверхурочной работы;

• оформление командировок;

• работа с любых устройств, есть мобильное приложение;

• брендирование в цветовую схему заказчика и возможность настройки различных интерфейсов;

Интеграция

Открытый API позволяет интегрировать сервис с ИС клиента, а коробочные решения синхронизируются с 1С и Госключом. Бесшовная интеграция с экосистемой ИТ-холдинга LANSOFT: возможность внедрить СЭД, КЭДО, систему по управлению линейным персоналом.

Кому подходит

• компаниям, которые хотят обеспечить безопасность персональных данных сотрудников с помощью размещения данных на собственных серверах;

•  компаниям, которые хотят ускорить кадровые процессы и соблюдать ТК РФ при оформлении кадровых документов с работниками.

Стоимость

Компании могут воспользоваться бесплатным тестовым доступом к платформе на 3 месяца.

Стоимость ежегодной подписки для кадрового работника составляет 7 000 руб., для сотрудника — 900 руб.

Узнать больше

Битрикс24 КЭДО+Госключ предоставляет систему КЭДО, которая интегрируется с корпоративным порталом Битрикс24 и CRM-системой.

Функционал

• подписание и хранение документов;

• формирование УНЭП с Госключом для сотрудников

• формирование доступа к документам;

• автоматические переходы документов по цепочке согласования;

• быстрый поиск документов в одном хранилище;

• создание маршрута согласования документов;

• настройка прав доступа к документу.

Интеграция

Сервис интегрируется с CRM-системой Битрикс24, корпоративным порталом, что позволяет сэкономить на обучении сотрудников, ведь весь функционал КЭДО встраивается в привычный интерфейс.

Кому подходит

• руководителям;

• компаниям;

• сотрудникам.

Стоимость

Битрикс24 КЭДО доступен бесплатно при подключении тарифов Профессиональный и Энтерпрайз, а значит за его подключение не нужно доплачивать. Также не нужно оплачивать подпись для каждого сотрудника — УНЭП с Госключом входит в тарифы.

Узнать больше

А2Б Система управления бизнесом на рынке с 2012 года. Компания занимается автоматизацией бизнес-процессов: создает корпоративные порталы, CRM-систему и внедряет сервис КЭДО.

Функционал

• настройка маршрутов и карточек документа;

• делегирование этапов работы с документом;

• простой и удобный интерфейс;

• полный контроль 24 часа в сутки 7 дней в неделю;

• все документы, задачи и проекты в одном месте;

• готовые отчеты;

• разграничение прав доступа;

• предоставление доступа к истории согласования документов;

• персонализированная настройка системы под специфику бизнеса;

• настройка доступа к папкам и документам;

• поддержка КЭП и НЭП, формирование ПЭП;

• отслеживание версионности документов;

• комментирование согласования всеми участниками маршрута в любой момент;

• работа с любого устройства: есть мобильное приложение;

Интеграция

Сервис интегрируется с корпоративным порталом, CRM-системой. Также бизнес может заказать индивидуальную интеграцию сервиса КЭДО с программами бизнеса.

Кому подходит

• малому бизнесу;

• среднему бизнесу;

• крупному бизнесу;

• государственному сектору.

Стоимость

Компания предоставляет бесплатный 7-дневный доступ к сервису КЭДО, чтобы вы смогли протестировать все возможности платформы.

Стоимость подключения на месяц для одного человека — от 550 руб.

Чем больше срок аванса на облачную версию системы, тем меньше стоимость одного пользователя. Аванс может быть на 6, 12, 24 месяца.

На коробочную версию системы распространяется скидка в зависимости от количества пользователей: чем пользователей больше, тем больше скидка за одного пользователя.

Скидка начинается от 50 пользователей и при таком количестве составляет 20%. За 150 пользователей размер скидки за пользователя составляет 40%, 500 пользователей и выше — 60%.

Узнать больше

Чтобы сделать переход на КЭДО, нужно пройти несколько этапов, которые позволят сделать все законно и предотвратить стресс работников. Внедрение должно быть постепенным — в таком случае оно пройдет плавнее 

1 этап: выбор системы КЭДО

Для внедрения КЭДО вначале нужно выбрать платформу, которая будет использоваться для хранения и подписания документов. При выборе нужно учитывать специфику компании и возможности платформы.

2 этап: определение ответственного человека

Внедрение КЭДО — серьезный процесс, к которому следует привлечь ответственного человека. В организации необходимо назначить куратора, который будет отвечать за контроль введения платформы, помогать обучать сотрудников и решать системные ошибки.

Здесь есть еще один нюанс. Согласно законодательству, нельзя принудить человека пользоваться системой КЭДО, если он не хочет работать в ней. Поэтому задача ответственного человека состоит не только в организации процесса внедрения КЭДО, но еще и в учете сотрудников, которые перешли на работу в системе.

3 этап: выбор документов

Как бы ни хотелось руководителям перевести все документы в электронный вид, сразу так сделать не получится. В процессе внедрения электронного кадрового делопроизводства нужно определить, какие документы в первую очередь стоит перевести на КЭДО.

Это могут быть документы, которые только планируется издать — приказы с установлением графика отпусков, присвоением годовых премий. Также можно перенести недавние документы.

В любом случае переносить весь документооборот в КЭДО сразу – очень трудоемко. Даже если у сервиса есть функция сканирования документов, на такую работу может уйти несколько месяцев. 

4 этап: разработка положения

Для внедрения кадрового электронного документооборота нужно издать положение. В нем указываются сроки перехода, документы, которые будут переведены в электронный вид, а также ответственный сотрудник.

Положение о КЭДО нужно, чтобы регламентировать переход и сам процесс работы в сервисе. Например, в приложении можно прописать какие сотрудники будут отвечать за приглашение работников в систему. Также необходимо создать отдел технической поддержки на случай, если в системе будут возникать технические неполадки.

5 этап: уведомление сотрудников

Чтобы переход на КЭДО не стал неожиданностью для работников, их нужно уведомить. Лучше сделать это заранее — например, за две недели. Уведомить нужно не только кадровый и юридический отдел, а всех сотрудников, так как документы, подписываемые по КЭДО, могут носить всеобщий характер.

6 этап: запуск сервиса

После уведомления сотрудников можно переходить на КЭДО: регистрировать пользователей в системе, делать электронные подписи и переносить документы.

Сервисы КЭДО обычно не требуют длительного обучения: для работы в них достаточно зарегистрировать сотрудников и загрузить необходимые документы.

Изменения в организации зачастую влекут за собой стресс для сотрудников. Чтобы его снизить и сделать внедрение КЭДО более эффективным, можно осуществлять плавный переход.