Что такое КЭДО и как он работает
КЭДО — кадровый электронный документооборот. Это система, которая консолидирует все документы компании в одном месте. В КЭДО можно подписывать локальные документы организации: должностные инструкции, договоры, приказы, уведомления. Простыми словами кадровый электронный документооборот – это способ автоматизации всех кадровых процессов.
Внутри системы хранятся документы, которые легко можно отправить на подпись одному или нескольким сотрудникам. При этом КЭДО снижает временные затраты — сервисы предлагают подписывать документы с помощью УКЭП и УНЭП, а значит, документы имеют юридическую силу. КЭДО выступает подвидом ЭДО — позволяет хранить кадровые документы.
С изданием ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ, в ТК были внесены изменения, которые позволили работодателям в полной мере использовать системы КЭДО.
КЭДО работает так: работодатель загружает в систему документы, потом выбирает получателя или нескольких получателей, и документы автоматически направляются выбранным людям. Затем они подписывают документы, которые позже возвращаются к руководителю. В КЭДО можно настроить перемещение документов по цепочке в случае, если согласование и доработка необходимы на каждом этапе.
Как выбрать систему КЭДО
Чтобы выбрать систему КЭДО, нужно проанализировать все варианты. Мы предлагаем при выборе ориентироваться на эти характеристики:
Цепочка согласования. В некоторых организациях приняты определенные маршруты для документа — например, бухгалтер перенаправляет документы руководителю отдела, а руководитель уже отправляет их генеральному директору на утверждение. В некоторых КЭДО можно автоматизировать эту цепочку.
Возможность массового подписания. Если нужно ознакомить всех сотрудников отдела с одним документом, то можно настроить пересылку документов по сотрудникам или выбрать конкретных людей. А для руководителя есть возможность подписать все документы одним кликом.
Наличие шаблонов. В некоторых системах кадрового электронного документооборота уже есть типовые шаблоны — например, договоры или согласие на обработку персональных данных. Хорошо, если в системе есть простой конструктор для создания собственных шаблонов — это существенно упростит работу отделу кадров. Чем проще конструкция, тем быстрее пройдёт адаптация сотрудников, работающих с документами.
Сканер бумажных документов. Для компаний, переходящих с бумажного документооборота, будет явным плюсов наличие сканера, который распознает бумажные документы и переносит их в электронный вид. Также это может пригодиться для документов, которые по закону должны храниться в бумажном формате — можно сделать сканы и сохранить копии в электронном формате.
Мониторинг статуса документов. В некоторые системы КЭДО встроена система отслеживания статуса. Например, если документ не был подписан в определенный срок, система отправляет уведомление с напоминанием. Это особенно удобно, когда необходимо срочно передать документ и ознакомить сотрудника с изменениями.
Использование различных форматов. У многих сотрудников бывают ситуативные задачи, которые необходимо решить здесь и сейчас. В таких случаях помогает мобильное приложение и удобный интерфейс, позволяющий подписать документ в любой ситуации прямо с телефона.
Автоматическая проверка данных. Некоторые платформы КЭДО обладают функцией проверки правильности и полноты данных. Это помогает сэкономить время на проверке документов. Если сотрудник не заполонит какое-то поле или введет ошибочные данные, то система сообщит ему об этом. Это снижает человеческий фактор — человек по невнимательности мог бы пропустить документ с недостоверными данными, и ущерб бы понес не только он, но еще и компания.
Элемент корпоративной культуры. В некоторых системах кадрового электронного документооборота можно настроить фирменную кастомизацию. Так можно сделать программу КЭДО частью корпоративного стиля компании и дополнительно замотивировать сотрудников.
Возможность выбора подписей. Для некоторых систем можно использовать все виды подписей, а для других только УКЭП (усиленную квалифицированную подпись) и УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись). Ориентируйтесь на то, какую подпись собираетесь использовать.
Наличие удостоверяющих центров. У некоторых сервисов КЭДО есть удостоверяющие центры, позволяющие ускорить выпуск электронных подписей. Если у КЭДО нет таких центров, то придется самостоятельно делать подписи, а это — дополнительные затраты.
Хранение данных. Имейте в виду, что данные могут храниться в двух форматах — в облачном хранилище или на локальном сервере компании. Если вы хотите хранить данные на отдельном сервере, то подготовьтесь к дополнительным тратам.
Интеграция с бизнес-системой. Сервис КЭДО может интегрироваться с 1С – это упрощает работу кадровика и бухгалтера, так как все данные будут находиться в одном и том же месте.
Плюсы и минусы кадрового электронного документооборота
Однако не все так легко, как может показаться на первый взгляд. У систем КЭДО есть как преимущества, так и недостатки. Мы сделали таблицу, которая поможет проанализировать КЭДО:
Плюсы | Минусы |
Экономия времени из-за отсутствия бумажной волокиты | На внедрение КЭДО нужно время |
Подписание документов в любое время и в любом месте | Дополнительные расходы для компании |
Соблюдение требований ТК | Иногда возникают баги, и документы могут потеряться |
Единый ЭДО со всем персоналом: как со штатным, так и внештатным | Отрицательная обратная связь от работников |
Экономия средств из-за отсутствия пересылки документов | Необходимость создания программы по внедрению |
Быстрый поиск документов | Сложность переноса текущих документов |
Обязательно ли переходить на КЭДО
Пока что законом не установлена обязанность перехода на КЭДО. Однако нормативно-правовая база по вопросам электронного документооборота продолжает пополняться.
Переходить на КЭДО или нет — личное дело каждой организации. И в случае если организация совершит переход на КЭДО, а ее контрагенты нет, возникнут сложности.
Топ-6 систем кадрового электронного документооборота
Мы составили небольшой рейтинг систем КЭДО, который поможет вам определиться с выбором сервиса.
Астрал iКЭДО
Астрал iКЭДО — облачный сервис системы КЭДО. Система обеспечивает полный процесс делопроизводства от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения документов.
Функционал
![](https://i.klerk.ru/1kSSh0czpofJawNv2khQG89s-FgTyL1ETA7qURMKJqo/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzdk/ZjIyNGU5YTcxNmI1/MGE1ODBiZTJjMWE5/NTQ1MzkyLnBuZw.webp)
модуль онлайн-трудоустройства с автополучением данных по физическим лицам в 1С;
подписание ЛНА до приема;
дистанционный выпуск подписи для сотрудников с любого устройства в рамках лицензии;
гибкие маршруты согласования документов и возможность коррекции перед подписанием;
автоматическое создание документов в 1С на основе заявлений;
журнал контроля в 1С по документообороту на этапе согласования;
формирование УНЭП, использование УКЭП, УНЭП и ПЭП;
возможность запроса дополнительных данных на маршруте без отклонения документа;
нативный модуль в 1С — работа из привычной программы без переключения на веб-версию;
цифровизация любых процессов (не только кадровых) - авансовые, расчетные листки, выдача СИЗ и т.д
самостоятельное администрирование процессов (без обращения в разработку или техническую поддержку);
уведомления обо всех изменениях в Telegram, смс и на почте.
Интеграция
Сервис предлагает расширенную интеграцию с версиями 1С:
1С: Зарплата и управление персоналом, с версии 3.1.23.68;
1C: ERP Управление предприятием, с версии 2.5.9.106;
1С: Комплексная автоматизация, с версии 2.4.14.164;
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, с версии 3.1.27.90;
1С:Фреш (программа 1С:Зарплата и управление персоналом);
1С: КАМИН, с версии 5.0.
Кому подходит
бухгалтерам на аутсорсе, которые ведут несколько компаний в 1С:ЗУП;
организациям с дистанционными сотрудниками или с работой разъездного характера;
организациям с большим штатом и текучкой;
организациям, которые планируют оптимизировать затраты на кадровое делопроизводство и автоматизировать процессы.
Стоимость
Есть бесплатный тренажер, а для крупных компаний возможно договориться в индивидуальном порядке на тестовый период.
850 руб. за 1 лицензию сотрудника, а за первичную настройку сервиса и расширения 1С — 15 000 руб.
По промокоду klerk_iKEDO20 предоставляется скидка 20% на лицензии Астрал iКЭДО.
Контур
![](https://i.klerk.ru/IB9JEQFejKtdWzof0LTjWGhHvWu854aPqL8JrZi-X4U/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0Lzlk/NDQ1NmI4YzExOWY3/MGIxNzE2ZmEwNDFl/OTA1NmU3LnBuZw.webp)
КЭДО от Контура — сервис, который внедряет документы более 12 лет для компаний разного масштаба.
Функционал
![](https://i.klerk.ru/mhdpNGCVCaKWSq8a5vkgfxoVSlsULk5WK9joOw3la6Q/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2E4/YWI1ZGQ2ZjlkYTli/YjQ2ZmYyNjg3MDI2/YTM0MGQ2LnBuZw.webp)
настройка маршрутов согласования документов;
возможность подписания кадровых документов с сотрудниками по ТД и ГПХ;
настройка прав доступа к документу;
выпуск УНЭП, работа со всеми видами ЭП: от ПЭП до УКЭП;
наличие модуля с задачами, необходимыми для выполнения пользователем;
ознакомление с кадровыми документами в интерфейсе системы;
формирование и отправка кадровых документов сотрудником;
подписание и согласование документов в интерфейсе системы;
наличие резервного копирования;
доступность технической поддержки 24/7;
возможность обмениваться внутренними (не кадровыми) документами;
автоматический перевыпуск сертификатов НЭП при окончании срока действия;
возможность самостоятельной кастомизации интеграционного модуля 1С;
возможность автоматически разбивать списочные приказы 1С на индивидуальные для рассылки в КЭДО;
защита от изменения документов после подписания;
наличие инструмента для самостоятельного управления типовыми бизнес-процессами;
наличие возможности установить уникальный бизнес-процесс для каждого подразделения по одному типу документа.
Интеграция
Доступны коробочные интеграционные модули для работы с 1С УПП, 1С ЗУП 2.5, 1С ЗУП 3.1, 1С ERP, 1С БП, 1С КА, SAP.
Полноценные интеграционные модули позволяют пользователю учетной системы работать в одном окне, не переключаясь между интерфейсами интеграции и Веб-интерфейсом. Есть возможность индивидуальных доработок интеграционного модуля для бизнеса.
Для самостоятельной интеграции в свои информационные системы предоставляем API интерфейс с подробной технической документацией. При необходимости специалисты оказывают консультационную поддержку разработчиков заказчика.
Кому подходит
компаниям с разной численностью персонала;
компаниям с внештатными и штатными исполнителями.
Стоимость
Компания предоставляет полноценный тест-драйв сервис на срок до 1 месяца, с неограниченным количеством сотрудников и документов.
Лицензия на сотрудника — от 500 руб. (зависит от количества сотрудников). Внедрение, формирование НЭП, доступа к системе, кабинета кадровика и техподдержка предоставляется без доплат.
Модуль 1С подключается за 1 руб. при покупке от 100 лицензий по запросу клиентов. API-лицензия предоставляется за 1 руб. при покупке от 100 лицензий по требованию клиентов.
LDM.КЭДО
![](https://i.klerk.ru/UdcoLbOsKXnJodz0yXCqVkPyfcHrCxdTYU3HPifITcI/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0L2Nk/YmU1Zjg2MzgyODkx/ZGU0OGU4NmY2MmM5/ZDc3YmZhLnBuZw.webp)
LDM.КЭДО — полнофункциональная система кадрового электронного документооборота с возможностью масштабирования и самостоятельной доработки на базе платформы по управлению корпоративным контентом LDM. Продукты LDM вошли в ИТ-холдинг LANSOFT в 2024 году.
Функционал
![](https://i.klerk.ru/TTNCqVb4rWXxsb6NXYtS379PNCVp3uNNukRXTZdumoY/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzI3/YzVkZDM4Yjc1ZjQ1/ZWMxOTg3YmRhNjRh/NGIzNzk0LnBuZw.webp)
использование любой ЭП: ПЭП, УКЭП, УНЭП;
настройка любых маршрутов согласования документов;
гибкая настройка бизнес-процессов;
обмен кадровыми документами с работниками в разветвленной сети отделений;
брендирование в цветовую схему заказчика и возможность настройки различных интерфейсов;
запрос справок в личном кабинете сотрудника;
электронное личное дело;
ознакомление с ЛНА;
выгрузка документов в форматах, соответствующих требованиям Минтруда;
типовые и настраиваемые печатные формы;
оформление и составление графика отпусков, управление отпусками (интерактивный календарь);
отправка уведомлений на электронную почту и в Telegram-боте;
учет сверхурочной работы;
оформление командировок;
работа с любых устройств, есть мобильное приложение;
брендирование в цветовую схему заказчика и возможность настройки различных интерфейсов;
Интеграция
Открытый API позволяет интегрировать сервис с ИС клиента, а коробочные решения синхронизируются с 1С и Госключом. Бесшовная интеграция с экосистемой ИТ-холдинга LANSOFT: возможность внедрить СЭД, КЭДО, систему по управлению линейным персоналом.
Кому подходит
компаниям, которые хотят обеспечить безопасность персональных данных сотрудников с помощью размещения данных на собственных серверах;
компаниям, которые хотят ускорить кадровые процессы и соблюдать ТК РФ при оформлении кадровых документов с работниками.
Стоимость
Компании могут воспользоваться бесплатным тестовым доступом к платформе на 3 месяца.
Стоимость ежегодной подписки для кадрового работника составляет 7 000 руб., для сотрудника — 900 руб.
Битрикс24 КЭДО+Госключ
Битрикс24 КЭДО+Госключ предоставляет систему КЭДО, которая интегрируется с корпоративным порталом Битрикс24 и CRM-системой.
Функционал
подписание и хранение документов;
формирование УНЭП с Госключом для сотрудников
формирование доступа к документам;
автоматические переходы документов по цепочке согласования;
быстрый поиск документов в одном хранилище;
создание маршрута согласования документов;
настройка прав доступа к документу.
Интеграция
Сервис интегрируется с CRM-системой Битрикс24, корпоративным порталом, что позволяет сэкономить на обучении сотрудников, ведь весь функционал КЭДО встраивается в привычный интерфейс.
Кому подходит
руководителям;
компаниям;
сотрудникам.
Стоимость
Битрикс24 КЭДО доступен бесплатно при подключении тарифов Профессиональный и Энтерпрайз, а значит за его подключение не нужно доплачивать. Также не нужно оплачивать подпись для каждого сотрудника — УНЭП с Госключом входит в тарифы.
А2Б
![](https://i.klerk.ru/FLy6SETgWkjl0TqBNM3FLXg698h-vWUT-BkJI4kvjN0/w:1500/aHR0cHM6Ly93d3cu/a2xlcmsucnUvdWdj/L2Jsb2dQb3N0LzZh/NTA0Yjc0NWMzNzlm/MDZmMjExYTIxZDVh/OWE5NTAwLnBuZw.webp)
А2Б Система управления бизнесом на рынке с 2012 года. Компания занимается автоматизацией бизнес-процессов: создает корпоративные порталы, CRM-систему и внедряет сервис КЭДО.
Функционал
настройка маршрутов и карточек документа;
делегирование этапов работы с документом;
простой и удобный интерфейс;
полный контроль 24 часа в сутки 7 дней в неделю;
все документы, задачи и проекты в одном месте;
готовые отчеты;
разграничение прав доступа;
предоставление доступа к истории согласования документов;
персонализированная настройка системы под специфику бизнеса;
настройка доступа к папкам и документам;
поддержка КЭП и НЭП, формирование ПЭП;
отслеживание версионности документов;
комментирование согласования всеми участниками маршрута в любой момент;
работа с любого устройства: есть мобильное приложение;
Интеграция
Сервис интегрируется с корпоративным порталом, CRM-системой. Также бизнес может заказать индивидуальную интеграцию сервиса КЭДО с программами бизнеса.
Кому подходит
малому бизнесу;
среднему бизнесу;
крупному бизнесу;
государственному сектору.
Стоимость
Компания предоставляет бесплатный 7-дневный доступ к сервису КЭДО, чтобы вы смогли протестировать все возможности платформы.
Стоимость подключения на месяц для одного человека — от 550 руб.
Чем больше срок аванса на облачную версию системы, тем меньше стоимость одного пользователя. Аванс может быть на 6, 12, 24 месяца.
На коробочную версию системы распространяется скидка в зависимости от количества пользователей: чем пользователей больше, тем больше скидка за одного пользователя.
Скидка начинается от 50 пользователей и при таком количестве составляет 20%. За 150 пользователей размер скидки за пользователя составляет 40%, 500 пользователей и выше — 60%.
Сравнительная таблица сервисов КЭДО
Астрал iКЭДО | Контур | LDM | Битрикс24 | А2Б | |
Подписание документов | Да | Да | Да | Да | Да |
Хранение документов | Да | Да | Да | Да | Да |
Формирование подписи | Да | Да | Да | Да | Да |
Мобильное приложение | Нет | Нет | Да | Да | Да |
Интеграция с CRM системой | Да | Да | Да | Да | Да |
Интеграция с 1С | Да | Да | Да | Нет | Нет |
Интеграция с Госключом | Да | Да | Да | Да | Нет |
Пробный доступ | Да | Да, до 1 месяца | Да, 3 месяца | Нет | Да, 7 дней |
Как внедрить КЭДО
Чтобы сделать переход на КЭДО, нужно пройти несколько этапов, которые позволят сделать все законно и предотвратить стресс работников. Внедрение должно быть постепенным — в таком случае оно пройдет плавнее
1 этап: выбор системы КЭДО
Для внедрения КЭДО вначале нужно выбрать платформу, которая будет использоваться для хранения и подписания документов. При выборе нужно учитывать специфику компании и возможности платформы.
2 этап: определение ответственного человека
Внедрение КЭДО — серьезный процесс, к которому следует привлечь ответственного человека. В организации необходимо назначить куратора, который будет отвечать за контроль введения платформы, помогать обучать сотрудников и решать системные ошибки.
Здесь есть еще один нюанс. Согласно законодательству, нельзя принудить человека пользоваться системой КЭДО, если он не хочет работать в ней. Поэтому задача ответственного человека состоит не только в организации процесса внедрения КЭДО, но еще и в учете сотрудников, которые перешли на работу в системе.
3 этап: выбор документов
Как бы ни хотелось руководителям перевести все документы в электронный вид, сразу так сделать не получится. В процессе внедрения электронного кадрового делопроизводства нужно определить, какие документы в первую очередь стоит перевести на КЭДО.
Это могут быть документы, которые только планируется издать — приказы с установлением графика отпусков, присвоением годовых премий. Также можно перенести недавние документы.
В любом случае переносить весь документооборот в КЭДО сразу – очень трудоемко. Даже если у сервиса есть функция сканирования документов, на такую работу может уйти несколько месяцев.
4 этап: разработка положения
Для внедрения кадрового электронного документооборота нужно издать положение. В нем указываются сроки перехода, документы, которые будут переведены в электронный вид, а также ответственный сотрудник.
Положение о КЭДО нужно, чтобы регламентировать переход и сам процесс работы в сервисе. Например, в приложении можно прописать какие сотрудники будут отвечать за приглашение работников в систему. Также необходимо создать отдел технической поддержки на случай, если в системе будут возникать технические неполадки.
5 этап: уведомление сотрудников
Чтобы переход на КЭДО не стал неожиданностью для работников, их нужно уведомить. Лучше сделать это заранее — например, за две недели. Уведомить нужно не только кадровый и юридический отдел, а всех сотрудников, так как документы, подписываемые по КЭДО, могут носить всеобщий характер.
6 этап: запуск сервиса
После уведомления сотрудников можно переходить на КЭДО: регистрировать пользователей в системе, делать электронные подписи и переносить документы.
Сервисы КЭДО обычно не требуют длительного обучения: для работы в них достаточно зарегистрировать сотрудников и загрузить необходимые документы.
Изменения в организации зачастую влекут за собой стресс для сотрудников. Чтобы его снизить и сделать внедрение КЭДО более эффективным, можно осуществлять плавный переход.
Начать дискуссию