О возможностях и нюансах использования корпоративных порталов в работе HR расскажет Алла Киселёва, начальник отдела по работе с персоналом АО «Гринатом Простые Решения».
Какие задачи решает корпоративный портал
Корпоративный портал подходит не только для хранения шаблонов документов с описаниями процессов, но и для показа мотивирующих историй — на нем можно рассказывать, чем живет компания.
Подходит он и для повышения вовлеченности и мотивации за счет демонстрации каждому работнику масштаба деятельности предприятия.
Корпоративный портал удобен для хранения важной информации и для HR-специалистов, и для руководителей. Его можно наполнять данными, добавлять все необходимые ссылки и дополнительную информацию.
Что было до корпоративных порталов
В компаниях всегда была необходимость как-то структурировать информацию и централизованно доносить ее до сотрудников. Очень популярными были информационные доски, используются они и сейчас.
Но они неудобны компаниям, у которых есть много сотрудников с гибридным графиком работы. Такие организации используют, как правило, сетевые хранилища, чтобы там собирать нормативные документы предприятия.
Еще один интересный вариант — журнал, в котором публикуются истории успеха компании, рассказы об опыте сотрудников, их достижениях, необычных хобби и так далее.
Из не самых удачных и удобных вариантов взаимодействия с сотрудниками могу отметить массовые рассылки на электронную почту, которые широко использовались ранее.
Все эти инструменты актуальны и используются в той или иной степени и сейчас, но в крупных организациях — чаще всего в сочетании с корпоративным порталом.
Он дает возможность не просто информировать в одностороннем порядке, но и осуществлять взаимодействие, объединять подразделения, чтобы сотрудники были в постоянном живом общении.
Возможности корпоративных порталов для HR
У портала каждой компании есть что-то общее с другими и что-то уникальное. Безусловно, на нем должна быть представлена базовая структура предприятия, информация о подразделениях и руководстве, сведения о миссии, истории, специфике деятельности.
Если это не закрытая информация, то может быть размещен также список клиентов, опубликованы внутренние истории о деятельности каждого подразделения.
Конечно, у каждого направления есть свои нюансы работы и функции, что учитывается при разработке корпоративного портала. Например, в HR-цикле есть периоды разных процессов.
На нашем предприятии с 1 января по 31 марта стартует подведение итогов по картам KPI и постановка целей на следующий год. Параллельно с этим стартует оценка персонала, которая содержит разные этапы.
И когда есть такие процессы, которые ограничены определенными сроками и требуют выполнения разных шагов, портал становится своеобразной палочкой-выручалочкой для постоянного информирования сотрудников. В напоминания о том, что требуется сделать, можно подтягивать и полезную информацию, необходимую для реализации задачи.
Повышение мотивации сотрудников за счет геймификации
Геймификация — мощный инструмент HR для повышения мотивации сотрудников. Она дает возможность поощрять каждого работника за выполнение его прямых обязанностей на высоком уровне не финансово, а бонусами.
Они могут называться по-разному. Например, в компании может быть введена в пользование своя «валюта».
Создается список задач, которые сотрудник выполняет на том или ином уровне качества или скорости, за что он получает бонусы. Они копятся в его личном кошельке и впоследствии могут быть потрачены работником на какие-то материальные вещи — например, книги, настольные игры, участие в обучающих мероприятиях, сувениры, особые мышки или клавиатуры и даже просто кофе.
В процессе реализации обычно становится понятно, что пользуется большей популярностью, а что меньшей. Ассортимент продукции, доступной в обмен на бонусы, постоянно обновляется, и перечень задач тоже.
Не каждое новшество воспринимается сотрудниками на ура, но геймификацию обычно встречают очень благосклонно, работники стремятся получать бонусы. Получается постоянная активная работа, тесное взаимодействие сотрудника и руководителя.
Сотрудники, которые отвечают за геймификацию, постоянно находятся в неком творческом процессе. Руководитель сообщает, какие показатели нужны компании, какого результата ей нужно достигнуть, и они придумывают, как использовать для этого геймификацию.
Результативность процесса — не единственный критерий для предоставления бонусов, они могут начисляться за стаж работы или просто к праздничным датам.
Формирование корпоративной культуры с помощью порталов
Портал — отличный инструмент для формирования корпоративной культуры компании, что особенно важно для крупных организаций, где много работников трудится в удаленном или гибридном формате.
Например, у компании могут проходить различные мероприятия. Фотографии с этих мероприятий размещаются на портале.
Кроме того, возможность посмотреть новости не только своего подразделения и компании, но и других, объединенных корпорацией, позволяет сотруднику почувствовать себя частью чего-то большего. И это повышает его мотивацию и вовлеченность.
Бывает так, что для решения новой задачи необходимо объединить сотрудников из разных подразделений. И некоторые порталы дают возможность организовать на их базе конференции, совещания, трансляции.
Адаптация новых сотрудников с помощью корпоративного портала
Новому сотруднику сложно понять, как устроена компания, в которую он попал. Безусловно, на адаптацию ему дают время, у него есть непосредственный руководитель, за ним закрепляют наставника, он проходит обучение. Но у всех разный психотип.
И хотя считается, что адаптация занимает в среднем 3 месяца, полноценная работа может начаться и позже.
Первый месяц человек находится еще в немного подвешенном состоянии: он вроде что-то делает, ему что-то рассказывают, он задает вопросы, но пока еще не понимает, нравится ему новое место или нет, у него только начинают формироваться отношения.
Чтобы у человека сложилась картинка, он может зайти на корпоративный портал, посмотреть, какие мероприятия в компании проводятся, ознакомиться с интервью с руководителями, изучить структуру организации.
Это показывает масштаб деятельности предприятия и позволяет понять, подходит ли корпоративная культура организации новому работнику или нет.
К примеру, фото — это не просто констатация того, что произошло какое-то событие. Это люди, эмоции. И новый работник смотрит на эти снимки и понимает, хочется ли ему в таком поучаствовать или это не его история по каким-то причинам.
Есть новички с активной позицией, настроенные на участие и в молодежном совете, и в спорте, и в благотворительности. А есть сотрудники, которым для принятия решения о присутствии на мероприятии нужно сначала посмотреть, как оно проходило раньше, кто в нем принимал участие.
Как сделать корпоративный портал работающим инструментом
У HR множество разноплановых задач, ведь работа с людьми — не из самых простых. Но чтобы корпоративный портал был действительно полезным и эффективным инструментом, он должен быть актуальным, содержать корректные документы и отражать реальную ситуацию, показывая, что происходит в компании.
Если поменялись процессы или появились новые руководители, то сведения об этом нужно быстро добавить на портал. Заполняют информацией его, конечно, райтеры, сотрудники подразделений, работники пиар-отдела или еще кто-то в зависимости от структуры предприятия.
Но HR должен постоянно быть во взаимодействии с этими людьми, чтобы контролировать актуальность портала.
Важен также интуитивно понятный интерфейс, благодаря которому любой человек сможет найти интересующие его сведения.
Далеко не всем компаниям необходим корпоративный портал. Наиболее эффективен этот инструмент будет для тех организаций, в штате которых более 130-150 человек, либо с подразделениями в разных городах, с большим количеством удаленных сотрудников.
Решая использовать портал, компании встают перед выбором между коробочным решением или же вариантом, разработанным непосредственно под нужды конкретного предприятия.
Стоит посмотреть на масштаб организации, изучить решения, которые есть на рынке. Зачастую изобретать велосипед заново нет необходимости, можно взять наиболее подходящий продукт и доработать его под потребности компании.
Начать дискуссию