Ни минуты без коллектива: Как работать в «открытом пространстве»?

Источник: Работа.Ру

Западным определением open space называется офис, в котором все сотрудники работают в одном большом помещении. Это значит — постоянно быть на виду у коллектива, подстраиваться под жизненный ритм коллег и в принципе забыть о личном пространстве. Есть ли плюсы у работы в open space? Как в подобных условиях можно сохранить трудоспособность и собственную нервную систему?

Откуда ветер дует

Исторически идея open space появилась для удобства контроля за работниками на землях помещиков, позднее ее переняли и управленцы крупных офисов и производств, рассказывает консультант по подбору персонала кадрового холдинга «АНКОР» Марина Кардаш.

«Существуют отдельные примеры офисов open space, в которых рабочее пространство является общим, и у людей даже нет постоянного рабочего места. Все компьютеры и столы могут использоваться любым сотрудником, поэтому нельзя оставлять свои личные вещи, так как завтра стол может занять кто-то другой. Однако это, скорее, исключения. Чаще работодатели все же стараются поставить некие перегородки между столами, чтобы создать ощущение личного пространства. Тем не менее, для многих open space — это психологически неуютная среда, вызывающая дискомфорт, который может понижать работоспособность отдельных сотрудников и снизить эффективность труда в целом», — добавляет эксперт.

Выходит, что open space — настоящее зло для персонала. Мало кто может спокойно постоянно находиться в обществе большого числа коллег и под неусыпным надзором руководства. Так зачем работодателю нужно устраивать работу таким образом, чтобы сотрудники занимались больше «выживанием» в офисных условиях, чем работой?

Заместитель генерального директора 3R Recruitment Company Елена Зажигалина объясняет, что, организуя свой офис по системе «открытого пространства», работодатель руководствуется в основном следующими принципами:«Во-первых, open space — это модная тенденция, и есть возможность организовать планировку в соответствии со стилем и духом компании; во-вторых, это существенная экономия на общей площади занимаемого помещения; а в-третьих, это возможность видеть всех сотрудников как на ладони и более четко контролировать рабочий процесс».

Подводные камни открытого пространства

Организация офиса по типу open space для работодателя очень даже выгодна. Единственный большой минус — дискомфорт коллектива. Причем избежать его нет никакой возможности. Так или иначе, людям, работающим в «открытом пространстве», придется привыкать к определенным неудобствам.

Основных «раздражителей» психики сотрудников перечислила Елена Зажигалина:«К наиболее существенным из них исторически относят:
— шум (громкое ведение коллегами переговоров по телефону, звонящие мобильники в момент отсутствия "хозяина", болтовня на нерабочие темы);
— посторонние запахи (из-за любителей съесть ланч непосредственно на рабочем месте);
— отсутствие комфортных условий труда (постоянные споры из-за включенных кондиционеров, открытых окон, слишком яркого освещения и т. п.);
— отсутствие возможности сосредоточиться при работе над сложными задачами;
— необходимость постоянно следить за своим поведением и реакцией коллег на него и др.».

«Каждый человек — индивидуальность, и у всех есть свои потребности и грани комфорта. Временами достаточно сложно найти компромисс даже в вопросах освещения или использования кондиционера: кому-то жарко, кому-то холодно, одному темно, другому слишком светло и так далее. Людям всегда хочется сделать свое рабочее пространство более уютным, а в офисах с организацией по типу open space гораздо сложнее добиться полноценного комфорта. Еще одним неприятным моментом может быть то, что компьютер сотрудника находится у всех на виду, и создается ощущение, что окружающие постоянно следят за тем, что делает человек», — добавляет Марина Кардаш.

Дмитрий Сейнов, психолог, президент Центра психологической поддержки бизнеса и семьи «5 ДА!», говорит, что личное пространство и соблюдение его внешних границ — принципиальный момент для большинства из нас: «Когда границы нарушаются, человек чувствует себя напряженно, не комфортно, раздраженно. Все это приводит к снижению производительности труда, ухудшению качества работы, повышенным стрессам, конфликтам в коллективе, и как следствие, увеличению заболеваемости. В общем, такая работа далеко не для каждого».

Ищем плюсы

Если нахождение в «открытом пространстве» неизбежно, стоит рассмотреть плюсы. Их, как известно, можно найти всегда и во всем. Чтобы «выжить» в подобной атмосфере, желательно сосредоточиться на работе, которая благодаря системе open space имеет ряд преимуществ.

— Свободный и быстрый процесс коммуникации. Информация в open space не сдерживается закрытыми дверями, отделами в другом крыле здания и занятыми внутренними номерами. Не нужно часами томиться у телефона или спамить почту руководства, ожидая, например, утверждения рекламной компании.

«Основной плюс — доступность любого сотрудника компании, ведь в некоторых организациях даже менеджеры высшего звена сидят в одном пространстве со своими подчиненными. Таким образом, некоторые рабочие вопросы можно обсудить с руководством гораздо быстрее, и для этого нет необходимости назначать многочисленные встречи и бронировать переговорные», — добавляет Марина Кардаш.

— Возможность чувствовать себя одной командой. Постоянное пребывание в одном помещение укрепляет общий коллективный дух и практически исключает моббинг, интриги или соревнование из серии: «Кто круче — маркетинг или бухгалтерия?».
«Работая бок о бок, люди начинают лучше чувствовать друг друга, быстрее понимать ход мыслей коллег и добиваться коллективного результата. Кроме того, становится легче поддерживать дисциплину в компании, когда определенных правил придерживаются все вместе», — утверждает Марина Кардаш.

— «Более близкие эмоциональные контакты между коллегами. Если возникли какие-то сложности в работе, сотрудник всегда может обратиться за помощью к коллеге, получить поддержку», — считает Дмитрий Сейнов.

— Оперативные рабочие процессы и дополнительное обучение. «Общая рабочая площадь — это еще и хорошая возможность провести быстрый брейнсторминг или решить возникающие операционные вопросы. Также менее опытные сотрудники могут многому научиться и почерпнуть новый опыт, наблюдая за коллегами», — резюмирует Марина Кардаш.

На заметку: правила поведения в open space

Специалисты ведущих компаний поделились рекомендациями, как вести себя при работе в open space, чтобы сохранить трудоспособность, хорошее отношение с коллегами и собственные нервы.

Для сохранения отношений внутри коллектива Елена Зажигалина рекомендует соблюдать культуру общения и уважения к коллегам: «В любой ситуации есть возможность договориться и пойти на компромисс. Например, все офисы рекрутинговых агентств устроены по системе open space. На моей памяти, все конфликты по поводу факторов, которые мешают работе, решались мирным путем. Если ты проводишь телефонное интервью или важные переговоры с клиентом — просто попроси коллег быть на это время чуть тише. На крайний случай, есть переговорные, куда всегда можно выйти, и уединиться от рабочей суеты open space...».

«Основные советы — это вести себя вежливо, этично, уважать своих коллег, отключать личный телефон или ставить его на режим вибрации в рабочее время, не ругаться, помогать друг другу и вырабатывать навык сосредоточения на своей работе», — добавляет Марина Кардаш.

Что касается психологического настроя, Дмитрий Сейнов поделился методами, которые могут облегчить работу в open space:

«Во время работы можно представить, что вокруг вас высокая кирпичная стена, которая отгораживает ваше личное пространство от коллег и начальства, вас никто не видит и не слышит. Чтобы сосредоточиться, можно вообразить, что из вашего лба идет на экран компьютера или документы солнечный луч, концентрирующий ваше внимание на нужном тексте. Важно помнить, что защита ваших личных границ — это ваша задача, и никто, кроме вас это не сделает. Нарушают границы тех людей, кто позволяет их нарушать.

Если кто-то из сотрудников вас раздражает чем-то конкретным: от него пахнет потом, он чавкает во время обеда, громко говорит по телефону и так далее, постарайтесь тактично озвучить ему свои претензии, но не сами, а через того из коллег, с которым он наиболее близок. Если же ваше раздражение носит неосознанный характер, то самое лучшее в такой ситуации — свести контакты с таким человеком к минимуму.

Для того, чтобы научиться сосредотачиваться в такой обстановке, можно дома делать следующие упражнения: при громко включенном телевизоре, музыкальном центре, радио (лучше, чтобы все работало одновременно) читать книгу, работать за компьютером. Если работа связаны с телефонными переговорами, то при всех этих включенных приборах, можно разговаривать с близкими либо по телефону».

Можно настроиться на работу в open space, привыкнуть, и даже извлечь для себя немалую пользу, как в профессиональном (научиться работать оперативно, перенять опыт успешных сотрудников), так и в личном плане (дружеские отношения с коллективом — хороший мотиватор). Главное не зацикливаться на «раздражителях» и соблюдать культуру поведения и общения с коллегами.