Бизнес без пробок: возможности СЭД для кадровых служб

Все можно сделать лучше, чем делалось до сих пор.

Генри Форд, американский промышленник

Если фраза «Время - деньги» для вас не просто остроумный афоризм, а профессиональная формула, более того, вы точно знаете, сколько именно денег в рублях, долларах и евро, стоит каждый час работы сотрудника, то значит вы – сотрудник HR-отдела. И находитесь в постоянном поиске показателя, призванного увеличить производительность. Экономика труда, учет персонала и подсчет эффективности рабочего времени – лишь первые слагаемые формулы, но есть ли переменные, призванные приумножить эффективность. Об этом рассказывает, эксперт компании ECMGroup.Pro, Екатерина Камчатова.

Человеческий фактор

Рабочий день «охотника за головами» напрямую зависит от «человеческого фактора», а он в свою очередь прямо пропорционален десяткам мелочей и случайностей, вмешивающихся в жизнь, так важное совещание переносится на непредвиденные сроки из-за чьего-то опоздания, продиктованного заторами на дорогах. Полностью исключить все возможные риски не получается, но каждый стремится их значительно минимизировать.

И одна из главных проблем эффективного менеджмента: пробки. Очевидно, что автомобильные пробки искажают день многих сотрудников, которые тратят время в бесплодном стоянии, изнашивают автомобили, расходуют лишний бензин, наносят вред окружающей среде, но самое главное – расходуют свои нервы, потому что пробки постоянно повергают нас в состояние стресса.

Как бы хотелось от них отказаться. Но, к сожалению, это почти невозможно. Потому что нужно инспектировать филиалы, расположенные в разных частях города, а иногда – в пригороде или соседней области или регионе. Порой нам приходится не только стоять в пробках, но и сидеть в аэропортах дожидаясь летной погоды.

Конечно, гуру «управления временем» советуют направить это «свободное время» на созидание, но на практике очень сложно отслеживать 17 поточных машин вкупе с «тяжеловесным» КАМАЗом и вникать в тезисы бизнес-семинара. Возможно, ли оптимизировать свой рабочий график так, чтобы выполнять все свои профессиональные обязанности, заниматься развитием рабочих навыков и – о чудо – найти время на пятнадцатиминутное кофе просто так(!), чтобы почувствовать вкус жизни, и потом делать все вышеперечисленное в три раза лучше. Согласитесь, это тоже очень важно.

Бюджет рабочего времени

Итак, сначала давайте подсчитаем, сколько рабочего времени вы лично проводите в дорогах. Более того, давайте подсчитаем и то время, которое вроде бы по распорядку вы должны проводить в семье, потому что это ваши личные – вечера, ночи и выходные дни, но по очевидным причинам вы проводите их в дороге. Даже, если вы за это получаете денежную компенсацию, согласитесь, что это ваша собственная жизнь, которую нельзя продать или купить. Более того, в наш век высоких технологий и короткой дороги в космос должны существовать инструменты, которые помогут руководству сэкономить те самые денежные компенсации и направить их, например, на премии или на улучшение условий работы. Но это уже другая история.

Теперь переведем эти условные часы в рабочие и представим, сколько полезных дел вы могли бы сделать. Для этого не нужно составлять сложные, многокомпонентные формулы, каждый сам интуитивно ощущает свое потерянное время.

Третий этап: вывод, насколько эффективнее вы могли бы работать, если бы не теряли время в транспорте. Можно предположить, что у многих эти суммы будут отличаться в разы. Но даже, если разница в доли процента, это все равно очень существенно, ведь это проценты вашей жизни и карьеры.

Совещание как черная дыра времени

Мало у кого из менеджеров перспектива совещания вызывает восторг. Отчего же? Потому что те, кто проводит большую часть времени в переговорных, знают, что часто это, к сожалению, вылет времени и денег в трубу. Прежде всего, оттого, что все превращается в обсуждение малозначительных вопросов на многочасовых встречах. Однако, как советует международный бизнес-консультант Дэвид Перл в своей книге «Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные», можно приглядеться и открыть для себя в совещаниях новые возможности: разрешить конфликт, обменяться важной информацией, создать «завтра» бизнеса.

Какие же инструменты есть в современном мире ИТ-технологий для того, чтобы сделать деловое общение эффективным со всех точек зрения?

Один из таких инструментов – приложение «Управление совещаниями» одной из систем автоматизации документооборота. Подобные приложения ориентированы, прежде всего, на упрощение процессов подготовки, проведения и использования решений совещаний.

В чем же его польза для нас с вами? Оно позволяет:

Разослать участникам уведомления о начале собрания;
Автоматически сформировать и разослать файл повестки;
Сгенерировать по результатам совещания протокол;
Согласовать протокол в электронном виде;
Автоматически разослать задания по результатам совещаний.

При этом приглашения, задания, файлы документов – все создается согласно корпоративным шаблонам, достигая целей упорядоченности и регламентируемости. Так что, как показывает практика: совещание можно превратить из рутины, в эффективный инструмент совместной работы команды на благо бизнеса.

Документ на века

Еще одна головная боль кадровика – бумажный документооборот и необходимое архивное хранение его. Личное дело каждого сотрудника обрастает десятками ксерокопий различных документов, заявлениями о приеме на работу, предоставлением отпуска, переводами на новое место и увольнением, служебными записками и прочим. И тяжесть всех этих архивов ложится не только на полки, где они стоят, но и на плечи сотрудников кадровых служб, виртуозно ориентирующихся в картотеках и стикерах.

Даже при наличии компьютеров и автоматизированных в Excel списках, очень многое приходится делать вручную. Учитывая, что в любой момент любую из этих бумаг могут попросить вынести на свет Божий – каждый сотрудник должен держать в своей голове хотя бы примерную карту поиска. А уж найти что-то в случае форс-мажора человеку со страны сродни решению сложнейшего ребуса. Очевидно, что это очень сложно и закономерно, что многие сотрудники кадровой службы ищут способы более эффективной автоматизации и каталогизации.

Сегодня существует современное решение этой проблемы. Оно может быть реализовано в виде веб-интерфейса на портале, где систематизируется и архивируется необходимая документация, но при этом обеспечивается структура деления прав доступа, чтобы ознакомиться с документом мог только тот, у кого есть права и компетенции. Второй вид: специализированное приложение на базе СЭД, когда все документы собраны в отдельную базу со специализированными разделами.

Любой документ строго регламентирован по форме заполнения. СЭД помогает значительно снизить «вольный стиль подачи информации», которым грешат неподкованные сотрудники других подразделений организации.

Определить, какой подход актуален для конкретного предприятия, может только специалист, но задуматься о необходимости внести что-то новое в свой рабочий инструментарий можно уже сейчас.