Кто съел мое время?

Семь часов вечера, конец рабочего дня, ваши коллеги дружными рядами выдвигаются в сторону дома, и только вы один в поте лица доделываете отчет, дописываете статью или досчитываете зарплаты сотрудникам. Нет, объем вашей работы ничуть не больше, чем у ваших сослуживцев. Просто они умеют планировать свое рабочее время, а вы — нет.

Дела и потехи

Современного офисного работника окружают десятки и сотни хронофагов — предметов и событий, которые пожирают наше рабочее время: задушевные беседы с коллегами о новой машине или проигранном матче любимой команды, постоянные ссылки от сослуживцев в аське или скайпе на картинки с милыми котятами, перекуры, которые плавно перетекают в обед и обратно, и далее по списку. И вроде бы весь день вы работали: подумаешь, тут отвлеклись на пять минут, здесь — на десять, поболтали с коллегами и шесть раз за день сходили покурить — никакого криминала! Самое распространенное оправдание сотрудников: «Я же не робот, чтобы восемь часов только и делать, что работать без передышки!».

Но существуют и другие объяснения любви работников к нерациональному распределению времени. Одно из самых популярных — низкая зарплата сотрудников. Причем не важно, является ли материальное поощрение действительно низким или же сам работник считает его недостаточным, хотя на самом деле зарплата вполне соответствует среднерыночной. Логика простая: раз мне мало платят, значит, я буду меньше работать и больше заниматься теми делами, которые мне интересны. Такие мысли, как правило, приводят к трем результатам, и все они совсем нерадостные. Во-первых, сотрудника могут уволить, если руководство узнает о его реальной производительности труда. Во-вторых, работник может навечно остаться на своей должности и забыть, что такое карьерный рост, ведь немногие работодатели готовы повышать (как в должности, так и в финансовом плане) лишь за выслугу лет. Как правило, для этого нужно отличиться среди остальных работников, и основным мерилом в этом случае выступают производственные показатели. Наконец, в-третьих, растрата времени может привести к тому, что сотрудник будет постоянно задерживаться на работе, так как важные поручения нужно выполнить в любом случае.

Причин для оправдания можно придумать великое множество, но тем не менее, по данным опроса, проведенного порталом Rabota.ru, 10% российских тружеников тратят от 10 минут до получаса каждый день на дела-пожиратели времени. У 9% респондентов на это уходит от получаса до одного часа, а 6% признались, что хронофаги отнимают у них 1-2 часа ежедневно. Правда, 58% опрошенных уверенно заявили, что свой рабочий день они используют максимально продуктивно, не отвлекаясь на посторонние дела. Возможно, после прочтения этого материала количество подобных мнений несколько поубавится.

Волк в овечьей шкуре

Дело в том, что хронофагов не всегда легко распознать. Очевидно, что если вы каждые полчаса заходите на Facebook, чтобы почитать френдленту — это видимая и безусловная трата вашего рабочего времени. Но пожиратели времени порой могут скрываться и в рядовых рабочих процессах.

Например, по данным опроса пользователей портала Rabota.ru, 38% российских работников регулярно работают с электронной почтой. Каким образом это обычно происходит? Вы приходите утром на работу, загружаете почту и начинаете по одному просматривать огромную кучу писем. Разобравшись с этим, вы приступаете к другим делам. Спустя 20 минут вам приходит оповещение о новом письме, и вы, бросив все, опять просматриваете почту. «Предлагаем участки в ближнем Подмосковье! Дешево!!!» — пришел очередной спам, который вы отправляете в корзину. Далее вы возвращаетесь к брошенному делу, потратив минуту-другую, чтобы опять войти в рабочий ритм. А теперь посчитайте, сколько ненужных писем приходит вам в течение рабочего дня? Десятки? Сотни? В результате работа, которую можно было выполнить за два часа, растягивается на полдня.

Чтобы работа с письмами не отнимала ваше рабочее время, заведите себе правило: проверять почту определенное количество раз в день. Если вам часто приходят важные письма, то проверяйте почту один раз в час, если же email — лишь вспомогательный инструмент в вашей работе, то будет вполне достаточно 3-4 проверок в течение дня. Помимо этого, следует разделить всю входящую корреспонденцию на несколько папок. Это позволит вам правильно расставить приоритеты при работе с почтой и значительно сэкономить время.

Другой скрытый хронофаг — это совещания, в которых, по данным опроса, регулярно принимают участие почти 15% российских работников. В интернете можно найти десятки мемов, связанных с этим мероприятием, но мысль везде одна и та же: хочешь убить время — проведи совещание. В большинстве случаев так и получается: руководители подразделений, которые никак не взаимосвязаны между собой, докладывают о своих успехах или неудачах, а в этот момент все остальные вынуждены слушать или хотя бы делать вид, что слушают, теряя драгоценное время. За этим «увлекательным» занятием можно смело провести два-три часа, в то время как реальные результаты от таких бесед порой бывают нулевыми. Виной всему — неправильная организация совещания. Нередко возникают ситуации, когда руководитель срочно собирает сотрудников по, в общем-то, пустяковым вопросам. Такая встреча не имеет конкретного плана и регламента, а у ее участников нет времени на подготовку к ней. Поэтому вместо четких и сдержанных отчетов получаются затяжные речи ни о чем.

Только и делай, что ничего не делай

Однако большая часть орды хронофагов — это дела, которые никак не связаны с должностными обязанностями. И первое место здесь уверенно занимает общение с коллегами. 22% работников признались, что они постоянно отвлекаются на посторонние разговоры. Причем, что характерно, далеко не всегда такие беседы приносят удовольствие всем участникам. Если в отделе завелся сотрудник, который любит «почесать» язык, то, скорее всего, все или большая часть работников отдела будет втянута в беседу. Ведь молчать, когда тебе задают вопросы, неприлично, а сказать болтуну «Заткнись и работай» сможет далеко не каждый.

Мобильный телефон съедает не только ваши деньги, но часто и ваше рабочее время. 19% сотрудников постоянно используют мобильник для личных звонков, отправки SMS и использования мобильного интернета. Однако это неудивительно: во многих компаниях сотовый телефон — единственное средство связи с окружающим миром, ведь работодатель «заботливо» отключил доступ ко всем сайтам, кроме тех, которые нужны вам в работе, а звонки со стационарного телефона постоянно проверяются.

Среди других популярных пожирателей времени можно также отметить регулярное посещение социальных сетей, новостных порталов, видеохостингов и других сайтов, которые не нужны вам в работе. В пристрастии к этим развлечениям признались 9-10% респондентов. Ну и, конечно же, нельзя забывать о пагубной, но столь приятной в разгар рабочего дня привычке, как курение: 12% россиян каждый день тратят на это свое рабочее время.

Главная сложность в борьбе с хронофагами — это их обнаружение. В течение нескольких месяцев или даже лет вы можете каждый день выполнять одни и те же действия, совершенно не задумываясь об их эффективности или необходимости. Лучший способ для понимания, какие дела отнимают время — составление подробного плана всех ваших занятий на протяжении нескольких дней. Зафиксируйте, сколько раз за день вы ходили на перекуры, сколько времени сидели в соцсетях, а сколько — провели на совещаниях. Так вы поймете, какие дела отнимают у вас драгоценные часы и минуты, а какие действия можно не совершать вовсе.