Актуальные задачи HR-службы и оценка эффективности ее работы

За последние два десятилетия специфика деятельности HR-специалиста претерпела значительные метаморфозы, связанные в первую очередь с переориентацией работодателей на интересы и потребности как потенциальных, так и действующих сотрудников. Выяснилось, что комплексная работа с персоналом, формирование команды профессионалов, ее мотивирование и удержание в компании требует качественно новых подходов и совершенно иной квалификации исполнителей. Показательно и то, что вклад HR-отдела в бизнес-показатели компании сегодня можно оценить по вполне конкретным, "осязаемым" параметрам.

Ольга Водянова, HR-директор Группы компаний АКИГ:

Сердце — вот истинный рычаг всего великого.

Людвиг ван Бетховен

Во все времена роль HR-департамента базировалась на трех китах:

1. привлечение и подбор персонала,
2. развитие,
3. удержание.

HR-департамент — это сердце компании, его мотор, душа, чувства и эмоции.

Разница в том, что в каждой компании происходило ранжирование и устанавливалось свое процентное соотношение этих пунктов. Каждый из них можно наполнить тем, что необходимо именно вам, например:

• привлечение (PR-поддержка, внешнее позиционирование компании и т.д.),
• развитие (обучение, наставничество и т.д.),
• удержание (мотивация, вовлеченность)

То есть основные направления были и остались, но корректируется в соответствии с современными тенденциями и высокой динамикой именно их наполнение.

• Привлечение и подбор персонала. Рынок труда на данный момент насыщен различными рекламными акциями с целью привлечь высококвалифицированных специалистов или талантливую молодежь, поэтому инструменты сильно изменились. Важную роль играют уже не только HR-специалисты, но также PR-поддержка, которая предлагает различные «вкусные» приманки для соискателей (яркие баннеры, слоганы, организация мероприятий). Что касается подбора, на данном этапе не только заметно расширился пул применяемых методов оценки кандидата, но и повысился профессиональный уровень самих HR-специалистов. Без дополнительного образования или тренингов им уже не обойтись.
• Развитие. Во многих компаниях произошли существенные перемены в видении того, чему и как обучать, как оценивать итоговый результат. Если ранее упор делался в основном на профессиональные навыки, непосредственно относящиеся к должности, то сейчас тенденция изменилась в лучшую сторону, а именно в направлении духовного, физического и интеллектуального развития (например, психологические тренинги по изучению женского и мужского начала (инь и ян) и их гармонизации, телесно ориентированная терапия и т.п.). Данное обучение исключительно полезно не только для работы, но и для личных целей, что в комплексе приводит к высокой лояльности сотрудников.
• Удержание. В отношении нематериальных инструментов мотивации также произошли существенные изменения: повышение уровня вовлеченности персонала в жизнь компании включает не только обязательные корпоративные мероприятия (отмечание праздников и организация различных олимпиад), но и интеллектуальные ринги, бизнес-дуэли и т.д.

Основные ожидания топ-менеджмента от HR-направления — это четкое понимание стратегии и кадровой политики, основанной на целях и задачах компании:

1. эффективное привлечение персонала;
2. качественный и оперативный подбор;
3. результативное и точечное обучение с последующим измерением его эффективности;
4. удержание ключевых специалистов в компании, создание комфортного микроклимата.

Но, пожалуй, самое главное — это инициативность данного подразделения, не ожидание предложений сверху, а продвижение их снизу!

Эффективность HR-функции зависит от реализации поставленных задач. На примере нашей компании это:

1. качественная и своевременная реализация социальных и корпоративных программ (в том числе использование их как механизма привлечения);
2. высокоэффективный подбор персонала — как на имеющиеся места, так и в кадровый резерв компании;
3. постоянное усовершенствование мотивационных схем для персонала в соответствии с современными тенденциями рынка труда;
4. разработка и реализация ярких, интересных и масштабных программ развития персонала (профессиональные и личностные компетенции, духовные и психологические практики).

Оценка эффективности реализации данных пунктов формируется на базе KPI.

HR-департамент — это сердце компании, его мотор, душа, чувства и эмоции. В зависимости от роли, которая для него выбрана (условно говоря, спортсмена или творческой личности), оно так и будет натренировано, станет биться с определенным тактом и заданной силой.

Вероника Шатрова, главный редактор «Системы Кадры»:

Экспертная оценка является простым в реализации и недорогим способом оценки эффективности HR-департамента. Провести ее можно собственными силами или пригласить для этой цели внешних консультантов и аудиторов.

Экспертная оценка является простым в реализации и недорогим способом оценки эффективности HR-департамента.

Состав экспертной комиссии определяет руководитель организации. Как правило, в нее включают главу HR-департамента, одного или нескольких руководителей подразделений, экономиста компании или главного бухгалтера, а также внешнего консультанта-аудитора (в случае приглашения).

В зависимости от стратегических целей организации и вытекающих из них актуальных целей по работе с кадрами, перед экспертной комиссией ставят задачу оценить конкретные направления работы с персоналом и организацию процессов в HR-департаменте в целом. Например, если было необходимо улучшить качество подбора и обучения сотрудников, то основной акцент делается именно на этом.

На основании поставленных задач эксперты разрабатывают параметры и критерии оценки, то есть показатели эффективности. Затем составляют план работы комиссии, распределяют между собой обязанности в соответствии со знаниями и возможностями, а далее каждый член комиссии выполняет свои функции.

План, как правило, содержит следующие задачи:

• анализ нормативных документов содержащих описание, правила и нормы программ по управлению персоналом;
• разработка анкет-опросников для сотрудников для оценки отдельных направлений (программ адаптации, наставничества, обучения и т.п.), а также в целом для оценки лояльности, вовлеченности, мотивации, удовлетворенности;
• разработка вопросов для руководства подразделений по этим же актуальным направлениям работы с кадрами;
• проведение собеседований с руководителями высшего звена и подразделений, анкетирования сотрудников;
• расчет и оценка количественных показателей (например, текучесть персонала, количество закрытых вакансий, процент обученных сотрудников и т.п.);
• оценка финансовых показателей (общие затраты на персонал от оборота или выручки, общие затраты на персонал от затрат на производство или реализацию, фонд оплаты труда от общих затрат на персонал и пр.);
• анализ полученной информации и подготовка отчета для высшего руководства;
• разработка плана исправления ошибок в работе HR-департамента.

После этого эксперты приступают к выполнению плана, и результатом является развернутое заключение о работе HR-департамента по каждому актуальному направлению, которое оформляется в виде отчета и презентации. После этого проводят встречу высшего руководства с экспертами и специалистами HR-департамента, ответственными за каждое направление работы с кадрами; обсуждаются все плюсы и минусы деятельности департамента и совместно разрабатываются план работы над ошибками и система улучшений.

Данную комплексную оценку эффективности HR-департамента проводят, как правило, один раз в год (в конце или начале). Параллельно ведется работа по анализу предыдущих расходов на кадры и планирование HR-бюджета. Это позволяет руководству увидеть полную картину состояния кадровых вопросов в организации, сделать анализ проделанной департаментом работы, более обдуманно отнестись к бюджетированию средств на персонал и планированию деятельности на будущий год.

Ольга Долина, руководитель HR-отдела Area Job:

Эффективность работы HR-департамента оценивается по критериям: 1) количество закрытых вакансий, процент успешной адаптации и т.д.; 2) коэффициент текучести персонала.

Понятие «HR-менеджмент» существует примерно с начала 90-х годов, а до этого в компаниях были лишь отделы кадров, как мы помним, выполнявшие административную и частично обеспечивающую функцию. Сейчас роль HRМ выходит далеко за рамки кадрового делопроизводства. Эта сфера подразумевает грамотный подбор персонала, адаптацию и дополнительное обучение сотрудников, их мотивацию, развитие корпоративной культуры, оценку и переаттестацию, ротацию по подразделениям, создание кадрового резерва. Задачи очень обширны и требуют уже совершенно иной квалификации, нежели раньше. Это вполне можно назвать полноценным бизнес-партнерством, когда директор по персоналу воспринимается как ключевой сотрудник, который решает стратегические задачи по развитию компании наравне с другими руководителями. Однако было бы ошибкой со стороны топ-менеджмента относиться к HR-директору как к волшебнику, который в одиночку решит все кадровые проблемы компании. Каким бы опытным ни был HR, он всегда должен работать в связке с топ-менеджментом и руководителями подразделений, только тогда его работа будет эффективной.

Говоря об оценке эффективности работы HR-департамента, нужно понимать, что не все поддается измерению. К примеру, как выразить в количественных показателях положительный климат в коллективе? Все хорошо, люди работают, лояльны к компании, нет профессионального выгорания, но как это продемонстрировать в цифрах? В нашей компании эффективность работы HR-департамента оценивается по следующим критериям:

• в подборе персонала учитывается количество закрытых вакансий за определенный период, скорость их закрытия, процент успешной адаптации и т.д.;
• за определенный период рассчитывается коэффициент текучести персонала, учитывается и прогнозируется динамика.

Все это основные показатели, по которым можно рассчитать KPI отдела в целом и каждого HR-менеджера в отдельности.:

Анна Иванова, руководитель департамента «Офисный подбор» аутсорсинговой компании «СТС Групп»:

Тема роли, которую играет HR-служба в жизнедеятельности современной компании, всегда актуальна для обсуждения. Специалисты в области HR участвуют в развитии организации, ее становлении, позиционировании на рынке, разработке, внедрении и продвижении стратегии. В то же время в некоторых случаях деятельность HR может являться и причиной неудач.

HR — понятие для российского рынка сравнительно новое. Некоторые руководители компаний, к сожалению, до сих пор принимают этих специалистов за кадровиков, но при этом не забывают предъявлять им требования и пожелания к непосредственному участию в развитии и реализации стратегии организации. От HR-службы ожидаются демонстрация их значимости в развитии компании, умение добиваться целей инструментами HR, а также повышение эффективности проводимых процессов в сфере управления персоналом.

Главными показателями эффективности работы HR-департамента являются успешная адаптация всех новых сотрудников, их дальнейший рост и развитие. Специфика деятельности нашей компании — аутсорсинг в сфере персонала — предполагает занятость специалистов с определенными навыками и знаниями в данной отрасли. На рынке труда таких профессионалов не так уж и много. Сотрудники приходят в нашу компанию с базовыми навыками и по истечении определенного времени, после прохождения обучения и применения новых знаний на практике, они становятся полноценными квалифицированными специалистами в сфере аутсорсинга персонала.

Инициативы HR должны быть четко привязаны к задачам бизнеса и содержать в себе ответы на важные для любых менеджеров вопросы.

Екатерина Мелимук, генеральный директор Propeople, HR-agency:

HR все больше становится полноправным бизнес-партнером в решении ряда принципиально важных задач. Еще вчера об открытии новых филиалов и направлений, получении крупных проектов, оптимизации бизнес-процессов HR узнавали постфактум, но сегодня у нас есть возможность как влиять на вектор развития, так и определять его. Например, сейчас задача все чаще выглядит как «оценить кадровый потенциал города для открытия филиала», а не «найти 100 человек в Уфе за месяц». Теперь HR не просто имеет обязанности, но и получает возможности.

Ожидания руководителей, как правило, связаны с проактивным и ответственным подходом HR-департаментов. Топ-менеджеры хотят видеть, понимать и иметь возможность оценить процессы, связанные с персоналом. Инициативы HR должны быть четко привязаны к задачам бизнеса и содержать в себе ответы на важные для любых менеджеров вопросы: зачем это делать, какие это даст результаты, сколько это будет стоить и что произойдет, если это не сделать? Такой подход требует от HR тесного контакта со всеми подразделениями, доверительных, партнерских отношений с руководителями, умения убеждать и быть лидером изменений.

Анна Московченко, HR-менеджер компании «Таннета»:

Звонок от мамы:
— Аня, кем ты работаешь? Мне нужно для анкеты.
— Я HR-директор.
— Кто-о-о?
— HR-директор. Занимаюсь работой с персоналом.
Слышу, как мама говорит человеку, заполняющему анкету:
— Пишите, что кадровик.

Обычно в компаниях есть отдел кадров, который ведет стандартное делопроизводство, но когда организация начинает расти, растет и число проблем и вопросов в управлении персоналом. Тогда и создается HR-служба, призванная их решать. Как правило, задачи перед ней ставятся следующие.

• Защита бюджета. HR-служба курирует одни из самых затратных статей — социальные льготы, бенефиты, развитие и обучение персонала, корпоративные мероприятия, не говоря уже о фонде оплаты труда.
• Диагностика потребностей компании, выявление внутренних проблем и предложение путей их разрешения.
• Подбор, оценка, аттестация персонала, участие в адаптации новых сотрудников, формирование корпоративной культуры.
• Формирование системы мотивации, управление вовлеченностью сотрудников.
• Ведение кадрового делопроизводства, баз данных по сотрудникам.

В числе прочего HR-служба курирует одни из самых затратных статей — социальные льготы, бенефиты, развитие и обучение персонала, корпоративные мероприятия.

На сегодняшний момент у большинства владельцев бизнеса есть понимание важности службы персонала. Чаще всего она создается в компании на этапе запуска, поскольку в первую очередь именно от HR зависит, какая команда будет работать.

В нашей компании в данный момент проходит ряд изменений, поэтому топ-менеджмент в первую очередь ожидает от HR-службы инновационных решений в области исследования вовлеченности сотрудников, мотивации, корпоративного обучения, а также оперативного подбора персонала.

Если говорить об оценке работы HR-службы, в нашей компании разработана система KPI, которая завязана на приход и удержание новых специалистов, проведение различных корпоративных мероприятий, распределение бюджета.

Роман Крылов, заместитель директора департамента по работе с персоналом «Сетелем Банк»:

В эффективных компаниях роль HR кардинально не менялась в последние годы. Все руководители понимают важность HR-экспертизы в подборе, оценке, развитии персонала, формировании эффективной организационной структуры, корпоративной культуры, работе с талантами, выстраивании эффективных систем мотивации, планировании преемственности, повышении удовлетворенности, лояльности, вовлеченности сотрудников, лидерства. Проблема скорее в том, что было крайне мало HR-экспертов (долгие годы HR присутствовал в основном в виде отдела кадров), обладающих указанной экспертизой, а доверить нечто из этого списка человеку без практического опыта решались немногие.

С радостью могу сказать, что в нашем банке работает очень сильная HR-команда, которая способна решать весь спектр вышеприведенных задач. Для нас важнее всего, чтобы экспертиза влияла на бизнес-результат, поэтому мы с менеджментом компании полностью, что называется, on a same page. Мы работаем на поле общих целей, и эффективность нашего взаимодействия оценивается именно по пользе, принесенной бизнесу в контексте совместно составленной карты целей.

Елена Шевченко, руководитель отдела подбора персонала Bell Integrator:

Для российских ИТ-компаний вопрос о подборе и удержании квалифицированных специалистов стоит очень остро. Поэтому и роль отдела кадров в операционной деятельности организации весьма и весьма существенна. Помимо целого спектра функций, которые лежат на HR, здесь следует отметить два ключевых направления, специфика которых несколько различна по роду задач сотрудников отдела кадров. Это привлечение новых сотрудников, а также профессиональное развитие существующих.

В случае, когда компания развивается, сотрудникам HR-отдела приходится интенсивно искать достойных кандидатов на рынке труда, обеспечивая планомерный приток новых специалистов. Здесь приходится решать сразу комплекс задач, начиная с анализа рынка кадров по конкретным специальностям и заканчивая тщательным отбором кандидатов. Хотелось бы отметить характерную для российского, да и для мирового рынка ИТ-специалистов низкую ликвидность по отдельным узким специализациям либо попросту отсутствие кандидатов с профильным опытом по интересующих нас позициям, что приводит к необходимости проводить обучение и повышение компетенций уже существующих сотрудников под конкретные задачи, в решении которых нуждаются наши клиенты.

Грамотный подбор и развитие сотрудников, пожалуй, и создают в результате организацию, обладающую инженерами с уникальным опытом и компетенциями, что позволяет нашей компании выполнять интереснейшие проекты для крупнейших российских компаний финансового и телекоммуникационного секторов.