Памятка по адаптации сотрудников

Хотя об адаптации новых сотрудников и заботятся во многих компаниях, но системно к этому процессу подходят редко. При таком подходе адаптационная работа делится на несколько этапов.

I. Этапы адаптации

Адаптация начинается вовсе не когда сотрудник выходит на работу! Она начинается раньше — когда вы загодя сообщаете новичку такие простые, но важные вещи: как доехать, где оставить автомобиль, какие документы захватить, что запланировано на первый рабочий день.

Следующий этап адаптации — первый день сотрудника. И для него это всегда стресс. Задача компании — уменьшить напряжение. Что для этого нужно?

1. Информировать. Сотрудника должен встретить его руководитель и ознакомить с планом на день. Как правило, план включает в себя:

оформление документов,
знакомство с отделом,
обустройство рабочего места,
знакомство с правилами компании.

В первый же день новичку надо объяснить, к кому лучше обращаться с вопросами. Это может быть как руководитель, так и кто-то из сотрудников отдела. Помимо этого, нужно показать человеку, где у вас обеденная зона, где можно брать воду, чай, кофе, где находятся специальные комнаты.

2. Сопровождать. Не терять сотрудника нужно в течение всего дня — помогать ему решать возникающие вопросы. Заняться этим может либо сам руководитель, либо наставник, либо же сотрудник, отвечающий за адаптацию.

3. Подвести итоги. В конце первого дня руководитель должен побеседовать с новичком. Нужно узнать, комфортно ли тому было, какие сложности возникли, удалось ли познакомиться с коллегами, в порядке ли рабочее место, насколько вошел в курс дел. Обязательно надо выяснить, остались ли у сотрудника вопросы. Ну и ответить на них.

Третий этап — программа адаптации сотрудника. Обычно она включает в себя:

План работ сотрудника на испытательный срок.
План адаптационных мероприятий:
ввод в круг профессиональных обязанностей;
знакомство с корпоративной культурой, компанией, ее ценностями.

И четвертый этап — подведение итогов по адаптационному периоду.

II. Технологии

На каждом из перечисленных этапов применимы различные формы коммуникации с сотрудником — от простого диалога с руководителем до полностью автоматизированного курса новичка. Одним из ключевых инструментов принято считать так называемый welcome-тренинг. Что же он собой представляет?

Начнем с классификации. Адаптационные тренинги бывают двух типов:

1. Обзорные тренинги. Они призваны донести до участников знания о компании, корпоративной культуре, процессах и т. п. Такие тренинги проводятся для любых сотрудников, независимо от категории и подразделения.

2. Обзорно-обучающие тренинги. На них, помимо сообщения общей информации, новых сотрудников учат пользоваться базовыми профессиональными инструментами. Такие тренинги проводятся, как правило, для массовых должностей в области продаж, производства.

В нашей компании проводятся тренинги обоих типов, причем обзорная часть, знакомящая сотрудников с компанией, во многом совпадает. Например, у нас она содержит сведения:

о рынке логистических услуг и сегменте, который занимает наша компания (сфера нашей деятельности — логистика, экспресс-доставка);
о структуре продуктовой линейки компании;
о внутренней структуре организации;
об основных бизнес-процессах;
а также корпоративные правила.

Чтобы тренинги не были скучными, мы проводим их в игровой форме, сопровождая множеством визуальных материалов. Например, участники тренинга, основываясь на собственном опыте, выстраивают цепочку логистических услуг и доставляют почтовые отправления. Второй важный интерактивный элемент — экскурсия в сортировочный центр. Так, в какое бы подразделение ни пришел сотрудник, уже в первые дни работы он увидит бизнес изнутри.

* * *

Крайне важно, чтобы сотрудник понимал не только что, но и как он будет делать. Наша практика показывает, что обзорно-обучающие тренинги нужно проводить в первую неделю работы — тогда сотрудники раньше начинают исполнять свои профессиональные обязанности на должном уровне.

И снова пример из нашей практики. Наши курьеры работают с документами и специальным программным обеспечением, в том числе с мобильными приложениями. Нам очень важно, чтобы инструкции, которые получает новичок, были актуальными и полными. Поэтому о любых изменениях в программном обеспечении или технологиях работы узнает наш учебный центр — и обновляет инструкции для сотрудников.

III. Частые ошибки

На адаптационном тренинге у новых сотрудников формируется впечатление о компании, поэтому важны даже детали. Место проведения должно быть приятным, а если тренинги проводятся не в корпоративном учебном центре, то нужно позаботиться, чтобы помещение отвечало корпоративным стандартам. Другими словами, атмосфера в нем не должна контрастировать с таковой в офисе. Например, если у вас минималистичный офис или офис в демократичном стиле, не стоит выбирать для тренинга слишком официальные или помпезные помещения. И наоборот, если в вашей компании офис оформлен в монументальном или консервативном стиле, то для тренинга не подойдет молодежный коворкинг. То есть даже помещение готовит сотрудников к их будущему рабочему месту. Хорошо, если раздаточный материал, презентации, даже блокноты соответствуют вашему корпоративному стилю.

Ведущий таких тренингов также несет ответственность за первое впечатление — по сути, он его и формирует. Этот человек должен быть не только открытым и дружелюбным, но и уметь ответить на любые, даже сложные и неожиданные вопросы. Хорошо, если участники не ощущают, что тренер проводит уже сотый такой тренинг, что для него это рутинная работа. Вспомните, когда мы приезжаем в незнакомую страну: от экскурсовода, который рассказывает о своих стране, городе иногда зависит и наше впечатление. Как он проводит экскурсию: увлеченно и ярко, или же монотонно «отрабатывает программу». Тренер на адаптационном тренинге — такой же экскурсовод. И — продолжая параллель — он должен не только знать историю «города» и уметь рассказать о «достопримечательностях», но и посоветовать, как лучше решить бытовой вопрос, подсказать, как избежать сложностей или справиться с ними.

Распространенная ошибка устроителей адаптационных тренингов — они не получают обратную связь и не сопровождают участников после обучения. Принято считать, что оценивать результаты адаптационных тренингов (особенно первого типа) не нужно. Это не совсем так. Новый сотрудник, который что-то не так понял, скорее всего, прочно укрепится в своих заблуждениях. В итоге у новичков возникают некие мифы. Лучше вовремя их развенчать, и помогает в этом как раз оценка, например, в виде беседы или теста.