Справочник сотрудника: какой и зачем?

Специалистам по персоналу справочник сотрудника, или на западный манер — employee handbook, давно не в новинку. Но пока одни успешно его применяют, другие все еще сомневаются в такой необходимости.

Разберемся, наконец, что это за инструмент, кому и для чего он нужен, и как сделать для сотрудников справочник, который будет эффективным.

«Вот как здесь все устроено»

Справочник сотрудника помогает установить и поддерживать прочные отношения между работниками и работодателем. Он позволяет новичку быстрее и легче адаптироваться в компании, а работнику‑старожилу — свободно ориентироваться в корпоративных политиках и процедурах. Более того, справочник идет на пользу HR‑бренду как своеобразная реклама для соискателей, удачным слоганом к которой была бы фраза «Вот как здесь все устроено».

Справочник содержит сводную информацию о компании с кратким обзором правил и стандартов ее работы. Его основная цель — мотивировать работников и вовлечь их в развитие компании. А также справочник помогает:

• улучшить имидж компании;

• познакомить работников с ее историей и корпоративной культурой;

• сократить время адаптации новых сотрудников;

• обеспечить схожее понимание правил и стандартов работы сотрудниками;

• предотвратить конфликты между работодателем и работниками (по организационным вопросам);

• сэкономить время руководителей, идущее на разъяснение работникам корпоративных правил и процедур;

• унифицировать процессы и процедуры, что важно для быстрорастущих компаний со многими, часто отдаленными друг от друга подразделениями;

• уменьшить текучесть персонала;

• повысить лояльность работников к компании.

А что внутри?

Что касается структуры и содержания справочника, то они зависят как от размера самой компании, так и от видения разработчиков. Например, ниже представлен обобщенный вариант оглавления справочника.

А как у НИХ? Немного истории

На Западе, в частности в США, справочник сотрудника изначально был юридическим документом (в нем размещались все действующие политики компании). Так работодатели защищались от возможных исков и штрафов. Позднее справочник начали использовать для популяризации корпоративной культуры среди работников, а также для привлечения новых. Именно в таком виде он и получил широкое распространение на Западе.

Какие бывают справочники

Сегодня в американских компаниях применяются справочники следующих видов (зависит от целевой аудитории):

• Руководство по ориентации для новых работников;

• Общий справочник сотрудника (для всего персонала);

• Справочник для менеджеров высшего звена;

• Справочник для менеджеров среднего звена;

• Справочник для супервайзеров;

• Руководство по пенсионному планированию.

Руководство по ориентации для новых работников

Руководство по ориентации чаще всего освещает историю, миссию компании и профессиональную этику. Иная включаемая в него информация может варьироваться — от адресов местных банков и продуктовых магазинов до план‑схемы самой компании.

Но хотя содержание таких руководств и может различаться, их цель всегда одна — помочь новым сотрудникам быстрее адаптироваться: влиться в коллектив и вписаться в корпоративную культуру.

Примечание. Чаще всего руководство по ориентации является не самостоятельным документом, а частью общего справочника сотрудника.

Общий справочник сотрудника

Общий справочник сотрудника — это логичное расширение руководства по ориентации. Как правило, он содержит следующие основные разделы:

1. Общие сведения о компании: история, миссия компании, корпоративная культура, профессиональная этика, цели и философия менеджмента.

2. Основные гарантии: равные возможности найма, политика против притеснений на рабочем месте, антидискриминационная политика, политика в отношении лиц с ограниченными возможностями.

3. Категории занятости: полная занятость, частичная занятость, временная работа.

4. Компенсации и льготы: система оплаты труда, медицинское страхование, страхование жизни и от несчастного случая, страхование по инвалидности, пенсионные планы.

5. Отсутствие на работе: отпуска, отгулы, отсутствие по болезни, отпуска по семейным и медицинским обстоятельствам, корпоративные праздники.

6. На рабочем месте: рабочие часы, алкоголь и наркотики, курение, корпоративный дресс‑код, стандарты поведения и меры дисциплинарного воздействия, возмещение расходов, использование собственности компании, политика конфиденциальности, политика безопасности, политика использования социальных медиа, карьерный рост, обучение и развитие, процедуры оценки, увольнение, процедуры урегулирования жалоб.

Также справочник может рассказывать о спонсируемых компанией социальных проектах, расположении ресторанов и фитнес‑центров, о фирмах, на услуги которых у сотрудников есть скидки.

Справочник для менеджеров высшего звена

Этот справочник — вспомогательный инструмент для принятия стратегических решений, определения целей, задач и перспектив развития компании. Обычно он содержит информацию о действующем законодательстве и включает такие разделы, как государственная политика, постановления и распоряжения правительства и др.

Справочник для менеджеров среднего звена и справочник для супервайзеров

Оба справочника помогают реализовать политику компании в отношении персонала и обеспечения роста производительности. Они являются основой для принятия соответствующих (рекомендованных) управленческих решений в конкретных рабочих ситуациях. Фактически эти справочники представляют собой подробные инструкции по применению тех или иных политик компании.

Они включают в себя разделы, освещающие управление дисциплиной, рабочие часы, корпоративный дресс‑код, поощрение и мотивацию, процедуры урегулирования жалоб работников и др.

Руководство по пенсионному планированию

Основная цель — рассказать работникам о важности пенсионного планирования. Как правило, руководство состоит из разделов, которые освещают право на пенсию, сроки выхода на пенсию, методики расчета пенсий, процедуру выплаты пенсий, прогноз социальной пенсии, правовые вопросы при выходе на пенсию, инвестиционные возможности для пенсионеров, здоровый образ жизни на пенсии, составление завещания.

Примечание. Закон не требует разработки и применения справочников, поэтому компании могут иметь как один справочник, так и несколько либо ни одного. В дополнение к справочникам многие компании используют Листы ознакомления. Ставя в них свою подпись, сотрудник подтверждает, что ознакомился с правилами и политикой компании.

Откуда берутся справочники

Справочники разрабатываются силами самой компании (проектная группа в составе юристов и специалистов по персоналу); сторонними организациями, специализирующимися на подобных разработках (предлагают программное обеспечение для создания справочников и/или консультационные услуги); или внешними специалистами (это могут быть технические писатели, иллюстраторы и др.).

Резюме

В США справочники сотрудников — это своеобразный каркас, основа управления трудовыми отношениями. Они одинаково выгодны как работнику, так и работодателю. Первого справочники инструктируют по техническим процедурам и корпоративной политике, дают ему информацию, которая неочевидна и трудна для запоминания. Работодателю такие справочники позволяют избежать плохой информированности сотрудников, необоснованных претензий и исков с их стороны.