Автоматизация процессов Технического Обслуживания и Ремонтов – один из первых шагов на пути к “бережливому производству”

Введение в “ТОиР”

Вопросы технического обслуживания и ремонта оборудования всегда актуальны для любого производственного предприятия. На некоторых предприятиях количество дожидающихся ремонта станков, конвейерных линий и другого оборудования может доходить до 50%. Это не только недопустимо с точки зрения бережливого производства, но и приводит к существенному увеличению себестоимости продукции, так как в результате поддержка оборудования добавляет к её стоимости от 10% до 40%. Особенно актуальны вопросы ремонтов для предприятий стран СНГ, так как у многих из них технический парк остался еще со времен СССР. Устаревшее физически и морально оборудование, давно выработавшее свой ресурс, постоянно нуждается в ремонте и простаивает.

Одним из вариантов решения проблемы правильной организации технического обслуживания и ремонтов оборудования является внедрение программного комплекса «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования». Внедрение современных технологий управления ресурсами предприятия, в частности, специализированного программного обеспечения, позволяет повысить эффективность управления бизнесом, отдачу вложенных средств и решить целый ряд основных производственных задач, снизив при этом себестоимость готовой продукции.

Причины возникновения программного обеспечения для автоматизации “ТОиР”

Между финансовым отделом и ремонтным всегда проходит огромное количество документации. Чаще всего эти службы говорят на таких разных «языках», что нередко понять друг друга им бывает очень трудно. Финансисты не могут разобраться в том, что говорят им механики, как учитывать и анализировать их работу, на что и зачем им требуются средства. Технические специалисты, в свою очередь, не желают тратить время на то, чтобы разбираться с особенностями работы бухгалтеров и тонкостями ведения экономического учета. В результате, их сотрудничество становится малоэффективным, отнимает много времени и сопровождается множеством непониманий и недоразумений.

С применением системы «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»предприятие получает возможность оптимизировать затраты, упростить внутренний документооборот, усовершенствовать учёт и анализ потребностей различных  отделов и служб. Процесс выполнения инвентаризации производственных активов значительно упрощается и занимает гораздо меньше времени, делая более эффективным сотрудничество между отделами.

Не секрет, что на сферу технического обслуживания и ремонта выделяется существенная часть бюджета предприятия. При этом, в данной сфере пересекаются как прямые, так и косвенные затраты, среди которых простой производства, увеличение себестоимости продукции, потери качества и производительности и тому подобное. Благодаря созданию новой конфигурации системы «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» удалось добиться хороших условий для совместной работы финансовой и технической службы производства в едином информационном поле, что существенно улучшило ситуацию как с прямыми, так и с косвенными затратами предприятий.

Платформа “1С” для этого была выбрана неслучайно. Программные решения на базе “1С” уже давно и успешно используются и продолжают внедряться в различных сферах экономической деятельности предприятий. Безусловным преимуществом данной платформы является гибкость и совместимость различных решений. При этом нет необходимости искать способ интегрирования разных систем и конвертации данных между информационными базами, что могло бы стать одним из стоп-факторов при оценке стоимости внедрения системы.

Преимущества внедрения системы автоматизации “1С : ТОиР”.

Внедрение системы «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»  приносит выгоды практически всем службам предприятия.

•           Финансово-экономические службы

Прежде всего, введение учета “ТОиР” с помощью программного обеспечения “1С” отражается на финансово-экономических службах. Экономисты получают возможность точно рассчитывать необходимый на ремонты бюджет и правильно разносить затраты по статьям финансового учета. Выделение средств на них становится прозрачным и понятным. В результате, существенно возрастает эффективность использования активов, изменяется в благоприятную сторону их структура.

Бухгалтера получают в срок необходимые документы, оформленные должным образом. Это не только делает их работу эффективнее, но и экономит значительно количество времени, ранее требовавшееся на согласование документации между финансовым и техническим отделами.

Говоря языком цифр, общие затраты на поддержание работоспособности оборудования, и владение им, сокращаются в среднем на 15-25%.

•           Технические службы

Не менее выгодной работа с «1С : ТОиР» становится и для технических служб, в частности, для службы метрологии. Помимо облегчения сотрудничества с другими отделами предприятия, программа предоставляет им ряд других преимуществ.

Прежде всего, это простота учета, контроля и ведения статистики. Становится просто составлять и контролировать графики проверки и ремонта оборудования, наводится порядок в технической документации. Это не только удобно, но и выгодно при работе, например, с Госгортехнадзором.

Немаловажно и то, что технические службы начинают обращать больше внимания эффективности использования оборудования, его надежности. Также у них появляется возможность четко обосновать необходимость в выделении финансовых и материальных средств, основываясь на достоверной информации по состоянию оборудования. В итоге, ремонтные службы меньше простаивают, а, значит, результативность работы самого предприятия повышается.

Как показывает опыт, внедрив автоматизированную систему управления ресурсами предприятия и статистического анализа, можно добиться того, что восстановительные ремонты будут проводиться на 20% реже. А это экономия и времени, и денег, и человеческого ресурса.

•           Службы материально-технического обеспечения (МТО)

Своевременно поступающая информация от служб “ТОиР” и имеющиеся данные за прошлые периоды, позволяют службам “МТО” более четко планировать свою работу и оптимизировать складские запасы. Их сотрудники могут быстрее обеспечить ремонтников необходимыми материалами, точнее определить, что может потребоваться в дальнейшем и сделать соответствующие запросы на поставки. Это, в свою очередь, позволяет сэкономить за счет приобретения крупных оптовых партий и уменьшения срочных закупок.

•           Кадровые службы

Специалисты кадровых служб, пользуясь открытостью и прозрачностью системы, получают возможность разработать и внедрить эффективную кадровую политику и простую понятную систему роста мотивации персонала.

•           Топ-менеджмент, владельцы и акционеры предприятия

Не стоит забывать и об акционерах или владельцах предприятия. Автоматизированные системы управления позволяют доступно и обоснованно объяснить необходимость тех или иных затрат. Снижение технологических рисков и повышение отдачи оборудования, оптимизация работы служб “МТО” позволяет сэкономить значительную часть расходов и за счёт этого увеличить прибыль.

•           Другие службы

Получают выгоду от внедрения «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»и другие службы. Среди них можно упомянуть отделы промышленной безопасности, экологии и пожарной охраны. Своевременные ремонты снижают технологические риски и гарантируют, что состояние технических средств предприятия будет соответствовать нормативным актам.

Важна единая система и для “ИТ-служб”. «1С : ТОиР » дает возможность использовать единое ПО и для автоматизации работы служб технического обслуживания и ремонтов и автоматизации работы самих “ИТ-служб”, что уменьшает количество программного обеспечения, нуждающегося в обслуживании.

Важность статистического учета и создания единого информационного поля в автоматизации предприятия.

Возможности автоматизированной системы управления ремонтами не ограничиваются лишь сокращением количества восстановительных ремонтов. Чтобы составить статистический прогноз необходимо иметь полную информацию о том, как работает данное оборудование, насколько оно изношено, как часто ему требуются ремонты и какие. На текущий момент большинство предприятий подобный учет ведет на бумаге в специальных журналах. А в таких условиях провести качественный статистический анализ практически невозможно.

Именно статистические данные, которые собирает система автоматизации “1С: ТОиР”, во многом делают её такой эффективной в работе, а преимущества её внедрения столь экономически выгодными. В качестве примера приведем планово-предупредительные ремонты. Капитальные, средний и текущий, то есть, все планово-предупредительные ремонты, делаются на основе сроков работы оборудования. Статистика по этим ремонтам позволяет определить, целесообразно ли эксплуатировать, а значит и ремонтировать, в дальнейшем какое-то оборудование или пора задуматься о покупке нового.

Также статистический учет – одна из составляющих единого информационного поля, содержащего в себе все критически важные данные по оборудованию.

Сейчас многие отечественные предприятия объединяет общая проблема – недостаток технической документации на оборудование. В то же время, на западных заводах системы автоматизации собирают и систематизируют всю информацию – когда оборудование было приобретено, как эксплуатировалось, как часто отказывало и требовало ремонта в связи с эксплуатацией, конструкторскими или технологическими недоработками. На основании этих данных выстраивается теория рисков, которая попадает как к специалистам (производителям, технологам, конструкторам), так и к заказчикам данного оборудования. Ну а ремонтникам эта информация требуется в режиме реального времени, чтобы оперативно реагировать на внештатные ситуации и разрабатывать графики плановых ремонтов.

Вопросы внедрения автоматизации технического обслуживания и ремонтов на предприятии

Начиная работы по внедрению автоматизации процессов “ТОиР”, прежде всего, следует разобраться – что они в себя включают. То есть, что мы, собственно, автоматизируем.

В техническое обслуживание и ремонт на предприятии обычно входят:

•           Сбор и хранение информации, касающиеся технологического парка предприятия – в нее входят данные по оборудованию, в том числе, о ресурсах, которые необходимы для его ремонта.

•           Управление “МТО”, в том числе, планирование работы части этих служб, занимающихся обеспечением ремонтных подразделений – необходимо для обеспечения оптимальной деятельности служб “МТО” и склада по снабжению ремонтников запчастями и прочими материалами.

•           Непосредственное управление проведением ремонтных работ.

•           Управление финансовыми вопросами, касающимися “ТОиР” – в том числе, формирование количественных показателей по производственным фондам с использованием статистической информации.

Чаще всего, чтобы автоматизировать процессы “ТОиР” используют две системы – ремонтные модули “ERP-систем” или полноценная “ЕАМ-система”. И те и другие позволяют реализовывать как плановые (календарные, по состоянию, сервисные, самостоятельные, капитальные, текущие и т.д.), так и внеплановые (из-за внезапного отказа оборудования) ремонты.

В пользу ремонтных модулей “ERP-систем”, как правило, свой выбор делают те, кто проводит автоматизацию всех процессов предприятия одновременно. При этом необходимо помнить, что “ERP-системы” не способны охватить все бизнес-процессы и максимум, который можно от них добиться равен – 60%. В любом случае, такие системы впоследствии придется дорабатывать и расширять набор интегрированных решений.

Внедрение специализированной “ЕАМ-системы” не автоматизирует все процессы управления производством сразу, в дальнейшем придётся интегрировать все решения в единую систему.

Практическая сторона внедрения системы автоматизации “ТОиР”

Чаще всего, первым препятствием на пути к реализации проекта являются затраты на автоматизацию и различные дополнительные расходы, образующиеся при возникновении новых функций, к примеру, функции учета. Проекты по внедрению любых систем автоматизации на предприятии предполагают большой объем работ. Во время их выполнения может возникнуть ряд проблем, которых можно избежать, если изначально правильно подойти к вопросу.

При комплексном подходе к автоматизации предприятия с наименее затратным способом реализации, наиболее очевидным становится выбор программного обеспечения на базе платформы «1С: Предприятие 8», которая, можно сказать, является “золотой серединой” и в дальнейшем позволит избежать множества дополнительных затрат связанных с доработками системы. Выбор платформы «1С: Предприятие 8» позволяет сэкономить время и деньги уже на первом этапе, а также позволяет планомерно определиться с концепцией автоматизации, разработать единую стратегию управления предприятием и провести подготовку необходимой проектной документации на будущую систему.

Далее работу начинает техническая служба предприятия. С ее стороны необходима различная нормативная документация, в частности, сами нормативы и паспорта на станки и прочее оборудование технического парка. Нередко, на этом этапе привлекают консультантов, которые имеют опыт подготовки документов и формирования нормативной базы для подобных проектов.

Нелишним будет обратить внимание на переподготовку технического персонала. Может сложиться ситуация, когда пользователи ранее не работали с управленческими системами и плохо понимают – как работать с установленным программным обеспечением. При автоматизации “ТОиР” часть функций, которые ранее лежали на “МТО” и бухгалтерии, придется выполнять технических службам. Это позволит сделать сотрудничество с другими отделами предприятия проще и прозрачнее, но, в то же время добавит техникам работу, с которой раньше они не сталкивались.

Перед внедрением системы определяются показатели работы технических служб, которых необходимо добиться, утверждаются необходимые регламенты и реальные сроки получения необходимых результатов. Проект разделяется на ключевые этапы, которые периодически контролируются его участниками, соответствующими лицами, отделами или службами.

Внедрение «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования» – выводы:

Используя автоматизацию ТОиР можно добиться:

•           Формирования реального бюджета на обслуживание и ремонт оборудования.

•           Высокого уровня планирования и оптимизации затрат и работ.

•           “Прозрачности” работы всех подразделений.

•           Эффективного использования активов предприятия на всех стадиях их жизненного цикла – от приобретения или планирования и создания, до списания или реализации.

•           Возможность вести качественный учет затрат и надежности по каждой единице оборудования.

•           Автоматического составления графиков плановых ремонтов и обслуживания, генерации нарядов на проведение работ.

•           Возможности составления службами МТО графиков реальных потребностей и поставок.

•           Улучшения дисциплины среди технологических служб.

•           Увеличение конечной прибыли предприятия.

Достоинства «1С:ТОиР — Управление ремонтами и обслуживанием оборудования»  уже оценили на многих предприятиях, среди которых различные российские предприятия, в том числе работающие в сферах металлургии, энергетики, машиностроения, нефтегазовой промышленности и другие.

Отметим, что внедрения только одной системы на предприятии – мало. Чтобы в полной мере охватить понятие «бережливого производства», необходимо автоматизировать весь производственный процесс, а не только его часть.

Автоматизация “ТОиР” может стать одним из шагов на пути к современному предприятию. Но только четкая стратегия, охватывающая правильно поставленные цели и задачи, сможет вывести такое предприятие на лидирующие позиции рынка.

Вы можете получить больше информации о продукте у наших консультантов, а также заказать бесплатную демонстрацию «1С:ТОиР». Для этого достаточно оформить заявку, заполнив форму обратной связи на сайте ГК "Эффективные решения".

Сергей Сергеев - Руководитель отдела отдела Бизнес Консалтинга

Роман Петровский - Руководитель отдела маркетинга и PR

Группа Компаний “Эффективные Решения” (www.efsol.ru)