Пять маркеров переквалификации подотчета в заработную плату

В статье ответим на основные вопросы:

• Что такое переквалификация и имеет ли право налоговый орган изменить смысл сделки?
• Какие признаки привлекут внимание и станут аргументом для переквалификации?
• Какие последствия на примерах из судебной практики?

Основание: Пленум ВАС РФ в п. 7 Постановления от 10.04.2008 № 22

Что значит изменить квалификацию сделки?

Например:

• Выданные и не возвращенные подотчетные средства переквалифицируются в заработную плату сотрудника
• Выплаты самозанятому за оказанные услуги переквалифицируются в заработную плату как если бы с исполнителем был заключен трудовой договор

В результате такой переквалификации доначисляются НДФЛ 13% (или 15%) и страховые взносов (в общем случае) 30%.

Переквалификация возможна, если в ходе проверки проверяющие установили факт занижения налоговой базы вследствие неправильной юридической квалификации налогоплательщиком совершенных сделок и оценки налоговых последствий их исполнения.

Переквалификация подотчета в заработную плату

Подотчетные лица – это лица, которым денежные средства выданы для оплаты товаров работ услуг в интересах компании.

Основание: пп.6.3 п.6 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У

Кто может быть подотчетным лицом:

• сотрудники
• лица, с которыми заключен договор гражданско-правового правового характера

5 основных маркеров, которые могут стать основанием для доначисления НДФЛ и страховых взносов:

1. Денежные средства не возвращены подотчетным лицом в установленный срок

Срок, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в приказе на выдачу денежных средств или в заявлении подотчетного лица, которое подписано руководителем.

Основание: пп.6.3 п.6 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Письмо Минфина России от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, Письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808

Судебная практика в пользу налоговой:

Решение АС Республики Коми от 24.08.2021 по делу № А29-6787/2021

Аргументы проверяющих:

• если работник не представил авансовый отчет с подтверждающими документами в установленный срок, то суммы, выданные указанному работнику под отчет на хозяйственные нужды, должны рассматриваться как выплаты в пользу такого работника в рамках трудовых отношений и, следовательно, признаются объектом обложения по страховым взносам. Указанные суммы подлежат обложению страховыми взносами на общих основаниях. Соответственно, обязанность исчислять и перечислять страховые взносы с указанных сумм также лежит на налоговом агенте.
• меры по взысканию денежных средств в судебном порядке со стороны Общества не предпринимались.
• Обществом не представлены доказательства того, что выплаченные доходы физическому лицу попадают в исчерпывающий перечень выплат, как не подлежащих обложению страховыми взносами выплат физическим лицам

Аргументы компании:

• перечисления на банковскую карту физического лица являются подотчетными суммами, полученными работником в качестве аванса, которые физическим лицом не возвращены, не были связаны с выполнением им трудовых функций, либо командировочными расходами, а потому объектом обложения страховыми взносами спорные суммы быть не могут. Сам факт наличия трудовых отношений между работником и работодателем не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату труда

Вывод:

• деньги не возвращены вовремя
• нет требования о возврате
• нет удержаний из зарплаты

Судебная практика в пользу налогоплательщика:

Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016 по делу № А36-5689/2015

Налогоплательщику было предложено удержать и перечислить в бюджет НДФЛ в сумме 11.558.011 рублей.

Аргумент налогового органа:

• выданные работнику организации подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу, являются доходом физического лица, в отношении которого у общества как налогового агента возникает обязанность исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ

Выводы суда: у налогоплательщика еще было время на составление авансового отчета или взыскания средств, т.к.:

• бесспорные доказательства, подтверждающие, что спорные денежные средства были получены лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены, в материалах дела отсутствуют
• доказательства взыскания и возврата лицом подотчетных средств, не могли быть представлены в ходе проведенной проверки в силу объективных причин, поскольку относятся к периоду после проведения налоговой проверки.

2. Необоснованно большая сумма

Компании и ИП могут выдавать подотчетному лицу деньги в любой сумме, т. к. законодательно лимит не установлен.

Необходимо принимать во внимание:

• Сумма расчетов подотчетными средствами по одному договору на должна превышать 100 000 рублей.
• Расходы должны быть обоснованы

Согласно Федеральному закону от 07.08.2001 № 115-ФЗ (О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма):

• контролю подлежат операции по снятию или зачислению наличных на счет организации или ИП если сумма, на которую совершается соответствующая операция, равна или превышает 1 000 000 рублей либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 1 000 000 рублей, или превышает ее.

При этом важна общая сумма за день и нет смысла разбивать двумя-тремя платежами. Например, 6 платежей по 200.000 рублей также попадут под контроль как и один платеж на 1 200 000 рублей.

Контроль за операциями со стороны банка не стоит недооценивать, т.к. нарушения законодательства может привести к отзыву лицензии.

3. Выдача в подотчет денежных средств, если есть незакрытые подотчеты

Это правило сейчас законодательно не установлено, но выдача средств под отчет при незакрытых прошлых подотчетах является маркером, чтобы провести более углубленную проверку таких операций.

Если в компании выдали подотчет 100 000 рублей, сотрудник не отчитался и выдают снова и снова, то это повод проанализировать цели выдачи, оформление документов, обоснование расходов в представленных авансовых отчетах.

4. Фиктивные хозяйственные операции

Например, в подотчетах лежат чеки старого образца. По данному маркеру рассмотрим пример из судебной практики.

Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 12.11.2019 № Ф02-4556/2019 по делу № А19-13034/2018

Аргументы проверяющих:

• израсходовано подотчетных средств на 419 млн рублей. В обоснование расходования денежных средств общество представило авансовые отчеты с приложением квитанций к приходным кассовым ордерам, выданным ООО «Мастер»
• меры по взысканию с лица денежных сумм, расходование которых не подтверждено, обществом не принимались
• неподтверждение реальности осуществления ООО «Мастер» хозяйственной деятельности ввиду отсутствия необходимых ресурсов
• подписание неустановленным лицом документов по всем сделкам общества и ООО «Мастер», имевшим место в проверяемом периоде, и фактическое отсутствие данных сделок
• денежные средств, полученные от Общества (через подотчетное лицо), на расчетный счет ООО «Мастер» не зачислялись.

Вывод суда:

• доказан факта умышленного совершения Обществом противоправного действия, направленного на сознательное совершение фиктивных хозяйственных операций с целью получения необоснованной налоговой выгоды и наличия оснований для его привлечения к ответственности

5. Отсутствие в компании нормативной базы и качественного документального оформления операций

Не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, которые выданы работникам под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей, при условии что работники документально подтвердили понесенные расходы, а товарно-материальные ценности приняты на учет.

Основание: Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08 по делу № А65-6677/2007-СА1-56

При отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств (документов), а также оприходования организацией товарно-материальных ценностей в установленном порядке, денежные средства считаются доходами подотчетного лица и включаются в базу по НДФЛ.

Основание: Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 14736/12 и 13510/12

Если данные выплаты являются доходом сотрудника, то они включаются в налоговую базу по НДФЛ, а также являются объектом обложения страховыми взносами и подлежат включению в базу для их начисления.

Основание: Постановление АС Северо-Западного округа от 15.10.2020 № Ф07-11092/2020 по делу № А66-6506/2019

Какие документы должны быть разработаны в компании?

• Положение о ведении кассовых операций
• Положение о работе с подотчетными суммами
• Приказ об утверждении списка подотчетных лиц (не обязательно, но желательно)
• Приказ о выдаче в подотчет или заявление подотчетного лица о выдаче денежных средств, подписанное руководителем
• Авансовый отчет
• Первичные документы
• Приказ, если деньги не возвращены. Приказ об удержании денежных средств из заработной платы (приказ должен быть готов не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы) и согласие сотрудника на удержание денежных средств

Что делать с уже выданными подотчетными суммами?

Разберем идеальный сценарий по шагам.

Шаг 1:

• собираем от контрагентов все необходимые документы
• проверяем, что те компании, от которых получены документы ведут реальный бизнес

Шаг 2:

• готовый авансовый отчет сдается бухгалтерию вместе с комплектом документов

Шаг 3:

• остаток денежных средств, по которому нет подтверждающих документов, возвращается в кассу или на расчетный счет компании

Расчеты с подотчетными лицами часто применяются для получения необоснованной налоговой выгоды. Как видно из представленного нами материала, это достаточно рискованно и приводит к значительным доначислениям. Рекомендуем отслеживать наличие маркеров, чтобы снизить претензии проверяющих.

Вашей компании встречалась с риском переквалификации? Есть «зависшие» подотчетные суммы?

Спасибо, что прочитали нашу статью. Надеемся, информация была для вас полезной.

Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из нашего материала.

Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС? Нужна консультация? Обращайтесь в личку.