Важно! Работодатель также не вправе отказаться от ведения ЭТК, в пользу ведения бумажной документации.
Регламент предусмотрен ст. 66.1 ТК РФ.
При приёме на работу сотрудника без стажа, необходимо издать приказ о приёме на работу по общим правилам, и не позднее следующего рабочего дня, отправить в ПФР отчёт по форме СЗВ-ТД с кодом «Приём»
Однако, если работник на предыдущем месте работы, не отказался от ведения бумажной трудовой книжки и предъявил вам её при приёме на работу, схема остаётся прежней. Вы продолжаете вести ему бумажную трудовую книжку по общим правилам:
- принимаете трудовую книжку;
- делаете в ней соответствующие записи о приёме на работу;
- продолжаете вести её по прежним правилам;
- храните её в организации.
При этом по п.5 ст.2 Закона 439-ФЗ, работник вправе перейти на ведение ЭТК в любое время. Если сотрудник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вам необходимо сделать закрывающую запись и выдать бумажную книжку на руки.
Как поступить при приёме на работу сотрудника, который сделал выбор в пользу ЭТК на предыдущем месте работы?
В первую очередь запросить бумажную трудовую книжку для того, чтобы убедиться в наличии или отсутствии закрывающей записи в ней. Трудовая книжка остаётся в дальнейшем у работника. Никакие записи в неё вносить не нужно.
Второй документ, необходимый при приёме на работу, это форма СТД-Р, полученная у прошлого работодателя или форма СТД-ПФР, выданная в Пенсионном фонде.
Однако бывают случаи, когда работник утверждает, что таких документов у него нет. Для того чтобы обезопасить компанию от штрафов, понадобится заявление от работника.
Форма заявления напрямую зависит от определённого случая.
– Если работник потерял или испортил трудовую книжку, есть возможность завести новую или восстановить старую трудовую книжку. Если работник выбрал первый вариант, то необходимо запросить у него заявление о причинах отсутствия трудовой книжки и об оформлении новой. В этом случае необходимо предупредить работника, что восстановить прежние записи, у вас нет прав. Поэтому в новую трудовую книжку будут внесены данные только о вашей компании.
- Если работник заявляет, что хочет восстановить трудовую книжку со всеми записями, необходимо направить его к предыдущему работодателю. Дубликат книжки он получит в соответствии с пунктом 31 Правил, утверждённых постановлением Правительства № 225 от 16.04.2003г., в течение 15 дней со дня подачи заявления.
Запись о вашей компании будет внесена уже в дубликат.
- Если работник отказывается от каких-либо действий. Необходимо взять с него заявление о причинах отсутствия трудовой книжки. Благодаря этому, вы обезопасите себя от штрафа и претензий проверяющего. Так как в дальнейшем может оказаться, что трудовая книжка сотрудника лежит у другого работодателя, и там ему грозит увольнение за прогулы. В таком случае получается, что на момент приёма на работу в вашу компанию работник ещё не уволился с предыдущего места работы. Значит, вы не имели право принимать его на основное место в свою компанию.
Проверяющие считают нарушением законодательства приём без бумажной трудовой книжки или сведений по форме СТД-Р или СТД-ПФР. В случае такого нарушения, на основании ч.1 ст. 5.27. КоАП, компанию оштрафуют на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Директору вынесут предупреждение или выпишут штраф в размере от 1тыс. до 5 тыс. руб.
- Внешние совместители при приёме на работу вправе не предъявлять трудовую книжку. Она ведётся работодателем на основном месте работы. Тем не менее с такого работника необходимо взять заявление о причинах отсутствия трудовой книжки. Кроме этого, в заявлении работнику необходимо указать свою должность по основному месту работы, и нет ли у него ограничений для работы по совместительству. Ведь в случае, если по основному месту работы условия труда вредные и опасные, совместительство по таким же условиям запрещено по ч.5 ст.282 ТК.
При ведении бумажной трудовой книжки необходимо помнить о том, что труд инспекторы штрафуют даже за небольшие ошибки.
- Сведения о работе по ГПД не отражаются в трудовой книжке. Так как на основании ч.8 ст.11 ТК не регламентирует работу по договору подряда.
- В трудовую книжку не нужно вносить записи о замечаниях и выговорах. В документе можно отражать только сведения о награждениях. Исключение – запись о взыскании в виде увольнения. Информацию о взысканиях лучше отражать в личных карточках работников. В разделе 10 «Дополнительные сведения».
- В графе 4 нельзя расписывать причины увольнения (прогулы, злостные нарушения и т.д.). Достаточно указать номер приказа или распоряжения директора о расторжении трудового договора.
- Если работодатель изменил своё название, сведения об этом необходимо обязательно отразить в трудовой книжке. Этот факт отражается в графе 3 раздела «Сведения о работе», а в графе 4 – данные приказа об изменении.
Главное помнить, что порядковый номер записи не присваивается, ведь меняются не условия труда работника, а лишь наименование работодателя.
Нужно не забывать, разъяснять сотрудникам о возможности перенести все записи из бумажной трудовой книжки на индивидуальный лицевой счёт.
Начать дискуссию