Последовательность действий
Алгоритм приема на работу следующий:
Оформление решения о приеме.
Ознакомление с локальными нормативными актами.
Заключение трудового договора.
Оформление приказа о приеме (Т-1, Т-1а) (не обязательно).
Оформление личной карточки работника (Т-2) (не обязательно).
Оформление трудовой книжки (если ведется).
Уведомление о приеме на работу (в установленных законом случаях).
Оформление решения о приеме
В соответствии с ч.1 ст. 68 ТК РФ:
Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Исходя из ст. 68 прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать приказ о приеме на работу на основании заключенного трудового договора.
Долгое время приказ о приеме на работу являлся обязательным документом, однако с ноября 2021 года он был исключен из состава обязательных документов и стал дополнительным.
Основным документом является трудовой договор. Организации самостоятельно определяют необходимость оформления приказа о приеме на работу.
В случае, если кадровый специалист и бухгалтер работают в единой информационной системе (например, 1С: ЗУП), и кадровик вносит данные нового сотрудника в программу, бухгалтер сразу же получает эту информацию. Обмен данными происходит в специализированной программе в системе электронного документооборота. В этом случае организация может отказаться от использования приказа о приеме на работу.
Однако, если кадровый специалист и бухгалтер работают в разных программах и находятся в разных информационных полях, кадровые специалисты вынуждены передавать данные в бухгалтерию.
На бумажном носителе трудовой договор, экземпляр работодателя хранится в кадровой службе, он не передается в бухгалтерию.
В этом случае удобно оформить приказ о приеме на работу, который содержит условия, указанные в трудовом договоре, и заверенную копию приказа передать в бухгалтерию. То есть, исходя из организации обмена информацией между кадровой службой и бухгалтерией, определяется, необходимо ли работодателю оформлять приказ. Если пришли к выводу, что нужен приказ, то его необходимо оформить.
Содержание приказа должно полностью повторять условия из трудового договора.
В случае, когда в трудовом договоре отсутствует определенное условие, например, срок испытания, то после издания приказа о приеме на работу сотрудник считается принятым без испытания, поскольку трудовой договор имеет приоритет.
В соответствии с предыдущей редакцией ст. 68 Трудового кодекса РФ, работодатель был обязан в течение трех дней с момента оформления приказа о приеме на работу ознакомить работника с данным документом под подпись. Однако в действующей редакции данной статьи эта обязанность исключена, и в настоящее время работодатель не обязан предоставлять работнику приказ о приеме на работу под подпись.
Приказ о приеме на работу необходим только для оформления процедуры приема на работу и не является обязательным для ознакомления работника. Подтверждением приема на работу и ознакомления с условиями трудового договора является экземпляр трудового договора, который остается у работника.
Ознакомление с локальными нормативными актами
Часть 3 ст. 68 обязывает работодателя при приеме на работу до подписания трудового договора ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.
К таким локальным актам относятся:
Правила внутреннего трудового распорядка. Они закрепляют порядок приема, перевода и увольнения работников, основные права и обязанности сторон, режим рабочего времени и времени отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие обязательные положения.
Положение об оплате труда. Оно фиксирует политику оплаты труда в организации.
Положение о премировании.
Правила хранения и использования персональных данных работников.
Правила и инструкции по охране труда. Они устанавливают требования по охране труда при выполнении работ на производстве.
Должностная инструкция, если она есть. Документ определяет трудовую функцию работника, его задачи и обязанности, а также ответственность перед работодателем.
Оформление личной карточки и личного дела
Оформление личной карточки и личного дела работника не является обязательным этапом кадрового учета.
Личная карточка является дополнительным документом и может быть использована при необходимости.
Личное дело является обязательным учетным документом и ведется только для:
Государственных и муниципальных служащих.
Депутатов и руководителей бюджетных организаций.
Если законом предусмотрено ведение личного дела, то работодатель оформляет его на данном этапе.
Если закон не требует ведения личного дела, то оно не оформляется.
Внесение записи в трудовую книжку
Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку (если ведется) вносят в следующем порядке:
В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывают полное и сокращенное название работодателя.
В графе 1 ставят порядковый номер.
В графе 2 пишут число, месяц и год приема на работу.
В графе 3 указывают отдел или структурное подразделение, куда принят сотрудник, и должность, соответствующую штатному расписанию. При необходимости пишут профессию с указанием квалификации.
В графе 4 записывают номер приказа или иного распоряжения, на основании которого сотрудник зачислен в штат.
Если сотрудник принят по срочному трудовому договору, то в записи о приеме на работу указывать на срочный характер не нужно (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н).
Внести запись в трудовую книжку нужно не позднее 5 рабочих дней с даты начала работы (ч. 1 ст. 68 ТК, п. 9 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 №320н).
Чтобы внести запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку, в течение рабочих суток после заключения договора нужно добавить в карточку сотрудника мероприятие «Прием на работу».
В нем необходимо указать:
дату приема и код выполняемой функции;
подразделение, должность и признак совместительства (при наличии);
номер и дату приказа о приёме на работу.
На основании этих данных нужно сформировать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием «Прием на работу» и отправить его в СФР на следующий рабочий день после издания приказа.
Уведомление о приеме
Кого надо уведомлять о приеме на работу?
При приеме на работу военнообязанного лица работодатель в течение 5 дней направляет в военкомат, где работник состоит на учете, сведения о приеме на работу.
При приеме на работу иностранца работодатель в течение 3 дней направляет уведомление в МВД по установленной форме.
При приеме на работу бывшего государственного или муниципального служащего работодатель в течение 10 дней направляет уведомление в госорган по последнему месту службы.
Таким образом, происходит своевременная и корректная рассылка уведомлений в соответствующие инстанции в установленном порядке и форме.
Вот такой алгоритм приема на работу, который входит в кадровый учет. То есть здесь не берем различные инструктажи:
по охране труда;
по технике безопасности;
противопожарные;
по гражданской обороне;
оформление порядка выплаты за заработной платы.
Алгоритм касается кадрового учета и оформления приема на работу.
Но прием на работу - это только начало отношений с работником, а далее идет оформление отпусков, больничных, воинский учет, перевод работника и многое другое. На каждом этапе свой состав и формы документов, которые есть в курсе (форм документов более 150), которые можно скачать и использовать в работе. Поэтому если нужны шаблоны локальных нормативных актов, образцы документов и алгоритм работы в 1С: ЗУП, то берите их в курсе профпереподготовки Кадровик с нуля до профи: от ТК до 1С: ЗУП и получите диплом о профпереподготовке.
Начать дискуссию