Командировочные расходы. По какому курсу возмещать расходы

Вопрос

Сотрудник Организации был направлен в командировку за пределы РФ. В командировке он самостоятельно оплатил проживание в гостинице.

В подтверждение расходов сотрудник представил счет из гостиницы, выставленный в лирах, и чеки в лирах.

Из выписки банка, представленной сотрудником, следует, что с валютного счета сотрудника были списаны долл. США для оплаты счета в лирах. В выписке банка имеется информация об обменном курсе и дата проведения операции.

Ответ

Из разъяснений фискальных органов следует, что работодателю следует возместить сотруднику сумму фактически понесенных им расходов, которые он может документально подтвердить. В случае если была истрачена рублевая сумма на покупку валюты, то компенсировать надо фактически понесенную сотрудником сумму в рублях по обменному курсу банка, сведения о которых могут быть подтверждены справкой или выпиской банка.

Разъяснения, касающиеся порядка возмещения сумм в иностранной валюте, отсутствуют.

По нашему мнению, в этом случае должен применяться аналогичный порядок — Организация должна компенсировать сотруднику фактически понесенные им расходы в валюте по курсу обмена, примененного банком, при условии, что имеется документальное подтверждение суммы расхода и обменного курса.

В рассматриваемом нами случае сотрудник представил счет из гостиницы, номинированный в турецких лирах и чеки, подтверждающие оплату. Также представлена выписка банка, подтверждающая обменный курс и дату совершения операции.

Обоснование

В силу статьи 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.

Статьей 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

В соответствии с пунктом 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки[1] оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Так, в силу пункта 9 части 1 статьи 9 Закона № 173-ФЗ[2] валютные операции между резидентами запрещены, за исключением операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;

Таким образом, возмещение расходов сотрудника, осуществленных им во время командировки за пределами РФ, может быть осуществлено в иностранной валюте.

При этом какие-либо иные ограничения действующим законодательством не установлены.

Следовательно, валюта, в которой Организация обязана осуществить возмещение расходов, определяется внутренними локальными актами Организации.

Из вопроса следует, что сотрудник расходовал доллары, поэтому Организация планирует возместить расходы в долларах.

В отношении сумм, подлежащих возмещению сотрудникам, были даны следующие разъяснения:

Письмо Минфина РФ от 19.08.2022 № 07-01-09/81220:

«Согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в частности, сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства. В этом случае командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. Учитывая изложенное, при наличии документов, подтверждающих курс обмена иностранной валюты, расходы на командировки организации определяются исходя из истраченной суммы валюты по курсу, указанному в справке о приобретении валюты.

В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату выдачи подотчетных сумм, так как в соответствии с пунктом 10 статьи 272 НК РФ в случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу, установленному Центральным банком Российской Федерации на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс)».

Письмо Минфина России от 16.04.2021 № 03-03-07/28695:

«В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работника в служебную командировку работодатель должен компенсировать его фактические расходы, в том числе сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства.

Расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета».

Письмо Минфина РФ от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318:

«…расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам, оформленным в соответствии с положениями статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ), по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств».

Письмо ФНС РФ от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408:

«В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

В случае если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета».

На основании изложенного, можно сделать вывод о том, что Организации следует возместить сотруднику сумму фактически понесенных им расходов, которые он может документально подтвердить. В случае если была истрачена рублевая сумма на покупку валюты, то компенсировать надо указанную сумму по курсу банка, которая может быть подтверждена справкой или выпиской банка.

Разъяснения, касающиеся порядка возмещения сумм в иностранной валюте, отсутствуют. По нашему мнению, в этом случае должен применяться аналогичный порядок — Организация должна компенсировать сотруднику фактически понесенные им расходы в валюте по курсу обмена, примененного банком, при условии, что имеется документальное подтверждение суммы расхода и обменного курса.

В рассматриваемом нами случае сотрудник представил счет из гостиницы, номинированный в турецких лирах и чеки, подтверждающие оплату. Также представлена выписка банка, подтверждающая обменный курс и дату совершения операции.

С учетом приведенных выше разъяснений, по нашему мнению, Организации следует возместить сотруднику сумму в долл. США, указанную в выписке банка, которая фактически была списана с валютного счета сотрудника.

Коллегия Налоговых Консультантов, 15 мая 2024 года

Тг-канал https://t.me/knk_audit

[1] Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749.

[2] Федеральный закон «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10.12.2003 № 173-ФЗ.