Что такое КЭДО
Кадровый электронный документооборот — используется для создания, подписания, обмена и хранения документов в электроном виде.
В электронном виде можно оформлять следующие документы:
-
трудовые договоры
-
приказы на отпуск
-
распоряжения об отправке в командировку
-
внутренние уведомления
-
некоторые другие документы
Но есть исключения и некоторые документы все еще должны быть только в бумажном формате:
-
трудовые книжки
-
акты о несчастных случаях и происшествиях
-
приказы об увольнении
-
подтверждение прохождения инструктажей по охране труда
Плюсы КЭДО
-
Упрощение кадрового делопроизводства.
Задачи можно делать удаленно, кадровикам нет необходимости постоянно быть в офисе, получить подпись или отправить документ также легче. Не нужно задействовать других сотрудников, все делается через программу ЭДО.
-
Быстрое подписание массовых документов.
Не нужно тратить много времени на разбор каждого отдельного документа и его подписание. Достаточно зайти в программу, выбрать электронную подпись и нажать подписать.
-
КДП становится прозрачным.
В КЭДО вы не можете подписывать документы задним числом. Это влияет на выполнение сроков сотрудниками и своевременное оформление документов.
-
Безопасное хранение документов.
С КЭДО ваши документы не будут утеряны, они сохранятся в программе и в любой момент к ним можно вернуться.
Как подписывать документы
Чтобы подписывать документы в КЭДО необходимо получить электронную подпись.
В зависимости от вида документа используются два типа ЭП:
-
Усиленная квалифицированная
-
Неквалифицированная
Подходит для:
-
трудовых договоров
-
соглашений о материальной ответветственности
-
согласий на перевод
-
заявлений на увольнение
-
уведомлений об изменении условий трудовых отношений
Для остальных документов работникам достаточно простой электронной подписи.
Требования к электронному документу
Кадровый документ должен состоять из:
-
формат PDF/A-1A;
-
приложений к основной части документа в текстовых, табличных или графических форматах
-
электронной подписи основной части документа и приложения; машиночитаемой доверенности
-
описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML
Для каждого структурного элемента приводятся свои сведения: наименование, тип значения, признак обязательности.
Обязательно ли вводить КЭДО
Каждая компания принимает самостоятельное решение о введение электронного документа оборота.
Но в случае принятия решения о переходе работодатель должен уведомить каждого работника о новом формате взаимодействия по ЭКДО и получить от работника согласие на указанное взаимодействие
Начать дискуссию