Переход на ЭДО. Как внедрить и сократить трудозатраты на 50%

Наша компания постоянно растёт и расширяет штат. Это неизбежно приводит к увеличению нагрузки на бухгалтерию. Когда мы начали отслеживать, сколько времени наши бухгалтеры тратят на те или иные задачи, выяснилось, что решение одних только кадровых вопросов занимает до 28 часов в месяц.

Специфика кадрового документооборота:

• Много мелких рутинных задач. Распечатать документы, получить подписи директора и сотрудников, разослать расчётные листы, организовать хранение бумаг – всё это отнимает время и силы специалистов. При этом сами по себе задачи несложные – их легко автоматизировать.

• Много сотрудников, работающих дистанционно. Из-за этого часто приходится отправлять и получать документы по почте, что тоже не очень удобно. Плюс, расходы на пересылку.

Стало ясно: нужна оцифровка и автоматизация. В качестве инструмента, решающего эти задачи, выбрали «1С:Кабинет сотрудника».

Незадолго до этого у нас состоялся пресейл, на котором потенциальный заказчик попросил продемонстрировать данный сервис. По сути, мы убили «двух зайцев»: запустили кабинет у себя и актуализировали понимание функционала, чтобы затем провести качественную демонстрацию. А благодаря работе с другим клиентом, которому мы уже успели внедрить кабинет, у нас появилась понятная детализированная инструкция.

Кристина Шаврина, заместитель директора по организационному развитию

Что такое «1С:Кабинет сотрудника»?

Это сервис, который позволяет сотрудникам использовать некоторые функции 1С – причём покупать дополнительные лицензии и предоставлять доступ к базам не нужно. В основном сервисом пользуются со смартфона, но есть и веб-версия для ПК. На текущий момент это одно из самых востребованных решений для ведения электронного кадрового учёта.

Мы сразу остановили свой выбор на этом приложении. Во-первых, в личном кабинете сотрудникам удобно выпускать электронные подписи: это занимает буквально пару минут. Во-вторых, сервис напрямую интегрирован с 1С:ЗУП. Кроме того, у нас есть подробная инструкция, с помощью которой легко разобраться в функциональности.

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Какие задачи закрывает «1С:Кабинет сотрудника»?

1. Обработка заявок сотрудников (заявления на отпуск, командировку, изменение личных данных, налоговые вычеты и пр.).

2. Подготовка справок для сотрудников (НДФЛ, справки об остатках отпусков, справки с места работы и пр.).

3. Подготовка и обработка приказов (о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке и пр.).

4. Подготовка и обработка произвольных документов (локальных нормативно-правовых актов, инструкций, договоров и пр.).

5. Публикация расчётных листков согласно ст. 136 ТК РФ.

Раньше нам приходилось выгружать и рассылать расчётные листы каждому сотруднику вручную. В сумме это занимало около часа. Сейчас, благодаря личному кабинету, мы делаем это одной кнопкой

Татьяна Позднякова, бухгалтер

Как происходило внедрение?

Переход на «1С:Кабинет сотрудника» осуществляли командой из трёх человек. Активная фаза проекта заняла около недели.

• Первый день. Купили и установили «1С:Кабинет сотрудника».

• Второй день. Настроили пользовательские роли (структуры подчинённости сотрудников) и маршруты согласования.

• +5–7 дней. Проинструктировали сотрудников, помогли скачать приложение и получить ЭП, запустили сервис в эксплуатацию.

• +1 месяц. Протестировали работу сервиса, нашли и исправили все недочёты в настройках. Сотрудники адаптировались к приложению и начали активно им пользоваться.

В результате удалось существенно сократить трудозатраты на рутинные задачи, связанные с кадровым документообротом, и направить сэкономленное время на более интересные проекты. Экономия времени составила почти 50% (с 23–28 часов до 12–13 часов).