Лидерство, система мотивации, корпоративная культура — эти и другие факторы оказывают значительное влияние на результат работы коллектива. Рассмотрим каждый с примерами.
Рабочей группе нужен сильный и компетентный лидер, у которого можно перенять опыт и который максимально мотивирован конкретным измеримым результатом в проекте.
Лидер играет огромную роль в эффективность рабочих групп.
Важно хорошо разбираться в триггерах мотивации и идти с искренним желанием дать работникам то, чего они хотят, бережно подходить к инфополю и удобству восприятия информации для своих сотрудников, например, вместо голосовых сообщений использовать понятный структурный текст.
В нашей компании мы в течение первых 2 недель января каждого года разрабатываем стратегию работы и выдаем командам ключевые показатели для развития их проектных направлений. Фокус в течение года — создание новых шаблонов и корпоративного обучения управляющих и партнеров по ключевым компетенциям. Передачу знаний мы осуществляем в формате менторства разработанной нами Базы данных для управляющих проектов «AKAceo» — (as known as ceo).
В компании должна быть прозрачная система мотивации, которая позволяет видеть личный рост и выгоду в результате проекта, а внутренние командные лифты в ней должны быть понятными.
Для этого мы разработали бота для почасовой мотивации.
Каждая задача видна в таблице, а работники и управляющие лица видят результат работы, который умножается на почасовую ставку. Это позволяет нам контролировать издержки и сделать их прозрачными.
Бот ежедневно публикует в чат команды всю проделанную работу отдельного сотрудника — это позволяет видеть работу друг друга и обеспечивать полную прозрачность рабочих процессов без исключений. Например, контентмейкер видит какие задачи выполнял в течение дня генеральный директор и наоборот. Также важно, чтобы люди были осведомлены о целях проектов и компании в целом и это откликалось их личным целям, иначе процессы нарушаются, что приводит к выгоранию работников.
Инфраструктура: у команды должно быть общее и понятное пространство для работы со всей информацией и необходимыми инструментами.
Мы работаем в концепции онлайн/офлайн коворкинг и называем рабочее пространство REC’s Pace. Это упорядоченное пространство с инструкциями, заметками, задачами и регламентами на базе Notion. Такой подход снижает количество ответов на запросы в команде в течение дня. Все знают, где и что лежит, как это найти.
Сейчас мы разрабатываем умного бота для поиска REC’s UKNO, чтобы ускорить навигацию внутри команд. Так же осенью 2023 года открыли коворкинг и для нас это стало «храмом продуктивности», который позволил каждому сделать осознанный выбор в пользу офлайна. Люди видят друг друга и мотивируются, обмениваются опытом.
Корпоративная культура, в которой предусмотрен культ продуктивности и лайф-баланса, есть миссия и упор на полезный продукт и сервис.
В нашей компании мы сделали видео про ценности и принципы частью системы онбординга для новых людей в команде.
Система эмоциональной поддержки и индикации возникновения личных проблем.
Мы внедрили в наш бот команду МПК (Ментор, Коуч, Психолог), в которой есть корпоративный психолог и коуч. Ежедневно по рабочим задачам внутри команды формируется отчет каждого человека и их осматривают эксперты из команды МПК, а затем связываются и оказывают квалифицированную помощь в случае возникновения просадки.
Коммуникация — ключ к продуктивности команды
Эффективно выстроенное общение между членами рабочей группы важно, но стоит соблюдать баланс между прямой коммуникацией и не превращать ее в бесконечные диалоги вместо работы.
Желательно добиться того, чтобы все диалоги оцифровывались и их можно было быстро превратить в гипотезы и задачи. Выберите удобную систему онлайн учёта подобной коммуникации, одни из лучших — Notion, Asana и Clickup.
У коммуникации должны быть рамки и правила, ключевые договоренности всегда нужно фиксировать конкретно и желательно в цифре. Но и не стоит забывать про важность неформальной офлайн-коммуникации, ведь она дает команде энергию. В нашем случае в качестве инструмента улучшения коммуникации мы выбрали REC’s Pace, которое упомянуто выше.
Также в коммуникации важно оптимизировать конфликты, которые снижают продуктивность. Для этого нужно сделать их структурными, безэмоциональными и управляемыми. Негативную коммуникацию важно оцифровывать в первую очередь. Решение по компромиссам должно приниматься вышестоящим авторитетным лицом в команде.
Как избежать выгорания команды
Необходимо балансировать нагрузку в команде, чтобы избежать выгорания и сохранить высокую продуктивность.
Благодаря нашему корпоративному трекеру мы знаем, что и как делают в течение недели наши рабочие группы, а примеры попадания в KPI статистически показывают 398 продуктивных минут в день на человека 6 рабочих дней в неделю. При этом время, уделенное на эмоциональные сферы, «неработу» — 477 минут в эти дни.
То есть продуктивность должна занимать около 45% событий дня. А один день в неделю — состоять не менее, чем из 90% заряжающих событий в условиях тотального цифрового детокса. Это не обязательно, но это тот самый баланс, к которому мы призываем стремиться в командах на нашем примере. Мы отслеживаем уровень эмоциональной удовлетворенности и средний показатель в командах находится на уровне 8.13 из 10 благодаря такому подходу.
Какие метрики и KPI использовать для оценки продуктивности
Мы выбрали для себя наиболее эффективный набор метрик и во многом он универсален. В нашем боте отслеживается:
Количество минут, потраченных на задачи. Эти данные сразу отправляются в зарплатные таблицы.
Количество зафиксированных инсайтов. Это позволяет сохранять фокус людей в команде на процессе изучения нового и росте.
Оценка от 1 до 10 по результату каждого дня из позиции ключевых фокусов и план/факт, для того, чтобы понять динамику дня в целом.
Количество зафиксированных благодарностей/касаний с командой. Это позволяет оставить фокус на внутренних коммуникациях и сохранить экологичную атмосферу в коллективе.
Оценка от 1 до 10 по эмоциональной удовлетворенности каждого дня. Здесь важно не забывать про баланс — это тоже часть продуктивности
7 ошибок при повышении продуктивности рабочих групп
Когда несколько лет назад мы взяли фокус на продуктивность команд, то столкнусь с некоторыми ошибками. Однако их можно избежать.
Излишний контроль.
Важно помнить, что отчетность и контроль парадоксально убивают продуктивность, если занимают слишком много времени. У нас это занимает не более 15% фокусного времени, но желательно прийти к планке ниже 10%.
Бесконечные «заряжающие» созвоны.
Люди любят, когда коммуникации происходят в меру. Сила звонков очень переоценена, а дистанционная работа показала, что большинство вопросов можно решить текстом и это будет самым экологичным решением по отношению к инфопространству команды.
Фокус на эффективное время, а не на время в офисе.
Первое время мы считали только продуктивное время, но позже стали контролировать больше то, на что оно тратиться. И сейчас это на 80%+ ключевые задачи.
Попытки закрыть деньгами мотивацию и продуктивность.
Мотивация у каждого своя и далеко не всегда это деньги. Здесь важен гибкий подход — давайте команде то, что она действительно хочет. Это может быть нематериальное поощрение, бонусы от компании, корпоративное обучение и многие другие инструменты.
Выдача человеку только конкретного результата без динамичного измеряемого фокуса
Простой пример: допустим, вы владелец кофейни. Если вы будете требовать команду «продать 200 стаканов кофе», то ваши работники продадут ровно столько и остановятся. Эффективнее выдать фокус «продайте кофе для 51% людей, которые хотят его выпить среди двух кофеен рядом. Если каждую неделю будете продавать на +1% больше, то весь прирост с прибыли — это ваша премия». Людям станет понятно, что делать, куда расти и в чём их конкретная мотивация развиваться с вами.
Чрезмерные корпоративные обязательные ивенты.
Лучше давать людям выбор и поощрять его. От команды тоже иногда нужно отдыхать, даже если это лучшие люди на планете.
Неравномерная и непрозрачная мотивация.
Сделайте так, чтобы каждый понимал, за что менеджер проекта получает повышенные деньги и какие ключевые компетенции для этого нужны.
Примеры успешного повышения продуктивности команд
В июне 2023 мы внедрили TRAKERS Bot — это повысило продуктивность на 24% по времени и на 68% по реальному результату из ключевых фокусов. Вместе с этим эмоциональная удовлетворенность команд выросла с 6,82 из 10 до 8.13 из 10.
В сентябре 2023 мы открыли оффлайн-коворкинг для наших команд в центре Москвы. Это упростило работу, коммуникацию, подняло уровень корпоративной культуры и повысило продуктивность. Количество минут продуктивности наших команд-хедлайнеров выросло со 315 до 398, а рост эмоциональной удовлетворенности поднялся до 8.13 из 10.
Месяц спустя мы оборудовали студию подкастов прямо в коворкинге и запустили продакшн полного цикла. Теперь команды могут снимать контент в свободное время, не выходя из коворка. Количество охватов выросло более чем в 3 раза. Мы усилили нетворк, к нам за знакомством стали приходить медийные гости, например Николай Мрочковский или Максим Ильяхов.
В феврале этого года мы запустили регулярные ивенты на базе коворка, на которые стали приходить целые клиенты в нашу Экосистему. Также благодаря этому мы запустили 14 новых стратегических партнерств.
Повышение эффективности любой рабочей группы требует системного подхода: наличия компетентного лидера, качественной коммуникации внутри команды, прозрачной системы мотивации и других компонентов.
В совокупности они позволяют не только увеличить продуктивность сотрудников, но и повысить их удовлетворенность, заинтересованность в развитии компании и собственном росте внутри нее. В конечном итоге это позволяет вырастить надежный и самостоятельный коллектив, где каждый знает о своем вкладе в общее дело и своих перспективах.
Начать дискуссию