Уведомления сотрудникам. Уведомления и оповещение для малого бизнеса

Стандартное уведомление — эффективный инструмент для своевременного ознакомления работника с текущим или предстоящем событием, мероприятием, изменением в рабочем расписании или графике. Максимальный управленческий эффект достигается при использовании универсальной системы оповещения.

Виды уведомлений

В качестве систем оповещения руководство предприятия может использовать различное оборудование: телефонную связь, распространение информации через громкоговорители, подачу определенных звуковых или световых сигналов и т. п. Передача уведомлений может быть ручной, а также частично или полностью автоматизированной. Все перечисленные технические средства входят в состав систем безопасности (гражданскую оборону, возникновение чрезвычайных ситуаций на опасных производствах и т. д.).

Юридическое уведомление служит для доведения до сотрудника любой информации о любых юридически значимых действиях в его отношении или событиях, которые касаются правового статуса специалиста в рамках взаимоотношений с работодателем. Это может быть срочный отзыв из отпуска в связи с производственной необходимостью, непродление контракта, предложение перевода на другую должность, явка в кадровое подразделение для получения трудовой книжки.

Юридические уведомления и сообщения систем безопасности — темы для отдельных обсуждений, которых мы сейчас касаться не будем. Основное внимание будет уделено комплексным решениям, позволяющим уведомлять сотрудников внутри организаций обо всех вопросах, связанных с производственными и административно-организационными вопросами.

Производственные системы уведомления и эскалации

Интересным и наиболее эффективным бизнес-решением для предприятия любого уровня представляется специализированное ПО со встроенными средствами наблюдения, интегрированное в производственные линии, IT-оборудование и программное обеспечение. Объектами мониторинга могут быть конвейеры со станками, сборочные линии, в том числе автоматизированные, транспорт, готовая продукция, системы контроля качества. В компаниях, оказывающих IT-услуги, комплексные системы уведомлений работают с серверами, специализированным ПО.

Специальная база данных аккумулирует и обрабатывает сигналы, которые поступают от различных компонентов системы мониторинга. В зависимости от того, на какие типы показателей она настроена, формируются уведомления для целевых сотрудников или подразделений.

IT-компаниям, сервисным организациям, работающим исключительно с ПО, аппаратные средства контроля в большинстве случаев не нужны — для организации системы уведомлений достаточно программных инструментов.

Из простых примеров: клиент оформил покупку компьютерной игры или программы, оплатил ее, но не получил лицензионный ключ. После этого покупателем направлена жалоба в адрес технической поддержки магазина через специальную форму. Попав в базу данных, жалоба запускает автоматическую рассылку уведомлений заинтересованным сотрудникам — от руководителя отдела продаж до специалиста, отвечающего за настройку и корректную работу сервиса.

Система способна самостоятельно контролировать исполнение поступивших уведомлений: если движения по жалобам и претензиям не происходит, то об этом сообщается вышестоящему руководству.

Функционал и требования к системам оповещения и эскалации

Специальные комплексы, предназначенные для оперативного уведомления персонала предприятий и организаций, в зависимости от входящих в состав аппаратных и программных модулей, способны:

• самостоятельно выбирать наиболее удобный и менее затратный способ оповещения и уведомлять ответственных сотрудников, их руководителей об определенных событиях;

• вести круглосуточное наблюдение в автоматическом режиме за производственными, административными процессами внутри компании;

• предотвращать аварийные ситуации, сокращать время реагирования на уже случившиеся ошибки, поломки;

• выполнять дополнительные функции (для примера: бронирование дополнительных грузовых, пассажирских мест на транспорте или в отеле, заказ комплектующих или сырья, если из запас на складе ниже критического количества, и т. п.).

К основным требованиям, предъявляемым к системам оповещения и эскалации, относят:

• Возможность использовать различные каналы связи (стандартная телефония, рассылка голосовых, SMS-сообщений, имейлов, уведомлений в мессенджерах).

• Интеграция в сторонние сервисы, службы. Применяется для кооперации с организациями-поставщиками, сервисными и контролирующими службами, государственными органами.

• Нужный уровень содержательности доставляемой информации, соответствующий компетенциям персонала.

• Возможность тонко настраивать и классифицировать уведомления по нескольким показателям и признакам.

• Настройка правил управления эскалациями, т. е. возможность изменять алгоритмы реакции системы на заданные сигналы.

• Мониторинг работы контролируемого оборудования и программного обеспечения в автоматическом режиме.

• Способность осуществлять внутренний мониторинг и слежение за контрольными сигналами (функция позволяет увеличить уровень достоверности собираемой информации).

• Возможность составлять графики дежурств специалистов, руководства подразделений и компании (уведомления рассылаются целевым работникам, а не всему персоналу организации).

• Способность вести отчеты, делать аналитические выкладки, логи и журналы действий, событий (для восстановления истории ошибок, неполадок, реакции персонала при проведении служебных расследований, к примеру).

Не все известные системы оповещения оснащены перечисленными функциями: специализированное ПО, созданное по запросу конкретного предприятия, может быть заточено для решения каких-то конкретных задач.

Уведомления и оповещение для малого бизнеса

Компании без конвейерных линий, ежегодный оборот которых не исчисляется сотнями миллионов рублей, пользуются более простыми и распространенными программными продуктами для оперативного информирования работников. Функционала такого ПО достаточно, когда взаимодействие между сотрудниками максимально простое и ограничено несколькими действиями (операциями). Уведомления в таких случаях рассылаются:

• Мессенджерами (Viber, Telegram и т. д.). Небольшие по размеру и удобные для пользователя программы устанавливаются на мобильные гаджеты и ПК. Основные преимущества — такое ПО всегда находится под рукой, им просто пользоваться.

• CRM-системами (программными комплексами, которые управляют взаимоотношениями с клиентами и заказчиками, а также между сотрудниками внутри компании).

• VoIP-клиентами, т. е. программами для голосовой и/или видеосвязи — Skype, Discord. Функционал большинства программ позволяет проводить сеансы конференцсвязи между несколькими специалистами.

• Интранет-порталами — виртуальными центрами внутрикорпоративной коммуникации. Такие ресурсы способны рассылать простые или push-уведомления, которые будут доступны в «Личных кабинетах» или во всплывающих окнах браузера.

Комплексное ПО, рассчитанное на применение в компаниях из бизнес-сегмента, использует многоканальную связь. Наиболее часто представители малого бизнеса используют:

• корпоративную телефонную связь (облачные или виртуальные АТС позволяют осуществлять голосовые звонки, обмениваться SMS-сообщениями);

• SMS-рассылку (профильные сервисы, оснащенные модулем для рассылки коротких сообщений по телефонной связи, чаще используются для оперативной доставки информации клиентам или заказчикам, но могут также применяться для оповещения персонала внутри компании);

• интернет-сообщения — обмен данными через все типы мессенджеров, интранет-порталы, VoIP-связь и т. п.

Рассмотрим каждый способ доставки уведомлений подробнее.

Корпоративная телефонная связь

Обмен информацией по телефону имеет свои плюсы и минусы: с одной стороны, на разговор тратится меньше времени, чем на обмен письменными сообщениями, можно уловить эмоциональную окраску реплик и т. п. С другой — история разговора не сохраняется и ее невозможно проанализировать позже (если не ведется запись), некоторые технические специалисты-экстраверты быстрее выгорают профессионально из-за недостатка живого общения.

В стандартное понятие внутрикорпоративной связи входит целый комплекс модулей и средств:

• внутренние абоненты;

• общий многоканальный номер;

• кол-центр и т. д.

Для малого бизнеса гораздо удобнее использовать различные сервисы, которые предоставляют GSM-операторы и интернет-ресурсы:

• Корпоративная связь, которую предоставляет сотовый оператор. Заказчик использует SIM-карты, предоставленные поставщиком услуг связи, которые работают в личных телефонах специалистов или рабочих аппаратах, предоставленных компанией-работодателем. В этом случае каждый работник получает весь спектр услуг — от беспроводного доступа в интернет до пакетов СМС-сообщений, минут разговоров и т. д.

• Корпоративная связь с использованием виртуальной АТС на базе имеющегося оборудования и средств связи, поддерживающего протоколы обмена данными VoIP. Интернет-сервис предоставляет АТС, расположенной на хост-сервере, которая перенаправляет звонки внутрикорпоративным абонентам. Основное достоинство — возможность подключения неограниченного количества рабочих мест, в том числе на ПК.

Корпоративная почта

Электронные письма, отправленные с брендового адреса, — не только визитная карточка компании, подчеркивающая ее статус. Немаловажное преимущество корпоративной почты — безопасность переписки. Хостинговые операторы предоставляют пакеты услуг, которые защищают почтовые ящики и информацию от вредоносного ПО, брутфорсинга, DDoS-атак, а также осуществляют обмен информацией при помощи шифрования.

Собственная почта полезна малому бизнесу благодаря нескольким функциям:

• сбор и обработка входящей информации для всех абонентов, имеющих ящик на домене (помогает не потерять важные сведения, если ящик был поврежден, удален случайно и т. п.);

• массовые рассылки (способ отправки писем корпоративным клиентам разрешен, в отличие от владельцев личных аккаунтов);

• легко узнаваемый адрес, ассоциирующийся с брендом;

• дополнительные сервисы (предоставление облачного хранилища, личного планировщика задач и т. п.).

SMS-информирование

СМС-сообщение на сегодняшний день — один из самых надежных способов адресного информирования сотрудников. Для организации SMS-оповещения требуется самый простой GSM-телефон (личный или выданный компанией). Поддержка интернета совсем не обязательна, подойдет обычная кнопочная «звонилка» без камеры и других дополнительных функций.

Главные недостатки SMS-уведомлений — высокая цена за одно сообщение и ряд ограничений операторов сотовой связи. Стоимость одной эсэмэски некритична, но регулярные рассылки сообщений десяткам сотрудников доступны по цене не каждому представителю малого бизнеса. Массовые рассылки вызывают подозрения у провайдеров и часто воспринимаются как спам.

Если SMS-оповещение выбрано в качестве обязательного канала связи с персоналом, то гораздо удобнее и выгоднее пользоваться услугами специальных онлайн-сервисов — агрегаторов. С их помощью можно информировать работников, подключенных ко всем доступным в регионе операторам GSM-связи, формировать списки рассылок через информативный веб-интерфейс или интегрированный модуль.

Рассылки и уведомления через мессенджеры

Дешево, просто и удобно — емкие характеристики, которых заслуживает организация оповещения сотрудников при помощи мессенджеров. К другим плюсам корпоративные пользователи относят сохранение переписки, возможность организации аудио- и видеоконференций, обмен файлами, ссылками на ресурсы. Способ не лишен нескольких существенных недостатков:

• необходимость в постоянном подключении к интернету и наличии специального оборудования, оснащенного модемами;

• большой выбор ПО для коммуникаций усложняет обмен информацией между клиентами, сотрудниками, которые предпочитают использовать конкретный мессенджер для отправки сообщений и звонков;

• отсутствие контроля за действиями сотрудников, доступа к их переписке и файлообмену.

Чтобы решить вышеописанные проблемы, корпоративным клиентам предлагают выбрать одно или несколько решений:

• специальные версии мессенджеров, рассчитанные на использование ограниченным кругом абонентов;

• платные услуги агрегатора и т. д.