Актуальна ли сегодня форма Т-2
До недавнего времени Постановление Правительства РФ № 225 обязывало всех кадровых специалистов оформлять личные карточки работников. Но с переходом на цифровые трудовые книжки это требование пересмотрели.
Сейчас ситуация обстоит иначе: в 2021 году было принято Постановление № 1250, отменяющее предыдущий документ. С тех пор вот уже два года работодатели не обязаны хранить и заполнять личные карточки на бланках строгой отчетности. Бывалые кадровики наверняка с радостью попрощались с этими бланками: сотрудникам HR и так хватает форм учета.
Конечно, если в этом есть необходимость, запрещать никто не будет: каждый руководитель вправе сам выбирать максимально удобный формат работы с первичной документацией.
Как правильно распорядиться карточками, которые уже заведены и хранятся в архиве предприятия? Что делать с учетом: переходить на электронный формат и заполнять все те же бланки, но уже на экране монитора?
Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понимать, что такое личные карточки и какие сведения в них содержатся. По сути эти документы дублировали сведения из трудовой. Для чего? На самом деле все просто: трудовую книгу работник мог забрать при увольнении, поэтому для сохранения информации все данные переносили в карточки, которые были частью учетной документации конкретной компании. В случае необходимости (например, при потере трудовой) все данные можно было восстановить и даже подтвердить соответствующими документами.
Сейчас вместо бумажных карточек удобнее использовать электронные: их уже не потеряешь, не испортишь и даже не подделаешь. Причем компании самостоятельно решают, быть подобному учету или нет. Выписывать штрафы за нарушения правил ведения формы Т-2 проверяющие больше не могут. Главное, своевременно позаботиться о приказе, в котором ваша компания отказывается от бумажных форм, и все будет в порядке.
Организация хранения картотеки с личными данными
Отбросим сразу устаревшие способы: пыльные архивы и объемные шкафы — прошлый век. Сейчас удобнее всего пользоваться облаком. Все сведения надежно хранятся в единой государственной системе. При этом данные из электронных трудовых книжек напрямую попадают в Социальный фонд России (напомним, что он появился после объединения ПФР и ФСС). Если гражданину потребуется подтвердить сведения о трудоустройстве, стаже, он сможет получить информацию из системы. Также по схеме межведомственного взаимодействия запросить данные из ЕСИА смогут уполномоченные ведомства — Госкомстат, Минтруда и прочие.
Стоит ли сейчас заводить личные карточки сотрудников
Да, подобная форма учета теперь не обязательна: не нужно искать нужные бланки, учить правила их заполнения, а затем трястись в ожидании проверок из различных инстанций. Однако сама идея с карточками после отмены хуже не стала.
Эксперты говорят, что ведение учета с помощью карточек — замечательная идея, которая подойдет и ИП с работниками, и крупным компаниями, и муниципальным организациям. Картотека позволит упорядочить кадровую информацию, облегчит ее поиск и систематизацию.
Современные инструменты позволяют организовать учет и хранение как в бумажном, так и электронном виде — выбор за каждым руководителем. Цель картотеки — не представление сведений официальным ведомствам или органам статистики. Профили позволяют собирать «досье» на каждого сотрудника, включая туда самые важные данные:
ФИО, дата рождения;
серия и номер паспорта, дата и место выдачи;
ИНН, СНИЛС;
сведения о военной обязанности;
владение иностранными языками. Параметр важен, если ваша компания часто направляет сотрудников в командировку или тесно взаимодействует с иностранными партнерами;
семейное положение и состав семьи;
трудовой стаж;
данные об образовании, квалификации, личных и профессиональных навыках — удобно планировать продвижение персонала, разрабатывать индивидуальные программы мотивации;
сведения об отпусках;
положенные социальные льготы и преференции;
наличие водительских прав, их категория;
полученные награды и поощрения;
сведения о приеме на работу, увольнении и пр.
В карточке можно отмечать то, что представляет ценность для компании или позволяет грамотно управлять персоналом. Перечень конкретных пунктов будет зависеть от сферы деятельности, а также от внутренних регламентов организации.
Создание и ведение картотеки в Projecto
Сразу отметим, что карточки в системе не заменяют бланки Т-2 или Т-2 МС/ГС. Это просто еще один вариант ведения кадрового учета, который компания применяет для собственного удобства (и для внутреннего использования).
С Projecto каждый человек в организации будет как на ладони: вы сможете получить подробное досье на любого сотрудника в считаные мгновения. Это значительно облегчит планирование работы, постановку целей и задач, управление проектами и людьми.
В профиле можно заполнить следующие сведения:
ФИО, логин для входа в систему, дата рождения, дата найма на работу;
сведения о текущей должности — где работает сотрудник, в каком статусе, совмещает ли разные должности и пр.;
контакты — личные и рабочие телефоны, e-mail, почтовый (физический) адрес.
При необходимости кадровики могут добавить поля для других сведений: ИНН, СНИЛС, образование, сведения о повышении квалификации, полученных сертификатах и лицензиях. Эта информация будет доступна специалистам кадрового отдела, а также непосредственным руководителям конкретного работника.
Профиль пользователя
Традиционную карточку заменяет личный профиль. Если кто-то из команды откроет профиль выбранного сотрудника, то увидит страницу, на которой будет представлена сводная информация о человеке. Персональные данные останутся скрытыми — в зависимости от уровня допуска каждый увидит только те сведения, которые будут ему нужны для работы.
Для каждого сотрудника создается отдельный аккаунт, который нужно подтвердить. После этого пользователь сможет загрузить фото или картинку для аватарки, сменить пароль. Править сведения о себе не получится: редактирование этих полей открыто только специалистам кадровой службы, а также руководителям с соответствующим уровнем доступа.
Открыв личный профиль, любой сотрудник сможет:
скопировать ФИО нажатием на специальную кнопку. Очень удобно, если фамилия или имя трудны для восприятия и в них можно ошибиться;
уточнить время последнего нахождения в системе, откуда выполнили вход (с обычного компьютера, с устройства на iOS или Android);
отправить электронное письмо на e-mail;
сделать звонок;
уточнить рабочий статус — не находится ли человек в командировке, отпуске, декрете;
прикрепить заметку, она будет видна только автору;
вставить теги для быстрого поиска и сортировки результатов;
включить напоминания — система даст знать, если интересующий вас человек пойдет на повышение, решит уволиться (да и оповещение о дне рождения лишним не будет);
посмотреть, кто, когда и что именно изменил в профиле.
У руководителя объем данных будет намного шире. Ко всему вышеперечисленному добавятся:
перечень задач или мероприятий, в которых участвует сотрудник;
документы и примечания по конкретному человеку;
инструменты для постановки новых целей.
Если проектов или задач несколько, система предложит фильтры — статус, роль, приоритет, время и пр. Данные можно вывести в виде календарного графика или канбан-доски.
Администратор может добавить или отредактировать права для каждого пользователя. Для этого достаточно отметить флажками все нужные поля, например:
Редактирование контактов. Если работник сменит номер телефона, то сможет самостоятельно заменить одни цифры на другие. В противном случае пришлось бы обращаться за помощью к специалистам кадрового отдела или руководству.
Доступ к системным настройкам. Возможно, будет полезен техническим специалистам.
Создание корпоративных проектов. Если сотрудник отвечает за это направление, то и в системе ему нужно дать соответствующие права.
Создание объявлений, которые увидят все или отдельные группы сотрудников.
Правка общих календарей. Иногда полезно добавить либо изменить запланированные мероприятия.
Доступ к документообороту. Опять же, все зависит от должности сотрудника, а также специфики его деятельности.
Ограниченный аккаунт — для тех, кому можно просматривать только определенную информацию (а что-то менять строго запрещено).
Согласитесь, удобно, когда в истории правок профиля можно найти такие записи: «Сотрудник принят на должность «Системный администратор» в отдел «IT-служба» 10.03.2023 г.». Почти как в личной карточке по старым стандартам учета.
Список сотрудников
Искать информацию можно не только по отдельным аккаунтам, рабочим документам, текущим проектам или задачам, но и другим параметрам. Сквозной поиск существенно облегчит работу кадровых и других служб.
Projecto решает сразу много задач, позволяет:
фильтровать пользователей по правам доступа или рабочему статусу (теперь можно найти всех отпускников или командировочных в один клик, отсеять всех уволенных или отобрать работников, имеющих доступ к конкретному документу);
скачивать данные в виде PDF-файла или документа XLSX;
планировать цели и задачи и делиться ими с будущими исполнителями прямо в системе.
Конечно, Projecto не заменит серьезные профессиональные программы для кадрового и бухгалтерского учета. Да и не для этого он создавался, если честно.
Projecto пригодится, если нужно работать с людьми, владеть актуальной информацией, управлять командой. Все важные сведения под рукой, и никаких лишних функций.
Начать дискуссию