О компании
В штате компании около 235 сотрудников, и только четверть из них ходит в офис каждый день. Остальные работают из дома, по всей России, и с каждым как минимум 2 раза в год нужно подписывать документы.
Раньше кадровые документы были на бумаге, сотрудники за пару дней подписывали сканы, а оригиналы отправляли курьерами. Бюрократии было не так много, и мы справлялись, но в 2023 году тема подписания стала острее, и мы начали смотреть в сторону КЭДО.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
Пазл сложился: что повлияло на решение перейти на КЭДО
В середине 2022 года в компании началась реорганизация, c каждым сотрудником нужно было подписать документы на перевод в новое юрлицо — делать это с помощью курьеров было бы слишком долго. Кадровый ЭДО позволяет подписывать всё день в день.
Реорганизация показала, что мы не сможем быстро реагировать на изменения. С удалёнщиками сложно быстро подписать и получить оригиналы кадровых документов, а в случае налоговой проверки отсутствие документа — большой риск.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
Кадровый ЭДО = безопасность сотрудников и компании
Вторая причина перехода на новую систему подписания — удалёнка. IT-специалисты любят путешествовать, что усложняет документооборот: каждому нужно напомнить о подписании и отправке документа. Заплатить за отправку в одну сторону 1500 рублей. С КЭДО эта проблема исчезает.
А ещё вышел новый бухгалтер, который выстраивал в компании прозрачный документооборот.
Удалёнка + реорганизация + новый бухгалтер = пора внедрять КЭДО
«Мы хотели разработать свой сервис, но выбрали готовый»: критерии выбора сервиса
На старте проекта «Кнопка» собрала команду, которая определила требования к сервису: сисадмины, разработчики, юрист, бухгалтер, hr участвовали в выборе и запуске решения.
Сначала мы хотели разработать свой сервис, но поняли, что это будет очень трудозатратно и нецелесообразно. Поэтому отобрали критерии и начали изучать рынок.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
Сервис выбирали по 3 критериям:
→ стоимость — затраты на КЭДО не должны были превышать затраты на бумажный документооборот,
→ технологичность — было важно, чтобы сервис не только мог предоставить шаблонное решение, но и был готов доработать сервис под пожелания клиента,
→ схожие ценности компании.
Отношение команды на этапе продаж очень важно, это отношение проецируешь на дальнейшую работу и решаешь, сможешь ли ты работать с этим провайдером несколько лет.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
«Лояльность клиентов стала одним из решающих факторов»: почему выбрали Nopaper?
Рынок сервисов КЭДО насчитывает более 10 решений, на изучение каждого может уйти около 2 часов. Но под критерии компании может подойти только 2-3 решения, как это было у «Кнопки»:
Решений много, ещё и контекстная реклама постоянно появляется в мессенджерах и достаёт. Поэтому важно точно определить, что важно в сервисе. У нас было три критерия, когда фильтровали по ним предложения, ещё на этапе звонка поняли, что на рынке 1-3 игрока. Их и сравнивали, Nopaper подошёл по всем нашим критериям, а команда сервиса была схожа с нами по вайбу.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
На первый взгляд все сервисы одинаковы: во всех можно выпустить электронную подпись, использовать шаблоны документов и настраивать маршруты подписания. Однако при более глубоком исследовании появляются нюансы, которые влияют на результаты внедрения сервисов в кадровые процессы. Мы изучили рынок КЭДО за вас.
Nopaper позволяет с телефона заполнить заявление на отпуск, добавить в маршрут подписания руководителя и кадрового специалиста. После того как документ будет подписан, он будет храниться у кадрового специалиста в 1С и у сотрудника в личном кабинете.
Также для Кнопки сделали несколько доработок: рассылка расчётных листков, брендированный личный кабинет сотрудника.
Для меня решающей ситуация, когда один из клиентов пришёл и сказал: «раз вы дружите с Nopaper, а я их люблю, я и с вами работать буду». Когда клиент настолько лоялен к одному сервису и по его рекомендации идут к другой — это очень классно
Юлия Данилова, ведущий эксперт бухгалтерского сервиса «Кнопка».
«Самая большая экономия — время сотрудников»: результаты внедрения
Сначала в компании ожидали аврала: постоянные сообщения от сотрудников с вопросами, как работать в сервисе, можно ли остаться на бумаге. Но их не было.
Мы заранее подготовили все документы, два раза рассказали сотрудникам о переходе на КЭДО и сделали пост в корпоративном мессенджере со ссылкой на чат с вопросами.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
До сих пор в этом чате ни одного сообщения
За 3 месяца использования КЭДО в компании сэкономили около 60 000 рублей на курьерах.
До КЭДО мы постоянно печатали на цветном принтере, чтобы лого был в цвете, сейчас затраты на бумагу минимальны. Основная экономия — это время бухгалтера, HR и офис-менеджера. Каждый месяц мы принимаем 7 новичков, если раньше, чтобы вывести нового сотрудника на работу, было задействовано 3 специалиста, то теперь один.
Мария Харченко, HR-директор бухгалтерского сервиса «Кнопка».
Начать дискуссию