В состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, включаются расходы на содержание служебного транспорта, в том числе автомобильного (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
В отношении организации налогового учета расходов на содержание служебного автотранспорта, принимаемых для целей налогообложения прибыли, гл. 25 НК РФ не предусматривает особенностей оформления и формирования первичных документов (Письмо Минфина России от 09.02.2016 № 03-03-07/6701).
Вопрос отнесении затрат на ГСМ часто задается на форуме, если исходить из позиции перестраховки и нежелания лишний раз спорить с налоговыми органами, мы на форуме уже обсудили это вопрос.
А что если рискнуть? Любой бизнес предполагает риски, рассмотрим, что выйдет, давайте разберемся.
Путевой лист
Унифицированная форма первичной учетной документации № 3 «Путевой лист легкового автомобиля» утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, это типовая межотраслевая форма № 3 (ОКУД 0345001); есть ещё путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма № 3 спец. (ОКУД 0345002) и путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма № 4 (ОКУД 0345003).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368. При этом данный Приказ издан в соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». В соответствии со ст. 6 Устава путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров или багажа. Из этого следует вывод, что, если руководитель управляет автомобилем сам, не перевозит пассажиров и багаж, путевой лист ему не обязателен.
Для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль путевые листы обязательны для применения при осуществлении перевозок пассажиров или багажа. При этом в иных случаях использовать путевые листы возможно в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, а также подтверждать расходы на приобретение ГСМ иными документами. При этом выбранный порядок подтверждения стоит закрепить в учетной политике (Письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Медицинские осмотры директора
Юридические лица, ИП, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 6 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее - Закон № 196-ФЗ)).
Проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые выполняют трудовую функцию водителя (абз. 3 п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ), что подтверждается и судебной практикой (см., например, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015). Функцию водителя могут выполнять не только работники, должность которых звучит как «водитель», но и иные работники, чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем. Это, к примеру, торговые представители или курьеры, доставляющие товар на машине.
То, что директор управляет автомобилем, не создает ему новую трудовую функцию, так как (ст. ст. 15, 17, 56, ч. 2 ст. 57 ТК РФ):
- работа в должности водителя предполагает перевозку грузов, пассажиров, а в данном случае директор возит только себя, хотя и может захватить что-то или кого-то, но это не его основная деятельность точно;
- директор вправе, но не обязан ездить на автомобиле, т.е. у него нет ли в трудовом договоре, ни в должностной инструкции (если такой документ есть), либо в другом локальном нормативном акте обязанности водить машину;
- с другой стороны, предоставление автомобиля можно рассматривать как вид социальной гарантии для отдельных категорий работников.
Следовательно, проходить предрейсовые медосмотры руководитель не обязан. Таким образом, медицинский осмотр в данном случае не обязателен и отсутствие отметки о медицинском осмотре не влияет на налог на прибыль.
Обращаем внимание, что, в случаях, когда медицинские осмотры обязательны, налоговые органы рассматривают отсутствие отметки о медосмотре косвенным подтверждением того, что перевозки не было, и при наличии иных доказательств расходы, связанные с перевозкой, не подтверждают (Постановления Арбитражного суда Московского округа от 29.03.2017 № Ф05-3463/2017 по делу № А40-78891/2016, Арбитражного суда Уральского округа от 03.03.2017 № Ф09-472/17 по делу № А07-9734/2016).
Амортизация автомобиля
Сумма начисленной амортизации учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ).
Амортизируемым имуществом признается, в частности, имущество, которое находится у налогоплательщика на праве собственности, используется им для извлечения дохода, со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб. (п. 1 ст. 256 НК РФ).
Под основными средствами понимается часть имущества, используемого в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией (п. 1 ст. 257 НК РФ).
Таким образом, если автомобиль используется в управленческих целях для осуществления предпринимательской деятельности, расходы на его приобретение могут быть учтены при исчислении налога на прибыль на основании пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ.
На основании изложенного полагаем, что организация вправе учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на ГСМ и амортизацию при использовании автомобиля руководителем организации в административных целях при отсутствии отметки о прохождении предрейсового медицинского контроля.
В публикации использовались материалы, в том числе:
- Материал Шаляева С.Н., советника государственной гражданской службы РФ 1 класса,
- Статья на нашем сайте «Как заполнить путевой лист в 2022 году»
- Ответ эксперта на форуме клерка
- Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.03.2017 № Ф05-3463/2017 по делу № А40-78891/2016. Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.03.2017 № Ф09-472/17 по делу № А07-9734/2016.
- Определение Верховного Суда РФ от 06.10.2015 № 310-КГ15-8439 по делу № А35-7124/2014 и постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 № Ф10-863/2015.
Начать дискуссию