ЭДО в кадровом учете

Электронный кадровый документооборот EnDocs КЭДО: полное руководство по внедрению

Кадровое дело вскоре может полностью перейти в электронный формат. Ведь еще в далеком 2006 вышел 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». За ним последовали несколько законов, регулирующих электронный документооборот.
Электронный кадровый документооборот EnDocs КЭДО: полное руководство по внедрению

Что такое кадровый ЭДО?​

Если в штате вашей компании больше одного человека — вы оформляете кадровые документы. На каждого работника организации приходится по несколько десятков таких бумаг. Стандартный набор: заявления о приеме на работу, на отгул, об отпуске, больничные, командировочные и так далее. К списку добавляются еще массовые документы — инструкции по пожарной безопасности, положения о коммерческой тайне и информационной безопасности, различные распоряжения, регламенты. На каждое событие тоже нужно создавать документы: изменение должности, выдача премии или взыскание штрафа. А сколько таких бумаг обрабатывает отдел кадров в компаниях с большим штатом — тяжело даже просто представить. 

Ситуация осложняется с трендом на удаленную работу. Сотрудники, работающие дистанционно, тратят много времени на поездки в офис для подписания бумаг, многие документы пропадают без вести. Поэтому владельцы малых и крупных бизнесов все чаще переходят на цифровую сторону. 

Кадровый электронный документооборот или КЭДО — процесс обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками в цифровом виде без использования бумажных дублей. 

КЭДО на законодательном уровне​

КЭДО — абсолютно легитимная форма. В 2021 году вышел закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». С того момента изменения в ТК РФ разрешают организациям в полной мере перейти на электронные кадровые документы.  

ФЗ дополняет Трудовой кодекс РФ тремя статьями:

  • Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

  • Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот

  • Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

КЭДО также регулируют:

Что дает бизнесу КЭДО

Есть мнение, что электронный документооборот просто заменяет бумагу. Действительно, ЭДО позволяет компании снизить статьи расходов на печать, бумагу, курьеров, архив и т.д. Однако это лишь одно из преимуществ. На деле от перехода компании на КЭДО оптимизируется работа всех участников документооборота в компании.

Главное преимущество КЭДО — ускорение процессов и экономия времени

Какие проблемы решает кадровый ЭДО:

Снижаются трудозатраты кадровиков на рутинные процессы — подготовку, передачу, поиск и контроль подписания документов. Все документы под рукой у кадровика, и он может в два клика выявить всех, кто не подписал документы в срок.

Удобная организация работы с сотрудниками на дистанционке. Удаленному сотруднику ненужно ехать в офис или заказывать курьерскую доставку, чтобы подписать бумажные документы. Все делается с компьютера прямо в системе КЭДО. 

Время на подготовку документов существенно сокращается, а риск ошибки в оформлении снижается до 0. Система КЭДО контролирует и обеспечивает, безопасность, прозрачность всех операций с документами.

Упрощается подготовка и подача документов сотрудниками в кадровую службу.  Система проконтролирует, что заявление оформлено корректно, с учетом требований законодательства и внутренних регламентов работодателя.

Снижаются расходы компании. С КЭДО можно значительно сократить затраты на бумагу, обслуживание принтеров, содержание бумажного архива и курьерских службах.

Архитектура КЭДО

Кадровый электронный документооборот устроен похоже в каждом виде бизнеса. Стандартный состав: кадровая учетная запись, электронный архив, электронная подпись. У руководителя, работников кадровой службы и сотрудников должен быть свой личный кабинет в системе.

Общая схема работы

Доступ к КЭДО организации может быть двух видов. В первом случае — это полностью удаленный доступ, когда к системе можно подключиться из любой локации. Второй вариант — доступ к КЭДО ограничен территорией компании. 

После анализа своих нужд организация может как создать свою собственную информационную систему, так и приобрести решение на рынке. Например, EnDocs создает кастомные разработки под специфику конкретного бизнеса. 

 Требования к системе КЭДО

По нашему опыту — требования разных бизнесов к управлению КЭДО отличаются лишь нюансами. 

Есть 5 основных принципов, которым должна соответствовать система:

  • Возможность модификации под специфику бизнес-процессов в конкретной организации

  • Удобный и простой способ выпуска электронной подписи сотрудникам

  • Возможность интеграции сервиса с кадровой учетной системой

  • Надежный электронный архив с возможностью доступа к документам в любое время

  • Обновления системы регулярны в соответствии с законодательством РФ

  • Система должна фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений

 Как перейти на кадровый электронный документооборот и не допустить ошибки?

Чтобы «безболезненно» совершить переход на кадровый электронный документооборот, нужно делать все поэтапно.

Первым делом стоит провести аудит кадровых процессов в организации, которые есть на данный момент. Перед внедрением отмечаем, какие категории документов будут в электронном формате, а какие останутся на бумаге.  

По закону, в удобный цифровой формат работодатель вправе перевести большую часть кадровых документов:

Прием сотрудника

  • Заявление о приеме

  • Трудовой договор

  • Соглашение об обработке ПДН

  • Соглашение об электронном взаимодействии

  • Договор об материальной ответственности

Перевод сотрудника

  • Заявление на перевод

  • Приказ на перевод

  • Дополнительное соглашение

Отпуск/отсутствие

  • Заявление на отпуск

  • Заявление на отпуск за свой счет

  • Заявление на учебный отпуск

  • Уведомление о больничном

  • Приказ о предоставлении отпуска

  • Приказ о переносе отпуска

  • Уведомление о болезни

  • Больничный

Командировка

  • Служебная записка

  • Приказ на командировку

  • Авансовый отчет

  • Отчет о командировке

И все остальные документы КРОМЕ анкеты о несчастном случае на производстве, приказа об увольнении (кроме дистанционных сотрудников), журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда. Эти три вида документов должны обязательно храниться в бумажном виде.

На первых порах мы советуем переводить на ЭДО простые виды документов и постепенно включать более сложные.  Чтобы система после внедрения работала максимально корректно, нужно знать — какие этапы согласования проходит каждый документ в компании. В этом поможет описание бизнес-процессов. 

Еще один важный момент на этапе подготовки — определить, как будете хранить документы: на защищенном сервере разработчика ИС или внутри организации на собственных серверах.

Дмитрий Никитин, директор EnDocs

EnDocs КЭДО - это

  • Электронное подписание документов

  • Облачная УНЭП для сотрудников

  • Удобный и понятный интерфейс

  • Электронный архив документов

  • Готовая интеграция с 1С и по API

Начните бесплатно!

Регистрация в EnDocs Cloud

Когда подготовительный этап завершен, начинается тестирование. На этапе проверки системы нужно либо дублировать документы в бумажном варианте, либо выпустить приказ и ЛНА на группу тестирования. Так документы будут иметь юридическую силу.

Опробовать процессы КЭДО лучше с наиболее «продвинутыми» сотрудниками, которые без проблем работают за компьютерами. Для этого обычно создается фокус-группа. Сотрудники учатся работать с системой  и делают пилотные обмены некоторым количеством документов.

Далее нужно подключить систему и обучить кадровых сотрудников

С EnDocs КЭДО это очень легко сделать. Мы поможем настроить систему, обучим кадровый персонал и предоставим пакет регламентирующих документов.

КЭДО вводится на основания ЛНА. В этом документе нужно отразить регламенты и правила перехода в электронный формат. В нем же распределены и закреплены зоны ответственности, а также порядок взаимодействия между сотрудниками

«Приказ о вводе КЭДО» должен содержать:

  • Сведения об Информационной системе (может быть несколько)

  • Порядок доступа к Информационной Системе

  • Перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО

  • Срок уведомления работников о переходе на КЭДО

  • Дата введения КЭДО

Перед переходом на КЭДО кадровая служба должна уведомить сотрудников об этом. Сообщить информацию можно, например, по e-mail или через корпоративные ресурсы. Четких указаний на форму уведомления в законе нет. Также нужно получить от сотрудников письменное согласие обмениваться с работодателем электронными документами. Это не касается сотрудников, которых вы принимаете на работу после 31 декабря 2021 года и для которых это первое место работы.

Пошаговый план внедрения КЭДО

Электронная подпись в КЭДО

Юридические значимым кадровый документооборот делает наличие электронных подписей. 

В КЭДО одной из сторон при обмене документами является физическое лицо. У физлица может быть три вида подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Какую использовать — зависит от юридической значимости документа.

Виды электронных подписей и их функционал:

КЭП

НЭП

ПЭП

Описание:

Квалифицированная электронная подпись. Юридически равнозначна собственноручной подписи. Не требуется письменное согласие сотрудника

Неквалифицированная электронная подпись. Для использования требуется письменное согласие сотрудника. Экономичнее и проще в обслуживании, чем КЭП

Простая электронная подпись. Не требует денежных вложений от работодателя

Кто может выпустить:

УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ

УЦ, аккредитованный Минкомсвязи РФ

Работодатель в своей информационной системе

Какие документы можно подписывать

Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда

Любые, но есть исключения. Приказ на увольнение должен быть бумажным (кроме дистанционных сотрудников), еще некоторые документы по охране труда

Приказ на отпуск и командировку Расчетный лист Табель учета рабочего времени Должностные инструкции Локальные нормативные акты

Срок действия

1 год

1 год

Бессрочно

Какую подпись использовать, зависит от типа документа. Особые правила действуют для этих документов:

  • трудовой договор

  • договор о материальной ответственности

  • ученический договор

  • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

  • внесение изменений в договоры

  • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания

  • уведомление об изменении условий трудового договора

  • согласие на перевод заявление об увольнении и его отзыв ознакомление с уведомлением

  • об изменении условий трудового договора

  • ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания

EnDocs КЭДО - это

  • Более 10 лет опыта разработки в компаниях разного масштаба

  • Надежное хранение данных

  • Копирование на разных серверах для сохранения данных

  • Простой интерфейс в компьютерной и мобильной версии

  • Возможность создания сложных маршрутов согласований

  • Обучение сотрудников и техническая поддержка

EnDocs КЭДО – это надежное решение от разработчика BPM-систем и СЭД. EnDocs Cloud может решить ваши задачи в минимальные сроки и с минимальными инвестициями.

Нет необходимости покупать дорогие лицензии, тратить время и деньги на внедрение. Всегда есть возможность в случае роста бизнеса перевести систему в on-premise и адаптировать ее под свои уникальные требования.

О разработчике

Компания EnDocs – разработчик в области FinTech и LegalTech, ПО для таких компаний как PWC, Яндекс, TEVA, ABBYY, Bayer, TUI и других гигантов российского рынка

Как EnDocs КЭДО экономит деньги компании и время сотрудников в цифрах:

  • На 100% снижается риск потери и кражи документов

  • В 5 раз уменьшаются затраты на кадровый документооборот

  • 0 не подписанных в срок документов и штрафов за них

  • 10 минут занимает оформление сотрудника на работу

Регистрация в EnDocs Cloud

Реклама: ООО «Энсол софт», ИНН: 7723410700, erid: LjN8KWdk9

Начать дискуссию