Как мы в «Астрал-Софт» перешли на КЭДО

Однако с дистанционными сотрудниками кадровый документооборот в электронном виде работодателям разрешили вести еще с начала 2021 года (в соответствии с законом № 407-ФЗ).

В штате «Астрал-Софт» числится более 800 сотрудников, 90% из которых устроены по договору о дистанционной работе (ст. 312.9 ТК). В связи с этим возникла острая необходимость в организации кадрового ЭДО в компании.

Первый этап. Предварительный анализ

1. Изучение нормативной базы, требований и ограничений по КЭДО

Для этих целей стоит выделить не менее одного месяца, чтобы в полной мере оценить требования законодательства и определить, потребуется ли вносить какие-то изменения в бизнес-процессы компании.

2. Определение целей перехода на КЭДО

Важно поставить цель и KPI для перехода на КЭДО, чтобы максимально эффективно подойти к задаче и определить ожидаемые результаты.

3. Оценка текущих затрат на ведение бумажного кадрового документооборота

Для согласования перехода на КЭДО с руководством потребуются расчёты текущих затрат на бумажный кадровый документооборот, в том числе с учётом рабочего времени специалистов. На этот этап мы потратили одну неделю.

Каждый год на одного сотрудника «Астрал-Софт» создаётся порядка 20 документов. При этом их наибольшая часть (80%) отправляется почтой и курьерами. Таким образом, ежегодная статья расходов на бумагу и печать составляет 450 тысяч рублей, на отправку документов — 813 тысяч рублей.

Кроме того, важную роль играет человеческий фактор, по причине которого кадровая служба может получать бумажные документы несвоевременно или не получать вовсе. Например, из-за потери документов при их передаче по почте или в связи необходимостью направлять документацию повторно из-за неправильного заполнения.

4. Изучения рынка сервисов КЭДО

Основными критериями для выбора сервиса стали:

возможность дистанционного выпуска УНЭП для сотрудников дистанционно;
интеграция с 1С, чтобы кадровик мог работать из привычного ему интерфейса и не загружать ничего вручную в систему;
поддержка любых типов документации и возможность самостоятельного заведения необходимых типов документов в систему КЭДО;
возможность составления маршрутов согласования, чтобы выстраивать необходимые цепочки согласования с руководством;
поддержка неограниченного количества согласующих;
возможность массового подписания (ознакомления), чтобы штат сотрудников мог моментально ознакамливаться с изменениями в локально-нормативных актах организации;
возможность для сотрудников отправлять документы в кадровую службу, чтобы персонал мог отправлять заявления на отпуск, авансовый отчёт и т. д.
интеграция системы с Telegram, поскольку большинство наших сотрудников уже пользуются данным сервисом.

Исходя из данных проведённых исследований и анализа, было принято решение разработать собственную систему — Астрал iКЭДО.

Второй этап. Анализ и оптимизация бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации. Разработка технического задания и разработка плана внедрения КЭДО

Перед нами стояли следующие задачи:

Определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности организации по всем кадровым процедурам (срок — 2–3 недели).
Составить список всех оформляемых документов по каждому процессу/процедуре, а также определить обязательные и необязательные документы (срок — 2–3 недели).

В результате мы разработали перечень документов, в отношении которых установлен кадровый электронный документооборот:

локальные нормативные акты (включая, но не ограничиваясь этим, правила внутреннего трудового распорядка, положения и т. п.);
трудовой договор;
дополнительное соглашение к трудовому договору;
акт приёма-передачи материальных ценностей работнику;
документация по охране труда (только для дистанционных работников);
заявления (о приёме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т. п.);
должностная инструкция;
график сменности;
график отпусков;
табель учёта использования рабочего времени;
служебные и докладные записки;
распоряжения и приказы:
о приёме на работу;
о переводе на другую работу;
о предоставлении отпуска;
о прекращении трудового договора;
о направлении в командировку;
о поощрении;
о наложении дисциплинарного взыскания;
об увольнении (только для дистанционных работников) и др.;
согласие на обработку персональных данных;
согласие на распространение персональных данных;
уведомление о дате начала отпуска.

Третий этап. Согласование правового поля КЭДО. Сопровождение пользователей

Разработка локального нормативного акта

Совместно с юридическим отделом мы разработали форму Положения о КЭДО и согласия на КЭДО. На это мы выделили один месяц.

Уведомление сотрудников, получение согласий на КЭДО

В соответствии с законом № 377-ФЗ от сотрудника должно быть получено письменное согласие на переход на КЭДО. Документ с согласием должен быть подписан сотрудником на бумаге собственноручно.

Для дистанционных сотрудников действуют нормы закона № 407-ФЗ, согласно которым они могут обмениваться документами с работодателем посредством электронной почты, поэтому мы получали от сотрудников сканированные копии их заявлений.

Внутренний PR перехода на КЭДО

На сбор согласий и PR-кампанию мы выделили один месяц. Это очень важный этап в переходе на КЭДО. В самом начале кампании мы провели совместный вебинар для всех сотрудников с разработчиками Астрал iКЭДО, на котором они рассказали о выпуске подписей, безопасности хранения данных и о преимуществах ведения кадрового документооборота в электронном виде.

Кроме того, на вебинаре мы объявили розыгрыш флагманского смартфона и других призов среди подключившихся в этом месяце.

Также мы рассказывали о КЭДО в статьях на корпоративном портале и в соцсетях, добавляли в почтовых рассылках специальные баннеры в подписи, расклеивали мотивационные листовки в нашем офисе в Калуге.

Итоги

В результате за первый квартал внедрения КЭДО:

80% сотрудников перешли на КЭДО;
продолжается работа с сотрудниками, которые отказались от КЭДО или ещё не дали на него своё согласие, поскольку они вправе отозвать свой отказ и перейти на КЭДО в любой момент;
решена проблема с невозвратом документов об увольнении с дистанционными работниками — теперь приказы на увольнение подписываются в электронном виде.

В перспективе планируется плановое расширение функциональных возможностей сервиса Астрал iКЭДО:

возможность подписывать документы в Telegram для сотрудников;
чат-бот в Telegram с техподдержкой Астрал iКЭДО;
распознавание отсканированных документов и загрузка информации из них в базу 1С.

Как показывает практика, переход на кадровый электронный документооборот проходит гладко, если к нему тщательно подготовиться. Желаем всем лёгкого перехода на КЭДО!

Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса

Отправь заявку, и мы расскажем все о кадровом электронном документообороте

Существенная экономия времени.

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами;