Однако с дистанционными сотрудниками кадровый документооборот в электронном виде работодателям разрешили вести еще с начала 2021 года (в соответствии с законом № 407-ФЗ).
В штате «Астрал-Софт» числится более 800 сотрудников, 90% из которых устроены по договору о дистанционной работе (ст. 312.9 ТК). В связи с этим возникла острая необходимость в организации кадрового ЭДО в компании.
Первый этап. Предварительный анализ
1. Изучение нормативной базы, требований и ограничений по КЭДО
Для этих целей стоит выделить не менее одного месяца, чтобы в полной мере оценить требования законодательства и определить, потребуется ли вносить какие-то изменения в бизнес-процессы компании.
2. Определение целей перехода на КЭДО
Важно поставить цель и KPI для перехода на КЭДО, чтобы максимально эффективно подойти к задаче и определить ожидаемые результаты.
3. Оценка текущих затрат на ведение бумажного кадрового документооборота
Для согласования перехода на КЭДО с руководством потребуются расчёты текущих затрат на бумажный кадровый документооборот, в том числе с учётом рабочего времени специалистов. На этот этап мы потратили одну неделю.
Каждый год на одного сотрудника «Астрал-Софт» создаётся порядка 20 документов. При этом их наибольшая часть (80%) отправляется почтой и курьерами. Таким образом, ежегодная статья расходов на бумагу и печать составляет 450 тысяч рублей, на отправку документов — 813 тысяч рублей.
Кроме того, важную роль играет человеческий фактор, по причине которого кадровая служба может получать бумажные документы несвоевременно или не получать вовсе. Например, из-за потери документов при их передаче по почте или в связи необходимостью направлять документацию повторно из-за неправильного заполнения.
4. Изучения рынка сервисов КЭДО
Основными критериями для выбора сервиса стали:
- возможность дистанционного выпуска УНЭП для сотрудников дистанционно;
- интеграция с 1С, чтобы кадровик мог работать из привычного ему интерфейса и не загружать ничего вручную в систему;
- поддержка любых типов документации и возможность самостоятельного заведения необходимых типов документов в систему КЭДО;
- возможность составления маршрутов согласования, чтобы выстраивать необходимые цепочки согласования с руководством;
- поддержка неограниченного количества согласующих;
- возможность массового подписания (ознакомления), чтобы штат сотрудников мог моментально ознакамливаться с изменениями в локально-нормативных актах организации;
- возможность для сотрудников отправлять документы в кадровую службу, чтобы персонал мог отправлять заявления на отпуск, авансовый отчёт и т. д.
- интеграция системы с Telegram, поскольку большинство наших сотрудников уже пользуются данным сервисом.
Исходя из данных проведённых исследований и анализа, было принято решение разработать собственную систему — Астрал iКЭДО.
Второй этап. Анализ и оптимизация бизнес-процессов для их дальнейшей автоматизации. Разработка технического задания и разработка плана внедрения КЭДО
Перед нами стояли следующие задачи:
- Определить перечень документов, которые используются в процессе деятельности организации по всем кадровым процедурам (срок — 2–3 недели).
- Составить список всех оформляемых документов по каждому процессу/процедуре, а также определить обязательные и необязательные документы (срок — 2–3 недели).
В результате мы разработали перечень документов, в отношении которых установлен кадровый электронный документооборот:
- локальные нормативные акты (включая, но не ограничиваясь этим, правила внутреннего трудового распорядка, положения и т. п.);
- трудовой договор;
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- акт приёма-передачи материальных ценностей работнику;
- документация по охране труда (только для дистанционных работников);
- заявления (о приёме на работу, о предоставлении отпуска, об увольнении и т. п.);
- должностная инструкция;
- график сменности;
- график отпусков;
- табель учёта использования рабочего времени;
- служебные и докладные записки;
- распоряжения и приказы:
- о приёме на работу;
- о переводе на другую работу;
- о предоставлении отпуска;
- о прекращении трудового договора;
- о направлении в командировку;
- о поощрении;
- о наложении дисциплинарного взыскания;
- об увольнении (только для дистанционных работников) и др.;
- согласие на обработку персональных данных;
- согласие на распространение персональных данных;
- уведомление о дате начала отпуска.
Третий этап. Согласование правового поля КЭДО. Сопровождение пользователей
Разработка локального нормативного акта
Совместно с юридическим отделом мы разработали форму Положения о КЭДО и согласия на КЭДО. На это мы выделили один месяц.
Уведомление сотрудников, получение согласий на КЭДО
В соответствии с законом № 377-ФЗ от сотрудника должно быть получено письменное согласие на переход на КЭДО. Документ с согласием должен быть подписан сотрудником на бумаге собственноручно.
Для дистанционных сотрудников действуют нормы закона № 407-ФЗ, согласно которым они могут обмениваться документами с работодателем посредством электронной почты, поэтому мы получали от сотрудников сканированные копии их заявлений.
Внутренний PR перехода на КЭДО
На сбор согласий и PR-кампанию мы выделили один месяц. Это очень важный этап в переходе на КЭДО. В самом начале кампании мы провели совместный вебинар для всех сотрудников с разработчиками Астрал iКЭДО, на котором они рассказали о выпуске подписей, безопасности хранения данных и о преимуществах ведения кадрового документооборота в электронном виде.
Кроме того, на вебинаре мы объявили розыгрыш флагманского смартфона и других призов среди подключившихся в этом месяце.
Также мы рассказывали о КЭДО в статьях на корпоративном портале и в соцсетях, добавляли в почтовых рассылках специальные баннеры в подписи, расклеивали мотивационные листовки в нашем офисе в Калуге.
Итоги
В результате за первый квартал внедрения КЭДО:
- 80% сотрудников перешли на КЭДО;
- продолжается работа с сотрудниками, которые отказались от КЭДО или ещё не дали на него своё согласие, поскольку они вправе отозвать свой отказ и перейти на КЭДО в любой момент;
- решена проблема с невозвратом документов об увольнении с дистанционными работниками — теперь приказы на увольнение подписываются в электронном виде.
В перспективе планируется плановое расширение функциональных возможностей сервиса Астрал iКЭДО:
- возможность подписывать документы в Telegram для сотрудников;
- чат-бот в Telegram с техподдержкой Астрал iКЭДО;
- распознавание отсканированных документов и загрузка информации из них в базу 1С.
Как показывает практика, переход на кадровый электронный документооборот проходит гладко, если к нему тщательно подготовиться. Желаем всем лёгкого перехода на КЭДО!
Сервисы «Калуга Астрал» для бизнеса
Отправь заявку, и мы расскажем все о кадровом электронном документообороте
Существенная экономия времени.
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами;
Начать дискуссию