Воинский учет в 2024 году

Кто ведет воинский учет в 2024 году

Компании ведут воинский учет, если хотя бы один сотрудник, работающий по трудовому договору, — призывник или военнообязанный. Это правило не зависит от размера компании. У предпринимателей обязанности вести воинский учет нет.

Если в штате нет сотрудников, которые подлежат такому учету, тогда вести его организация не обязана. Однако все равно можно заблаговременно встать на учет в военном комиссариате, чтобы не пришлось срочно делать это в случае трудоустройства военнообязанного или призывника.

Как организовать воинский учет в 2024 году

Определить ответственного за ведение учета

За воинский учет в организации отвечает руководитель. Он же определяет сотрудников, которые занимаются непосредственно ведением учета. Число таких сотрудников зависит от среднесписочного числа работников организации.

Если сотрудников менее 500, воинский учет может вести один человек, который работает по совместительству.
Если работников 500–2000, то воинский учет должен вести один сотрудник, который занят на полную ставку.
Если численность персонала составляет 2–4 тысячи, то воинский учет ведут два человека, а на каждые последующие 3000 полагается выделить еще по одному сотруднику.

В компании, где воинский учет ведут два и больше человек, нужно создать подразделение — военно‑учетный стол (п. 9, 18, 19 Методических рекомендаций по ведению ВУ). Сотрудникам нужно оборудовать отдельное помещение и металлические шкафы, где они будут хранить документы.

Ответственный за воинский учет работник назначается на должность приказом. Его издают каждый год перед началом календарного года, а проект согласовывают с военным комиссариатом. Рабочие обязанности прописываются в должностной инструкции.

Подписать приказ и должностную инструкцию удобно в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО). КЭДО экономит время кадровика и ускоряет оформление документов. Чтобы работать в системе, сотруднику кадровой службы нужно выпустить УКЭП, а другим работникам достаточно УНЭП. Попробуйте сервис КЭДО от «Астрал».

Поставить компанию на учет в военкомате

Перед тем как обращаться в военкомат, в администрации своего города получите для компании регистрационный номер. Затем нужно подать в военкомат:

копии учредительных документов;
карточку организации по форме 18;
приказ об организации ВУ;
план работы по ВУ.

Как вести воинский учет в 2024 году

Запрашивать сведения у работников для воинского учета

Когда работодатель принимает сотрудника в компанию, нужно проверить его отношение к воинской обязанности. Например, такие данные могут быть указаны на 13 странице паспорта или у сотрудника может быть на руках военный билет. Если никаких документов по воинскому учету работник не предоставил, стоит уточнить данные в военкомате. При этом важно учесть, что из-за отсутствия документов воинского учета отказать сотруднику в приеме на работу нельзя.

Если сотрудник подлежит воинскому учету, на него оформляют карточку по форме № 10. Когда сотрудник снимается с ВУ по причине возраста или состоянию здоровья, его карточка с тех пор хранится отдельно. На ней нужно указать, что сотрудник снят с учета.

Сдавать отчеты в военкомат

В постановлении Правительства от 25.07.2023 № 1211 указаны сроки передачи отчетов и иных сведений в военкомат. Вот какие сроки актуальны в 2024 году:

Обязанность компании–работодателя	Сроки
Сообщать об ошибках и неточностях в документах ВУ, невыполнении сотрудниками обязанностей по ВУ, мобилизации	В течение пяти рабочих дней с даты обнаружения (подп. «г» п. 30 положения № 719)
Передавать сведения о приеме или увольнении сотрудника, который подлежит ВУ	В течение пяти дней с даты принятия на работу или увольнения (подп. «а» п. 32 положения № 719)
Внести изменения личных данных сотрудника, который находится на ВУ, в документы и сообщить о них в военкомат	В течение пяти дней с даты внесения изменений (подп. «е» п. 32 положения № 719)
Сдать в военкомат карточку учета организации по форме 18, план работы по воинскому учету	Каждый год до 31 декабря. Точные сроки следует уточнять в местном военкомате. Лучше это сделать заранее, так как сроки могут быть установлены разные — это не обязательно декабрь.

Также важно давать ответы на запросы военкомата в течение двух недель со дня их получения. Еще следует уточнить у военного комиссариата, нужно ли сдавать какие-либо дополнительные отчеты и в какие сроки.

Кроме подачи сведений в военкомат, организации нужно отчитываться по сотрудникам и в другие контролирующие органы: ФНС, Соцфонд и Росстат. Отправляйте отчеты в электронном виде через «1С:Отчетность». Это удобно: можно отслеживать доставку документов, быстро продлевать электронную подпись сотрудника, работать в привычном интерфейсе 1С и не устанавливать дополнительное ПО.

Кроме того, согласно п. 32.1 положения № 719, компании могут обмениваться с военкоматом данными не только в бумажном, но и в электронном виде через Госуслуги. В этом случае документы подписывают с помощью УКЭП ответственного сотрудника. Это правило касается только таких документов:

о приеме на работу и увольнении подлежащего воинскому учету сотрудника;
об изменении личных данных лиц, подлежащих воинскому учету;
о гражданах, которые находятся на воинском учете или обязаны на нем состоять (такую информацию работодатель сдает по требованию военкомата).

Предполагается, что технически такая возможность на Госуслугах заработает с апреля 2024 года. И это станет еще одним шагом по переходу отчетности в электронный формат. Уже сейчас отчетность по сотрудникам в ФНС, СФР и Росстат удобно сдавать в электронном виде через сервис «1С-Отчетность». Формы отчетов всегда соответствуют последним изменениям в законах. Также можно запрашивать в ФНС акты сверки, отвечать на требования налоговой напрямую из сервиса и получать рассылки от контролирующих органов.

Узнать подробнее

Обеспечить условия для явки работников в военкомат

Военкомат может отправить повестку на адрес компании — ее нужно вручить работнику под роспись. Сотрудник, в свою очередь, может отказаться от получения повестки. Тогда на ней нужно указать дату, должность, ФИО и подпись вручающего повестку лица и подписи присутствовавших при этом лиц. При этом дату отказа будут считать днем вручения.

Для посещения же военкомата нужно предоставить работнику выходной с оплатой по среднему заработку (пп. «ж» п. 32 положения о ВУ).

Сверять сведения по воинскому учету

Согласно пп. «г» п. 32 положения о ВУ с сотрудниками не реже раза в год нужно сверять информацию, которую включает карточка по форме 10: в том числе образование, место жительства и т.д. Сверяться необходимо и с военкоматом — тоже не реже одного раза в год (подп. «д» п. 32 положения о ВУ). В этом случае дату определяет военкомат. Чтобы свериться, нужно сначала представить в военкомат перечень работников. В процессе сверяются данные из раздела 2 карточки по форме № 10, и личная информация (п. 36 Инструкции МО). По результатам сверки заполняется Журнал проверок.

Какие документы воинского учета можно оформлять с помощью КЭДО

Система КЭДО упрощает ведение документооборота в компании, экономит средства на распечатку документов и расходные материалы для принтера, а также помогает обеспечить сохранность важной документации.

В КЭДО можно оформлять почти все основные кадровые документы, за некоторыми исключениями (согласно закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Документы, которые касаются инструктажа по охране труда, приказы об увольнении (кроме удаленных сотрудников), акты о несчастном случае на производстве пока оформляют на бумаге.

А вот внутренние приказы, например, о назначении ответственного за ведение воинского учета сотрудника, локальные нормативные акты, например, Положение о воинском учете, должностную инструкцию специалиста можно составлять в системе КЭДО. Также сотрудники могут подписывать карточку ф.10 с помощью ЭП. Но распечатывать карточки все равно нужно.

Согласно ст. 72 ТК, любые изменения, которые вносятся в трудовой договор, нужно оформлять с помощью дополнительного соглашения. В свою очередь, постановление Правительства от 22.09.2022 № 1677 устанавливает, что у мобилизованных сотрудников трудовые договоры приостанавливаются. То есть в этом случае допсоглашение целесообразно составить. Хотя согласно разъяснениям Минтруда, делать это необязательно. Стоит отметить, что и трудовой договор можно оформлять в электронном виде.

Электронные документы, которые подписывают с помощью электронной подписи, аналогичны бумажным. Дублировать их на бумаге не требуется.

Переводите процесс делопроизводства в цифровой формат — от выпуска ЭП для сотрудников до хранения документов — с помощью сервиса Астрал i КЭДО.

Экономьте время и ускорьте оформление документов

Астрал i КЭДО — процесс делопроизводства в цифровом формате

Оставьте заявку и наш специалист свяжется с вами

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KAQ4a