Оптимизация работы миллениалов: в чем польза электронных архивов для молодых коллективов
Основную долю работающего населения сейчас составляют миллениалы – поколение людей, которое родилось в период с 1981 до 2000. Поговорим, как организовать таким сотрудникам комфортную рабочую среду, и почему электронное хранение документов – это один из эффективных способов оптимизации труда в коллективе, где превалирует число миллениалов.
Кто такие миллениалы
Молодые специалисты, которые только окончили вуз, или уже набравшиеся опыта, инициативные руководители отделов – этих людей объединяет общий термин «поколение Y» или «миллениалы».
Вспомним, что «миллениум» – значит «тысячелетие». Именно на смену тысячелетий пришлось их активное взросление или раннее детство. Мир в этот период переживал бурное техническое развитие, в обиход входили средства сетевой коммуникации: электронная почта, смс, видеохостинги и социальные сети, а любая информация стала общедоступной благодаря интернету.
Теорию поколений создали демограф Нил Хау и историк Уильям Штраус в 1987 году. Ученые предположили, что каждые 20-25 лет появляется «волна» людей, система ценностей и навыки которых кардинально отличаются от предыдущих. На характеристики социума влияние оказывают также экономические встряски, технический прогресс и политические события.
Если придерживаться теории, всего существует четыре циклично повторяющихся поколения: пророки, странники, герои и художники. На долю миллениалов как раз выпала «героическая» роль: т. е. ломать идеалы предшественников и пересматривать устои общества.
Отличительные черты поколения Y и особенности организации работы молодого коллектива
Перечислим основные черты поколения Y, которые так или иначе проявляются в труде и влияют на рабочий процесс.
Особый способ потребления информации.
Прежде люди получали и осваивали информацию через большие тексты печатных документов, литературу, сводные таблицы и т. д. Сегодня миллениалы взаимодействуют в основном уже с переработанной информацией, из которой можно быстро извлечь суть.
Не столь востребовано накопление и аккумулирование знаний, так как актуальность их в современных реалиях быстро теряется, и данные устаревают. Гораздо полезнее навыки оперативного поиска и умелого «серфинга» в сети.
Например, за 2022 год Госдума приняла рекордное количество законов – 653, потому юрист-миллениал даже не стремится знать «на зубок» все нормативные акты страны, но точно знает, где найти нужный документ и как его применить для решения конкретной задачи.
Стремление к автоматизации рабочих процессов.
Поколение Y часто называют также «цифровыми аборигенами», фактически они первыми освоили Интернет, начали активно пользоваться электронной почтой, мобильной связью, социальными сетями. Миллениалы быстро осваивают новое программное обеспечение, успешно выполняют задачи с помощью технологических решений и позитивно относятся к автоматизации рабочих процессов.
Современная модель организации бизнеса предполагает не только перевод юридических и бухгалтерских документов в электронный вид, но и в целом сквозную интеграцию цифровых технологий во все этапы работы предприятия (от локальных регламентов до отражения отчетности).
Многозадачность в использовании средств коммуникации и решении рабочих задач.
Люди поколения Y вполне комфортно себя чувствуют в режиме многозадачности.
Например, в одно и то же рабочее время совмещают выполнение объемного проекта, чтение новостей и поддержание обсуждения в корпоративном чате.
Стремление к комфорту и мобильность.
Современное поколение ценит гибкий график и возможность работать дистанционно. Период пандемии с 2020-2021 подтвердил, что большую часть офисной рутины вполне реально выполнять из дома (или любой другой точки мира). На «удаленку» перешли многие маркетологи, дизайнеры, smm-менеджеры, юристы, бухгалтеры, продажники и т. д.
Именно поэтому интеграция цифровых решений в работу компании, создание электронных архивов документов, быстрый обмен данными между различными информационными системами предприятия – это приоритетная задача работодателя, который нанимаем миллениалов.
Ориентированность на результат.
По сравнению с предшественниками, активное работающее население сегодня – это креативные, творческие люди, ориентированные на саморазвитие и личностное самовыражение, карьерный рост. Монотонный однообразный труд, отсутствие возможности видеть результат своей работы, а также прямой взаимосвязи с уровнем вознаграждения демотивирует миллениалов.
Помимо привычной системы корпоративных KPI, работодатели часто прибегают к геймификации. Это технология вовлечения сотрудников в достижение коммерческих результатов через игровой процесс.
Например, специалист работает в программе, где его задачи – это система испытаний возрастающей сложности. Выполнив перечень заданий и набрав определенное количество баллов, он получает вознаграждение и переход на более сложный «уровень».
Стремление к свободе выбора и отсутствие страха перемен.
Обычно молодые сотрудники не боятся перемен, с энтузиазмом воспринимают все новое и усовершенствованное. К сожалению, это касается не только умелого обращения с цифровыми продуктами, но и довольно легкого отношения к смене одной должности на другую, поиску новой работы.
Подведем итог.
Миллениалы быстро схватывают и обрабатывают полученную информацию, комфортно себя чувствуют в условиях многозадачности, умело обращаются с цифровыми продуктами, при этом ценят свободу в принятии решений и выборе удобного места и времени занятости.
Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»
Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.
Что должен принять во внимание работодатель, организовывая рабочую среду для коллектива миллениалов:
минимизация бумажных потоков и бюрократии внутри компании (отказ от сбора подписей, обходных листов, сложного согласования процедур офлайн);
создание условий для быстрого принятия решений и мгновенного согласования по лаконичным маршрутам;
сокращение времени обработки документов, оптимизация бизнес-процессов;
обеспечение удаленного доступа к данным;
возможность работы с информацией и обмена документами онлайн;
внедрение адекватной системы мотивации и вознаграждения сотрудников за труд.
Наладить удаленную работу и быстрый доступ к любым данным компании помогают современные технологические решения, в частности услуги внедрения электронного документооборота, системы CRM и проч. Многие бизнес-процессы сегодня проходят этап цифровизации. На государственном уровне принимаются законы, согласно которым электронная документация при должном оформлении может иметь ту же юридическую силу, что и бумажный носитель.
Работодателю остается решить вопрос, как хранить оцифрованные документы и обеспечивать безопасность данных.
Сократить расходы на хранение финансовых, юридических и складских документов, архивирование кадровых документов поможет электронный архив документов.
Делис Архив –крупнейшая российская компания полного цикла, помогающая внедрить эффективные методы управления документацией. Одно из направлений деятельности Делис Архив – архивация бухгалтерских документов и других документов компании.
Закон и электронный архив документов
Сегодня в России нет ограничений для создания электронных архивов и запрета на длительное хранение юридических и финансовых документов онлайн. Напротив, в последние годы активно разрабатывается база для полного перехода на ЭДО, некоторые контролирующие органы взаимодействуют с юрлицами уже только по каналам ТКС.
При правильном оформлении электронная документация имеет ту же юридическую силу, что и оригиналы на материальных носителях с подписью и печатью. Поэтому можно полностью отказаться от ручного ввода, печати, сшивания и хранения папок бумаг на предприятии. Это позволить значительно сократить издержки компании и время обработки.
Различий в сроках хранения бумажных и электронных документов законодатель не делает,
вся «первичка» должна оставаться на предприятии не менее пяти лет;
учетные регистры, отчетность, иная документация, связанная с организацией и ведением бухучета – не менее пяти лет;
документы для целей налогового учета – минимум четыре года.
Полный список документов с указанием сроков их хранения содержится в приказе Росархива от 20 декабря 2019 № 236. Уничтожать оригиналы можно только после истечения срока давности.
Делис Архив самостоятельно отслеживает актуальность данных и профессионально ликвидирует устаревшую документацию, соблюдая при этом требования конфиденциальности.
Как электронный архив документов оптимизирует работу коллектива миллениалов
Услуги электронного архива для предприятия обеспечат не только надежное, конфиденциальное сбережение информации, но и позволят удобно и быстро ее находить, обрабатывать, и в целом, автоматизировать бизнес-процессы компании.
Перечислим основные плюсы внедрения цифрового хранения.
Быстрый поиск нужного документа.
Документацию в цифровом виде всегда найти проще, и этот способ взаимодействия с данными полностью отвечает привычкам и ожиданиям сотрудников-миллениалов. Возможность быстрого предоставления по запросу, когда документ был нужен «еще вчера», помогает наладить работу как внутри предприятия (между подразделениями), так и вовне (с контролирующими органами, контрагентами и т. д.).
Услуга хранения электронных документов и удаленный доступ к данным.
Наличие электронного архива документов в компании дает возможность дистанционной работы практически для всего штата офисных сотрудников. Не обязательно для этого персонал должен жить в разных уголках земли.
Функция удаленного доступа актуальна, например, для тех, кто продолжает заниматься рабочими вопросами в отпуске, на больничном или в декрете. Найти подходящий документ в хранилище и переслать его коллегам или контрагентам можно с любого гаджета и в любое время суток, если есть подключение к сети Интернет.
Обеспечение конфиденциальности и безопасность документов.
При организации бумажного архива необходимо учитывать требования пожарной безопасности, поддерживать соответствующий уровень влажности, комнатной температуры и других климатических условий.
Известны случаи, когда компания не смогла отстоять свою позицию в суде с контрагентом или обосновать расчет налога перед ФНС, потому что первичная документация на бумажных носителях погибла в результате пожара или наводнения.
Для того, чтобы избежать подобных неприятностей, оптимальным решением представляется оцифровка всей важной документации предприятия и формирование электронного архива.
Делис Архив имеет лицензию ФСТЭК на профессиональную защиту конфиденциальной информации в электронном виде. Заказчик может быть уверен что финансовые и коммерческие данные защищены от «утечки». Предусмотрен контроль доступа сотрудников к документам в зависимости от установленных прав.
На все виды работ сервис предоставляет бессрочную гарантию.
Автоматизация рутинной работы.
Как уже было сказано выше, сотрудников поколения Y отличает способность быстро обрабатывать полученные данные, работать с информацией онлайн, а также отсутствие страха перемен и ориентированность на результат.
Цифровое архивное хранение и обработка документов, в частности, и автоматизация всех бизнес-процессов, в целом – это еще и способ заинтересовать коллектив миллениалов, предотвратить «текучку» кадров. Даже денежная мотивация, к сожалению, не всегда способна заставить молодое поколение трудиться в условиях жесткой бюрократии, бумажной волокиты, монотонной и скучной рутины.
Услуги формирования электронного архива в данном случае обеспечат оптимизацию работы молодого коллектива, в котором большее количество сотрудников относится к поколениям Y и Z. С помощью сервиса Делис Архив можно оперативно обмениваться данными между различными информационными системами внутри компании, с контрагентами и государственными ведомствами.
Это на 90% сократит использование бумажных документов, автоматизирует рутину и позволит сократить расходы фирмы на хранение.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов.
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию.
Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131
