Привет, я Михаил Ефимов, руководитель направления «Управление персоналом» в компании Тензор — разработчика СБИС. Во многих компаниях кадровые службы работают по старинке — оформляют приказы и инструкции на бумаге, а потом страдают. Пока найдешь в огромном архиве нужный документ, проклянешь все на свете.
На помощь кадровику приходит система кадрового электронного документооборота — все внутренние документы компании можно отправлять и подписывать электронно, а также держать под контролем командировки, увольнения и переводы в другие отделы. В статье на примере решения КЭДО СБИС и котиков рассказываю, на какие критерии обратить внимание при выборе сервиса. А еще объясняю, сколько времени потребуется, чтобы перевести бизнес на КЭДО.
Кому нужен КЭДО (Спойлер: всем)
В 2021 году законодательство разрешило сотрудникам подписывать кадровые документы электронно. Поэтому внедрить решение в свою организацию могут любые компании и радоваться тому, что документы больше не теряются . Или закрыть глаза на КЭДО и продолжать вести кадровый учет по старинке. Например искать на полках пять журналов с внутренними правилами, чтобы новый сотрудник расписался в каждом из них.
В некоторых ситуациях без кадрового электронного документооборота никуда. Перечислю основные моменты, когда переход в систему облегчит жизнь кадровой службе.
Большой штат компании. Если в организации трудятся 50 человек и больше, кадровику сложно уследить за всеми работниками. Одного нужно отправить в командировку, другому оформить пособие по уходу за ребенком, а третьего перевести в другой отдел. Если заниматься большим количеством задач одновременно, легко что-то забыть и могут начаться проблемы. Например, сотруднику в рабочей поездке так и не упадут суточные на карту.
Кадровики на аутсорсе. Во многих компаниях нет штатного специалиста — из-за этого сотрудникам приходится ехать чуть ли не на другой конец города, чтобы расписаться в приказе.
Найм сотрудников на удаленке. Например рекрутер потратил пару месяцев, чтобы найти того самого специалиста: просмотрел сотни откликов, провел собеседования и отправил оффер. Остался последний этап — заключить трудовой договор. Но может случиться так, что документы будут в пути, а в это время ценного спеца переманит другая компания. И придется начинать поиски сначала.
Текучка кадров. Когда сотрудники увольняются спустя пару месяцев после выхода на работу, а на их место приходят новые, на кадровика обрушивается лавина задач. Например, нужно внести запись в трудовую, сделать ксерокопии документов, отправить запрос в бухгалтерию. Объем работы вырастает в разы и специалисту часто приходится задерживаться на работе допоздна, чтобы все успеть
Работа с ЭДО. Некоторые компании работают с контрагентами по ЭДО — например принимают поставки, оформляют акты приемки товаров. Электронный документооборот ускоряет работу с партнерами. Такой же подход можно применить и в других сферах организации.
Мы подключали КЭДО небольшой IT-компании, в которой работают всего 7 сотрудников, часть из них живёт в других странах. Собственник понял, что так просто удобнее работать: не нужно отправлять заказные письма и ждать неделю. Айтишники получают и подписывают все кадровые бумаги мгновенно.
По каким критериям выбирать систему КЭДО
Тонкостей и нюансов выбора вендора (поставщика системы) может быть много. Например один из наших клиентов составил список из 65 пунктов, по которым оценивал разные сервисы. Расписывать все конечно не буду, а то не прочитаете статью до конца:). Но расскажу об основных.
Критерий 1. Соответствие требованиям законодательства
По ст 22.1—22.3 Трудового кодекса можно подписывать без дублирования на бумаге более 160 типов документов. Нужно уточнить у оператора КЭДО, поддерживает ли он работу со всем разрешенным списком. Иначе может случиться так, что подписать нужный не получится.
Также сервис КЭДО должен соответствовать Приказу Минтруда № 578н, который утверждает состав электронного архива. Каждый кадровый документ должен включать в себя три файла:
PDF-A/1A — основная часть, в которой прописано содержание документа.
XML — описание документа в структурированном виде. Он формируется, когда работодатель и работник подпишут основную часть. Здесь же хранится вся информация о документе.
SGN — файлы электронных подписей под документом.
Проверить сервис просто — нужно запросить у вендора пример архива и с помощью сервисов на Госуслугах проверить, в каком формате сохраняются файлы. Если электронная база не соответствует требованиям, документы не будут иметь юридической силы и у компании могут возникнуть проблемы. Например, сотрудник обратится в суд и правовая инстанция скорее всего встанет на сторону работника.
КЭДО СБИС соответствует нормам законодательства. Сервис поддерживает все разрешенные типы документов, также их можно архивировать — проблем в работе не возникнет.
Критерий 2. Соответствие требованиям безопасности
Чтобы персональные данные работника не утекли в сеть, система КЭДО должна быть защищена и подходить под требования 152-ФЗ «О персональных данных». Также сервис должен иметь российские сертификаты на ПО и получить аттестацию ФСТЭК, Роскомнадзора, ФСБ. Проверить документы на безопасность можно на сайте вендора или в реестре госведомств.
За утечку персональных данных государство наказывает сурово — организации светит штраф до 15 миллионов рублей.
С кадровым документооборотом СБИС можно не переживать за персональную информацию. У системы есть сертификаты безопасности, собственный защищенный центр обработки данных. Если произойдет сбой, данные не потеряются и не попадут в руки злоумышленников. Также при входе в сервис нужно пройти двухфакторную аутентификацию — сотрудник получит код подтверждения на телефон.
Критерий 3. Возможность выдачи электронной подписи
Чтобы работник мог подписывать внутренние документы компании, ему нужна неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Важно проверить, как вендор выдает подписи и является ли он удостоверяющим аккредитованным центром. Последний критерий важный, потому что так данные не уйдут третьим лицам, а еще вы получите готовую подпись гораздо быстрее.
СБИС имеет право выдавать пять видов электронных подписей, например НЭП, УКЭП. Сотрудник может получить подпись двумя способами:
Очная идентификация в отделе кадров. Сотрудник на бумаге подписывает заявку, кадровик сверяет паспортные данные и выпускает подпись в СБИС.
Удаленный выпуск. Сотрудник создает заявку в личном кабинете системы и подтверждает выдачу подписи.
Критерий 5. Интеграция с другими системами
Многие организации работают в системах учета, например 1С. Чтобы кадровику не пришлось дублировать все задачи и документы в каждой из программ, нужно проверить совместимость сервисов.
СБИС интегрируется с любыми системами. Например, есть готовые решения для 1С и SAP. Они поддерживают двусторонний обмен документами, синхронизируют справочники сотрудников. Другие программы можно совместить по API.
С помощью интеграции можно работать с кадровыми документами прямо из 1С. Котики одобряют:)
Кроме основных критериев стоит посмотреть на дополнительные возможности сервиса КЭДО. Они упростят работу кадровикам и избавят их от головной боли.
Критерий 6. Настройка цепочек согласования. Бывает, что специалисты часами вспоминают, кому из руководства нужно отправить заявление и куда бежать после согласования. Чтобы избежать таких проблем проверьте, есть ли у системы автоматическая цепочка согласования — так внутренние документы будут уходить к ответственным сотрудникам поэтапно.
В КЭДО СБИС согласование документов легко настроить под свои задачи — помощь айтишника не понадобится. Например, если один из кадровиков на больничном, документ автоматически уйдет на рассмотрение к другому. К цепочке согласования можно добавить триггеры — действия, которые запускаются при каком-то условии. Например, если сотрудник в течение 5 часов не подписал документ, система автоматически вернет его обратно на отдел кадров. Или другой пример — работник трудится по совместительству и числится в разных юрлицах компании. Когда он отправится в отпуск, приказ об этом автоматически уйдет в обе организации.
Один из наших клиентов интегрировал систему с телефонными номерами и настроил триггер. Если специалист не подписывает документ в течение часа, ему начинают звонить без остановки с разных номеров — такой телефонный терроризм:) Мобильный перестанет разрываться, как только сотрудник выполнит задачу.
Критерий 7. Ролевые модели
Многие системы КЭДО поддерживают 4 ролевых модели — сотрудник, руководитель, кадровый специалист, администратор. Часто их нельзя изменить и это сильно ограничивает функциональность системы. Например, сотрудник занимается только обработкой приказов, а ему приходят все контракты, договоры и акты. Приходится искать в куче бумаг нужные.
Если в компании несколько кадровиков и у каждого свой определенный круг задач, в КЭДО СБИС можно легко настроить нужные роли. Например, специалист по увольнениям будет видеть только заявления по этой теме.
Критерий 8. Редактирование печатных форм
Чтобы сотрудник каждый раз не искал в рабочих папках и не гуглил образцы заявлений, стоит проверить, есть ли у сервиса готовые шаблоны. С их помощью можно за пару минут заполнить документ и отправить на согласование.
В КЭДО СБИС есть самые распространенные печатные формы — не придется скачивать шаблоны отдельно. Их можно редактировать под внутренние требования, а сотруднику останется заполнить лишь пару строк, например указать фамилию, имя, подразделение. Система проверяет документ — если есть ошибки, их можно вовремя исправить. Затем СБИС отправляет файл по маршруту согласования.
Вот так выглядит готовая форма трудового договора
Критерий 9. Работа с массовыми документами
При приеме на работу новому сотруднику часто приходится подписывать ворох документов. Например листы ознакомления, трудовые распорядки, правила техники безопсности. Кадровику приходится тратить время, чтобы найти все нужные папки.
В КЭДО СБИС все первичные кадровые документы можно загрузить в базу и настроить список под каждый отдел или должность. Например, компания наняла нового руководителя подразделения. Система понимает, с каким набором инструкций ему нужно ознакомиться, и направляет на подпись в личный кабинет специалиста.
Критерий 10. Оформление отпусков
Многие компании ведут график отпусков в экселевской таблице или на бумаге. Это не очень удобно — кадровик может не уследить и случится так, что сотрудники улетели в теплые страны и в отделе некому работать. Также по закону за 2 недели до отпуска нужно сообщать об этом работнику — он должен подписать уведомление. Если в компании работает 100 человек, это может быть проблемой для кадровика.
КЭДО СБИС автоматически рассылает всем сотрудникам уведомления о планировании отпуска. Можно настроить ограничения, например указать, что отпуск должен быть не менее 14 дней или нельзя уходить в определенный месяц, потому что в компании наступает горячий сезон. Когда сотрудники указывают период, СБИС подсвечивает несоответствие требованиям — можно сразу скорректировать даты. Затем система собирает все данные в один график и отмечает пересечения отпусков сотрудников из одного отдела. Как только руководители подразделений согласовывают отпуска, руководитель подписывает финальный вариант и график автоматически загружается в 1С.
За 2 недели до отпуска система присылает уведомления сотруднику, табельщику и руководителю. Потом СБИС автоматически формирует комплект документов на отпуск и приказ.
В КЭДО СБИС можно посмотреть, кто из сотрудников идет в отпуск, когда и на какой срок. Это поможет скорректировать рабочие задачи
Критерий 11. Мобильное приложение
Чтобы специалистам было удобнее работать с кадровыми документами, стоит узнать, есть ли у сервиса мобильное приложение. Если упадет срочная задача, а сотрудник едет в командировку, он сможет ее выполнить.
У КЭДО СБИС есть собственное мобильное приложение, которое можно скачать в App Store и Google Market. Сотрудник всегда будет на связи, даже если под рукой нет компьютера. 
Как происходит внедрение
Перед тем, как запустить КЭДО в компании, нужно проанализировать собственные бизнес-процессы и провести собрание с сотрудниками. Это поможет выяснить, какие требования к системе есть у работников. Например, бухгалтеру важна интеграция с 1С, а юристу — соответствие системы требованиям Приказа Минтруда № 578н. Затем нужно выполнить еще 4 шага.
Изучить предложения на рынке и выбрать подходящего вендора.
Разработать проектные решения вместе с разработчиком системы и закупить лицензии и ПО.
Подготовить документы и соглашения с сотрудниками о переходе на КЭДО.
Обучить сотрудников работе с системой КЭДО.
Сроки перехода на кадровый электронный документооборот зависят от требований компаний и ее размеров. Мы внедряем систему за 2-4 недели, а компания платит за это от 25 тысяч рублей.
Если планируете подключить КЭДО, напишите нам. Ответим на вопросы, поможем выбрать тариф и покажем, как работает электронный кадровый документооборот в прямом эфире. Обучим сотрудников работе в системе и останемся на связи после подключения КЭДО. Если возникнут вопросы, найдем их решение — техподдержка работает круглосуточно.
Поделитесь, все ли критерии выбора сервиса КЭДО я перечислил? Если что-то упустил, пишите в комментарии
Кадровый ЭДО
Электронный документооборот для отдела кадров и HR-менеджеров. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела
Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K7nhs
Начать дискуссию