Кадровый электронный документооборот: как перейти в 2025 году

Цифровизация давно захлестнула общество — упрощаются и совершенствуются многие процессы, в том числе документооборот.

В онлайн-формат уходит не только взаимодействие с банками и госорганами, но и кадровое производство, без которого невозможна трудовая деятельность. 

Руководителю сегодня необязательно подписывать документы, сидя за рабочим столом: он может сделать это в любом месте в один клик — даже если ожидает рейс в аэропорту. Кадровому специалисту не нужно приглашать в офис удаленщиков, чтобы ознакомить с графиком отпусков.

По закону подписывать кадровые документы в электронном виде работодатель может, используя государственный портал «Работа в России» или собственную информационную систему (закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Компании выбирают преимущественно собственные сервисы для ведения кадрового ЭДО.

16.12.2019 был принят закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжек. 

24.04.2020 принят закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ о проведении эксперимента по использованию кадровых документов в электронном виде. Работодатель, пожелавший участвовать в проекте, должен был утвердить перечень документов и список сотрудников, в отношении которых будет проводиться эксперимент.

С 01.01.2021 тем, кто впервые начинает трудовую деятельность, бумажная книжка не выдается — документ ведется исключительно в электронном виде.

22.11.2021 принят основополагающий закон 377-ФЗ, который гарантировал доступ КЭДО всем российским компаниям: в Трудовой кодекс были внесены соответствующие поправки (КЭДО регламентируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК).

Таким образом, законодательная база КЭДО сформирована и продолжает динамично развиваться, что делает электронный документооборот все более доступным для российских компаний. Доступным, но не обязательным: переход на КЭДО является правом, а не обязанностью работодателя, хотя современные реалии говорят о том, что предпосылок для перехода в электронный формат довольно много.

Закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ узаконил экранный формат кадрового производства, обеспечив возможность вести документацию практически полностью в цифровом виде.

В соответствии с законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ работодатели не только определяют виды документов, которые будут вести в «цифре», но и тип электронной подписи, необходимой для подписания документов. При заключении трудового договора или договора о материальной ответственности требуется усиленная квалифицированная электронная подпись. 

Был создан справочник основных видов кадровых электронных документов (официальные формы соглашений, договоров, приказов). В соответствии с новыми требованиями, цифровой документ работодатель должен представлять в виде трех файлов: основная часть (PDF-формат), описание документа (XML) и электронная подпись (формат SGN).

С 1 июня 2023 года КЭДО стали внедрять в государственные учреждения — экспериментально до конца мая 2024 года — с целью создания единой информационной системы управления кадровым учетом государственной гражданской службы (ЕИСУКС). Участники системы должны были составлять, подписывать и хранить кадровые документы в сети. 

В проекте приняли участие Минцифры, ФНС, Федеральное казначейство, федеральные госслужащие и желающие работать в государственных органах. Итоги должны были подвести 31 мая 2024 года, но решено было продлить эксперимент до 27 ноября 2024 года — по результатам проекта государство примет окончательное решение в отношении КЭДО. 

Работодатель сам решает, переходить на кадровый электронный документооборот или нет. Но если у него большое количество сотрудников и документооборот включает в себя сотни внешних и внутренних документов, КЭДО станет надежным помощником.

• Упрощение кадрового производства. Например, получение подписанного документа от дистанционного работника — та еще задача. Кадровый специалист готовит бумаги и подписывает их у руководителя, после чего направляет сотруднику: тот должен получить, подписать и выслать документ с помощью курьера. Если что не так с доставкой — все начинается сначала. КЭДО облегчает процесс, поскольку подписание происходит в режиме онлайн. Также «цифра» исключает задержки, связанные с подписанием и отправкой, к тому же в системе документы не потеряются.

• Удобство и экономия времени. Можно подписать бумаги с компьютера или телефона, получить и отправить документ в любое время, не посещая отдел кадров. 

• Снижение расходов. КЭДО снижает затраты на бумагу и прочие канцелярские товары. Сокращаются расходы на печать и логистику: документация хранится в единой электронной системе и переводить документ из одного отдела в другой не требуется.

• Скорость бизнес-процессов. Подписать массовые документы, скажем, ознакомить 200 сотрудников с графиком отпусков с КЭДО сделать гораздо проще — раньше служба КДП тратила на это много времени и сил. 

• Соблюдение трудового законодательства. Система позволяет отследить статус и срок подписания, что гарантирует своевременность сбора подписей и отсутствие штрафов со стороны контролирующих органов.

• Безопасный обмен данными. Многие сервисы КЭДО предусматривают документооборот по защищенным каналам связи — третьи лица не получат доступ к конфиденциальной информации.

• Прозрачность. Задним числом подписать документы нельзя. Сотрудники становятся более пунктуальными: вовремя присылают заявления, а кадровые специалисты своевременно все оформляют.

• Минимизация потерь и краж. Хранение онлайн в цифровом архиве защищает от повреждений или потерь.

• За сервис нужно платить. Готовая система КЭДО или создание собственной — это деньги. Выпуск электронной подписи, плата за установку и обновление — все это может входить в стоимость. Потому может показаться, что расходы на бумажный документооборот и сервис КЭДО идентичны. Но рынок кадрового электронного документооборота предлагает разные варианты. Некоторые сервисы включают установку в стоимость лицензии. Вместе с тем для крупных фирм, где численность сотрудников достигает 10 000 человек и выше, покупка КЭДО может стать значительной статьей расходов.

• Наличие ПК или смартфона. Даже в век технологий не у всех имеется необходимая техника, потому не исключена возможность бумажного документооборота с отдельными сотрудниками.

• Страх и отказ от КЭДО. Зачастую новшества пугают, вызывая предвзятое отношение коллектива. У сотрудников есть право выбора в отношении КЭДО: даже если компания приняла решение о работе с кадровой документацией в электронном формате, есть риск, что некоторые сотрудники откажутся и запуск системы затянется из-за человеческого фактора. 

Преимущества перехода на КЭДО очевидны для каждой отдельной категории сотрудников.

• Для руководства сокращаются расходы на кадровые процессы, минимизируется возможность получения штрафов со стороны контролирующих органов, так как система дисциплинирует сотрудников и кадровую службу на своевременную сдачу документов. Снижаются репутационные риски.

• Для кадровых специалистов переход означает автоматизацию рутинных операций. Регистрация больничных листов, отпусков, проведение заявок на переводы, учет и обработка личных данных сотрудников — КЭДО механизирует и упрощает рутинные задачи. В итоге кадровый специалист существенно экономит время, что позволяет сосредоточиться на более важных задачах.

• Сотрудникам использовать КЭДО также выгодно: очень просто подписать документ с собственного телефона. Не нужно тратить время на посещение отдела кадров, чтобы занести договор или заявление, а быстрый поиск документов и вовсе упрощает рабочие задачи. 

Есть ряд локальных нормативных актов, которые обязательны при переходе на кадровый электронный документооборот. В их числе:

• Положение о переходе на КЭДО регламентирует порядок и основные правила перехода. В Положении компания указывает информацию о выбранном сервисе КЭДО, список документов для учета в электронном виде, список сотрудников, в отношении которых действуют правила перехода, дату начала применения КЭДО, срок уведомления работников о переходе и т.д. Также в нем указывают сроки подписания и согласования электронных документов, маршруты движения, возможные исключения, когда документ оформляется на бумаге.

Работодатель может добавить дополнительные пункты в Положение, например, процедуру проверки электронных подписей, цели и задачи перехода на кадровый электронный документооборот и т.п.

• Приказ о переходе на КЭДО юридически оформляет процесс.  Утверждает Положение, назначает ответственных лиц и включает в себя следующие данные: дату, с которой действует Положение, этапы интеграции системы КЭДО, инструкции для сотрудников в связи с переходом, сведения о возможных подготовительных действиях.

• Журнал ознакомления подтверждает ознакомление с ЛНА о переходе. Работодателю важно ознакомить сотрудников с Положением и Приказом под роспись. 

• Уведомление предупреждает о предстоящем переходе в онлайн-формат с указанием причин, целей и перечня документов, которые будут вестись электронно.

• Согласие нужно получить от работника, так как он добровольно принимает решение о работе с кадровыми электронными документами.

• Соглашение об использовании УНЭП или ПЭП, усиленной неквалифицированной или простой электронной подписи, если такие типы подписи используются. В документе фиксируются правила работы с электронной подписью: ответственность за неправильное использование, нормы проверки подлинности подписи, виды, порядок получения, требования защиты ключей электронной подписи и др.

Получите бесплатный чек-лист «Как выбрать систему КЭДО»

Скачать

Разделим процесс перехода на электронный кадровый учет согласно ст. 22.1–22.3 ТК на 6 этапов:

1. Выбор информационной системы.

2. Создание рабочей группы.

3. Аудит текущего кадрового производства.

4. Подготовка ЛНА для внедрения КЭДО.

5. Оформление электронных подписей.

6. Запуск системы.

Рассмотрим каждый этап подробнее.

1.Выбор системы. Ст. 22.1 ТК предусматривает два способа применения КЭДО:

• бесплатная цифровая платформа «Работа в России‎»;

• собственная система — ее можно купить или разработать.

«Работа в России» бесплатна, но имеет ограничения по количеству сотрудников (не более 50 от одного работодателя).

Работники через «Госуслуги» создают в системе личный кабинет — кадровый специалист при этом работает не только в привычной кадровой программе, но и на «Госуслугах».

Массово разместить документы в личных кабинетах сотрудников нельзя: приходится «раскладывать» их вручную в кабинет каждого отдельного сотрудника. Минус еще и в том, что нет возможности написать запрос работодателю — эта функция отсутствует.

При выборе КЭДО учитывайте такие критерии, как:

• Функциональность: предусматривает ли сервис наличие мобильного приложения, редакцию документов, возможность обмениваться сообщениями, чтобы сотрудники разных служб видели историю согласования на одном экране, а не в разных мессенджерах. 

• Стоимость системы: из чего складывается цена на КЭДО. Одни производители включают плату за интеграцию в ежегодную стоимость пользования системой, другие — только в первый год работы, что обходится дешевле. Входит ли выпуск электронной подписи в цену для одного сотрудника — разработчики могут брать дополнительную плату за выпуск ЭП. Возможно ли настроить кадровые процессы собственными силами или без помощи производителя не обойтись. 

• Интеграция: интегрирована ли система с другими корпоративными сервисами. Интеграция упрощает обмен данными между отделами, обеспечивая прозрачность цифрового взаимодействия.

• Электронные подписи: сервис должен предоставлять удобный выпуск подписей, чтобы работники своевременно получали их онлайн. 

2. Формирование рабочей группы. Предусмотреть сложности и учесть все тонкости перехода гораздо легче, если задействовать несколько специалистов. 

Кадровый работник знает маршруты движения документов, сроки уведомления и согласования по различным кадровым процессам. 

За IT‑специалистом можно закрепить обеспечение надежности и безопасности процесса внедрения КЭДО.  

Юрист проверит соответствие перехода нормам закона, разработает Положение, обозначит возможные изменения в ПВТР.

Именно совместная работа рабочей группы обеспечит целостный и упорядоченный переход к кадровому электронному документообороту. 

3. Аудит КДП. Проанализируйте, кто, как и каким образом составляет и визирует документы. Подумайте, от каких этапов согласования можно отказаться — автоматизация упрощает большинство задач. 

Например, в компании «Зима» приказы на отпуск всегда визировал бухгалтер, строго контролируя выплату отпускных согласно законодательству: за три дня до начала отпуска. Фирма провела аудит кадровых процессов и с переходом на КЭДО упростила документооборот: полномочия на подписание приказов передала руководителю отдела, отказавшись от визы бухгалтера и подписи гендиректора. КЭДО взял на себя контрольную функцию: начальник отдела подписывает приказы, а бухгалтер получает уведомления об оформленном отпуске в «цифре».

4. Подготовка ЛНА. Основные кадровые документы — Положение о КЭДО, приказ, уведомление сотрудников и согласие на кадровый электронный документооборот.

Важно: нельзя заставить работника подписать согласие о переходе на КЭДО — работодатель может получить штраф. Лучше постараться объяснить преимущества электронного взаимодействия в работе с кадровыми документами. 

5. Выдача электронных подписей. Очень удобно, когда система сама выпускает нужную электронную подпись. 

6. Внедрение КЭДО. Фактический запуск обмена электронными кадровыми документами: установка, настройка параметров, прав доступа, импорт и экспорт данных.

Электронная подпись (ЭП) является аналогом рукописной и подтверждает авторство владельца.

Закон предусматривает три вида подписей, которыми разрешено подписывать цифровой документ:

• ПЭП — простая электронная подпись;

• УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

ПЭП предполагает идентификацию владельца, потому зачастую применяется именно для подтверждения личности, а не для подписи документов. Это наименее защищенный вид подписи. Закон 63-ФЗ устанавливает запрет на использование ПЭП в документах, содержащих государственную тайну. Кроме того, в документ, подписанный ПЭП, можно вносить правки.  

УНЭП подтверждает и личность владельца, и неизменность цифровых бумаг. Это хороший вариант для сотрудников, предполагающий средний уровень защиты. Идентификацию личности можно пройти онлайн без обращения в удостоверяющий центр. 

УКЭП идеальна для работодателя и кадрового специалиста. Высокий уровень защиты, гарантия юридической силы кадровых документов. Такую подпись также стоит сделать сотрудникам, обладающим правом подписи от лица компании. Получить подпись можно через аккредитованный удостоверяющий центр.

Переход на кадровый ЭДО имеет свои сложности. 

• Проблема № 1: реакция сотрудников.

  Некоторые с тревогой воспринимают изменения и беспокоятся о сохранности персональных данных. Но работодатель не сможет осуществить массовый переход на кадровый ЭДО, если не все сотрудники дадут согласие. Тогда кадровый документооборот компании разделится на цифровой и бумажный, что усложнит работу в целом (будет и бумажная, и электронная номенклатура). Проблему можно решить обучением, подробными инструкциями по использованию кадровых документов в онлайн-формате, личными консультациями, рекомендациями, проведением семинаров. 

• Проблема № 2. Кадровый электронный документооборот требует не только наличия ЛНА, регламентирующих порядок перехода, но и учета работодателем мнения профсоюза (при его наличии: ч. 2 ст. 22.2 ТК).

• Проблема № 3: без электронной подписи — никуда. Компания тратится на оформление и хранение ЭП, следит за сроком действия подписей и предпринимает меры по оперативной замене — все это расходы. При оценке эффективности перехода на КЭДО стоит учитывать данный факт. 

• Проблема № 4: невозможность изменить дату документа. Кадровые специалисты довольно часто сталкиваются с ситуацией, когда приходится оформлять документы задним числом (экстренные командировки, отпуск с разрешения начальства). В «цифре» фиксируется дата и время постановки сотрудником ЭП, а это значит, что изменить дату подписания не получится.

Итак, КЭДО — это обмен кадровой документацией в сетевом формате. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, заверяют его с помощью ЭП: в один клик на компьютере или в смартфоне. 

Любое взаимодействие работодателя с сотрудником невозможно без оформления соответствующих документов, потому можно говорить о том, что кадровый документооборот составляет основу построения трудовых отношений.

Закон регламентирует создание в электронной форме таких документов, как трудовой договор (в том числе срочный), ученический, договор о полной материальной ответственности, приказ на отпуск или об отправке в командировку и пр. Кадровые документы, определенные в ЛНА о переходе на КЭДО, на бумажном носителе дублировать не нужно, причем компания самостоятельно решает, что именно переводить в электронный вид.

Переход на КЭДО — дело добровольное, также как и согласие сотрудника на электронное взаимодействие. Вот только, как узаконить отказ? Вероятно, работодатель должен издать приказ с обозначением даты отказа и планом урегулирования административных вопросов. 

Важно: уволить за отказ от КЭДО или отказать в приеме на работу — нельзя. Для сотрудников без трудового стажа (когда устройство на работу происходит впервые), согласие о переводе на кадровый ЭДО не требуется.

Законодательство, регламентирующее КЭДО, на данный вопрос не отвечает. Ситуацию пояснил Минтруд: организация вправе прекратить вести КЭДО и вернуться к бумажной документации (письмо Минтруда от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321).

Эксперимент по внедрению КЭДО должен был завершиться 31 мая 2024 года, но был продлен.

Электронный документооборот развивается ускоренными темпами. «Цифра» имеет много преимуществ — трансформация кадрового документа в электронный была лишь вопросом времени. Конечно, до 2025 года обязательного перехода на КЭДО не случится, но готовиться к нему лучше уже сейчас. 

Отслеживать изменения в законодательстве относительно КЭДО и постепенно переходить в «цифру» компаниям важно сегодня, тем более, что сначала перевести в электронный формат можно часть документов: например, трудовой договор и заявление на отпуск. У работодателя таким образом будет больше времени на подготовку к полному внедрению и обучение сотрудников. 

КЭДО позволяет организации вести в электронном виде почти все кадровые документы, кроме нескольких категорий (ч. 3 ст. 22.1 Трудового кодекса):

• приказ об увольнении (исключение — увольнения работников, принятых на дистанционную работу по закону от 08.12.2020 № 407-ФЗ);

• акт о несчастном случае на производстве;

• инструктаж по охране труда.

Все остальные кадровые документы можно создавать, подписывать, хранить и использовать исключительно в электронном формате. 

1. Минимизация расходов — КЭДО существенно снижает затраты на бумагу, обслуживание принтеров и курьерскую службу. 

2. Снижение трудозатрат — электронная документация всегда под рукой, найти нужный документ можно в считанные секунды.

3. Безопасность данных — система обеспечивает прозрачность и безопасность операций с кадровыми документами.

4. Экономия времени и автоматизация работы — дистанционное подписание в любое удобное время ускоряет и упрощает кадровые процессы. Сотрудники не всегда вовремя подписывают документы, кадровому специалисту часто приходится «ловить» их и напоминать о необходимости зайти в отдел кадров. КЭДО автоматически отправляет уведомления и напоминания, что значительно облегчает и ускоряет работу. Электронные шаблоны сокращают время на составление документов и сводят ошибки к минимуму.

КЭДО также предусматривает удобную организацию работы для дистанционных сотрудников. Ездить в офис или пользоваться услугами курьера, чтобы подписать необходимые документы, не нужно.

5. Порядок в документах — облачное хранилище обеспечивает качественное хранение документов, настроив необходимые фильтры для сортировки, документ легко можно найти.

Для «безболезненного» перехода на кадровый электронный документооборот, делайте все поэтапно.

Закон позволяет перевести в цифровой формат большую часть кадровых документов, связанных с приемом, переводом, отпуском или отсутствием сотрудника. Обязательно проведите аудит кадровых процессов в компании, обозначьте, какие позиции документов лучше вести в электронном виде, а какие — оставить на бумаге. 

На первых порах протестируйте КЭДО с наиболее «продвинутыми» сотрудниками, у которых нет проблем в работе за компьютером и которых не пугают цифровые инновации — это будет ваша «фокус-группа». Сотрудники научатся работать с системой, совершив первые обмены кадровыми документами. Далее — оформляйте ЛНА, проводите обучение коллектива и запускайте систему. 

Бизнес-легко! поможет настроить КЭДО, подготовить пакет регламентирующих документов и обучить кадровый персонал. Продемонстрируем систему на экране, ответим на вопросы, расскажем о преимуществах кадрового ЭДО для вашей организации.

Кадровый ЭДО

Электронный документооборот для отдела кадров и HR-менеджеров. Кадровый ЭДО помогает формировать документы, вести учет отпусков, командировок и хранить личные дела

Подключить

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K3MM8