Перевод компаний на удалённый формат работы, вызванный пандемией, потребовал срочного внедрения кадрового электронного документооборота (КЭДО). HR-специалисты ощутили острую необходимость в цифровизации кадрового учёта. В новых условиях сократилось число командировок, но приём на работу, отпуска, больничные, увольнения никто не отменял. Необходимо продолжать оформлять документы сотрудникам компании, в том числе работающим на «удалёнке».
Пандемия и эксперимент Минтруда — главные триггеры перехода на ЭДО
Дистанционная работа сотрудников заставила многие компании задуматься о цифровизации традиционных процессов. В то же самое время стартовал очередной этап эксперимента Минтруда и соцзащиты России по внедрению КЭДО. В связи с этими факторами многие работодатели столкнулись с необходимостью заверять кадровые документы работников дистанционно.
По опросам исследовательской и консалтинговой компании Gartner, после окончания самоизоляции, связанной с ковидом, свыше 74% компаний планируют оставить «удалёнку» на постоянной основе. А это значит, что кадровикам придётся адаптировать свои процессы к дистанционным сотрудникам.
С чего начать переход на КЭДО?
Автоматизацию задач кадрового учёта лучше начинать с документов и процессов, которые наименее подвержены рискам. Просчёт рисков должен учитывать такие параметры, как:
- нормы закона относительно перевода документа в электронный вид;
- необходимость ознакомления с документацией под подпись;
- условия и сроки хранения;
- электронно-цифровая подпись;
- судебный опыт;
- предоставление документов в иные инстанции.
Анализ рисков перехода на КЭДО
Несмотря на несовершенство нормативной базы, уже сегодня можно переводить в цифровой формат определённые документы и процессы кадрового учёта.
Согласно методике Deloitte, необходимо поделить все кадровые документы на 3 группы:
- С низким уровнем риска при переходе на кадровый ЭДО. Сюда относятся документы, разрешённые к ведению в электронном формате (документация, отражающая внутренние процессы, трудовые книжки, некоторые виды заявлений, служебные записки);
- Умеренный риск при переходе на КЭДО. К данной категории относятся документы, которые не запрещается вести в электронном виде и относительно которых имеется положительная судебная практика (табели учёта рабочего времени, приказы о командировках, графики отпусков);
- Высокий риск при переходе на КЭДО. Документация, ведение которой в электронном виде не предусмотрено законодательством или имеется отрицательное восприятие контролирующими органами, негативный судебный опыт.
Условия перехода на КЭДО
На основании результатов анализа составляется перечень документов, которые планируется перевести в электронный вид. Далее определяется вид электронных подписей и круг лиц, которые имеют право на эти подписи. Ещё одно важное условие перехода на ЭДО — подписание соглашения с сотрудниками о переходе на электронный обмен документами. Также необходим аудит технического оснащения, а именно — есть ли у сотрудников доступ к внутренним системам, рабочим платформам и порталам.
Начиная автоматизацию кадрового учёта с документов с минимальными рисками автоматизации, можно постепенно создать базу для дальнейшего полного перехода на безбумажный учёт. Переход будет осуществляться по мере совершенствования нормативной базы.
По данным Deloitte, более 75% всех видов кадровых документов могут быть переведены в электронный вид уже сегодня.
Практика применения КЭДО в России
Приводим пример процесса перехода кадрового делопроизводства в СЭД нашей компании «ДоксВижн». Полностью настроены и функционируют процессы, включающие оформление командировок. Автоматизируется работа с отпусками. Согласно данным Deloitte, мы используем самую популярную функциональность для перевода на кадровый ЭДО.
Более 60% компаний уже полностью автоматизировали как минимум один процесс кадрового делопроизводства, а остальные 40% перевели в КЭДО отдельные документы кадрового учёта.
Самыми популярными кадровыми процессами для автоматизации выступают:
- информирование работников о составных частях зарплаты — автоматизировали более 73% компаний;
- приказ на командировку — более 67%;
- оформление ежегодного отпуска — более 67%.
Какое ИТ-решение выбрать для цифровизации кадрового делопроизводства
Наряду с переводом кадрового документооборота в электронный формат, возможна автоматизация большей части рабочих процессов. Подготовка, согласование, архивирование документов в электронном виде позволят значительно повысить эффективность бизнес-процессов. Для крупных компаний, которые не могут перевести процессы в общедоступные облачные сервисы, подойдёт система электронного документооборота. Важно, чтобы выбранная система могла гибко настраиваться и адаптироваться под изменения.
Конструкторы современных СЭД, в том числе платформы Docsvision, позволяют именно настраивать ИТ-систему, с использованием Low-Code инструментов (конструкторов), т.е. без программирования. В результате сокращается стоимость владения и эксплуатации, а также можно всегда быстро и гибко изменить текущие настройки, если произошли изменения в законе или в регламенте компании, без длительного цикла разработки, тестирования.
Система для КЭДО позволяет:
- оцифровывать процессы в соответствии с регламентом конкретной организации;
- подписывать документы электронной подписью и подтверждать их юридическую значимость в спорных ситуациях;
- снизить неэффективную коммуникацию сотрудников кадровой службы с коллегами, работающими в удалённых подразделениях или дистанционно из дома;
- иметь электронный архив для хранения документов.
Как оцифровать кадровое делопроизводство — узнайте больше из совместного вебинара Deloitte и Docsvision: https://youtu.be/Inm9E-DrEB4
Цифровизация кадрового делопроизводства
Подробнее о решении «Кадровый электронный документооборот» можно узнать на сайте вендора.
Начать дискуссию