Для многих только такого формата документы являются понятными, поскольку многие сферы жизни у нас уже оцифрованы. Таким образом, цифровизация кадрового учета является необходимостью и неизбежна.
В ближайшем будущем все работодатели исключат ведение кадровых документов на бумажном носителе и перейдут на электронные документы.
Государство активно внедряет электронный документооборот во все сферы жизни. В цифровой формат переводятся личные документы граждан, подтверждающие образование, стаж работы, специальное право и даже паспорт. Вплотную подошли к тому, что теперь даже не нужно уметь расписываться, так как подпись можно поставить электронную!
Формат первичных учетных документов
Однако при всей активной оцифровке документации, ТК в некоторых вопросах все еще настаивает на письменном документе. Например, заявление работника об увольнении.
Также стоит учитывать, что документы по личному составу являются первичными учетными документами, на основании которых производятся выплаты. Ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регламентирует, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В соответствии с законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» документ, подписанный усиленной электронной подписью, приравнивается по юридической силе к документу на бумажном носителе с собственноручно проставленной подписью.
Поэтому использовать в кадровом учете обмен сканами документов по электронной почте или направлять сообщения в мессенджерах недостаточно для безошибочного кадрового документирования. Нам нужны электронные документы, имеющие юридическую силу.
Что такое КЭДО и обязателен ли он для компаний
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений в ТК понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Далее кадровый электронный документооборот будем называть КЭДО.
Сроков внедрения в организации КЭДО трудовое законодательство не устанавливает. Работодатели переходят на электронные документы по мере своей готовности.
У всего есть плюсы и минусы. При принятии решения оцифровать кадровые документы необходимо учитывать преимущества и недостатки КЭДО.
Преимущества КЭДО: как понять, нужно ли это компании
Выделили восемь причин, по которым бизнесу может быть выгодно перейти на КЭДО.
Создание единого информационного пространства.
Работа кадровика, бухгалтера, службы безопасности, специалиста по охране труда и других специалистов, задействованных в кадровом учете, в едином информационном пространстве исключает необходимость передавать информацию и документы из одного подразделения в другое.
Как только кадровиками в систему заведен новый работник, все остальные службы в этот же момент получают сведения, необходимые для выполнения своей части работы.
Дистанционное управление кадровыми процессами.
Для подписания документа на бумажном носителе специалисту обязательно нужно присутствовать в офисе, что иногда затруднительно. Приходится ждать, когда он придет. КЭДО позволяет создавать и подписывать документы независимо от территориального расположения участников процесса. Работая вместе, специалисты могут находиться в разных частях страны.
Унификация документов и кадровых процессов, снижение зависимости от квалификации кадровика.
КЭДО позволяет создать шаблоны документов и алгоритмы на все кадровые мероприятия. Специалист просто выбирает нужный. Это сокращает количество ошибок в оформлении кадровой документации.
Сокращение расходов на бумагу, отправку документов, обеспечение хранения архивных документов.
Как же много средств уходит на отправку документов заказным письмом! А потерянное время в очереди на почте! А потом еще работник не забирает адресованное ему письмо и документы возвращаются. Это боль всех, кто вынужден делать рассылку документов на бумажном носителе. КЭДО прекрасно решает эти проблемы.
Прозрачная логистика кадровых документов, оптимизация маршрутов движения документов, контроль на каждом этапе документооборота.
В системе электронного документооборота (СЭД) легко можно отследить весь маршрут движения документа и контролировать его исполнение.
Скорость и контроль подписания и ознакомления с документом.
В СЭД визирование и подписание документа возможно одномоментно всеми участниками. Не нужно тратить время на передачу документа от одного специалиста другому.
Защита от несанкционированного изменения документа, история изменений, история запросов.
Документ, подписанный электронной подписью, изменить нельзя.
Построение цельной цифровой системы организации.
В бухгалтерии вся первичная документация (внешняя и внутренняя) будет в едином цифровом формате.
Недостатки КЭДО
Теперь пройдемся по недостаткам КЭДО. К ним можно отнести:
Стоимость технического обслуживания СЭД и электронного архива. КЭДО — удовольствие платное, а за удобство придется платить. Но оно того стоит!
Затраты на электронные подписи работников. В соответствии со ст. 22.2 ТК работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование. В перспективе все граждане будут обеспечены личной бесплатной электронной подписью.
Компаниям, которые ведут кадровый учет в 1С, может быть выгодно подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника». С его помощью можно бесплатно выдать работникам усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП). Она будет храниться в личном кабинете работника. Предлагаем попробовать сервис бесплатно в течение 45 дней.
Необходимость обучения сотрудников работе в системе. При внедрении КЭДО работодатель должен научить работников создавать документы в СЭД, подписывать и направлять их, получать электронные документы в СЭД и т.д.
Системные ошибки СЭД. Есть риск, что в используемом СЭД разработчик допустит ошибку в алгоритмах процесса, формулах расчета и шаблонах документов. Не всегда эти ошибки можно исправить в пользовательском режиме. Для минимизации этого риска важно выбрать качественную программу для ведения КЭДО.
Невозможность издать документ «задним» числом. Оцифровка дисциплинирует! Электронная подпись содержит метки времени, поэтому нарушение сроков создания и подписания документов будут очевидны. Придется всё делать вовремя.
Для ведения КЭДО организации могут использовать цифровую платформу «Работа в России» или собственную информационную систему, например, 1С. Подойдет программа «1С:Зарплата и управление персоналом» в связке с сервисом «1С:Кабинет сотрудника», о котором мы упомянули ранее.
Основные аспекты выбора системы КЭДО:
возможность создания единой документационной базы без дублирования, интеграция в существующую систему ЭДО и коммуникации;
возможность управления и контроля жизненного цикла документа;
возможность параллельного выполнения операций;
простота использования, наличие доступа с мобильных устройств;
легкая масштабируемость системы;
возможность интеграции с иными системами автоматизации и госорганами.
Чек-лист «Порядок внедрения КЭДО»
Забирайте, чтобы не пропустить важные шаги при внедрении КЭДО
Заполните форму, бесплатно вышлем вам чек-лист на e-mail:
Как КЭДО применяется на практике
Работа в собственной информационной системе позволяет специалисту провести весь процесс оформления кадрового мероприятия в одной программе. Давайте представим, как это работает на практике.
Например, работник заходит в личный кабинет в сервисе «1С:Кабинет сотрудника» через браузер или приложение на телефоне, чтобы подать заявление на отпуск, составленное правильно, по шаблону.
Руководитель проставляет электронной подписью согласие или отказывает работнику, может в ответ направить работнику пояснения в комментарии.
При согласовании отпуска кадровик на основании заявления в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» создает приказ по унифицированной форме Т-6, который подписывается электронной подписью руководителя и направляется в личный кабинет работника на ознакомление.
Одновременно с этим бухгалтер получает сведения для расчета и выплаты отпускных. Программа подскажет верную дату выплаты, с соблюдением установленных ТК сроков. Затем в программе соответствующую отметку проставляет в табеле учета рабочего времени Т-13 и личной карточке работника Т-2 (если она ведется).
То есть, все этапы процесса оформления отпуска мы можем видеть в одном месте.
Считаем, что это очень удобно! А как считаете вы? Пользуетесь ли КЭДО и что о нем думаете? Будем рады почитать о вашем опыте в комментариях.
Для оформления кадровых и бухгалтерских документов рекомендуем программу «1С:Зарплата и управление персоналом», которую можно арендовать в облаке через сервис аренды «Е-Офис 24».
В дополнение к программе предлагаем подключить сервис «1С:Кабинет сотрудника», который позволит автоматизировать обмен любыми кадровыми документами между сотрудниками, бухгалтерией и кадровой службой. Для работы с сервисом не нужно устанавливать 1С: сотрудник получает доступ в свой личный кабинет через браузер или мобильное приложение.
С помощью сервиса можно отправлять сотруднику на подпись приказы (о приеме, переводе, отпуске и другие), расчетные листки, справки и заявления. Сотрудник может запрашивать и получать необходимые справки, информацию об отпуске.
Каждый созданный документ юридически значим, так как подписывается обеими сторонами. Можно бесплатно выдать сотруднику усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), она будет храниться в его личном кабинете.
Попробуйте бесплатный пробный период на 45 дней — за это время вы сможете попробовать сервис в работе и принять решение о переходе на платный тариф.
Кроме «1С:ЗУП» сервис также работает в программах «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Комплексная автоматизация».
Оставляйте заявку, специалисты свяжутся с вами и помогут подключиться!
Реклама: ООО «Е-Офис 24», ИНН 6672281995, erid: LjN8K52fW
Начать дискуссию