Как перейти на КЭДО в 2024: пошаговая инструкция

Подготовка к переходу на КЭДО

Перед запуском процедуры цифровизации кадрового документооборота работодателю нужно оценить готовность компании к внедрению КЭДО и, при необходимости, отрегулировать или перестроить кадровые процессы:

• Опросите персонал о желании и возможности подключиться к КЭДО, а также проанализируйте штат по возрасту, характеру работы, месту жительства, доступности и умению пользоваться интернет-сервисами. 

Например, дистанционные работники скорее поддержат переход на электронный кадровый документооборот. «Бескомпьютерные» сотрудники, особенно у кого нет смартфонов, могут возражать против цифровизации. Для них может потребоваться организовать отдельные рабочие места с компьютером или киоски для работы с личным кабинетом КЭДО.

Положительный эффект от внедрения КЭДО будет достигнут только, когда цифровизацию поддержит максимальное число работников. 

• Проанализируйте текущие кадровые процессы, проследите пути документов и этапы их согласования. По нашему опыту, сложно встретить две компании с одинаковыми кадровыми процессами. Оцените, на сколько провайдер КЭДО сможет поддержать ваши сложившиеся процессы или на сколько вы готовы изменить свои процессы под требования КЭДО.

Переход на кадровый ЭДО 

В зависимости от размеров организации, численности работников, ее финансовых, технических и технологических возможностей, переход на КЭДО может занять от нескольких дней до 1-2-ух месяцев. Но в любом случае внедрение кадрового электронного документооборота состоит из следующих этапов.

Шаг 1. Назначение ответственного или создание рабочий группы для внедрения КЭДО.

В зависимости от масштабов предприятия организационные вопросы перехода на КЭДО могут лежать на одном или нескольких работниках. В крупных компаниях к процедуре внедрения кадрового ЭДО необходимо привлекать не только кадровых специалистов, но и специалистов по информационной безопасности и юристов, чтобы они оценили возможные проблемы с разных точек зрения и приняли меры по их устранению. 

Шаг 2. Выбор провайдера КЭДО

Работодатели вправе выбирать самостоятельно, в каком сервисе вести кадровый ЭДО:

• С использование корпоративной информационной системы для кадрового электронного документооборота

• Через государственную платформу «Работа в России». Эта платформа пока бесплатная, но предоставляет довольно ограниченный функционал по сравнению со специализированными системами КЭДО.

При выборе ПО следует учитывать:

• Возможность работать в сервисе не только через стационарный компьютер, но и через мобильные устройства.

• Наличие готовой интеграции с учетной системой.

• Возможность для кадрового специалиста работать из учетной системы по принципу «одного окна», не переключаясь в систему КЭДО.

• Наличие возможности добавлять шаблоны документов для сотрудников и исполнителей.

• Возможность просмотра истории согласования документов.

• Возможность настройки маршрутов согласования документов.

• Возможность автоматического формирования документов в учетной системе из документов (заявления, служебные записки) КЭДО.

• Тарифы на приобретение, обновление и использование ЭДО.

• Возможность выбора подходящего вида электронной подписи для сотрудников в зависимости от подписываемых документов (ПЭП/УНЭП/УКЭП).

• Возможность выпуска квалифицированных сертификатов, в том числе для мобильной электронной подписи, и МЧД для представителей работодателя, которые подписывают по доверенности.

Документы, которые формируются в КЭДО, должны соответствовать единым требованиям к кадровым документам, установленным приказом Минтруда № 578н. А именно — XML-схеме описания кадровых электронных документов, которая размещена на официальном сайте Минтруда. Поэтому компаниям, которые самостоятельно займутся созданием кадрового ЭДО, необходимо отслеживать выход новых версий XML-схем и дорабатывать собственное ПО самостоятельно в отведенные на то сроки.

Шаг 3. Разработка регламента работы с КЭДО.

Для кадровой цифровизации потребуется еще один документ — это Регламент работы с КЭДО. Положения регламента закрепляются в ЛНА о кадровом ЭДО (ст. 22.2 ТК). В нем необходимо зафиксировать:

• Какая платформа будет использоваться для КЭДО.

• Какие категории работников будут подключены к КЭДО.

• Какой тип электронной подписи будет использоваться в КЭДО работниками.

• Перечень документов, которые будут формироваться в электронном виде. Эти документы должны удовлетворять единым требованиям к электронным документам, о которых мы ранее писали здесь.

• Перечень документов, которые компания продолжит создавать на бумаге.

Положения регламента закрепляются в ЛНА о кадровом ЭДО

Забирайте шаблоны ЛНА бесплатно!

Оставьте контакты — вышлем вам все нужные шаблоны на e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Электронный документооборот с удаленными сотрудниками не требует перехода на КЭДО в соответствии со статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК, т.к. регулируется статьей 312.3 ТК. Работодатель самостоятельно должен решить, нужно ли ему включать удаленных сотрудников в регламент КЭДО. 

С одной стороны, это удобно, так как все сотрудники организации, в том числе и дистанционные, будут работать по единым правилам. Это упрощает взаимодействие и контроль за документами с сотрудниками на удаленке. Но есть и минус в том, что в рамках КЭДО работодатель берет на себя больше обязательств, и лишается части возможностей. Так, например, с дистанционными работниками можно подписывать в электронном виде акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника, инструктажи по охране труда, а в рамках КЭДО это сделать уже не получится.

Также у дистанционных сотрудников шире возможности при использовании ПЭП. Например, можно подписывать такие документы, как:

• договор на получение образования; 

• согласие на перевод;

• заявление об увольнении/отзыв заявления об увольнении;

• уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.

Ознакомиться подробнее с различиями в применении разных видов электронных подписей для работников, в том числе с различиями в подписании для дистанционных сотрудников и для сотрудников, которые работают по месту нахождения работодателя, можно на сайте EasyDocs.

Шаг 4. Утверждение ЛНА и ознакомление с ним сотрудников

После разработки регламента о КЭДО он утверждается приказом. В приказе устанавливаются сроки уведомления работников и дата начала работы в КЭДО.

Работодатель должен ознакомить всех сотрудников с локальным нормативным актом и письменно уведомить их о дате перехода на КЭДО. 

В уведомлении нужно указать: 

• Дату и номер приказа, которым утверждено решение о переходе на КЭДО.

• Дату перехода на КЭДО.

• Возможность отказаться от перехода на КЭДО.

Трудовое законодательство не устанавливает конкретные сроки, в которые нужно ознакомить работников с вновь принятыми ЛНА, если их положения не затрагивают условия трудовых договоров. Поэтому, в соответствии с нормами ст. 8 и абз. 7 ч. 1 ст. 22, абз. 4 ч. 1 ст. 53 ТК, работодатель может самостоятельно устанавливать сроки ознакомления работников с вновь принимаемыми ЛНА в инструкции по делопроизводству.

Ввести КЭДО раньше, чем уведомили работников нельзя. 

Шаг 5. Сбор согласий с переходом на кадровый ЭДО.

Согласие с переходом на КЭДО необходимо для взаимодействия с действующими работниками и принимаемыми в организацию физлицами, у которых есть трудовой стаж. Форма согласия — произвольная.

Это важнейший для работодателя документ, который устанавливает:

• Юридическую значимость электронной подписи в соответствии с законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

• Юридическую значимость доставки электронных документов с использованием системы КЭДО в соответствии с требованиями ГК. Это может оказаться очень важным при трудовых спорах, если работник будет доказывать, что не получил вовремя документ от работодателя.

• Право работодателя передать персональные данные сотрудника в информационную систему КЭДО в соответствии с требованиями закона № 152-ФЗ.

Работодателю нужно уделить пристальное внимание подписанию работниками согласия о переходе на КЭДО и хранению этого документа. Это связано с тем, что при трудовых спорах это будет основной документ, который подтверждает юридическую значимость электронных кадровых документов.

При этом важно обратить внимание на способ подписания согласий. В соответствии с законом № 63-ФЗ, только квалифицированную электронную подпись стороны могут принимать без предварительно подписанного соглашения об использования этого типа подписи.

Для юридической значимости простой электронной подписи и усиленной неквалифицированной электронной подписи стороны должны предварительно договориться о применении такого типа подписи. При обычных обстоятельствах сотрудник может подписать документ только собственноручно, то есть чернилами на бумаге.

Работодателю нужно быть осторожным, если провайдер КЭДО предлагает работникам подписывать согласие о переходе на КЭДО простой электронной подписью по коду в СМС или поставив «галочку» при регистрации в сервисе КЭДО. Здесь могут быть две проблемы:

1. Код в СМС — это простая электронная подпись. Для ее юридической значимости также требуется, чтобы стороны предварительно подписали соглашение в соответствии с законом № 63-ФЗ.

2. Должен оставаться «след» при подписании, чтобы работодатель мог доказать в суде тот факт, что работник подписал согласие.

Нужно помнить, что работники вправе отказаться от перехода на КЭДО, и работодатель не может за это уволить или отказать в трудоустройстве (ч. 6 ст. 22.2 ТК). За ними также остается право пересмотреть вопрос электронного взаимодействия с работодателем и присоединиться к КЭДО позже. Возможно разъяснение преимуществ ЭДО и безопасности использования электронных подписей ускорит принятие цифровизации кадровых процессов.

Согласие не требуется только при оформлении в штат сотрудника, который раньше нигде не работал.

Шаг 6. Регистрация сотрудников в КЭДО.

После получения согласия сотрудника с переходом на КЭДО работодатель может направить работнику приглашение на регистрацию в КЭДО. Как правило, в этот момент происходит выгрузка персональных данных сотрудника из учетной системы в КЭДО, поэтому крайне важно, чтобы согласие сотрудника включало согласие на передачу его персональных данных провайдеру КЭДО.

Также работодателю важно обратить внимание, чтобы функционал провайдера КЭДО позволял выгружать из учетной системы персональные данные только тех сотрудников, которые дали на это согласие. Если провайдер КЭДО не позволяет разграничить выгрузку персональных данных только по тем сотрудникам, кто дал на это согласие, то работодатель может неосознанно нарушить требования федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных», что передача персональных данных третьим лицам может производиться только с согласия субъекта персональных данных.

Шаг 7. Выпуск электронных подписей сотрудникам

Электронная подпись — неотъемлемая часть любого ЭДО. Кадровый — не исключение. Задача работодателя — обеспечить работников и должностных лиц электронными подписями. 

Законодательство предусматривает использование сотрудниками в КЭДО всех трех типов электронной подписи, установленных федеральным законом №63-ФЗ «Об электронной подписи»:

• ПЭП — простая электронная подпись;

• УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись;

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.

Мы выработали для наших клиентов короткий алгоритм, который позволяет в большинстве случаев определить необходимый тип электронной подписи для сотрудников

Таким образом, ПЭП — это способ существенно сэкономить на стоимости КЭДО. Она подходит для исполнителей по договорам ГПХ, самозанятых, ИП и сотрудников, с которыми не нужно заключать трудовые договоры.

В остальных случаях необходимо использовать усиленную электронную подпись (УНЭП или УКЭП).

Если у работника уже есть усиленная квалифицированная электронная подпись на USB-токене, то дополнительную для КЭДО можно не выпускать.

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8KBpAv