Какую электронную подпись использовать для кадровых документов 

Однако многие до сих пор путают, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для подписания кадровых документов от лица работника, работодателя и соискателя.

3ачем кадровику КЭДО

Электронный формат кадрового делопроизводства гораздо удобнее и экономичней, чем заполнять и подписывать бумаги вручную. 

КЭДО снижает время и финансовые затраты на обработку документов, делает возможным быстрое взаимодействие с вахтовиками, удаленщиками, сотрудниками филиалов из других регионов страны. А еще — нужный файл всегда под рукой, к нему есть доступ с любого компьютера, мобильного устройства. Постепенно, но уверенными шагами от бумажного документооборота отходит и бизнес, и госсектор.

Как это происходит технически?

• Уполномоченное лицо работодателя или работник создает кадровый документ в электронном виде, подписывает его с помощью ЭП и передает через КЭДО на подпись другой стороне.

• Другая сторона, в свою очередь, также ставит подпись на документе и возвращает его обратно через КЭДО.

Какие виды ЭП существуют, и чем они различаются

Согласно ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, есть два вида электронных подписей, которые имеют разную степень защиты: простая и усиленная электронная подпись. Усиленная электронная подпись, в свою очередь, делится на неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.

Усиленная ЭП использует при создании подписи криптографию, что позволяет однозначно подтвердить, какой именно файл был подписан. Это защищает стороны от риска изменения файла после его подписания.

Ключ проверки — уникальная цифровая последовательность, которая используется для формирования электронной подписи. Сертификат — электронный документ, который содержит сведения о его владельце и однозначным образом связан с ключом проверки электронной подписи.

Если СКПЭП выпустил аккредитованный удостоверяющий центр, то такой сертификат называется квалифицированным сертификатом, а электронная подпись, сформированная владельцем такого сертификата, называется квалифицированной электронной подписью. Аккредитованный удостоверяющий центр — это центр, который получил аккредитацию Минцифры и использует сертифицированные ФСБ средства электронной подписи. Таких УЦ в РФ по состоянию на начало 2024 года менее 40.

Если СКПЭП выпустил удостоверяющий центр, у которого нет аккредитации Минцифры, то электронная подпись, сформированная владельцем такого сертификата, называется неквалифицированной электронной подписью.

Простая электронная подпись не использует криптографию. Такое подписание основано просто на регистрации действий пользователя в информационной системе. Сам пользователь может идентифицироваться по своей учетной записи в системе и паролю, а для подписания может использоваться второй фактор аутентификации в виде одноразового кода, который направляется по СМС.

Когда пользователь подписывает документ простой электронной подписью, одновременно с этим система подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью, и, таким образом, защищает документ от дальнейших изменений. Юридически пользователь использует простую электронную подпись, но система добавляет документу криптографическую защиту от изменений, что приравнивает такой документ по защищенности к документам, подписанным усиленной электронной подписью.

Приведем в таблице основные отличительные признаки.

Электронная подпись организации

Трудовой кодекс требует от работодателя подписывать основные кадровые документы квалифицированной электронной подписью. Исключения для применения неквалифицированной электронной подписи, которые содержатся в статье 22.3 ТК для работодателя, не нашли практического применения. Это связно с тем, что работодателю проще подписывать все документы квалифицированной электронной подписью, которая все равно у него есть, чем задумываться о том, в каком случае нужно применять УКЭП, а в каком УНЭП.

Последние изменения в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (от 18.03.2020), которые вступили в силу с 1 сентября 2023 года, разрешают выпуск двух видов сертификатов УКЭП: на физлицо и на организацию.

1. Сертификат физлица выдается на имя человека без привязки к конкретному работодателю. В таком сертификате нет сведений о компании, поэтому для подписания кадровых документов от имени работодателя потребуется еще машиночитаемая доверенность (МЧД). 

2. Сертификат организации выпускается только на руководителя, который имеет право действовать без доверенности — генеральный директор или другой единоличный исполнительный орган (президент, председатель правления и т.п.). 

Таким образом, подписание кадровых документов со стороны работодателя осуществляется квалифицированной электронной подписью единоличным исполнительным органом (генеральный директор, президент, председатель правления и т.п.) или физическим лицом, действующим на основании машиночитаемой доверенности (подробный разбор применения МЧД в КЭДО мы опубликовали в нашем блоге).

Итак, в разнообразии электронных подписей работодателя разобрались. Осталось выяснить какой именно вид ЭП может использовать работник для подписания того или иного кадрового документа.

Электронная подпись работника

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками, которые работают по месту нахождения организации, регулируется статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК.

Работнику для подписания кадровых документов в соответствии со статьей 22.3 ТК доступно три вида электронной подписи: ПЭП, УНЭП или УКЭП. Затраты на выдачу электронной подписи работнику лежат на работодателе. Тип электронной подписи, который должен использовать работник в КЭДО, закрепляется работодателем во внутреннем положении или трудовом договоре (ч. 1, 3 ст. 22.3 ТК).

В соответствии с Трудовым кодексом, усиленной электронной подписью (УНЭП и УКЭП) можно подписывать больше документов, чем простой электронной подписью. Сравнение различных типов электронной подписи по возможности подписывать различные кадровые документы мы приведем ниже.

На практике, ключевым фактором при выборе электронной подписи работника является процесс приема на работу и переводов. Если работодатель хочет заключать трудовой договор и дополнительные соглашения к нему, а также согласия на перевод и заявление на увольнение в электронном виде, то выбирать нужно из неквалифицированной и квалифицированной электронной подписи. Если процессы приема, перевода и увольнений работодатель готов исключить из КЭДО, то работникам достаточно для остальных кадровых событий использовать ПЭП. 

Нужно учитывать, что есть ряд документов, которые нельзя подписывать с помощью ПЭП, но они встречаются реже: ученический договор и договор на обучение, приказ о применение дисциплинарного взыскания, договор о материальной ответственности. 

При этом, если работодатель использует ПЭП, он получит:

• Возможность сэкономить на КЭДО — в EasyDocs личные кабинеты с ПЭП стоят примерно в два раза меньше, чем с УНЭП.

• Упрощенный процесс выдачи ПЭП сотрудникам — не требуется личная идентификация и учетная запись на Госуслугах.

Электронная подпись дистанционного работника

Условия труда дистанционных работников регулируются главой 49.1 ТК. В разгар пандемии COVID-19 был принят закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ, который внес изменения в статьи трудового кодекса 312.1, 312.2 и 312.3. Эти изменения конкретизировали правила применения электронной подписи дистанционными работниками. А закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, который привнес в трудовой кодекс статьи 22.1, 22.2 и 22.3 про кадровый электронный документооборот, также добавил часть пятую в статью 312.1 следующего содержания:

Таким образом, важный нюанс заключается в том, что кадровый электронный документооборот в соответствии со статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК распространяется только на работников, которые работают по месту нахождения организации, а дистанционных работников не касается.

Если число дистанционных работников небольшое, то в целях унификации процессов эффективнее распространить положение о КЭДО и на них. Если дистанционных работников в организации много, то у работодателя есть весомые причины, чтобы не распространять КЭДО (ст. 22.1, 22.2 и 22.3 ТК) на них, а сохранить электронной взаимодействие с такими работниками в соответствии со статьями 312.1, 312.2 и 312.3 ТК и получить следующие преимущества:

1. Можно подписывать любым типом электронной подписи три документа, которые явно исключены из КЭДО:

   • акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;

   • приказ (распоряжения) об увольнении работника;

   • документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда.

2. Можно подписывать с помощью ПЭП пять документов, которые в КЭДО запрещено подписывать такой подписью:

   • договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений;

   • согласие на перевод;

   • заявление об увольнении/отзыв заявления об увольнении;

   • уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;

   • приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.

3. Не требуется утверждать локальный нормативный акт с положением о кадровом электронном документообороте.

4. За работодателем на закреплено обязательство получать формальное письменное согласие работника о переходе на КЭДО.

5. За работодателем не закреплены другие обязательства, которые возникают при внедрении КЭДО в соответствии со статьями 22.1, 22.2 и 22.3 ТК.

Таким образом, при электронном документообороте с дистанционными работниками в соответствии со статьями 312.1, 312.2 и 312.3 ТК у работодателя прав больше, меньше обязательств и шире круг документов, которые можно подписывать. В частности, цикл «прием, перевод, увольнение» можно быть полностью переведен в электронный вид, включая подписание приказа об увольнении, который исключен из подписания при КЭДО.

Сравнение различных типов электронной подписи по документам

Мы обобщили все требования трудового кодекса к применению различных типов электронной подписи для подписания различных документов для дистанционных работников, и работников, которые работают по месту нахождения организации (информация с сайта EasyDocs). 

Стоимость электронных подписей

Стоимость электронный подписей сотрудников, как правило, входит в стоимость лицензии на КЭДО. Чтобы получить ЭП, новому пользователю достаточно авторизоваться в личном кабинете, самостоятельно сгенерировать ЭП, а затем использовать ее по индивидуальному паролю.

Важно учитывать особенности ценообразования на личные кабинеты сотрудников в КЭДО. Так, различаются два основных подхода:

Именные лицензии — выдаются вместе с сертификатом УНЭП или УКЭП (обычно на 12 месяцев) на конкретного пользователя, их нельзя передавать другому пользователю, например, при увольнении и найме нового сотрудника.

• Преимущество: лицензия активируется только со дня, когда выпущен сертификат электронной подписи. Работодатель платит только за фактическое количество личных кабинетов с действующими электронными подписями.

• Недостаток: лицензию нельзя передать другому пользователю при увольнении сотрудника.

• Когда выгодно: если в компании не высокая текучка (до 20% в год) или когда планируется поэтапное внедрение КЭДО.

Конкурентные лицензии — выдаются также на конкретного пользователя с любым типом электронной подписи, но могут передаваться другому пользователю при увольнении сотрудника и найме нового. Таким образом, ограничивается общее количество личных кабинетов с выпущенными электронными подписями. 

• Преимущество: лицензию можно передать другому пользователю при увольнении сотрудника.

• Недостаток: работодатель сразу платит за все количество пользователей по лицензии, хотя не все пользователи еще могли успеть зарегистрироваться и получить электронные подписи. Когда численность персонала постоянно растет или, наоборот, снижается, приходится платить за 5%-10% неиспользуемых лицензий.

• Когда выгодно: при высокой текучке — от 20% и выше.

Может ли КЭДО быть полностью электронным

К сожалению, текущая версия трудового кодекса пока делает невозможным полностью безбумажный кадровый документооборот. Есть несколько документов, которые запрещено подписывать в электронном виде любым типом электронной подписи. К ним относятся:

• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;

• приказ (распоряжения) об увольнении работника;

• документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда.

Также трудовой кодекс требует, чтобы каждый работник дал письменное согласие о переходе на КЭДО. На момент такого согласия у работника, как правило, еще нет электронной подписи, поскольку она выдается системой КЭДО, на подключение к которой работник и дает согласие. То есть нельзя подписать документ электронной подписью, которую тебе еще только предстоит получить.

Если провайдер КЭДО будет вас уверять, что такое согласие подписывается в электронном виде при регистрации в системе КЭДО, перепроверьте с вашими юристами юридическую значимость такого согласия:

• Если работник «поставил галочку» при регистрации в КЭДО о своем согласии с переходом на КЭДО, подумайте, каким образом вы предоставите суду доказательства, что такая галочка действительно стояла.

• Если работник «поставил галочку», «подписал простой электронной подписью» или «кодом из СМС», то на использование простой электронной подписи, опять же, в соответствии с законом № 63-ФЗ должно быть заключено предварительное соглашение между сторонами документооборота о признании такой электронной подписи. Очевидно, что подписано такое согласие может быть только на бумаге.

Единственный тип электронной подписи, которая в силу закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признается равнозначной собственноручной подписи без подписания каких-либо предварительных соглашений между сторонами электронного взаимодействия — это квалифицированная электронная подпись. 

Таким образом, УКЭП работника — это единственный способ полностью дистанционного и безбумажного подключения работника к КЭДО. Такие преимущества особенно важны для распределенных команд, которые сейчас часто встречаются в IT индустрии, когда разработчики могут находится в любом городе страны или даже за ее пределами. В этом случае дистанционный прием на работу сотрудника с УКЭП имеет ряд уникальных преимуществ:

• Кандидат может получить квалифицированный сертификат в ближайшем к себе центре идентификации или с помощью загранпаспорта в приложении Госключ.

• При выпуске квалифицированного сертификата происходит идентификация личности и работодатель может быть уверен, что он нанимает на работу именно того человека, который указан в документах.

• Работник может сразу подписать в электронном виде согласие о переходе на КЭДО (хотя, если он оформляется как дистанционный сотрудник, то оно может не потребовать, как мы писали об этом ранее), трудовой договор и ЛНА.

Создать все виды электронной подписи (УКЭП, УНЭП, ПЭП) для слаженного кадрового документооборота — проще простого с EasyDocs. Удостоверяющий центр компании имеет более 200 пунктов идентификации по всей России. 

Взаимодействуйте с сотрудниками удаленно: без распечатывания бумаг, без встреч в офисе и без установки сложного ПО!

Рассчитайте предварительно стоимость услуг сервиса с помощью калькулятора.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8K2Rbt